Μπορείτε να προσθέσετε έναν ειδικό τύπο στήλης σε μια εγγενή λίστα ή βιβλιοθήκη που ονομάζεται στήλη εξωτερικών δεδομένων. Αυτή η στήλη σας επιτρέπει να συνδυάσετε μια στήλη δεδομένων από μια εξωτερική προέλευση δεδομένων με άλλες στήλες σε μια εγγενή λίστα ή βιβλιοθήκη. Επειδή μια στήλη εξωτερικών δεδομένων προστίθεται σε μια εγγενή λίστα ή βιβλιοθήκη, όλες οι σχετικές δυνατότητες λίστας ή βιβλιοθήκης λειτουργούν, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης εκδόσεων, των εγκρίσεων, της μεταβίβασης και ανάληψης ελέγχου και των συνημμένων αρχείων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Εύρεση περιεχομένου σχετικά με εξωτερικά δεδομένα.
Τι θέλετε να κάνετε;
- Πριν ξεκινήσετε
- Κατανόηση παραδειγμάτων χρήσης στηλών εξωτερικών δεδομένων
- Δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη
- Ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων
- Ανανέωση στήλης εξωτερικών δεδομένων
Πριν ξεκινήσετε
Η εργασία με εξωτερικά δεδομένα απαιτεί διάφορες προαπαιτούμενες εργασίες για να ενεργοποιηθεί η ασφαλής πρόσβαση στα δεδομένα. Οι παρακάτω πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε τα επόμενα βήματα. Επίσης, εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την προσπάθεια να εργαστείτε με εξωτερικά δεδομένα, αυτές οι πληροφορίες μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε το ζήτημα. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε εξωτερικά δεδομένα, εσείς ή ένας διαχειριστής πρέπει να κάνετε τα εξής:
Προετοιμασία της εξωτερικής προέλευσης δεδομένων Ένας διαχειριστής ενδέχεται να χρειαστεί να δημιουργήσει ένα λογαριασμό και να παρέχει δικαιώματα στην προέλευση δεδομένων για να εξασφαλίσει ότι τα κατάλληλα άτομα έχουν πρόσβαση στα δεδομένα και ότι τα δεδομένα δεν καταλήγουν σε λάθος χέρια. Σε μια εξωτερική βάση δεδομένων, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να θέλει να δημιουργήσει συγκεκριμένους πίνακες, προβολές, ερωτήματα κ.ο.κ. για να περιορίσει τα αποτελέσματα μόνο σε ό,τι χρειάζεται και να βελτιώσει τις επιδόσεις.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών SharePoint και λογαριασμών Ο διαχειριστής πρέπει να ενεργοποιήσει τις Υπηρεσίες συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και την Υπηρεσία ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων.
Ρύθμιση παραμέτρων υπηρεσιών ασφαλούς αποθήκευσης διαπιστευτηρίων Ο διαχειριστής πρέπει να κάνει τα εξής: να προσδιορίσει την καλύτερη λειτουργία πρόσβασης για την εξωτερική προέλευση δεδομένων, να δημιουργήσει μια εφαρμογή προορισμού και να ορίσει τα διαπιστευτήρια για την εφαρμογή προορισμού.
Ρύθμιση παραμέτρων Υπηρεσιών συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων Ο διαχειριστής πρέπει να εξασφαλίζει ότι ο χρήστης που δημιουργεί τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου έχει δικαιώματα για το χώρο αποθήκευσης μετα-δεδομένων συνδεσιμότητας εταιρικών δεδομένων και ότι οι κατάλληλοι χρήστες έχουν πρόσβαση στον τύπο εξωτερικού περιεχομένου στον οποίο βασίζεται η εξωτερική λίστα.
Δημιουργία εξωτερικού τύπου περιεχομένου Ο χρήστης πρέπει να ορίσει έναν τύπο εξωτερικού περιεχομένου που περιέχει πληροφορίες σχετικά με τις συνδέσεις, την πρόσβαση, τις μεθόδους λειτουργίας, τις στήλες, τα φίλτρα και άλλα μετα-δεδομένα που χρησιμοποιούνται για την ανάκτηση των δεδομένων από την εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Κατανόηση παραδειγμάτων χρήσης στηλών εξωτερικών δεδομένων
Οι παρακάτω ενότητες περιγράφουν ορισμένες πρακτικές χρήσεις της προσθήκης μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων σε μια λίστα ή βιβλιοθήκη.
Συμβάσεις πελατών και στοιχεία επικοινωνίας Έχετε μια βιβλιοθήκη εγγράφων που περιέχει συμβάσεις πελατών. Ωστόσο, όλες οι πληροφορίες των πελατών σας διατηρούνται σε μια επιχειρησιακή εφαρμογή (όπως SAP ή Microsoft CRM) που έχει μια προέλευση δεδομένων που είναι εξωτερική στα προϊόντα SharePoint. Θέλετε να παρακολουθείτε τις συμβάσεις του πελάτη στη βιβλιοθήκη εγγράφων, αλλά να βεβαιωθείτε ότι οι σχετικές πληροφορίες πελάτη είναι ενημερωμένες και δεν αναπαράγονται χωρίς λόγο. Αυτό μπορείτε να το κάνετε προσθέτοντας μία ή περισσότερες στήλες εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη για να συσχετίσετε το κατάλληλο όνομα πελάτη και αριθμό τηλεφώνου με κάθε σύμβαση που είναι αποθηκευμένη στη βιβλιοθήκη. Η στήλη εξωτερικά δεδομένα διευκολύνει την εισαγωγή ή την ενημέρωση των σωστών πληροφοριών και ανακτά αυτόματα τις πληροφορίες πελάτη από την εξωτερική προέλευση δεδομένων. Σε αυτό το σενάριο, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε ένα δομημένο έγγραφο Word που προωθεί τις τιμές των στηλών εξωτερικών δεδομένων σε ένα έγγραφο Word, ώστε να μπορείτε να επεξεργαστείτε τις τιμές στο Παράθυρο πληροφοριών εγγράφου ή χρησιμοποιώντας Word στοιχεία ελέγχου περιεχομένου.
Βασικά δεδομένα προϊόντος με εικόνες Έχετε δημιουργήσει μια βιβλιοθήκη εικόνων που περιέχει φωτογραφίες των προϊόντων που πωλεί η εταιρεία σας. Μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων στη βιβλιοθήκη που έχει πρόσβαση στο όνομα του προϊόντος, τον κωδικό προϊόντος και την τρέχουσα τιμή από μια εξωτερική βάση δεδομένων. Ωστόσο, εξασφαλίζετε ότι όταν δημιουργείται ο τύπος εξωτερικού περιεχομένου, τα εξωτερικά δεδομένα είναι μόνο για ανάγνωση. Οι κανόνες και οι διαδικασίες της εταιρείας σας απαιτούν οι όποιες αλλαγές στις πληροφορίες προϊόντος να γίνονται μέσω του συστήματος βάσεων δεδομένων. Ωστόσο, τώρα περισσότερα άτομα στην εταιρεία σας μπορούν εύκολα να δουν όλες τις κοινές πληροφορίες προϊόντος μαζί σε μία προβολή βιβλιοθήκης.
Δημιουργία στήλης εξωτερικών δεδομένων σε λίστα ή βιβλιοθήκη
Σημείωση
Η δημιουργία μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτεί δικαιώματα Συνεργάτη ή υψηλότερα στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
Σημείωση
Δεν μπορείτε να προσθέσετε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων σε μια εξωτερική λίστα.
Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις λίστας ή λίστας βιβλιοθήκης> ή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης.
Στην ενότητα Στήλες , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία στήλης.
Εισαγάγετε το όνομα της στήλης, όπως Πελάτης και, στη συνέχεια, στην περιοχή Τύποι στηλών, κάντε κλικ στην επιλογή Εξωτερικά δεδομένα.
Στην περιοχή Τύπος εξωτερικού περιεχομένου, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή τύπου εξωτερικού περιεχομένου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κατάλληλο στοιχείο από τη λίστα των τύπων εξωτερικού περιεχομένου, για παράδειγμα, CustomerCRM.
Αποφασίστε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να χειριστείτε τις ενέργειες που έχουν οριστεί για τον τύπο εξωτερικού περιεχομένου, κάνοντας ένα ή περισσότερα από τα εξής:
- Για να εμφανίσετε ένα μενού με μία ή περισσότερες ενέργειες, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση του μενού ενεργειών.
- Για να εκτελέσετε την προεπιλεγμένη ενέργεια στη στήλη εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση αυτής της στήλης με την προεπιλεγμένη ενέργεια του τύπου εξωτερικού περιεχομένου.
Στην περιοχή Προσθήκη στήλης για εμφάνιση καθενός από αυτά τα πρόσθετα πεδία, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή όλων των πεδίων ή επιλέξτε ένα ή περισσότερα συγκεκριμένα ονόματα πεδίων, όπως CustomerName και PhoneNumber.
Συμβουλή
Από προεπιλογή, σε κάθε όνομα στήλης με βάση το όνομα της στήλης εξωτερικών δεδομένων προστίθεται ένα πρόθεμα. Είναι καλή ιδέα να ορίσετε ένα σύντομο όνομα στήλης, όπως CustID, ειδικά εάν προσθέσετε πολλές πρόσθετες στήλες. Εάν είναι ενεργοποιημένη η Γρήγορη επεξεργασία για τη λίστα ή τη βιβλιοθήκη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Γρήγορη επεξεργασία για να αλλάξετε τα ονόματα των στηλών.
Ενημέρωση στήλης εξωτερικών δεδομένων
Σημείωση
Για την ενημέρωση μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτείται δικαίωμα Συνεργάτη ή υψηλότερο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
- Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
- Προσθέστε ή επεξεργαστείτε ένα στοιχείο στη λίστα ή στις ιδιότητες της βιβλιοθήκης εγγράφων.
- Στο πλαίσιο κειμένου της στήλης εξωτερικών δεδομένων, για παράδειγμα όνομα πελάτη, κάντε κλικ στην επιλογή στοιχείων εξωτερικών δεδομένων.
Ο συντάκτης του τύπου εξωτερικού περιεχομένου πρέπει να καθορίσει τον τρόπο λειτουργίας του επιλογέα στοιχείων εξωτερικών δεδομένων , επιλέγοντας ένα κατάλληλο πεδίο ταυτότητας και δημιουργώντας ένα ή περισσότερα φίλτρα, ώστε να μπορείτε να εντοπίσετε γρήγορα τη σωστή τιμή. Εάν δεν συμβαίνει αυτό, επικοινωνήστε με το συντάκτη του τύπου εξωτερικού περιεχομένου ή με το διαχειριστή σας για βοήθεια. - Στο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε την κατάλληλη καταχώρηση, για παράδειγμα Νάνσυ Δημητρίου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Τα δεδομένα ενημερώνονται στην εξωτερική λίστα και στην εξωτερική προέλευση δεδομένων.
Ανανέωση στήλης εξωτερικών δεδομένων
Για λόγους απόδοσης, τα δεδομένα σε μια στήλη εξωτερικών δεδομένων αποθηκεύονται προσωρινά σε ένα διακομιστή ή μια υπηρεσία και ενδέχεται να μην εμφανίζουν τις πιο πρόσφατες τιμές από το εξωτερικό σύστημα δεδομένων. Για να βεβαιωθείτε ότι τα εξωτερικά δεδομένα που εμφανίζονται είναι ενημερωμένα, μπορείτε να ανανεώσετε τη στήλη εξωτερικών δεδομένων. Ωστόσο, πρέπει να είστε προσεκτικοί κατά τη λειτουργία ανανέωσης, επειδή μπορεί να διαρκέσει πολύ, ανάλογα με τον τρόπο ρύθμισης των εξωτερικών δεδομένων.
Σημείωση
Για την ανανέωση μιας στήλης εξωτερικών δεδομένων απαιτείται δικαίωμα συνεργάτη ή υψηλότερο στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
- Μεταβείτε στην τοποθεσία του SharePoint και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στη λίστα ή τη βιβλιοθήκη.
- Στην κεφαλίδα στήλης της στήλης εξωτερικών δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Ανανέωση.
- Στη σελίδα "Ανανέωση", αποφασίστε εάν θέλετε να ανανεώσετε μόνο τον τρέχοντα φάκελο ή τον τρέχοντα φάκελο και όλους τους υποφακέλους του.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK.