Ένα από τα πρώτα βήματα για τη διαχείριση ενός έργου είναι να προσθέσετε τις εργασίες που συμβάλλουν στην ολοκλήρωση του έργου σας. Η λίστα εργασιών σας μπορεί να είναι τόσο απλή όσο μια λίστα ελέγχου των πραγμάτων που πρέπει να γίνουν ή μπορεί να είναι κάπως πιο περίπλοκη, με ημερομηνίες έναρξης και λήξης, σχέσεις με άλλες εργασίες και άλλες σχετικές πληροφορίες εργασίας. Μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών και μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών χρησιμοποιούν την ίδια λίστα στην τοποθεσία σας, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε με μια απλή λίστα ελέγχου και, στη συνέχεια, να προσθέσετε λεπτομέρειες στις εργασίες αργότερα, ώστε να τη μετατρέψετε σε προγραμματισμένη λίστα εργασιών.
Προσθήκη μιας απλής λίστας ελέγχου εργασιών
Εάν τώρα ξεκινάτε με τον προγραμματισμό του έργου σας ή εάν δεν προβλέπετε ότι αυτό το έργο θα είναι ιδιαίτερα περίπλοκο, μια απλή λίστα εργασιών μπορεί να είναι αρκετή για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά το έργο σας. Η λίστα ελέγχου μπορεί να περιλαμβάνει προθεσμίες για τις εργασίες του έργου σας και αναθέσεις σε μέλη της ομάδας έργου.
Για να προσθέσετε μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών:
- Στη Γρήγορη εκκίνηση για την τοποθεσία σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες.
- Στη σελίδα "Εργασίες ", κάντε κλικ στην επιλογή "Επεξεργασία".
- Στη στήλη Όνομα εργασίας , πληκτρολογήστε ένα όνομα για κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί στο έργο σας. Πατήστε το πλήκτρο Enter για να μετακινηθείτε στην επόμενη γραμμή μετά την προσθήκη μιας εργασίας.
Συμβουλή
Θέλετε να προσθέσετε μια νέα εργασία ανάμεσα σε δύο εργασίες που αναφέρονται ήδη; Κάντε κλικ στο χώρο στα αριστερά του πλαισίου ελέγχου για μια υπάρχουσα εργασία και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Insert. Μια νέα γραμμή προστίθεται επάνω από την υπάρχουσα εργασία που επιλέξατε. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή "Εισαγωγή " στην ομάδα "Ιεραρχία " της καρτέλας "Εργασίες ".
Στη στήλη Προθεσμία , πληκτρολογήστε ή επιλέξτε μια ημερομηνία για την οποία πρέπει να ολοκληρωθεί κάθε εργασία στη λίστα. Εάν δεν είστε βέβαιοι πότε πρέπει να ολοκληρωθεί μια εργασία, αφήστε αυτή τη στήλη κενή για αυτή την εργασία.
Στη στήλη Ανάθεση σε , πληκτρολογήστε ή επιλέξτε το όνομα κάθε ατόμου που θα εργαστεί σε κάθε εργασία της λίστας.
Συμβουλή
Μια καλή πρακτική είναι να αναθέτετε σε κάθε εργασία μόνο ένα άτομο. Εάν πρέπει να εκχωρήσετε περισσότερα από ένα άτομα, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα με τη σήμανση εργασιών ως ολοκληρωμένων. Εάν η Άννα ολοκληρώσει την εργασία της, έχει νόημα να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη στη σελίδα "Οι εργασίες μου". Ωστόσο, αυτό επισημαίνει την εργασία ως ολοκληρωμένη για όλους όσους έχουν ανατεθεί, όχι μόνο για την Άννα. Κάποιος άλλος που σχετίζεται με την εργασία μπορεί να έχει ακόμα δουλειά να κάνει. Εάν αποφασίσετε ότι χρειάζεται να αναθέσετε περισσότερες από ένα εργασίες σε ένα άτομο, μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα με ελληνικό ερωτηματικό (;).
Όταν ολοκληρώσετε την προσθήκη της απλής λίστας ελέγχου εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή.
Ένας άλλος γρήγορος τρόπος για να προσθέσετε μια απλή λίστα ελέγχου εργασιών είναι να επικολλήσετε μια λίστα από ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εφόσον οι στήλες που χρησιμοποιείτε στο φύλλο εργασίας ευθυγραμμίζονται με τις στήλες που εμφανίζονται στη σελίδα "Εργασίες ", μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στη λίστα εργασιών και να επικολλήσετε τα δεδομένα του φύλλου εργασίας σας. Τα ονόματα θα αντιστοιχιστούν με τους λογαριασμούς, εάν είναι δυνατόν, στη στήλη "Ανάθεση σε ".
Καθώς εργάζεστε στο έργο σας, μπορείτε να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα κάθε εργασίας, όταν ολοκληρωθεί η εργασία.
Εάν βρίσκετε ότι χρειάζεστε περισσότερο έλεγχο πάνω στις εργασίες στην απλή λίστα ελέγχου σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα βήματα στην επόμενη ενότητα για να προσθέσετε λεπτομέρειες στις εργασίες σας και να δημιουργήσετε μια πιο ισχυρή λίστα προγραμματισμένων προγραμμάτων.
Προσθήκη προγραμματισμένης λίστας εργασιών
Αν το έργο σας είναι κάπως περίπλοκο, ίσως δείτε ότι μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών σάς βοηθά να παρακολουθείτε την εργασία με πιο διαχειρίσιμο τρόπο.
Για να προσθέσετε μια προγραμματισμένη λίστα εργασιών:
Στη Γρήγορη εκκίνηση για την τοποθεσία σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εργασίες.
Στη σελίδα "Εργασίες ", κάντε κλικ στην επιλογή "Νέα εργασία". Εναλλακτικά, στην καρτέλα "Εργασίες " της κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή "Νέο στοιχείο".
Σημείωση
Εάν δημιουργήσατε αρχικά μια απλή λίστα εργασιών αλλά το έργο έγινε λίγο πιο περίπλοκο, μπορείτε εύκολα να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στις υπάρχουσες εργασίες σας. Για να επιλέξετε μια εργασία, κάντε κλικ στο χώρο στα αριστερά του πλαισίου ελέγχου για αυτήν και, στη συνέχεια, στην καρτέλα Εργασίες της κορδέλας, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία στοιχείου. Αυτή η ενέργεια ανοίγει την εργασία, ώστε να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες για τον προγραμματισμό.
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την εργασία σας στο πλαίσιο "Όνομα εργασίας ".
Πληκτρολογήστε ή επιλέξτε ημερομηνία έναρξης και λήξης για την εργασία σας στα πλαίσια Ημερομηνία έναρξης και Ημερομηνία παράδοσης . Εάν δεν είστε βέβαιοι για οποιαδήποτε από αυτές τις ημερομηνίες, παραλείψτε αυτές τις πληροφορίες προς το παρόν. Μπορείτε πάντα να επιστρέψετε αργότερα και να προσθέσετε πληροφορίες κάνοντας επεξεργασία της εργασίας.
Πληκτρολογήστε το όνομα ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου στο οποίο θέλετε να αναθέσετε την εργασία στο πλαίσιο Ανάθεση σε .
Συμβουλή
Μια καλή πρακτική είναι να αναθέτετε σε κάθε εργασία μόνο ένα άτομο. Εάν πρέπει να εκχωρήσετε περισσότερα από ένα άτομα, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα με τη σήμανση εργασιών ως ολοκληρωμένων. Εάν η Άννα ολοκληρώσει την εργασία της, έχει νόημα να την επισημάνει ως ολοκληρωμένη στη σελίδα "Οι εργασίες μου". Ωστόσο, αυτό επισημαίνει την εργασία ως ολοκληρωμένη για όλους όσους έχουν ανατεθεί, όχι μόνο για την Άννα. Κάποιος άλλος που σχετίζεται με την εργασία μπορεί να έχει ακόμα δουλειά να κάνει. Εάν αποφασίσετε ότι χρειάζεται να αναθέσετε περισσότερες από ένα εργασίες σε ένα άτομο, μπορείτε να διαχωρίσετε τα ονόματα με ελληνικό ερωτηματικό (;).
Εάν έχει ήδη ξεκινήσει η εργασία, εισαγάγετε ένα ποσοστό στο πλαίσιο % ολοκλήρωσης , για να υποδείξετε κατά προσέγγιση πόσος όγκος εργασίας έχει πραγματοποιηθεί και τι απομένει να γίνει.
Συμβουλή
Αυτό είναι ένα εξαιρετικό πεδίο που μπορούν να ενημερώνουν τα μέλη της ομάδας του έργου σας σε τακτική βάση. Μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε την πρόοδο της εργασίας στο έργο σας και εάν το έργο σας είναι εντός χρονοδιαγράμματος για να ολοκληρωθεί εγκαίρως.
Πληκτρολογήστε μια σύντομη περιγραφή της εργασίας στο πλαίσιο "Περιγραφή ", εάν θέλετε να παρέχετε περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εργασία που συνεπάγεται. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για τα στελέχη ή άλλους ενδιαφερόμενους που προσπαθούν να κατανοήσουν το έργο σας.
Χρησιμοποιήστε τα πλαίσια και τα κουμπιά δίπλα στην επιλογή Προαπαιτούμενες εργασίες για να υποδείξετε ποιες εργασίες στο έργο σας πρέπει να ολοκληρωθούν πριν ξεκινήσει η τρέχουσα εργασία.
Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι δημιουργείτε μια εργασία που ονομάζεται "Δημοσίευση δελτίου τύπου", η οποία δεν μπορεί να ξεκινήσει προτού ολοκληρωθεί πρώτα η εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου". Επιλέξτε την εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου" από το πλαίσιο στα αριστερά και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη για να τη μετακινήσετε στο πλαίσιο στα δεξιά. Αυτό σημαίνει ότι η εργασία "Σύνταξη δελτίου τύπου" είναι προαπαιτούμενη (δηλαδή, προηγείται) της εργασίας "Δημοσίευση δελτίου τύπου".Επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο προτεραιότητας από τη λίστα προτεραιότητας .
Επιλέξτε το κατάλληλο επίπεδο κατάστασης από τη λίστα " Κατάσταση εργασίας ".
Συμβουλή
Αυτό είναι άλλο ένα πεδίο που είναι χρήσιμο στα μέλη της ομάδας έργου σας να ενημερώνουν τακτικά. Μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τον έλεγχο των μπλοκαρισμάτων της εργασίας, των καθυστερήσεων προγραμματισμού και άλλων κρίσιμων ζητημάτων προγραμματισμού.
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Εργασία με τη λίστα εργασιών σας
Καθώς εργάζεστε με τη λίστα εργασιών σας, αυτές των οποίων οι προθεσμίες εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα καθυστερούν. Μόλις επισημάνετε μια καθυστερημένη εργασία ως ολοκληρωμένη επιλέγοντας το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην εργασία, η προθεσμία δεν εμφανίζεται πλέον με κόκκινο κείμενο.
Επίσης, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών προβολών της λίστας εργασιών σας, κάνοντας κλικ στις συνδέσεις προβολής επάνω από τη λίστα. Μπορείτε να επιλέξετε από όλες τις εργασίες, Calendar, ολοκληρωμένα, γράφημα Gantt, καθυστερημένες εργασίες, οι εργασίες μου και προσεχείς, ή μπορείτε να τροποποιήσετε μια υπάρχουσα προβολή ή να δημιουργήσετε τη δική σας προβολή της λίστας εργασιών σας. Εάν η προβολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε δεν εμφανίζεται επάνω από τη λίστα εργασιών, κάντε κλικ στην επιλογή Κάντε κλικ για πρόσθετες επιλογές (...) δίπλα στις συνδέσεις προβολής και επιλέξτε την προβολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία της δικής σας προβολής, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία, αλλαγή ή διαγραφή προβολής λίστας ή βιβλιοθήκης.
Μετά την προσθήκη λεπτομερών εργασιών στο έργο σας, μπορείτε να κάνετε τα εξής: