|
Ακολουθούν ορισμένες βασικές εργασίες βάσης δεδομένων που μπορείτε να κάνετε για να σας βοηθήσουν να μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Microsoft Access 2010.
|
Σε αυτό το άρθρο
Τι είναι η Access;
Η Access 2010 είναι ένα εργαλείο σχεδίασης και ανάπτυξης μιας εφαρμογής βάσης δεδομένων , το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε σημαντικές πληροφορίες. Μπορείτε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας στον υπολογιστή σας ή μπορείτε να τα δημοσιεύσετε στο Web, ώστε οι άλλοι χρήστες να μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη βάση δεδομένων σας με ένα πρόγραμμα περιήγησης Web.
Πολλά άτομα αρχίζουν να χρησιμοποιούν την Access όταν το πρόγραμμα που χρησιμοποιούν για να παρακολουθούν κάτι σταδιακά γίνεται λιγότερο κατάλληλο για την εργασία. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι είστε διοργανωτής εκδηλώσεων και θέλετε να παρακολουθείτε όλες τις λεπτομέρειες που χρειάζεστε για να κάνετε τα συμβάντα σας επιτυχημένα. Εάν χρησιμοποιείτε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου ή ένα πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου για να το κάνετε αυτό, μπορείτε εύκολα να αντιμετωπίσετε προβλήματα με διπλότυπα και μη συνεπή δεδομένα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό ημερολογίου, αλλά η παρακολούθηση οικονομικών πληροφοριών σε ένα ημερολόγιο δεν ταιριάζει.
Σχεσιακές βάσεις δεδομένων στην Access
Μερικές φορές χρειάζεστε μια σχεσιακή βάση δεδομένων για να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες— μια αποθήκη δεδομένων που έχει διαχωριστεί σε μικρότερες συλλογές δεδομένων (που ονομάζονται πίνακες) για να εξαλειφθεί ο πλεονασμός και, στη συνέχεια, να συσχετιαστεί με βάση κοινά bit πληροφοριών (ονομάζονται πεδία). Για παράδειγμα, μια σχεσιακή βάση δεδομένων σχεδιασμού συμβάντων μπορεί να περιέχει έναν πίνακα με πληροφορίες πελατών, έναν πίνακα με πληροφορίες προμηθευτή και έναν πίνακα με πληροφορίες συμβάντος. Ο πίνακας με πληροφορίες συμβάντος μπορεί να έχει ένα πεδίο για να το συσχετίσει με τον πίνακα πελάτη και ένα πεδίο για να το συσχετίσει με τον πίνακα προμηθευτή. Με αυτόν τον τρόπο, για παράδειγμα, εάν αλλάξει ο αριθμός τηλεφώνου ενός προμηθευτή, οι πληροφορίες θα μπορούσαν να αλλάξουν μία φορά στον πίνακα προμηθευτή, αντί για κάθε συμβάν που αφορούσε τον προμηθευτή.
Η Access είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να αναπτύξετε γρήγορα και εύκολα σχεσιακές εφαρμογές βάσεων δεδομένων που σας βοηθούν στη διαχείριση πληροφοριών. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων που θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε σχεδόν κάθε είδους πληροφορίες, όπως αποθέματα, επαγγελματικές επαφές ή επιχειρηματικές διαδικασίες. Στην πραγματικότητα, η Access συνοδεύεται από πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αμέσως για να παρακολουθήσετε διάφορες πληροφορίες, διευκολύνοντας ακόμη και τους αρχάριους.
Όταν ανοίγετε την Access
Όταν ξεκινάτε Access 2010, εμφανίζεται η προβολή Backstage του Microsoft Office, όπου μπορείτε να βρείτε πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα βάση δεδομένων, να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, να ανοίξετε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων και να προβάλετε επιλεγμένο περιεχόμενο από Office.com.
Η προβολή Backstage περιέχει επίσης πολλές άλλες εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε, να διατηρήσετε ή να θέσετε σε κοινή χρήση τις βάσεις δεδομένων σας. Οι εντολές στην προβολή Backstage εφαρμόζονται γενικά σε ολόκληρες βάσεις δεδομένων και όχι σε αντικείμενα που βρίσκονται μέσα σε μια βάση δεδομένων.
Σημείωση: Μπορείτε να μεταβείτε στην προβολή Backstage ανά πάσα στιγμή, κάνοντας κλικ στην καρτέλα Αρχείο .
Εύρεση και εφαρμογή προτύπου
Η Access σάς παρέχει μια μεγάλη ποικιλία προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιταχύνετε τη διαδικασία δημιουργίας της βάσης δεδομένων. Ένα πρότυπο είναι μια έτοιμη για χρήση βάση δεδομένων που περιέχει όλους τους πίνακες, τα ερωτήματα, τις φόρμες και τις αναφορές που απαιτούνται για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας. Για παράδειγμα, υπάρχουν πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση θεμάτων, τη διαχείριση επαφών ή την καταγραφή των εξόδων. Ορισμένα πρότυπα περιέχουν μερικά δείγματα εγγραφών για να σας βοηθήσουν να αποδείξετε τη χρήση τους. Οι βάσεις δεδομένων προτύπων μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως έχουν ή μπορείτε να τις προσαρμόσετε ώστε να ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες σας.
Για να βρείτε και να εφαρμόσετε ένα πρότυπο στη βάση δεδομένων σας, κάντε τα εξής:
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Δημιουργία.
-
Στην περιοχή Διαθέσιμα πρότυπα, κάντε ένα από τα εξής:
-
Για να χρησιμοποιήσετε ξανά ένα πρότυπο που χρησιμοποιήσατε πρόσφατα, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατα πρότυπα και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.
-
Για να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο που έχετε ήδη εγκαταστήσει, κάντε κλικ στην επιλογή Τα πρότυπά μου και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε.
-
Για να βρείτε ένα πρότυπο στο Office.com, στην περιοχή πρότυπα Office.com, κάντε κλικ σε μια κατηγορία προτύπων, επιλέξτε το πρότυπο που θέλετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη για να κάνετε λήψη του προτύπου από το Office .com στον υπολογιστή σας.
Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε πρότυπα σε Office.com μέσα από την Access. Στο πλαίσιο Αναζήτηση Office.com για πρότυπα , πληκτρολογήστε έναν ή περισσότερους όρους αναζήτησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί βέλους για να πραγματοποιήσετε αναζήτηση.
-
-
Προαιρετικά, κάντε κλικ στο εικονίδιο φακέλου δίπλα στο πλαίσιο Όνομα αρχείου για να μεταβείτε σε μια θέση όπου θέλετε να δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων. Εάν δεν υποδείξετε μια συγκεκριμένη θέση, η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων στην προεπιλεγμένη θέση που εμφανίζεται κάτω από το πλαίσιο Όνομα αρχείου .
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων και την ανοίγει για χρήση.
Δημιουργία βάσης δεδομένων από την αρχή
Εάν θέλετε μια πιο λεπτομερή εισαγωγή στις έννοιες πίσω από τη χρήση της Access για τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Εάν κανένα από τα πρότυπα δεν ικανοποιεί τις ανάγκες σας ή εάν έχετε δεδομένα σε ένα άλλο πρόγραμμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στην Access, μπορεί να αποφασίσετε ότι είναι καλύτερο να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων από την αρχή. Στην Access 2010, έχετε μια επιλογή: μια τυπική βάση δεδομένων υπολογιστή ή μια βάση δεδομένων Web.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βάσεις δεδομένων Web, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων για κοινή χρήση στο Web.
Για να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων, κάντε τα εξής:
-
Ξεκινήστε την Access.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία στην προβολή Backstage, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων ή Κενή βάση δεδομένων Web.
Σημαντικό: Η επιλογή που κάνετε εδώ θα καθορίσει ποιες δυνατότητες είναι διαθέσιμες στη βάση δεδομένων. Οι βάσεις δεδομένων υπολογιστή δεν μπορούν να δημοσιευτούν στο Web και οι βάσεις δεδομένων Web δεν υποστηρίζουν ορισμένες δυνατότητες υπολογιστή, όπως τα ερωτήματα συνόλων.
-
Στα δεξιά, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων σας στο πλαίσιο Όνομα αρχείου .
Για να αλλάξετε τη θέση στην οποία δημιουργείτε το αρχείο, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Η Access δημιουργεί τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, ανοίγει έναν κενό πίνακα (με το όνομα Table1) στο προβολή φύλλου δεδομένων.
-
Η Access τοποθετεί το δρομέα στο πρώτο κενό κελί στη στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη του νέου πίνακα.
Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην ενότητα Επικόλληση δεδομένων από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access, παρακάτω σε αυτό το άρθρο.
Σημειώσεις:
-
Η εισαγωγή δεδομένων σε προβολή φύλλου δεδομένων έχει σχεδιαστεί ώστε να είναι παρόμοια με την εισαγωγή δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Ο κύριος περιορισμός είναι ότι τα δεδομένα πρέπει να εισάγονται σε συνεχόμενες γραμμές και στήλες, ξεκινώντας από την επάνω αριστερή γωνία του φύλλου δεδομένων. Δεν πρέπει να προσπαθήσετε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα σας συμπεριλαμβάνοντας κενές γραμμές ή στήλες, όπως θα κάνατε σε ένα φύλλο εργασίας του Excel, επειδή κάτι τέτοιο θα σπαταλήσει χώρο στον πίνακά σας. Ο πίνακας περιέχει απλώς τα δεδομένα σας. Όλες οι οπτικές παρουσιάσεις αυτών των δεδομένων θα γίνονται στις φόρμες και τις αναφορές που σχεδιάζετε αργότερα.
-
Η δομή του πίνακα δημιουργείται κατά την εισαγωγή δεδομένων. Κάθε φορά που προσθέτετε μια νέα στήλη στο φύλλο δεδομένων, ένα νέο πεδίο ορίζεται στον πίνακα. Η Access ορίζει το τύπος δεδομένων του πεδίου με βάση τον τύπο των δεδομένων που εισάγετε. Για παράδειγμα, εάν έχετε μια στήλη στην οποία έχετε εισαγάγει μόνο τιμές ημερομηνίας, η Access θα ορίσει τον τύπο δεδομένων αυτού του πεδίου σε Ημερομηνία/Ώρα. Εάν αργότερα επιχειρήσετε να εισαγάγετε μια τιμή που δεν είναι ημερομηνία (όπως ένα όνομα ή ένας αριθμός τηλεφώνου) σε αυτό το πεδίο, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που σας ενημερώνει ότι η τιμή δεν συμφωνεί με τον τύπο δεδομένων της στήλης. Όταν είναι δυνατό, θα πρέπει να σχεδιάσετε τον πίνακά σας, έτσι ώστε κάθε στήλη να περιέχει τον ίδιο τύπο δεδομένων, είτε πρόκειται για κείμενο, ημερομηνίες, αριθμούς ή κάποιον άλλο τύπο. Αυτό διευκολύνει πολύ τη δημιουργία ερωτημάτων, φορμών και αναφορών που επιλέγουν μόνο τα δεδομένα που θέλετε.
-
Εάν δεν θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα ακόμα, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο
Σημείωση: Η Access θα διαγράψει τον Πίνακα1 εάν τον κλείσετε χωρίς αποθήκευση.
Άνοιγμα υπάρχουσας βάσης δεδομένων της Access
Συμβουλή: Για να ανοίξετε γρήγορα μία από τις τελευταίες βάσεις δεδομένων που είχατε ανοίξει, στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Κάντε κλικ σε μια συντόμευση στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα ή, στο πλαίσιο Διερεύνηση σε , κάντε κλικ στη μονάδα δίσκου ή στο φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων που θέλετε.
-
Στη λίστα φακέλων, κάντε διπλό κλικ σε φακέλους μέχρι να ανοίξετε το φάκελο που περιέχει τη βάση δεδομένων.
-
Όταν βρείτε τη βάση δεδομένων, κάντε ένα από τα εξής:
-
Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων σε προεπιλεγμένη λειτουργία ανοίγματος, κάντε διπλό κλικ σε αυτήν.
-
Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για κοινόχρηστη πρόσβαση σε περιβάλλον πολλών χρηστών, έτσι ώστε τόσο εσείς όσο και άλλοι χρήστες να μπορείτε να διαβάζετε και να γράφετε στη βάση δεδομένων ταυτόχρονα, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.
-
Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, ώστε να μπορείτε να την προβάλετε αλλά να μην μπορείτε να την επεξεργαστείτε, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα μόνο για ανάγνωση.
-
Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για αποκλειστική πρόσβαση, ώστε κανείς άλλος να μην μπορεί να την ανοίξει ενώ την έχετε ανοιχτή, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση.
-
Για να ανοίξετε τη βάση δεδομένων για πρόσβαση μόνο για ανάγνωση, κάντε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Άνοιγμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα για αποκλειστική χρήση, οι άλλοι χρήστες εξακολουθούν να μπορούν να ανοίξουν τη βάση δεδομένων, αλλά έχουν μόνο πρόσβαση μόνο για ανάγνωση.
-
Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε
-
Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , κάντε κλικ στη συντόμευση Ο υπολογιστής μου ή, στο πλαίσιο Διερεύνηση σε , κάντε κλικ στην επιλογή Ο υπολογιστής μου.
-
Στη λίστα των μονάδων δίσκου, κάντε δεξί κλικ στη μονάδα δίσκου που πιστεύετε ότι μπορεί να περιέχει τη βάση δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.
-
Πληκτρολογήστε τα κριτήρια αναζήτησης και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER για να αναζητήσετε τη βάση δεδομένων.
-
Εάν βρεθεί η βάση δεδομένων, ανοίξτε την κάνοντας διπλό κλικ σε αυτήν στο παράθυρο διαλόγου Αποτελέσματα αναζήτησης .
Επειδή η αναζήτηση ξεκίνησε από το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί Άκυρο σε αυτό το παράθυρο διαλόγου για να ανοίξει η βάση δεδομένων.
Μπορείτε να ανοίξετε απευθείας ένα αρχείο δεδομένων σε εξωτερική μορφή αρχείου (όπως dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ή Excel). Μπορείτε επίσης να ανοίξετε απευθείας οποιοδήποτε προέλευση δεδομένων ODBC, όπως το Microsoft SQL Server ή το Microsoft FoxPro. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια νέα βάση δεδομένων της Access στον ίδιο φάκελο με το αρχείο δεδομένων και προσθέτει συνδέσεις σε κάθε πίνακα στην εξωτερική βάση δεδομένων.
Γρήγορα αποτελέσματα με τη χρήση της νέας βάσης δεδομένων
Ανάλογα με το πρότυπο που χρησιμοποιήσατε, ίσως χρειαστεί να κάνετε ένα ή περισσότερα από τα εξής για να ξεκινήσετε με τη νέα βάση δεδομένων:
-
Εάν η Access εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου σύνδεσης με μια κενή λίστα χρηστών, χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να ξεκινήσετε:
-
Κάντε κλικ στην επιλογή Νέος χρήστης.
-
Συμπληρώστε τη φόρμα Λεπτομέρειες χρήστη .
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση & κλείσιμο.
-
Επιλέξτε το όνομα χρήστη που μόλις εισαγάγατε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Σύνδεση.
-
-
Εάν η Access εμφανίζει ένα κενό φύλλο δεδομένων, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε δεδομένα απευθείας σε αυτό το φύλλο δεδομένων ή να κάνετε κλικ σε άλλα κουμπιά και καρτέλες για να εξερευνήσετε τη βάση δεδομένων.
-
Εάν η Access εμφανίζει μια σελίδα Γρήγορα αποτελέσματα, μπορείτε να κάνετε κλικ σε συνδέσεις σε αυτήν τη σελίδα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη βάση δεδομένων ή να κάνετε κλικ σε άλλα κουμπιά και καρτέλες για να εξερευνήσετε τη βάση δεδομένων.
-
Εάν η Access εμφανίζει ένα μήνυμα Προειδοποίηση ασφαλείας στη γραμμή μηνυμάτων και εμπιστεύεστε την προέλευση του προτύπου, κάντε κλικ στην επιλογή Ενεργοποίηση περιεχομένου. Εάν η βάση δεδομένων απαιτεί σύνδεση, θα πρέπει να συνδεθείτε ξανά.
Για βάσεις δεδομένων υπολογιστή και web, θέλετε επίσης να ξεκινήσετε με ένα από αυτά τα βήματα:
-
Προσθέστε έναν πίνακα και, στη συνέχεια, εισαγάγετε δεδομένα στον πίνακα.
-
Εισαγάγετε δεδομένα από άλλες προελεύσεις, δημιουργώντας νέους πίνακες στη διεργασία.
Προσθήκη πίνακα
Μπορείτε να προσθέσετε έναν νέο πίνακα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας τα εργαλεία της ομάδας Πίνακες στην καρτέλα Δημιουργία .
Σημείωση: Σε μια βάση δεδομένων Web, μόνο η εντολή Πίνακας είναι διαθέσιμη στην ομάδα Πίνακες .
Ανεξάρτητα από την προβολή στην οποία ξεκινάτε, μπορείτε πάντα να μεταβείτε στην άλλη προβολή χρησιμοποιώντας τα κουμπιά προβολής στη γραμμή κατάστασης του παραθύρου της Access.
Δημιουργία κενού πίνακα σε προβολή φύλλου δεδομένων Στην προβολή φύλλου δεδομένων, μπορείτε να εισαγάγετε δεδομένα αμέσως και να επιτρέψετε στην Access να δημιουργήσει τη δομή του πίνακα στο παρασκήνιο. Τα ονόματα πεδίων εκχωρούνται αριθμητικά (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής) και η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων πεδίου, με βάση τον τύπο δεδομένων που εισάγετε.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα Πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας
-
Η Access δημιουργεί τον πίνακα και, στη συνέχεια, τοποθετεί το δρομέα στο πρώτο κενό κελί στη στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη .
-
Για να προσθέσετε δεδομένα, αρχίστε να πληκτρολογείτε στο πρώτο κενό κελί ή μπορείτε να επικολλήσετε δεδομένα από άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται παρακάτω σε αυτό το άρθρο.
-
Για να μετονομάσετε μια στήλη (πεδίο), κάντε διπλό κλικ στην επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε το νέο όνομα.
Συμβουλή: Δώστε ένα χαρακτηριστικό όνομα σε κάθε πεδίο, ώστε να μπορείτε να καταλάβετε τι περιέχει, χωρίς να χρειάζεται να εξετάσετε τα δεδομένα.
-
Για να μετακινήσετε μια στήλη, επιλέξτε την κάνοντας κλικ στην επικεφαλίδα της στήλης και, στη συνέχεια, σύρετέ την στο σημείο που θέλετε. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε πολλές συνεχόμενες στήλες και να τις σύρετε όλες μαζί σε μια νέα θέση.
Για να προσθέσετε περισσότερα πεδία στον πίνακά σας, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε στη στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη στην προβολή φύλλου δεδομένων ή μπορείτε να προσθέσετε νέα πεδία χρησιμοποιώντας τις εντολές της ομάδας Προσθήκη & Διαγραφή στην καρτέλα Πεδία .
-
Δημιουργία πίνακα ξεκινώντας από την προβολή σχεδίασης Στην προβολή σχεδίασης, πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε τη δομή του νέου πίνακα. Στη συνέχεια, μπορείτε είτε να μεταβείτε σε προβολή φύλλου δεδομένων για να εισαγάγετε δεδομένα είτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σας χρησιμοποιώντας κάποια άλλη μέθοδο, όπως με μια φόρμα.
Η προβολή σχεδίασης δεν είναι διαθέσιμη για πίνακες σε μια βάση δεδομένων Web.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία , στην ομάδα Πίνακες , κάντε κλικ στην επιλογή Σχεδίαση πίνακα.
-
Για κάθε πεδίο στον πίνακά σας, πληκτρολογήστε ένα όνομα στη στήλη Όνομα πεδίου και, στη συνέχεια, επιλέξτε έναν τύπο δεδομένων από τη λίστα Τύπος δεδομένων .
-
Μπορείτε να εισαγάγετε πρόσθετες πληροφορίες για κάθε πεδίο στη στήλη Περιγραφή . Η περιγραφή που εισάγετε εμφανίζεται στη γραμμή κατάστασης όταν το σημείο εισαγωγής βρίσκεται σε αυτό το πεδίο και χρησιμοποιείται ως κείμενο γραμμής κατάστασης για τα στοιχεία ελέγχου που δημιουργείτε, σύροντας το πεδίο από το παράθυρο Λίστα πεδίων σε μια φόρμα ή έκθεση και για τυχόν στοιχεία ελέγχου που έχουν δημιουργηθεί για αυτό το πεδίο από τον Οδηγό φορμών ή τον Οδηγό εκθέσεων.
-
Αφού προσθέσετε όλα τα πεδία, αποθηκεύστε τον πίνακα:
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση.
-
-
Μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή δεδομένων στον πίνακα οποιαδήποτε στιγμή, μεταβαίνοντας σε προβολή φύλλου δεδομένων, κάνοντας κλικ στο πρώτο κενό κελί και πληκτρολογώντας. Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε δεδομένα από άλλη προέλευση, όπως περιγράφεται στην επόμενη ενότητα.
Δημιουργία πίνακα με βάση μια λίστα του SharePoint Με μια λίστα του SharePoint, τα δεδομένα σας μπορούν να χρησιμοποιηθούν από άτομα που δεν έχουν Access. Επιπλέον, τα δεδομένα λίστας αποθηκεύονται σε ένα διακομιστή, ο οποίος γενικά προσφέρει καλύτερη προστασία από την απώλεια δεδομένων από τα αρχεία που είναι αποθηκευμένα σε έναν επιτραπέζιο υπολογιστή. Μπορείτε είτε να ξεκινήσετε με μια νέα λίστα είτε να συνδεθείτε σε μια υπάρχουσα λίστα. Πρέπει να έχετε επαρκή δικαιώματα στην τοποθεσία του SharePoint όπου θέλετε να δημιουργήσετε τη λίστα. αυτό μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την τοποθεσία, επομένως επικοινωνήστε με το διαχειριστή του SharePoint για λεπτομέρειες σχετικά με τις επιλογές σας.
Αυτή η δυνατότητα δεν είναι διαθέσιμη σε μια βάση δεδομένων Web.
-
Στην καρτέλα Δημιουργία, στην ομάδα Πίνακες, κάντε κλικ στην επιλογή Λίστες του SharePoint.
-
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα από τα πρότυπα λίστας για να δημιουργήσετε μια τυπική λίστα του SharePoint, όπως Επαφές ή Συμβάντα.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα ή να συνδεθείτε ή να εισαγάγετε μια υπάρχουσα λίστα. Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε.
-
Εάν επιλέξετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα λίστας ή για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη λίστα, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία νέας λίστας για να σας καθοδηγήσει στη διαδικασία. Εάν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων για να σας βοηθήσει.
Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους πίνακες, ανατρέξτε στο άρθρο Εισαγωγή στους πίνακες.
Επικόλληση δεδομένων από άλλη προέλευση σε πίνακα της Access
Εάν τα δεδομένα σας είναι αποθηκευμένα σε ένα άλλο πρόγραμμα, όπως το Excel, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα δεδομένα σας σε έναν πίνακα της Access. Γενικά, αυτό λειτουργεί καλύτερα εάν τα δεδομένα σας είναι ήδη διαχωρισμένα σε στήλες, όπως σε ένα φύλλο εργασίας του Excel. Εάν τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ένα πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου, θα πρέπει πρώτα να διαχωρίσετε τις στήλες δεδομένων χρησιμοποιώντας καρτέλες ή να μετατρέψετε τα δεδομένα σε πίνακα στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και, στη συνέχεια, να αντιγράψετε τα δεδομένα. Εάν τα δεδομένα σας χρειάζονται οποιαδήποτε επεξεργασία ή χειρισμό (για παράδειγμα, διαχωρισμός των ονοματεπώνυμων σε ονόματα και επώνυμα), ίσως να θέλετε να το κάνετε αυτό πριν αντιγράψετε τα δεδομένα, ειδικά εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με την Access.
Κατά την επικόλληση δεδομένων σε έναν κενό πίνακα, η Access ορίζει τον τύπο δεδομένων κάθε πεδίου σύμφωνα με το είδος των δεδομένων που βρίσκει εκεί. Για παράδειγμα, εάν ένα επικολλημένο πεδίο δεν περιέχει τίποτα άλλο παρά τιμές ημερομηνίας, η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" σε αυτό το πεδίο. Εάν το επικολλημένο πεδίο περιέχει μόνο τις λέξεις "ναι" και "όχι", η Access εφαρμόζει τον τύπο δεδομένων Ναι/Όχι στο πεδίο.
Η Access ονομάζει τα πεδία ανάλογα με το τι βρίσκει στην πρώτη γραμμή των δεδομένων που έχουν επικολληθεί. Εάν η πρώτη γραμμή επικολλημένων δεδομένων είναι παρόμοια σε τύπο με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access καθορίζει ότι η πρώτη γραμμή είναι μέρος των δεδομένων και εκχωρεί τα γενικά ονόματα στα πεδία (Πεδίο1, Πεδίο2 και ούτω καθεξής). Εάν η πρώτη γραμμή των δεδομένων που επικολλώνται δεν είναι παρόμοια με τις γραμμές που ακολουθούν, η Access χρησιμοποιεί την πρώτη γραμμή ως ονόματα πεδίων και εξαιρεί την πρώτη γραμμή στα πραγματικά δεδομένα.
Εάν η Access αντιστοιχίσει γενικά ονόματα πεδίων, θα πρέπει να μετονομάσετε τα πεδία το συντομότερο δυνατό για να αποφύγετε τη σύγχυση. Ανατρέξτε στην ακόλουθη διαδικασία:
-
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τον πίνακα.
-
Στην προβολή φύλλου δεδομένων, κάντε διπλό κλικ σε κάθε επικεφαλίδα στήλης και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη στήλη.
-
Αποθηκεύστε ξανά τον πίνακα.
Εισαγωγή ή σύνδεση με δεδομένα από άλλη προέλευση
Ενδέχεται να έχετε δεδομένα που συλλέγατε σε ένα άλλο πρόγραμμα που θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε στην Access. Ίσως εργάζεστε με άτομα που αποθηκεύουν τα δεδομένα τους σε άλλα προγράμματα και θέλετε να εργαστείτε με τα δεδομένα τους στην Access. Εναλλακτικά, ίσως έχετε πολλές διαφορετικές προελεύσεις δεδομένων και χρειάζεστε ένα "σημείο προσγείωσης" όπου μπορείτε να τις συγκεντρώσετε όλες μαζί για βαθύτερη ανάλυση.
Η Access διευκολύνει την εισαγωγή ή τη σύνδεση δεδομένων από άλλα προγράμματα. Μπορείτε να φέρετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, από έναν πίνακα σε μια άλλη βάση δεδομένων της Access, από μια λίστα του SharePoint ή από οποιαδήποτε άλλη προέλευση. Η διαδικασία διαφέρει λίγο ανάλογα με την προέλευση δεδομένων, αλλά αυτές οι οδηγίες θα σας ξεκινήσουν:
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση , κάντε κλικ στην εντολή για τον τύπο του αρχείου από τον οποίο εισάγετε.
Για παράδειγμα, εάν εισάγετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στην επιλογή Excel. Εάν δεν βλέπετε τον σωστό τύπο προγράμματος, κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα.
Σημείωση: Εάν δεν μπορείτε να βρείτε τον σωστό τύπο μορφής στην ομάδα Εισαγωγή & Σύνδεση , ίσως χρειαστεί να ξεκινήσετε το πρόγραμμα με το οποίο δημιουργήσατε αρχικά τα δεδομένα και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε αυτό το πρόγραμμα για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα σε μορφή αρχείου που υποστηρίζει η Access (όπως μια οριοθετημένο αρχείο κειμένου ) και, στη συνέχεια, να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με τα δεδομένα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση για να μεταβείτε στο αρχείο προέλευσης δεδομένων ή πληκτρολογήστε την πλήρη διαδρομή του αρχείου δεδομένων προέλευσης στο πλαίσιο Όνομα αρχείου .
-
Κάντε κλικ στην επιλογή που θέλετε στην περιοχή Καθορισμός του τρόπου και της θέσης αποθήκευσης των δεδομένων στην τρέχουσα βάση δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα χρησιμοποιώντας τα δεδομένα που έχουν εισαχθεί ή να δημιουργήσετε ένα συνδεδεμένο πίνακα που διατηρεί μια σύνδεση με την προέλευση δεδομένων.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Ανάλογα με την επιλογή σας, ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Σύνδεση αντικειμένων ή το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων .
-
Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου για να ολοκληρώσετε τη διαδικασία. Η ακριβής διαδικασία που ακολουθείτε εξαρτάται από την επιλογή εισαγωγής ή σύνδεσης που επιλέξατε.
-
Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Εάν επιλέξατε να κάνετε εισαγωγή, η Access σάς ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε.
-
Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε ξανά την ίδια λειτουργία εισαγωγής, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βημάτων εισαγωγής και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις λεπτομέρειες.
Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να αναπαραγάγετε τη λειτουργία εισαγωγής, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα , κάνοντας κλικ στην προδιαγραφή εισαγωγής και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.
-
Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.
Η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, εμφανίζει τον πίνακα στην περιοχή Πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.
Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τον τρόπο εισαγωγής δεδομένων στην Access, ακολουθήστε τις συνδέσεις στην ενότητα Δείτε επίσης αυτού του άρθρου.
Επόμενα βήματα
Η υπόλοιπη διαδικασία σχεδίασης διαφέρει ανάλογα με τους στόχους σας, αλλά πιθανότατα θέλετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο δημιουργίας ερωτημάτων, φορμών, αναφορών και μακροεντολών. Αυτό το άρθρο δεν παρέχει πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία πρόσθετων αντικειμένων βάσης δεδομένων.
Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε σε αυτά τα άρθρα:
Εισαγωγή δεδομένων από υπολογιστικό φύλλο ή άλλο πρόγραμμα
Εάν είστε εξοικειωμένοι με άλλα προγράμματα βάσης δεδομένων ή υπολογιστικών φύλλων, πιθανότατα γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία για το πώς λειτουργούν αυτές οι εφαρμογές και για ποιες βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται. Η Access διαφέρει από πολλές άλλες εφαρμογές βάσης δεδομένων, επιτρέποντάς σας να δημιουργήσετε σχεσιακές βάσεις δεδομένων και διαφέρει περαιτέρω από τα περισσότερα προγράμματα υπολογιστικών φύλλων, προσφέροντας εργαλεία για την ανάπτυξη εξελιγμένων ερωτημάτων, φορμών και αναφορών. Η Access παρέχει επίσης πολλές επιλογές για εργασία με άλλα προγράμματα βάσης δεδομένων, όπως SQL Server.
Εισαγωγή φύλλου εργασίας του Excel στην Access
Πολλοί χρήστες αρχίζουν να εξερευνούν την Access αφού πρώτα δόμηση μιας λίστας στο Excel. Το Excel είναι ένα εξαιρετικό σημείο για να ξεκινήσετε μια λίστα, αλλά καθώς η λίστα μεγαλώνει, γίνεται δυσκολότερο να οργανώνετε και να διατηρείτε ενημερωμένες. Η μετακίνηση της λίστας στην Access είναι συνήθως το επόμενο λογικό βήμα.
Ένας πίνακας βάσης δεδομένων είναι παρόμοιος σε δομή με ένα φύλλο εργασίας, δηλαδή τα δεδομένα αποθηκεύονται σε γραμμές και στήλες. Ως αποτέλεσμα, είναι συνήθως εύκολο να εισαγάγετε ένα φύλλο εργασίας σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων. Η κύρια διαφορά μεταξύ της αποθήκευσης των δεδομένων σας σε ένα φύλλο εργασίας και της αποθήκευσής τους σε μια βάση δεδομένων αφορά τον τρόπο οργάνωσης των δεδομένων. Η απλή εισαγωγή ολόκληρου του φύλλου εργασίας σας ως νέου πίνακα σε μια βάση δεδομένων δεν θα επιλύσει τα προβλήματα που σχετίζονται με την οργάνωση και την ενημέρωση των δεδομένων σας, ιδιαίτερα εάν το φύλλο εργασίας σας περιέχει περιττά δεδομένα. Για να επιλύσετε αυτά τα προβλήματα, πρέπει να διαιρέσετε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου σε ξεχωριστούς πίνακες, καθένας από τους οποίους περιέχει σχετικά δεδομένα. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο τακτοποίησης των δεδομένων στους πίνακές σας, ανατρέξτε στο άρθρο Βασικές αρχές σχεδίασης βάσης δεδομένων.
Η Access διαθέτει τον Οδηγό ανάλυσης πίνακα, ο οποίος μπορεί να σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε αυτήν τη διαδικασία. Μετά την εισαγωγή των δεδομένων σας σε έναν πίνακα, ο οδηγός σάς βοηθά να διαιρέσετε τον πίνακα σε ξεχωριστούς πίνακες, κάθε ένας από τους οποίους περιέχει δεδομένα που δεν είναι διπλότυπα σε κανέναν από τους άλλους πίνακες. Ο οδηγός δημιουργεί επίσης τις απαραίτητες σχέσεις μεταξύ των πινάκων.
Εισαγωγή φύλλου εργασίας του Excel ως πίνακα σε νέα βάση δεδομένων
-
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.
Η νέα βάση δεδομένων ανοίγει και η Access δημιουργεί έναν νέο κενό πίνακα, τον Πίνακα1.
-
Κλείστε τον Πίνακα1.
Όταν ερωτηθείτε εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη σχεδίαση του Πίνακα1, κάντε κλικ στην επιλογή Όχι.
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση , κάντε κλικ στην επιλογή Excel.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση.
-
Χρησιμοποιήστε το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα αρχείου για να εντοπίσετε το αρχείο σας.
-
Επιλέξτε το αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων , βεβαιωθείτε ότι είναι ενεργοποιημένη η επιλογή Εισαγωγή των δεδομένων προέλευσης σε νέο πίνακα στην τρέχουσα βάση δεδομένων .
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Ξεκινά ο "Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων" και σας κάνει μερικές ερωτήσεις σχετικά με τα δεδομένα σας.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες, κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο ή Πίσω για να περιηγηθείτε στις σελίδες. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Σημείωση: Η Access σάς ρωτά εάν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας εισαγωγής που μόλις ολοκληρώσατε. Εάν πιστεύετε ότι θα εκτελέσετε ξανά την ίδια λειτουργία εισαγωγής, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι και, στη συνέχεια, εισαγάγετε τις λεπτομέρειες. Στη συνέχεια, μπορείτε εύκολα να αναπαραγάγετε τη λειτουργία στο μέλλον, κάνοντας κλικ στην επιλογή Αποθηκευμένες εισαγωγές στην ομάδα Εισαγωγή της καρτέλας Εξωτερικά δεδομένα . Εάν δεν θέλετε να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της λειτουργίας, κάντε κλικ στην επιλογή Κλείσιμο.
Η Access εισάγει τα δεδομένα σε έναν νέο πίνακα και, στη συνέχεια, τα εμφανίζει στην περιοχή Όλοι οι πίνακες στο παράθυρο περιήγησης.
Χρήση του Οδηγού ανάλυσης πίνακα για την οργάνωση των δεδομένων σας
Μετά την εισαγωγή των δεδομένων σας σε έναν πίνακα της Access, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον "Οδηγό ανάλυσης πίνακα" για να εντοπίσετε γρήγορα πλεονάζοντα δεδομένα. Στη συνέχεια, ο οδηγός παρέχει έναν απλό τρόπο για να οργανώσετε τα δεδομένα σε ξεχωριστούς πίνακες, ώστε να αποθηκεύονται με τον πιο αποτελεσματικό τρόπο. Η Access διατηρεί τον αρχικό πίνακα ως αντίγραφο ασφαλείας και, στη συνέχεια, δημιουργεί νέους πίνακες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ως βάση για την εφαρμογή βάσης δεδομένων.
-
Ανοίξτε τη βάση δεδομένων της Access που περιέχει τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε.
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Ανάλυση , κάντε κλικ στην επιλογή Ανάλυση πίνακα.
Ξεκινά ο "Οδηγός ανάλυσης πίνακα".
Οι δύο πρώτες σελίδες του οδηγού περιέχουν ένα σύντομο πρόγραμμα εκμάθησης, με κουμπιά στα οποία μπορείτε να κάνετε κλικ για να δείτε παραδείγματα. Εάν δεν βλέπετε τις εισαγωγικές σελίδες, αλλά αντί για αυτό δείτε ένα πλαίσιο ελέγχου με την ετικέτα Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Πίσω δύο φορές για να δείτε την εισαγωγή. Εάν δεν θέλετε να δείτε ξανά τις εισαγωγικές σελίδες μετά την ανάγνωση της εισαγωγής, μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση εισαγωγικών σελίδων;
-
Στη σελίδα Ποιος πίνακας περιέχει πεδία με τιμές που επαναλαμβάνονται σε πολλές εγγραφές; , επιλέξτε τον πίνακα που θέλετε να αναλύσετε και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Μπορείτε να αφήσετε τον οδηγό να αποφασίσει ποια πεδία θα μεταβούν σε ποιους πίνακες ή μπορείτε να αποφασίσετε μόνοι σας. Εάν ακολουθήσετε τις προτάσεις του οδηγού, εξακολουθείτε να μπορείτε να κάνετε αλλαγές στη διάταξη πίνακα στην επόμενη σελίδα του οδηγού.
Σημείωση: Εάν αφήσετε τον οδηγό να αποφασίσει με ποια πεδία θα τοποθετήσετε σε ποιους πίνακες, οι επιλογές του μπορεί να μην είναι πάντα κατάλληλες για τα δεδομένα σας, ειδικά εάν δεν υπάρχουν πολλά δεδομένα για να εργαστείτε. Θα πρέπει να ελέγξετε προσεκτικά τα αποτελέσματα του οδηγού. Από την άλλη, ο οδηγός μπορεί να προτείνει μια πιο αποτελεσματική οργάνωση από αυτή που σκέφτεστε, επομένως είναι καλή ιδέα να δοκιμάσετε τουλάχιστον μία φορά τις αποφάσεις του οδηγού. Εάν δεν σας αρέσουν οι προτάσεις, εξακολουθείτε να μπορείτε να αναδιατάξετε τα πεδία με μη αυτόματο τρόπο και μπορείτε πάντα να κάνετε κλικ στο κουμπί Πίσω και να τακτοποιήσετε όλα τα πεδία μόνοι σας.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Σε αυτήν τη σελίδα, καθορίζετε ποιοι πίνακες περιέχουν ποια πεδία. Εάν επιλέξατε να αφήσετε τον οδηγό να αποφασίσει, θα πρέπει να δείτε πολλούς πίνακες συνδεδεμένους με γραμμές σχέσης. Διαφορετικά, η Access δημιουργεί μόνο έναν πίνακα που περιέχει όλα τα πεδία. Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε αυτήν τη σελίδα.
-
Μπορείτε να σύρετε πεδία από έναν πίνακα σε μια κενή περιοχή της σελίδας για να δημιουργήσετε έναν νέο πίνακα που περιέχει αυτά τα πεδία. Η Access σάς ζητά ένα όνομα πίνακα.
-
Μπορείτε να σύρετε πεδία από έναν πίνακα σε έναν άλλο, εάν πιστεύετε ότι θα αποθηκευτούν πιο αποτελεσματικά εκεί.
-
Στους περισσότερους πίνακες θα δοθεί ένα αναγνωριστικό ή ένα πεδίο μοναδικού αναγνωριστικού που δημιουργείται . Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα πεδία αναγνωριστικού, κάντε κλικ στην επιλογή Συμβουλές στην επάνω δεξιά γωνία του οδηγού.
-
Για να αναιρέσετε μια αλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Αναίρεση .
-
Για να μετονομάσετε έναν πίνακα, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή τίτλου, πληκτρολογήστε το νέο όνομα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
-
-
Αφού τακτοποιήσετε τα πεδία με τον τρόπο που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Εάν ο οδηγός εντοπίσει εγγραφές που έχουν πολύ παρόμοιες τιμές, θα προσδιορίσει αυτές τις τιμές ως πιθανά τυπογραφικά σφάλματα και θα εμφανίσει μια οθόνη όπου μπορείτε να επιβεβαιώσετε τι μπορείτε να κάνετε για αυτές. Μετακινηθείτε με κύλιση στη λίστα για να βρείτε τιμές στη στήλη Διόρθωση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κατάλληλο στοιχείο στην αναπτυσσόμενη λίστα. Επιλέξτε (Αποχώρηση ως έχει) για να μην κάνει ο οδηγός αλλαγές στην τιμή. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο.
-
Ο οδηγός σάς ρωτά εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ερώτημα που μοιάζει με τον αρχικό πίνακα. Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει φόρμες και αναφορές που βασίζονται στον αρχικό πίνακα, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε ένα τέτοιο ερώτημα. Εάν επιλέξετε Ναι, δημιουργήστε το ερώτημα, ο οδηγός μετονομάζει τον αρχικό πίνακα προσαρτώντας "_OLD" στο όνομα του πίνακα και, στη συνέχεια, ονομάζει το νέο ερώτημα χρησιμοποιώντας το όνομα του αρχικού πίνακα. Οι φόρμες και οι αναφορές που βασίζονταν στον πίνακα χρησιμοποιούν τώρα το ερώτημα για τα δεδομένα τους και συνεχίζουν να λειτουργούν όπως πριν.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Ο οδηγός δημιουργεί τους νέους πίνακες όπως καθορίζεται και, στη συνέχεια, τους ανοίγει. Κλείστε τα όταν ολοκληρώσετε τον έλεγχο των αποτελεσμάτων.
Εργασία με δεδομένα από άλλα προγράμματα
Η Access 2010 παρέχει δυνατότητες για εργασία με δεδομένα που είναι αποθηκευμένα σε άλλα προγράμματα.
Δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων της Access που συνδέεται με δεδομένα σε άλλη μορφή αρχείου Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Access για να ανοίξετε ένα αρχείο σε άλλη μορφή αρχείου, όπως κείμενο, dBASE ή υπολογιστικό φύλλο. Η Access δημιουργεί αυτόματα μια βάση δεδομένων της Access και συνδέει το αρχείο για εσάς.
-
Ξεκινήστε την Access.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , κάντε κλικ στον τύπο του αρχείου που θέλετε να ανοίξετε στη λίστα. Εάν δεν είστε βέβαιοι για τον τύπο αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Όλα τα αρχεία (*.*).
-
Εάν είναι απαραίτητο, μεταβείτε στο φάκελο που περιέχει το αρχείο που θέλετε να ανοίξετε. Όταν βρείτε το αρχείο, κάντε διπλό κλικ επάνω του για να το ανοίξετε.
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες στον οδηγό. Στην τελευταία σελίδα του οδηγού, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.
Εισαγωγή ή σύνδεση δεδομένων με υπάρχουσα βάση δεδομένων της Access Μπορείτε είτε να εισαγάγετε δεδομένα από άλλες προελεύσεις και προγράμματα σε πίνακες της Access, ώστε τα δεδομένα να περιέχονται μέσα στο αρχείο της Access είτε να συνδεθείτε με τα δεδομένα από την Access, ώστε τα δεδομένα να παραμένουν στο αρχικό αρχείο (εκτός του αρχείου της Access).
-
Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή & σύνδεση , κάντε κλικ στη μορφή με την οποία είναι αποθηκευμένα τα δεδομένα.
Μπορείτε να εισαγάγετε ή να συνδεθείτε με δεδομένα από τις ακόλουθες προελεύσεις:
-
Excel Μπορείτε να λάβετε δεδομένα από ένα φύλλο εργασίας ή μια καθορισμένη περιοχή σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel. Κάθε φύλλο εργασίας ή καθορισμένη περιοχή πρέπει να εισαχθεί ή να συνδεθεί ξεχωριστά.
-
Access Αυτό είναι πολύ χρήσιμο για το διαχωρισμό της διεργασίας από τα δεδομένα σας, δημιουργώντας μια διαιρεμένη βάση δεδομένων. Δηλαδή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια βάση δεδομένων για να περιέχει όλες τις φόρμες, τις αναφορές και τις μακροεντολές σας και να διατηρήσετε τα δεδομένα σας σε μια άλλη βάση δεδομένων. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναπτύξετε βελτιώσεις χωρίς να διακόψετε την εργασία κανενός. Μπορείτε επίσης να συνδυάσετε δεδομένα από πολλές διαφορετικές βάσεις δεδομένων της Access σε μία, διευκολύνοντας τη σύνοψη δεδομένων σε όλα τα τμήματα ή μεταξύ επιχειρηματικών συνεργατών.
-
βάση δεδομένων ODBC Πολλά προγράμματα υποστηρίζουν αυτήν τη μορφή, συμπεριλαμβανομένων πολλών προϊόντων διακομιστή βάσεων δεδομένων. Αυτό σας βοηθά να δημιουργήσετε βάσεις δεδομένων "επιφάνειας προορισμού", όπου συνδυάζετε δεδομένα από διαφορετικά συστήματα.
-
Αρχείο κειμένου Μπορείτε να συνδεθείτε σε ένα απλό αρχείο κειμένου και ακόμη και να χρησιμοποιήσετε την Access για να αλλάξετε τα περιεχόμενα αυτού του αρχείου. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε εύκολη την κατανάλωση δεδομένων της Access από ένα ευρύ φάσμα προγραμμάτων.
-
Αρχείο XML Αυτή η μορφή προσφέρει επίσης συμβατότητα με διάφορα άλλα προγράμματα, συμπεριλαμβανομένων ορισμένων διακομιστών Web.
-
λίστα του SharePoint Αυτό καθιστά τα δεδομένα σας εύχρηστα με ένα πρόγραμμα περιήγησης web, τον τυπικό τρόπο χρήσης μιας λίστας του SharePoint.
-
Υπηρεσίες δεδομένων Μπορείτε να συνδεθείτε σε υπηρεσίες δεδομένων web εντός της επιχείρησής σας.
-
Έγγραφο HTML
-
Φάκελος του Outlook Μπορείτε να συνδεθείτε σε φακέλους του Outlook, ώστε να ενοποιήσετε πιο εύκολα τα στοιχεία επικοινωνίας σας με τα υπόλοιπα δεδομένα σας.
-
dBase file dBase είναι ένα δημοφιλές εναλλακτικό σύστημα βάσεων δεδομένων που υποστηρίζεται από την Access
Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Λήψη εξωτερικών δεδομένων .
-
-
Ακολουθήστε τις οδηγίες στο παράθυρο διαλόγου.
Η Access θα εισαγάγει ή θα συνδέσει τα δεδομένα με τη βάση δεδομένων σας. Για τις περισσότερες μορφές, πρέπει να καθορίσετε τη θέση των δεδομένων και, στη συνέχεια, να επιλέξετε τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να αποθηκεύονται τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σας.
Χρήση βάσης δεδομένων παλαιότερης έκδοσης σε διάφορες εκδόσεις της Access
Εάν η βάση δεδομένων της Access ή το έργο της Access δημιουργήθηκε στην Access 2000 ή νεότερη έκδοση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων ή το έργο στην έκδοση της Access στην οποία δημιουργήθηκε ή σε οποιαδήποτε μεταγενέστερη έκδοση— ακόμα και αν το αρχείο είναι ενεργοποιημένο για την ασφάλεια. Για παράδειγμα, τα αρχεία της Access 2000 μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 και Access 2010.
Ενδέχεται να θέλετε να διατηρήσετε τα δεδομένα σας σε μια προηγούμενη έκδοση της Access, αλλά έχετε χρήστες με νεότερη έκδοση της Access που θέλουν να συνδεθούν με αυτά τα δεδομένα, αλλά εξακολουθούν να αξιοποιούν ορισμένες από τις δυνατότητες της νεότερης έκδοσης. Η λύση είναι να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων "προσκηνίου" στην πιο πρόσφατη έκδοση (που περιέχει φόρμες, αναφορές, ερωτήματα, μακροεντολές, αλλά όχι πίνακες) και να τη συνδέσετε με τους πίνακες στο αρχείο προηγούμενης έκδοσης. Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες διαδικασίες, ανάλογα με το εάν η βάση δεδομένων σας περιέχεται σε ένα αρχείο ή είναι ήδη χωρισμένη σε εφαρμογή προσκηνίου/παρασκηνίου.
Χρήση αρχείου βάσης δεδομένων της Access σε διάφορες εκδόσεις της Access
Εάν όλοι οι πίνακες, οι φόρμες και άλλα αντικείμενα της παλαιότερης έκδοσης βάσης δεδομένων της Access περιέχονται σε ένα αρχείο και θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη βάση δεδομένων σε διάφορες εκδόσεις της Access, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων προσκηνίου σε νεότερη έκδοση και να τη συνδέσετε με το αρχικό αρχείο. Οι χρήστες που έχουν την προηγούμενη έκδοση της Access εξακολουθούν να μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αρχική βάση δεδομένων. Οι χρήστες που έχουν την μεταγενέστερη έκδοση μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου για σύνδεση με τα ίδια δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές εκδόσεις προσκηνίου, εάν θέλετε να συμπεριλάβετε πολλές εκδόσεις της Access.
Βήμα 1: Δημιουργία αντιγράφου της υπάρχουσας βάσης δεδομένων και αποθήκευσή της σε νέα μορφή
Χρησιμοποιήστε την ακόλουθη διαδικασία για να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων σε οποιαδήποτε από τις τρεις πιο πρόσφατες μορφές: Access 2000, Access 2002-2003 ή Access 2007. Αυτή η εντολή διατηρεί την αρχική βάση δεδομένων στην αρχική της μορφή και δημιουργεί ένα αντίγραφο με τη μορφή που καθορίζετε.
-
Κλείστε το αρχείο της Access. Εάν το αρχείο είναι μια βάση δεδομένων πολλών ατόμων της Access που βρίσκεται σε ένα διακομιστή ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, βεβαιωθείτε ότι δεν το έχει ανοίξει κανείς άλλος.
-
Ξεκινήστε την Access 2010.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Μεταβείτε στη θέση του αρχείου που θέλετε να μετατρέψετε και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ για να το ανοίξετε.
Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Βελτίωση βάσης δεδομένων, το οποίο σας ρωτά εάν θέλετε να βελτιώσετε τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.
-
Εάν ανοίξει μια φόρμα κατά την εκκίνηση της βάσης δεδομένων, κλείστε τη φόρμα.
-
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων.
Σημείωση: Εάν δεν αποθηκεύσετε τη νέα βάση δεδομένων σε διαφορετική θέση, το όνομά της πρέπει να είναι διαφορετικό από αυτό της αρχικής βάσης δεδομένων. Σε κάθε περίπτωση, είναι συνήθως καλύτερο να χρησιμοποιήσετε ένα διαφορετικό όνομα, έτσι ώστε να μπορείτε εύκολα να ξεχωρίζετε τη βάση δεδομένων προσκηνίου και τη βάση δεδομένων προσκηνίου. Ωστόσο, εάν κάνετε μετατροπή σε μορφή Access 2007, η επέκταση του ονόματος αρχείου αλλάζει από .mdb σε .accdb, ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο όνομα αρχείου.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Βήμα 2: Διαίρεση της βάσης δεδομένων αντιγραφής και χρήση του αρχικού αρχείου ως βάσης δεδομένων back-end
Διαιρέστε τη βάση δεδομένων που έχει μετατραπεί, χρησιμοποιώντας την ακόλουθη διαδικασία:
-
Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων , στην ομάδα Μετακίνηση δεδομένων , κάντε κλικ στην επιλογή Βάση δεδομένων της Access.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Διαίρεση βάσης δεδομένων, κάντε κλικ στην επιλογή Διαίρεση βάσης δεδομένων.
Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας εάν θέλετε, αλλά μπορείτε επίσης απλώς να δημιουργήσετε ξανά το αντίγραφο χρησιμοποιώντας την αρχική βάση δεδομένων.
-
Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη βάση δεδομένων back-end και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαίρεση.
Βήμα 3: Σύνδεση του νέου προσκηνίου στην αρχική βάση δεδομένων
-
Διαγράψτε τη βάση δεδομένων back-end που δημιούργησε το εργαλείο Διαίρεση βάσης δεδομένων, προσέχοντας να μην διαγράψετε την αρχική βάση δεδομένων.
-
Συνδέστε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου με τους πίνακες της αρχικής βάσης δεδομένων: Στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα , στην ομάδα Εισαγωγή σύνδεσης & , κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση συνδεδεμένων πινάκων.
-
Κάντε κλικ στο στοιχείο Επιλογή όλων και, στη συνέχεια, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Να ζητείται πάντα νέα θέση .
-
Κάντε κλικ στο κουμπί OK, μεταβείτε στη βάση δεδομένων προηγούμενης έκδοσης και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ σε αυτήν.
Εάν όλα πάνε καλά, η Access εμφανίζει ένα μήνυμα που δηλώνει ότι όλοι οι επιλεγμένοι συνδεδεμένοι πίνακες ανανεώθηκαν με επιτυχία.
Τώρα μπορείτε να βελτιώσετε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου για την υποστήριξη νέων δυνατοτήτων για τους χρήστες που έχουν νεότερες εκδόσεις της Access. Οι χρήστες που έχουν παλαιότερες εκδόσεις μπορούν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν την παλαιότερη έκδοση βάσης δεδομένων.
Χρήση εφαρμογής προσκηνίου/back-end σε διάφορες εκδόσεις της Access
Εάν η βάση δεδομένων της Access είναι ήδη εφαρμογή προσκηνίου/παρασκηνίου, μπορείτε να μετατρέψετε το μπροστινό άκρο στη νέα μορφή αρχείου. Δεν απαιτούνται αλλαγές για τη βάση δεδομένων back-end.
Η παρακάτω διαδικασία σάς δείχνει πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως για να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων προσκηνίου σε οποιαδήποτε από τις τρεις πιο πρόσφατες μορφές: Access 2000, Access 2002-2003 ή Access 2007. Αυτή η εντολή διατηρεί την αρχική βάση δεδομένων στην αρχική της μορφή και δημιουργεί ένα αντίγραφο με τη μορφή που καθορίζετε.
-
Κλείστε τη βάση δεδομένων προσκηνίου. Εάν το αρχείο είναι μια βάση δεδομένων πολλών εφαρμογών της Access που βρίσκεται σε ένα διακομιστή ή σε έναν κοινόχρηστο φάκελο, βεβαιωθείτε ότι δεν το έχει ανοίξει κανείς άλλος.
-
Ξεκινήστε την Access 2010.
-
Στην καρτέλα Αρχείο, επιλέξτε Άνοιγμα.
-
Μεταβείτε στη θέση της βάσης δεδομένων προσκηνίου και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ για να την ανοίξετε.
Εάν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Βελτίωση βάσης δεδομένων, το οποίο σας ρωτά εάν θέλετε να βελτιώσετε τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Όχι.
-
Εάν εμφανίζεται μια φόρμα όταν ανοίγετε τη βάση δεδομένων, κλείστε τη φόρμα.
-
Στην καρτέλα Αρχείο , κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση βάσης δεδομένων ως.
-
Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως , πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα βάση δεδομένων.
-
Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.
Τώρα μπορείτε να βελτιώσετε τη νέα βάση δεδομένων προσκηνίου για την υποστήριξη νέων δυνατοτήτων.
