Για χρόνια, οι οργανώσεις βασίζονταν σε ομάδες διανομής για να επικοινωνούν και να συνεργάζονται με ομάδες ατόμων τόσο εντός όσο και εκτός της εταιρείας. Τώρα, ωστόσο, οι ομάδες Microsoft 365 στο Outlook προσφέρουν μια πιο ισχυρή λύση για συνεργασία.

Συμβουλή: Εάν αναζητάτε πληροφορίες σχετικά με τη χρήση ομάδων επαφών του Outlook για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια λίστα ατόμων, όπως μια ομάδα φίλων, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία ομάδας επαφών ή λίστας διανομής στο Outlook για PC.

Τι είναι οι ομάδες Microsoft 365;

Όταν ρυθμίζετε μια ομάδαMicrosoft 365 στο Outlook, μπορείτε να επιλέξετε ένα σύνολο ατόμων με τα οποία θέλετε να συνεργαστείτε και να ρυθμίσετε εύκολα μια συλλογή πόρων για την κοινή χρήση αυτών των ατόμων. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την εκχώρηση δικαιωμάτων με μη αυτόματο τρόπο σε όλους αυτούς τους πόρους, καθώς η προσθήκη μελών στην ομάδα τούς παρέχει αυτόματα τα δικαιώματα που χρειάζονται για τα εργαλεία που παρέχει η ομάδα σας.

Αυτοί οι πρόσθετοι πόροι περιλαμβάνουν τα εξής:

  • Κοινόχρηστα εισερχόμενα -όπου πραγματοποιούνται οι συνομιλίες που έχετε παραδοσιακά στις λίστες διανομής σας. Αυτός ο κοινόχρηστος φάκελος εισερχομένων έχει πλήρη δυνατότητα αναζήτησης, ώστε να δημιουργεί ένα ζωντανό αρχείο με τα μηνύματα της ομάδας. Οι νεοεισερχόμενοι στην ομάδα μπορούν να κάνουν αναζήτηση ή να κάνουν κύλιση προς τα πίσω στο ιστορικό για να επιταχύνουν γρήγορα τα στοιχεία που έχουν καταχωρηθεί στην ομάδα προηγουμένως. Ανατρέξτε στο θέμα: έχετε μια ομαδική συνομιλία στο Outlook.

    Συμβουλή: Εάν οι χρήστες σας εξακολουθούν να θέλουν τα μηνύματα της ομάδας να εμφανίζονται στα προσωπικά τους Εισερχόμενα, όπως συνέβη με τη λίστα διανομής, το μόνο που χρειάζεται να κάνουν είναι να εγγραφούν στην ομάδα κάνοντας κλικ στο κουμπί " συμμετοχή " στην κορδέλα του Outlook.

  • Βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων -η ομάδα σας διαθέτει μια βιβλιοθήκη αρχείων του SharePoint όπου οι χρήστες σας μπορούν να αποθηκεύουν, να μοιράζονται και να συνεργάζονται σε έγγραφα, βιβλία εργασίας, παρουσιάσεις, εικόνες ή οποιοδήποτε άλλο είδος αρχείου στο οποίο πρέπει να εργαστούν. Ανατρέξτε στο θέμα: κοινή χρήση αρχείων ομάδας.

  • Κοινόχρηστο ημερολόγιο -η ομάδα σας λαμβάνει ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο για την καταχώρηση συμβάντων που σχετίζονται με την ομάδα. Κάθε μέλος που έχει εγγραφεί στην ομάδα καλείται αυτόματα σε συμβάντα που δημοσιεύονται στο ημερολόγιο, ώστε αυτά τα συμβάντα να εμφανίζονται επίσης στα προσωπικά τους ημερολόγια, εάν το επιθυμούν. Ανατρέξτε στο θέμα: Προγραμματισμός σύσκεψης σε ημερολόγιο ομάδας στο Outlook.

  • Κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote -η ομάδα διαθέτει αυτόματα ένα κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote, όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συλλέγουν και να συνεργάζονται σε πληροφορίες. Πολλές ομάδες χρησιμοποιούν το σημειωματάριο για να δημιουργήσουν ένα ζωντανό wiki με συνήθεις ερωτήσεις και άλλους πόρους.

  • Πρόσβαση επισκέπτη -θα μπορούσατε να προσθέσετε εξωτερικές επαφές σε ομάδες διανομής πριν, αλλά το μόνο που πήραν ήταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Με τις ομάδες μπορείτε να προσφέρετε στους επισκέπτες πρόσβαση σε συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αρχεία, ακόμα και στο κοινόχρηστο σημειωματάριο του OneNote. Δείτε: πρόσβαση επισκέπτη στις ομάδες του Microsoft 365.

  • Το περιεχόμενο είναι ανιχνεύσιμο -οι ομάδες στο Outlook είναι δημόσιες από προεπιλογή, γεγονός που σημαίνει ότι είναι εύκολο για άλλα άτομα στην εταιρεία σας να ανακαλύψουν και να συμμετέχουν ή να αναθεωρήσουν το υλικό στην ομάδα. Εάν το περιεχόμενο της ομάδας είναι πιο ευαίσθητο, μπορείτε να αλλάξετε την ομάδα σε ιδιωτική, η οποία αποκρύπτει τα περιεχόμενα από μη μέλη και απαιτεί από τον κάτοχο της ομάδας να εγκρίνει τυχόν αιτήσεις συμμετοχής.

  • Δημιουργία από το χρήστη-δεν χρειάζεται να κολλάει από αιτήσεις των χρηστών για τη δημιουργία ομάδων. Οι χρήστες μπορούν να δημιουργήσουν τις δικές τους ομάδες ανάλογα με τις ανάγκες. Εάν θέλετε να ελέγχετε ποιοι χρήστες της εταιρείας σας μπορούν να δημιουργούν ομάδες, ανατρέξτε στο θέμα: Διαχείριση των ατόμων που μπορούν να δημιουργήσουν ομάδες του Microsoft 365.

Αυτές είναι μόνο μερικές από τις δυνατότητες που κάνουν τις ομάδες μια πιο ισχυρή λύση από τις ομάδες διανομής.

Διαχείριση των ομάδων σας

τοMicrosoft 365 προσφέρει έναν αριθμό χρήσιμων εργαλείων και δυνατοτήτων για πιο εύκολη διαχείριση και διαχείριση των ομάδων σας. Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με κάθε ένα από αυτά τα πλεονεκτήματα, κάντε κλικ στις επικεφαλίδες παρακάτω.

Η διατήρηση του καταλόγου σας υπό έλεγχο αποτελεί μέλημα κάθε διαχειριστή. Εδώ θα βρείτε ορισμένα από τα εργαλεία που Microsoft 365 προσφέρει για να διευκολύνετε την παροχή:

  • Πολιτικές ονομασίας -οι πολιτικές ονομασίας σας επιτρέπουν να καθορίζετε τι είναι και τι όχι, αποδεκτά ονόματα για τις ομάδες σας. Αυτό αποτρέπει τους χρήστες από το να δίνουν προσβλητικά ή απαγορευμένα ονόματα σε ομάδες. Επιπλέον, μπορείτε να επιβάλετε τα τυπικά προθήματα της εταιρείας ή τα επιθήματα στα ονόματα των ομάδων.

    Δυναμική ιδιότητα μέλους -η δυναμική ιδιότητα μέλους σάς επιτρέπει να ορίζετε την ιδιότητα μέλους ομάδας κατά κανόνα, η οποία προσθέτει (ή καταργεί) τα μέλη της ομάδας με βάση μετα-δεδομένα (όπως το τμήμα ή ο ρόλος) στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ανατρέξτε στο θέμα χρήση χαρακτηριστικών για τη δημιουργία σύνθετων κανόνων για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τη δημιουργία δυναμικών μελών.

  • Κρυφή ιδιότητα μέλους -εάν έχετε κάποιο λόγο να θέλετε η ιδιότητα μέλους της ομάδας σας να είναι εμπιστευτική, για παράδειγμα εάν τα μέλη είναι σπουδαστές, μπορείτε να αποκρύψετε την ιδιότητα μέλους από εξωτερικούς συμμετέχοντες.

  • Δικαιώματα δημιουργίας -ενδέχεται να υπάρχουν ορισμένα άτομα στον οργανισμό σας που δεν θέλετε να έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν νέες ομάδες. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για τη διαχείριση δικαιωμάτων δημιουργίας στον κατάλογό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση δημιουργίας ομάδας του Microsoft 365.

  • Αρχεία καταγραφής ελέγχου -μπορείτε να έχετε περισσότερη εμπιστοσύνη επιτρέποντας στους χρήστες σας να δημιουργούν ομάδες και να διαχειρίζονται τα μέλη της ομάδας, επειδή τα αρχεία καταγραφής ελέγχου των ομάδων Microsoft 365 σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε τα άτομα που δημιούργησαν ή έσβησαν μια συγκεκριμένη ομάδα ή έκαναν αλλαγές στη συμμετοχή της ομάδας. Ανατρέξτε στο θέμα: Αναζήτηση στο αρχείο καταγραφής ελέγχου στο κέντρο συμμόρφωσης & ασφαλείας του Microsoft 365.

Η διαχείριση παράδοσης σάς παρέχει ορισμένες μεθόδους για να χειριστείτε τον τρόπο με τον οποίο τα μηνύματα πρέπει να αποστέλλονται ή να λαμβάνονται από την ομάδα. Επιπλέον, υπάρχουν εργαλεία για την παρακολούθηση της ροής αυτών των μηνυμάτων.

  • Αποστολή ως ή αποστολή εκ μέρους του -αυτές οι ρυθμίσεις επιτρέπουν στους καθορισμένους χρήστες να στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαν να προέρχονται από την ομάδα ή να είναι εκ μέρους της.

  • Περιορισμοί αποστολέα -αυτές οι ρυθμίσεις σάς επιτρέπουν να ελέγχετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει μηνύματα στην ομάδα. Η ομάδα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να επιτρέπει την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εξωτερικούς συμμετέχοντες, αλλά μπορεί να θέλετε να το περιορίσετε σε συγκεκριμένα εξωτερικά μέρη.

  • Υποστήριξη εξωτερικών χρηστών -προσκαλώντας τους επισκέπτες στην ομάδα σας, μπορείτε να επιλέξετε να συμπεριλαμβάνονται στις συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ομάδα. Δείτε: πρόσβαση επισκέπτη στις ομάδες του Microsoft 365.

  • Κανόνες μεταφοράς -οι κανόνες μεταφοράς λειτουργούν για τις ομάδες, όπως ακριβώς κάνουν και για τον Exchange Server σας. Οι κανόνες μπορούν να αναζητήσουν μηνύματα που ικανοποιούν συγκεκριμένες συνθήκες και, στη συνέχεια, μπορούν να αναλάβουν δράση σε αυτά τα μηνύματα.

  • Τα αλληλογραφίας -αλληλογραφίας είναι πληροφοριακά μηνύματα που εμφανίζονται στους χρήστες κατά τη σύνταξη ενός μηνύματος. Μπορούν να συμβάλουν στη μείωση των NDR, προειδοποιώντας ένα χρήστη, εάν το μήνυμά του είναι πιθανό να μετακινήσει εκτός των μερών ή να υπερβεί τα όρια των μηνυμάτων.

  • Πολλές διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης -μια ομάδα μπορεί να έχει ψευδώνυμα ακριβώς όπως ένα γραμματοκιβώτιο χρήστη. Οι πρόσθετες διευθύνσεις διακομιστή μεσολάβησης μπορεί να είναι χρήσιμες για την αποδοχή μηνυμάτων που αποστέλλονται σε αυτά τα άλλα ψευδώνυμα ή για να διευκολύνετε την πρόσβαση σε μια ομάδα που έχει ένα μεγάλο ή δύσκολο όνομα για την ορθογραφία. Ανατρέξτε στο θέμα: υποστήριξη πολλών τομέων για το Microsoft 365 Groups-βοήθεια για διαχειριστές

  • Μέγιστο μέγεθος αποστολής/παραλαβής -αυτά τα όρια μπορούν να σας βοηθήσουν να μειώσετε τα προβλήματα με την ομάδα να λαμβάνει (ή να στέλνει) εξαιρετικά μεγάλα μηνύματα, προκειμένου να διαχειρίζεται καλύτερα τις απαιτήσεις χώρου αποθήκευσης και εύρους ζώνης.

τοMicrosoft 365 σας παρέχει επίσης ορισμένα εργαλεία για τη διαχείριση του είδους του περιεχομένου που γίνεται κοινόχρηστο στην ομάδα σας.

  • Οδηγίες χρήσης -θα έχετε τη δυνατότητα να ορίσετε οδηγίες χρήσης για Microsoft 365 ομάδες — για να εκπαιδεύσετε τους χρήστες σας σχετικά με τις βέλτιστες πρακτικές που συμβάλλουν στη διατήρηση της αποτελεσματικότητας των ομάδων τους και την εκπαίδευσή τους σε εσωτερικές πολιτικές περιεχομένου.

  • Ταξινόμηση δεδομένων -θα μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμόσιμο σύστημα ταξινόμησης δεδομένων για Microsoft 365 ομάδες που επιτρέπει το διαχωρισμό των ομάδων ανά τύπο πολιτικής (π.χ. "μη ταξινομημένα", "εταιρικό απόρρητο" ή "άκρως απόρρητο"). Με αυτόν τον τρόπο, οι ομάδες σας μπορούν να εμφανίζουν τις πολιτικές του άλλου περιεχομένου στην εταιρεία σας. Η επεκτάσιμη πολιτική επιτρέπει στον οργανισμό σας να ρυθμίσει τις παραμέτρους ενός τελικού σημείου που ονομάζεται κάθε φορά που δημιουργείται ή τροποποιείται μια ομάδα — και μπορείτε, στη συνέχεια, να υλοποιήσετε τις δικές σας πολιτικές για τη δημιουργία ή την αλλαγή ομάδας.

Διαχείριση αλλαγών

Ορισμένες φορές, οι χρήστες δεν νιώθουν άβολα με την αλλαγή, επομένως είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τα υπάρχοντα μέλη των λιστών διανομής σας για να τους επιτρέψετε να γνωρίζουν τι πρέπει να περιμένουν. Εδώ θα βρείτε κάποιες από τις πληροφορίες που θα πρέπει να συμπεριλάβετε σε αυτό το μήνυμα, μαζί με κάποιες απαντήσεις που μπορεί να σας φανούν χρήσιμες:

Τι είναι οι ομάδες στο Outlook;

Οι ομάδεςMicrosoft 365 στο Outlook είναι μια μοναδική λύση συνεργασίας για ομάδες/ομάδες που θέλουν μια θέση για την κοινή χρήση συζητήσεων, αρχείων, ημερολογίων και σημειώσεων με έναν ενοποιημένο τρόπο που είναι εύκολο να βρεθεί.  Πιθανώς η μοναδική δυνατότητα είναι ότι τα Εισερχόμενα για την ομάδα διατηρούν ένα ιστορικό των συζητήσεων, διευκολύνοντας την αναζήτηση προηγούμενων συζητήσεων.

Γιατί κάνουμε αυτή την αλλαγή;

Οι χρήστες έχουν ζητήσει συχνά τη δυνατότητα να κάνουν αναζήτηση στα μηνύματα που έχουν δημοσιευτεί στη λίστα διανομής μας, προκειμένου να βρουν πληροφορίες που έχουν συζητηθεί στο παρελθόν. Η αναβάθμιση της λίστας διανομής σε μια ομάδα σημαίνει ότι οι χρήστες δεν χρειάζεται να ρωτούν ή να απαντούν τις ίδιες ερωτήσεις ξανά και ξανά.

Επίσης, η νέα ομάδα θα συμπεριλάβει ένα ημερολόγιο για τα συμβάντα της ομάδας μας, μια βιβλιοθήκη κοινόχρηστων αρχείων και ένα σημειωματάριο του OneNote, όπου μπορούμε να συνεργαστούμε και να συλλέξουμε πληροφορίες για μελλοντική αναφορά.

Πρέπει να κάνω κάτι για να συμμετάσχω σε αυτή την ομάδα, εάν ήμουν ήδη μέλος της λίστας διανομής;

Όχι, εάν ήσαστε ήδη μέλος της λίστας διανομής, θα είστε αυτόματα μέλος της νέας ομάδας.

Πώς μπορώ να αποκτήσω πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook; Τι γίνεται με το Outlook στο Web;

Για να αποκτήσετε πρόσβαση στη νέα ομάδα στο Outlook, απλώς μεταβείτε στην κατηγορία ομάδες προς το κάτω μέρος του παραθύρου περιήγησης στα αριστερά. Εάν χρησιμοποιείτε αυτήν την ομάδα συχνά, εξετάστε το ενδεχόμενο να την καρφιτσώσετε ως αγαπημένη κάνοντας δεξί κλικ σε αυτήν και επιλέγοντας Εμφάνιση ως αγαπημένη.

Επιπλέον, υπάρχουν δωρεάν κινητές συσκευές για Microsoft 365 ομάδες που είναι διαθέσιμες σε κάθε κινητή πλατφόρμα (iOS, Android, κ. λπ.), ώστε να μπορείτε εύκολα να έχετε πρόσβαση στην ομάδα ενώ βρίσκεστε εν κινήσει.

Δεν μπορώ να εξακολουθώ να στέλνω μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ναι φυσικά. Το ίδιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιήσατε για τη λίστα διανομής θα εξακολουθεί να λειτουργεί μια χαρά για την ομάδα στο Outlook.

Επίσης

Θυμηθείτε να τους πείτε πότε θα συμβεί αυτή η αλλαγή και ποιον θα πρέπει να επικοινωνήσουν εάν έχουν περαιτέρω ερωτήσεις.

Μετεγκατάσταση των λιστών διανομής σας

Είστε έτοιμοι να αναβαθμίσετε τη λίστα διανομής σας σε μια ομάδα; Ανατρέξτε στο θέμα μετεγκατάσταση λιστών διανομής σε ομάδες του Microsoft 365-βοήθεια για διαχειριστές.

Τι γίνεται στη συνέχεια;

Αφού αναβαθμίσετε την ομάδα διανομής σας σε μιαMicrosoft 365 ομάδα, υπάρχουν ορισμένες εργασίες παρακολούθησης που μπορεί να θέλετε να κάνετε, προκειμένου να διασφαλίσετε ότι θα συνεχιστεί ομαλά.

  • Παρακολούθηση με τους χρήστες σας -Πραγματοποιήστε μεταβίβαση ελέγχου μαζί τους αμέσως μετά την ολοκλήρωση της αναβάθμισης και, στη συνέχεια, ξανά λίγες ημέρες αργότερα. Δείχνοντας ότι ακούτε και απαντάτε σε οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν, θα προχωρούν σε μεγάλο βαθμό για να τους κάνουν ευτυχισμένους και άνετους με την αλλαγή.

  • Παρακολουθήστε τις αναφορές αρραβώνων -η πύλη Microsoft 365 διαχείρισης έχει κάποιες καλές αναφορές που μπορούν να σας δείξουν τον αριθμό των χρηστών που χρησιμοποιούν την ομάδα, τη συχνότητα και τις δυνατότητες που χρησιμοποιούν. Αυτές οι αναφορές μπορούν να σας βοηθήσουν να σχεδιάσετε την παρακολούθηση και την εκπαίδευση των χρηστών, καθώς και να επισημάνετε το σημείο όπου οι χρήστες σας λαμβάνουν την πιο αξιόλογη τιμή από τη νέα ομάδα. Ανατρέξτε στο θέμα: αναφορές δραστηριότητας στο κέντρο διαχείρισης του Microsoft 365.

  • Μοιραστείτε την εμπειρία σας-αφήστε άλλες ομάδες στην εταιρεία σας να γνωρίζουν ότι έχετε αναβαθμίσει την ομάδα διανομής σας και ποια βήματα πήρατε για να την κάνετε επιτυχημένη! Η κοινή χρήση αυτών των πληροφοριών μπορεί να βοηθήσει τις άλλες ομάδες να ακολουθήσουν το παράδειγμά σας και να έχουν μια επιτυχημένη αναβάθμιση των δικών τους.

Δείτε επίσης

Έχετε ερωτήσεις σχετικά με Microsoft 365 ομάδες;

Επισκεφθείτε την κοινότητα του Microsoft 365 Groups Tech.

Είμαστε έτοιμοι να σας ακούσουμε

Αυτό το άρθρο Ενημερώθηκε τελευταία φορά στις 16 οκτωβρίου 2020 ως αποτέλεσμα των σχολίων σας. Εάν διαπιστώσατε ότι σας καθοδήγησε σε χρήσιμες πληροφορίες και ειδικά αν δεν το κάνατε, κάντε κλικ στα στοιχεία ελέγχου σχολίων παρακάτω και αφήστε μας μερικά εποικοδομητικά σχόλια ώστε να μπορέσουμε να συνεχίσουμε να τα βελτιώνουμε. Σας ευχαριστούμε!

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Αναπτύξτε τις δεξιότητές σας
Εξερευνήστε το περιεχόμενο της εκπαίδευσης
Αποκτήστε πρώτοι τις νέες δυνατότητες
Συμμετοχή στο Microsoft Insider

Σας βοήθησαν αυτές οι πληροφορίες;

Πόσο ικανοποιημένοι είστε με την ποιότητα της μετάφρασης;
Τι επηρέασε την εμπειρία σας;

Σας ευχαριστούμε για τα σχόλιά σας!

×