Γρήγορα αποτελέσματα με τις ροές εργασιών στο Microsoft 365 Copilot

Οι ροές εργασιών είναι ένας παράγοντας στο Microsoft 365 Copilot που σας βοηθά να αυτοματοποιήσετε την εργασία σας στο Microsoft 365 χρησιμοποιώντας φυσική γλώσσα. Αντί να ρυθμίζετε με μη αυτόματο τρόπο τα βήματα ή τις γραμμές σύνδεσης, απλώς περιγράφετε αυτό που θέλετε και οι ροές εργασιών δημιουργούν μια ροή εργασίας που λειτουργεί χρησιμοποιώντας υποστηριζόμενες υπηρεσίες του Microsoft 365.

Οι ροές εργασιών σάς επιτρέπουν:

Αυτοματοποίηση εργασιών σε εφαρμογές όπως το Outlook, το SharePoint, το Teams και το Planner.
Ενεργοποιήστε ενέργειες σε ένα χρονοδιάγραμμα ή ως απόκριση σε συμβάντα.
Συλλέξτε και αποθηκεύστε δεδομένα εισόδου χρήστη με κάρτες προσαρμογής στο Teams.
Χρησιμοποιήστε τα δεδομένα του Microsoft 365 —όπως ημερολόγιο, εργασίες ή λίστες— χωρίς να συντάξετε κώδικα.
Ελέγξτε και διαχειριστείτε ροές εργασιών σε μια οπτική σχεδίαση.

Προαπαιτούμενα

Για να χρησιμοποιήσετε τον Παράγοντα ροών εργασιών, πρέπει να είστε μέρος του προγράμματος Frontier.
Προσθέστε τον παράγοντα ροών εργασιών (Frontier) στο Copilot σας από το Agent Store. Εάν έχετε μια άδεια χρήσης Microsoft 365 Copilot, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ροές εργασιών:
1. Εισέλθετε στο Microsoft 365 Copilot.
2. Στο αριστερό παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Συνομιλία > Όλοι οι παράγοντες.
3. Εύρεση και προσθήκη παράγοντα ροών εργασιών (Σύνορα). Θα πρέπει να δείτε τις ροές εργασιών στο αριστερό παράθυρο περιήγησης στην περιοχή Παράγοντες.
Για να χρησιμοποιήσετε ροές εργασιών, η πολιτική DLP πρέπει να περιλαμβάνει τις ενέργειες AI και dataverse (προτροπή AI). Οι ενέργειες AI είναι μια γραμμή σύνδεσης στην Power Platform. Το μήνυμα AI είναι μια δυνατότητα που πρέπει να ενεργοποιηθεί στο Κέντρο διαχείρισης της πλατφόρμας Power για το περιβάλλον. Πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τις ακόλουθες συνδέσεις για να εξασφαλίσετε την πλήρη λειτουργικότητα στον οργανισμό σας: SharePoint, Εγκρίσεις, Ομάδες, Planner και Outlook.Περισσότερες πληροφορίες: Πολιτικές δεδομένων

Σημείωση: Αυτή η δυνατότητα είναι διαθέσιμη μόνο στα Αγγλικά.

Δημιουργία ροής εργασιών

Περιγράψτε τι θέλετε να κάνει η ροή εργασιών σας.

Εισέλθετε στο Microsoft 365 Copilot.
Στο αριστερό παράθυρο περιήγησης, στην περιοχή Παράγοντες, επιλέξτε Παράγοντας ροών εργασιών (Σύνορα).
Πληκτρολογήστε την προτροπή σας στο πλαίσιο κειμένου. Για παράδειγμα:

Κάθε πρωί της εβδομάδας, ελέγχετε όλα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα προεπιλεγμένα εισερχόμενα από τις τελευταίες 24 ώρες και προσδιορίστε οτιδήποτε σημαντικό μπορεί να έχω χάσει. Εστιάστε σε μηνύματα με υψηλή προτεραιότητα, χρονικά ευαίσθητα ή που απαιτούν ενέργεια. Οργανώστε τα αποτελέσματα σε τρεις ενότητες: Χρειάζεται απάντηση, για τις πληροφορίες σας και άλλα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για κάθε μήνυμα, συμπεριλάβετε τον αποστολέα, το θέμα, μια σύντομη σύνοψη, τυχόν προθεσμίες ή προθεσμίες και τα επόμενα βήματα. Αποστολή στον εαυτό μου στο Teams

Ένα μήνυμα για ροές εργασιών

Μια ροή εργασιών κάνει τα εξής:

Ενεργοποιεί κάθε πρωί της εβδομάδας.
Ελέγχει τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τις τελευταίες 24 ώρες στα προεπιλεγμένα εισερχόμενά σας.
Προσδιορίζει μηνύματα υψηλής προτεραιότητας, χρονικά ευαίσθητα ή αξιοποιήσιμα.
Οργανώνει τα αποτελέσματα σε Ανάγκες απόκρισης, Για τις πληροφορίες σας και Άλλα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Περιλαμβάνει τον αποστολέα, το θέμα, τη σύνοψη, τις προθεσμίες και τα επόμενα βήματα για κάθε μήνυμα.

Στιγμιότυπο οθόνης ενός παράγοντα ροής εργασιών

Σύνδεση σε υπηρεσίες του Microsoft 365

Ο παράγοντας ροών εργασιών προσδιορίζει και συνδέεται με υπηρεσίες με βάση τα ονόματα που συμπεριλαμβάνετε στην προτροπή σας.

Στην προτροπή σας, αναφέρετε:

Τα εισερχόμενα ή το γραμματοκιβώτιό σας στο Outlook – καθορίστε τη θέση αναθεώρησης των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Η συνομιλία ή το κανάλι του Teams – υποδείξτε πού πρέπει να σταλεί η σύνοψη.
Ένα μήνυμα τεχνητής νοημοσύνης για το Dataverse – καθορίστε τον τρόπο σύνοψης και οργάνωσης των δεδομένων (για παράδειγμα: "Ομαδοποίηση σε απόκριση αναγκών, για τις πληροφορίες σας και άλλα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου").

Ο παράγοντας ροών εργασιών χρησιμοποιεί το λογαριασμό σας Microsoft 365 για να συνδεθεί σε αυτές τις υπηρεσίες. Εάν δεν μπορεί να βρει μια αντιστοιχία, μπορεί να σας ζητήσει να επιβεβαιώσετε ή να παράσχετε το κανάλι του Teams ή την τοποθεσία του SharePoint.

Έλεγχος και διαχείριση των ροών εργασιών σας

Μόλις δημιουργηθεί η ροή εργασιών σας, μπορείτε να την ελέγξετε, να την παρακολουθήσετε και να τη διαχειριστείτε απευθείας στην καρτέλα Χαμηλή εργασία ή Δραστηριότητα και στην αρχική σελίδα Ροές εργασίας.

Δοκιμή της ροής εργασιών σας

Αφού αποθηκεύσετε τη ροή εργασιών σας, θα σας ζητηθεί να ελέγξετε τη ροή εργασιών στη συνομιλία. Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε Δοκιμή στο επάνω μέρος της σελίδας Workf low.

Για να προσομοιώσετε το έναυσμα, επιλέξτε Δοκιμή.
Ελέγξτε το ιστορικό εκτέλεσης, τις εξόδους και τα σφάλματα.
Αν χρειαστεί, επαναλάβετε τον έλεγχο.

Παρακολούθηση της ροής εργασιών

Για να δείτε πώς λειτούργησε η ροή εργασιών σας, επιλέξτε τη σελίδα Δραστηριότητα .

Εμφανίζεται μια ανάλυση κάθε εναύσματος και ενέργειας. Κάθε βήμα δείχνει εάν πέτυχε ή απέτυχε.
Για λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το τι συνέβη, επιλέξτε μια συγκεκριμένη εκτέλεση.

Διαχείριση της ροής εργασιών σας

Στη λίστα ροής εργασιών, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

Προβάλετε όλες τις ροές εργασιών που δημιουργήσατε.
Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε τις ροές εργασιών χρησιμοποιώντας τα αποσιωπητικά (). Η απενεργοποίηση μιας ροής εργασιών διακόπτει προσωρινά την αυτοματοποίησή της.
Οριστική διαγραφή ροών εργασιών — η διαγραφή μιας ροής εργασιών την καταργεί πλήρως και δεν μπορεί να αναιρεθεί.

Υποστηριζόμενες συνδέσεις και ενέργειες

Οι ροές εργασιών υποστηρίζουν βασικές υπηρεσίες του Microsoft 365 που χρησιμοποιούνται συνήθως στην αυτοματοποίηση εργασιών. Στον παρακάτω πίνακα, θα δείτε τη λίστα των προϊόντων, των δυνατοτήτων ή των υπηρεσιών σε ολόκληρη τη Microsoft που υποστηρίζει οι ροές εργασιών μέσω εναυσμάτων και ενεργειών.

Τι είναι το έναυσμα;

Ένα έναυσμα είναι ένα συμβάν που ξεκινά μια ροή εργασιών. Για παράδειγμα, θέλετε να λαμβάνετε μια ειδοποίηση στο Microsoft Teams όταν κάποιος σας στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτή την περίπτωση, η λήψη ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το έναυσμα που ξεκινά αυτή τη ροή εργασιών.

Περισσότερες πληροφορίες: Εναύσματα σε ροές

Τι είναι οι ενέργειες;

Μια ενέργεια είναι αυτό που ρυθμίζετε τις παραμέτρους της ροής εργασιών ώστε να πραγματοποιείται με βάση το συμβάν που προκαλεί την έναρξη ενός εναύσματος. Μια ενέργεια μπορεί να είναι, για παράδειγμα, η αποστολή ενός αρχείου σε μια τοποθεσία του SharePoint.

Περισσότερες πληροφορίες: Ενέργειες σε ροές

Υπηρεσία	Υποστηριζόμενα εναύσματα/ενέργειες
Ενσωματωμένος	Επανάληψη Ενέργειες τεχνητής νοημοσύνης
Outlook	Εύρεση ώρας σύσκεψης Λήψη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Λήψη συμβάντων Δημιουργία συμβάντος Αποστολή email Email απάντησης Δημιουργία επαφής
Teams	Δημοσίευση κάρτας προσαρμογής σε συνομιλία ή κανάλι Δημοσίευση μηνύματος σε συνομιλία ή κανάλι Δημιουργία συνομιλίας
SharePoint	Προσθήκη στοιχείου Στοιχείο λίστας Διαγραφή στοιχείου
Planner	Λίστα των εργασιών μου
Εγκρίσεις	Δημιουργία έγκρισης Αναμονή για απάντηση
Χρήστες Office 365	Λήψη προφίλ Λήψη διευθυντή
Dataverse (AIB)	Μήνυμα AI

Για προηγμένες ροές εργασιών ή για σύνδεση με υπηρεσίες εκτός της Microsoft, χρησιμοποιήστε το Power Automate ή τη λίστα όλων των συνδέσεων που έχουν δημοσιευτεί από συνεργάτες εκτός της Microsoft | Microsoft Learn.

Ορατότητα ροής εργασιών και στοιχείο ελέγχου διαχειριστή

ρυθμίσεις Διαχείριση

Οι διαχειριστές ελέγχουν τη διαθεσιμότητα των ροών εργασιών χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις διαχείρισης εφαρμογών του Microsoft 365.

Για να διαχειριστείτε την πρόσβαση:

Εισέλθετε στο Κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.
Στο αριστερό παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε Copilot > Ρυθμίσεις > Παράγοντες.
Ορίστε την πρόσβαση σε Όλους τους χρήστες ή σε Συγκεκριμένους χρήστες/ομάδες, ανάλογα με τις ανάγκες.

Οι ροές εργασιών ακολουθούν τους ίδιους κανόνες διακυβέρνησης και συμμόρφωσης με άλλες εφαρμογές του Microsoft 365.

Μάθετε περισσότερα στο άρθρο Διαχείριση παραγόντων στο Microsoft 365 Copilot.

Διαχείριση Διαχείριση

Οι διαχειριστές μπορούν να προβάλουν και να διαχειριστούν αυτές τις ροές εργασιών στο κέντρο διαχείρισης του Power Platform, όπου διέπονται από τυπικές πρακτικές διαχείρισης κύκλου ζωής εφαρμογών (ALM).

Οι ροές εργασιών θα στεγαστούν στο προεπιλεγμένο περιβάλλον του μισθωτή, εκτός εάν ένας διαχειριστής ενεργοποιήσει τη δρομολόγηση περιβάλλοντος για Copilot Studio από το Κέντρο διαχείρισης του Power Platform. Σε αυτή την περίπτωση, οι ροές εργασιών θα στεγαστούν στο προσωπικό περιβάλλον προγραμματιστή (PDE) του κατασκευαστή.

Περιορισμοί

Ελέγχετε και ελέγχετε πάντα τις ροές εργασιών που δημιουργούνται με τεχνητή νοημοσύνη πριν τις χρησιμοποιήσετε στην παραγωγή.
Δεν μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση ροών εργασιών που έχουν δημιουργηθεί σε ροές εργασιών.
Οι ροές εργασιών υποστηρίζουν ένα περιορισμένο σύνολο συνδέσεων Microsoft 365. εκτός Microsoft και οι προσαρμοσμένες συνδέσεις δεν υποστηρίζονται.
Οι ροές εργασιών δεν μπορούν να διορθώσουν σφάλματα σε υπάρχουσες ροές εργασιών αυτόματα.
Δεδομένου ότι οι ροές εργασιών βασίζονται στην εισαγωγή φυσικής γλώσσας στη συνομιλία για να καθορίσουν θέσεις όπως τοποθεσίες του SharePoint ή κανάλια Teams, μπορεί περιστασιακά να προσδιορίζουν λάθος τοποθεσία ή κανάλι εάν τα ονόματα είναι διφορούμενα ή παρόμοια.
Οι ροές εργασιών είναι διαθέσιμες μόνο στα Αγγλικά.