Οδηγός για το περιβάλλον εργασίας χρήστη της Access

Η κορδέλα

Η κορδέλα είναι η κύρια αντικατάσταση για τα μενού και τις γραμμές εργαλείων. Κυρίως αποτελείται από στηλοθετες που έχουν ομάδες κουμπιών.

Η κορδέλα διαθέτει κύριες καρτέλες που ομαδοποιούν σχετικές εντολές που χρησιμοποιούνται συχνά, καρτέλες βάσει περιεχομένου που εμφανίζονται μόνο όταν μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε και τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, μια μικρή γραμμή εργαλείων που μπορείτε να προσαρμόσετε με τις αγαπημένες σας εντολές.

Στις καρτέλες της κορδέλας, ορισμένα από τα κουμπιά παρέχουν μια συλλογή επιλογών, ενώ άλλα εκκινούν μια εντολή.

Η προβολή Backstage

Η προβολή Backstage περιέχει εντολές και πληροφορίες που ισχύουν για μια ολόκληρη βάση δεδομένων, όπως η Συμπύκνωση και επιδιόρθωση, καθώς και εντολές που βρίσκονταν στο μενού Αρχείο σε παλαιότερες εκδόσεις, όπως η Εκτύπωση.

Το παράθυρο περιήγησης

Το παράθυρο περιήγησης σάς βοηθά να οργανώσετε τα αντικείμενα βάσης δεδομένων και είναι το κύριο μέσο για το άνοιγμα ή την αλλαγή της σχεδίασης ενός αντικειμένου βάσης δεδομένων.

Το παράθυρο περιήγησης είναι οργανωμένο κατά κατηγορίες και ομάδες. Μπορείτε να επιλέξετε από διάφορες εταιρικές επιλογές και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τον δικό σας προσαρμοσμένο συνδυασμό οργάνωσης στο παράθυρο περιήγησης. Από προεπιλογή, μια νέα βάση δεδομένων χρησιμοποιεί την κατηγορία Τύπος αντικειμένου, η οποία έχει ομάδες που αντιστοιχούν στα διάφορα είδη αντικειμένου βάσης δεδομένων. Η κατηγορία Τύπος αντικειμένου οργανώνει τα αντικείμενα βάσης δεδομένων με παρόμοιο τρόπο με την προεπιλεγμένη εμφάνιση του παραθύρου βάσης δεδομένων από προηγούμενες εκδόσεις.

Μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το παράθυρο περιήγησης, καθώς και να το αποκρύψετε, αλλά δεν μπορείτε να αποκρύψετε το παράθυρο περιήγησης ανοίγοντας αντικείμενα βάσης δεδομένων μπροστά του.

Δημιουργία νέας κενής βάσης δεδομένων

1. Ξεκινήστε την Access από το μενού "Έναρξη" ή από μια συντόμευση.

   Εμφανίζεται η προβολή Backstage.

2. Κάντε ένα από τα εξής:

   • Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων Web

     1. Στην περιοχή Διαθέσιμα πρότυπα, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων Web.

     2. Στα δεξιά, στην περιοχή Κενή βάση δεδομένων Web, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο βάσης δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου ή χρησιμοποιήστε αυτό που παρέχεται για εσάς.

     3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

        Η νέα βάση δεδομένων δημιουργείται και ανοίγει ένας νέος πίνακας σε προβολή φύλλου δεδομένων.

   • Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων υπολογιστή

     1. Στην περιοχή Διαθέσιμα πρότυπα, κάντε κλικ στην επιλογή Κενή βάση δεδομένων.

     2. Στα δεξιά, στην περιοχή Κενή βάση δεδομένων, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο βάσης δεδομένων στο πλαίσιο Όνομα αρχείου ή χρησιμοποιήστε αυτό που παρέχεται για εσάς.

     3. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

        Η νέα βάση δεδομένων δημιουργείται και ανοίγει ένας νέος πίνακας σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Η Access παρέχει διάφορα πρότυπα με το προϊόν και μπορείτε να κάνετε λήψη περισσότερων από Office.com. Ένα πρότυπο της Access είναι μια προσχεδιασμένη βάση δεδομένων με επαγγελματικά σχεδιασμένους πίνακες, φόρμες και αναφορές. Τα πρότυπα σάς δίνουν ένα μεγάλο ξεκίνημα κατά τη δημιουργία μιας νέας βάσης δεδομένων.

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων από δείγμα προτύπου

1. Ξεκινήστε την Access από το μενού "Έναρξη" ή από μια συντόμευση.

   Εμφανίζεται η προβολή Backstage.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Δείγματα προτύπων και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στα διαθέσιμα πρότυπα.

3. Όταν βρείτε το πρότυπο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, κάντε κλικ σε αυτό το πρότυπο.

4. Στα δεξιά, στο πλαίσιο Όνομα αρχείου, πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου ή χρησιμοποιήστε αυτό που παρέχεται για εσάς.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

   Η Access δημιουργεί τη νέα βάση δεδομένων από το πρότυπο και την ανοίγει.

Μπορείτε να κάνετε λήψη πρόσθετων προτύπων της Access από office.com απευθείας από την προβολή Backstage.

Δημιουργία νέας βάσης δεδομένων από πρότυπο Office.com

1. Ξεκινήστε την Access από το μενού "Έναρξη" ή από μια συντόμευση.

   Εμφανίζεται η προβολή Backstage.

2. Στην περιοχή Office.com παραθύρου Πρότυπα , κάντε κλικ σε μια κατηγορία και, στη συνέχεια, όταν εμφανιστούν τα πρότυπα σε αυτή την κατηγορία, κάντε κλικ σε ένα πρότυπο.

   Σημείωση: Μπορείτε επίσης να αναζητήσετε ένα πρότυπο χρησιμοποιώντας το πλαίσιο αναζήτησης που παρέχεται.

3. Στο πλαίσιο Όνομα αρχείου , πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου ή χρησιμοποιήστε αυτό που παρέχεται για εσάς.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Λήψη.

   Η Access κάνει αυτόματη λήψη του προτύπου, δημιουργεί μια νέα βάση δεδομένων που βασίζεται σε αυτό το πρότυπο, το αποθηκεύει στο φάκελο εγγράφων σας (για παράδειγμα, το φάκελο Τα έγγραφά μου) και ανοίγει τη βάση δεδομένων.

Όταν ανοίγετε (ή δημιουργείτε και ανοίγετε) μια βάση δεδομένων, η Access προσθέτει το όνομα αρχείου και τη θέση της βάσης δεδομένων σε μια εσωτερική λίστα των πιο πρόσφατα χρησιμοποιημένων εγγράφων. Αυτή η λίστα εμφανίζεται στην καρτέλα Πρόσφατα της προβολής Backstage, ώστε να μπορείτε εύκολα να ανοίξετε τις βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιήσατε πιο πρόσφατα.

Άνοιγμα βάσης δεδομένων που χρησιμοποιήθηκε πρόσφατα

1. Ξεκινήστε την Access.

2. Στην προβολή Backstage, κάντε κλικ στην επιλογή Πρόσφατα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στη βάση δεδομένων που θέλετε να ανοίξετε.

   Η Access ανοίγει τη βάση δεδομένων.

Άνοιγμα βάσης δεδομένων από την προβολή Backstage

1. Ξεκινήστε την Access.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα. Όταν εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα , αναζητήστε και επιλέξτε ένα αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα.

   Ανοίγει η βάση δεδομένων.

Αρχή της σελίδας

Επιλογή καρτέλας εντολής

1. Ξεκινήστε την Access.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα που θέλετε.

-ή-

1. Ξεκινήστε την Access.

2. Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο ALT.

   Εμφανίζονται οι συμβουλές πληκτρολογίου.

3. Πατήστε το πλήκτρο ή τα πλήκτρα που εμφανίζονται στη συμβουλή πληκτρολογίου ή πιο κοντά στην καρτέλα εντολών που θέλετε.

Μπορείτε να εκτελέσετε μια εντολή με διάφορους τρόπους. Η πιο γρήγορη και πιο άμεση διαδρομή είναι να χρησιμοποιήσετε τη συντόμευση πληκτρολογίου που σχετίζεται με την εντολή.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις συντομεύσεις πληκτρολογίου, ανατρέξτε στο θέμα Συντομεύσεις πληκτρολογίου για την Access.

Εκτέλεση εντολής

1. Ξεκινήστε την Access.

2. Κάντε κλικ στην κατάλληλη καρτέλα για την εντολή. Ο παρακάτω πίνακας εμφανίζει ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα των καρτελών και των εντολών που είναι διαθέσιμες σε κάθε καρτέλα. Οι καρτέλες και οι διαθέσιμες εντολές αλλάζουν ανάλογα με το τι κάνετε.

1. Κάντε κλικ στο στοιχείο ελέγχου που αντιπροσωπεύει την εντολή. Εναλλακτικά, εάν γνωρίζετε τη συντόμευση πληκτρολογίου για την εντολή μιας προηγούμενης έκδοσης της Access, πληκτρολογήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο.

   -ή-

   Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο ALT.

   Εμφανίζονται τα πλήκτρα πρόσβασης.

   Πατήστε το πλήκτρο ή τα πλήκτρα που εμφανίζονται στη συμβουλή πληκτρολογίου που σχετίζεται με την εντολή που θέλετε.

Καρτέλες εντολών βάσει περιεχομένου

Εκτός από τις τυπικές καρτέλες εντολών, η Access διαθέτει επίσης καρτέλες εντολών βάσει περιεχομένου. Ανάλογα με το περιβάλλον σας (δηλαδή, το αντικείμενο με το οποίο εργάζεστε και το τι κάνετε), ενδέχεται να εμφανίζεται μία ή περισσότερες καρτέλες εντολών βάσει περιεχομένου δίπλα στις τυπικές καρτέλες εντολών.

Ενεργοποίηση μιας καρτέλας εντολών βάσει περιεχομένου

• Κάντε κλικ στην καρτέλα εντολών με βάση τα συμφραζόμενα.

-ή-

1. Πατήστε και αφήστε το πλήκτρο ALT.

   Εμφανίζονται τα πλήκτρα πρόσβασης.

2. Πατήστε το πλήκτρο ή τα πλήκτρα που εμφανίζονται στο πλήκτρο πρόσβασης που εμφανίζεται επάνω ή πιο κοντά στην καρτέλα εντολών βάσει περιεχομένου.

Οι καρτέλες εντολών βάσει περιεχομένου περιέχουν εντολές και δυνατότητες που χρειάζεστε για να εργαστείτε σε συγκεκριμένο περιβάλλον. Για παράδειγμα, όταν ανοίγετε έναν πίνακα σε προβολή σχεδίασης, οι καρτέλες βάσει περιεχομένου περιέχουν εντολές που ισχύουν μόνο όταν εργάζεστε με έναν πίνακα σε αυτή την προβολή. Σε ένα άλλο παράδειγμα, όταν ανοίγετε έναν πίνακα σε προβολή σχεδίασης, εμφανίζεται μια καρτέλα εντολών με βάση τα συμφραζόμενα με το όνομα Σχεδίαση , δίπλα στην καρτέλα Εργαλεία για προχωρημένους . Όταν κάνετε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση , η κορδέλα εμφανίζει τις εντολές που είναι διαθέσιμες σε εσάς μόνο όταν το αντικείμενο βρίσκεται σε προβολή σχεδίασης.

Γκαλερί    

Η κορδέλα χρησιμοποιεί επίσης ένα είδος στοιχείου ελέγχου που ονομάζεται συλλογή. Το στοιχείο ελέγχου συλλογής έχει σχεδιαστεί για να εστιάζει την προσοχή σας στη λήψη των αποτελεσμάτων που θέλετε. Αντί να εμφανίζει απλώς εντολές, το στοιχείο ελέγχου συλλογής εμφανίζει το αποτέλεσμα της χρήσης αυτών των εντολών. Η ιδέα είναι να παρέχετε έναν οπτικό τρόπο για να περιηγείστε και να βλέπετε τι μπορεί να κάνει η Access 2010, με εστίαση στα αποτελέσματα, αντί να επικεντρώνεται αποκλειστικά στις εντολές.

Οι συλλογές διαθέτουν διαφορετικά σχήματα και μεγέθη. Υπάρχει μια διάταξη πλέγματος, μια αναπαράσταση που μοιάζει με μενού, καθώς και μια διάταξη στην κορδέλα που τοποθετεί το περιεχόμενο της ίδιας της συλλογής στην κορδέλα.

Απόκρυψη της κορδέλας

Ορισμένες φορές, ίσως χρειαστείτε λίγο περισσότερο χώρο για να αφιερώσετε στον χώρο εργασίας σας. Για το λόγο αυτό, η κορδέλα μπορεί να συμπτυσσθεί, ώστε να παραμένει μόνο η γραμμή με τις καρτέλες εντολών. Για να αποκρύψετε την κορδέλα, κάντε διπλό κλικ στην ενεργή καρτέλα εντολών. Για να την εμφανίσετε ξανά, κάντε διπλό κλικ στην ενεργή καρτέλα εντολών ξανά.

Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης (QAT)

Η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης είναι μια γραμμή εργαλείων δίπλα στην κορδέλα που επιτρέπει την πρόσβαση με ένα κλικ σε εντολές. Το προεπιλεγμένο σύνολο εντολών περιλαμβάνει τις εντολές Αποθήκευση, Αναίρεση και Επανάληψη και μπορείτε να προσαρμόσετε τη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης ώστε να περιλαμβάνει άλλες εντολές που χρησιμοποιείτε συχνά. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε τη θέση της γραμμής εργαλείων και να την αλλάξετε από το προεπιλεγμένο μικρό μέγεθος σε μεγάλο μέγεθος. Η μικρή γραμμή εργαλείων εμφανίζεται δίπλα στις καρτέλες εντολών στην κορδέλα. Όταν κάνετε εναλλαγή στο μεγάλο μέγεθος, η γραμμή εργαλείων εμφανίζεται κάτω από την κορδέλα και επεκτείνει το πλήρες πλάτος της.

Άνοιγμα ενός αντικειμένου βάσης δεδομένων, όπως πίνακα, φόρμας ή έκθεσης

• Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε διπλό κλικ στο αντικείμενο.

  -ή-

  Στο παράθυρο περιήγησης, επιλέξτε το αντικείμενο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο ENTER.

  -ή-

• Στο παράθυρο περιήγησης, κάντε δεξί κλικ σε ένα αντικείμενο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην εντολή Άνοιγμα.

Σημειώστε ότι μπορείτε να ορίσετε μια επιλογή για το άνοιγμα αντικειμένων με ένα μόνο κλικ στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές περιήγησης .

Το παράθυρο περιήγησης διαιρεί τα αντικείμενα της βάσης δεδομένων σε κατηγορίες και αυτές οι κατηγορίες περιέχουν ομάδες. Ορισμένες κατηγορίες είναι προκαθορισμένες για εσάς και μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τις δικές σας προσαρμοσμένες ομάδες.

Από προεπιλογή, το παράθυρο περιήγησης εμφανίζεται όταν ανοίγετε μια βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένων των βάσεων δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί σε παλαιότερες εκδόσεις της Access. Μπορείτε να αποτρέψετε την εμφάνιση του παραθύρου περιήγησης από προεπιλογή, ορίζοντας μια επιλογή προγράμματος. Το παρακάτω σύνολο βημάτων εξηγεί πώς μπορείτε να κάνετε κάθε ενέργεια.

Για να εμφανίσετε ή να αποκρύψετε το παράθυρο περιήγησης    

• Κάντε κλικ στο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία του παραθύρου περιήγησης () ή πατήστε το πλήκτρο F11.

Αποτροπή εμφάνισης του παραθύρου περιήγησης από προεπιλογή

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια στο στοιχείο Επιλογές.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access.

2. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

3. Στην περιοχή Περιήγηση, καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση παραθύρου περιήγησης και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το παράθυρο περιήγησης, ανατρέξτε στο άρθρο Προβολή και διαχείριση αντικειμένων με χρήση του παραθύρου περιήγησης.

Αρχή της σελίδας

Εμφάνιση ή απόκρυψη καρτελών εγγράφου

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια στο στοιχείο Επιλογές.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access.

2. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

3. Στην ενότητα Επιλογές εφαρμογής , στην περιοχή Επιλογές παραθύρου εγγράφου, επιλέξτε Έγγραφα με καρτέλες.

4. Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση καρτελών εγγράφου . Η κατάργηση της επιλογής του πλαισίου ελέγχου απενεργοποιεί τις καρτέλες εγγράφων.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

   Σημειώσεις: 

   • Η ρύθμιση Εμφάνιση καρτελών εγγράφου είναι μια ρύθμιση ανά βάση δεδομένων. Αυτό πρέπει να το ορίσετε ανεξάρτητα για κάθε βάση δεδομένων.

   • Αφού αλλάξετε τη ρύθμιση Εμφάνιση καρτελών εγγράφων , πρέπει να κλείσετε και να ανοίξετε ξανά τη βάση δεδομένων για να δείτε την αλλαγή να εφαρμόζεται.

   • Οι νέες βάσεις δεδομένων που δημιουργούνται με χρήση των καρτελών εγγράφων εμφάνισης της Access από προεπιλογή.

   • Οι βάσεις δεδομένων που έχουν δημιουργηθεί με χρήση προηγούμενης έκδοσης της Access χρησιμοποιούν επικαλυπτόμενα παράθυρα από προεπιλογή.

Αρχή της σελίδας

Εμφάνιση ή απόκρυψη της γραμμής κατάστασης

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο και στη συνέχεια στο στοιχείο Επιλογές.

   Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Επιλογές της Access.

2. Στο αριστερό τμήμα παραθύρου, κάντε κλικ στην επιλογή Τρέχουσα βάση δεδομένων.

3. Στην περιοχή Επιλογές εφαρμογής, επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου Εμφάνιση γραμμής κατάστασης . Η κατάργηση της επιλογής του πλαισίου ελέγχου απενεργοποιεί την εμφάνιση της γραμμής κατάστασης.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αρχή της σελίδας

Μορφοποίηση κειμένου με χρήση της μικρής γραμμής εργαλείων

1. Επιλέξτε το κείμενο που θα μορφοποιήσετε.

   Η μικρή γραμμή εργαλείων εμφανίζεται διάφανα επάνω από το κείμενο.

2. Εφαρμογή μορφοποίησης με χρήση της μικρής γραμμής εργαλείων.

Αρχή της σελίδας