Τι νέο υπάρχει στη Microsoft Access 2010

Κοινή χρήση βάσης δεδομένων στο Web

• Χρήση προτύπου    Πέντε πρότυπα συνοδεύονται από Access 2010: Επαφές, Περιουσιακά στοιχεία, Έργα, Εκδηλώσεις και Φιλανθρωπικές Συνεισφορές. Μπορείτε επίσης να τροποποιήσετε οποιοδήποτε πρότυπο, πριν ή μετά τη δημοσίευση.

• Ξεκίνημα από την αρχή    Όταν δημιουργείτε μια κενή νέα βάση δεδομένων, επιλέγετε μεταξύ μιας κανονικής βάσης δεδομένων και μιας βάσης δεδομένων Web. Αυτή η επιλογή επηρεάζει τις δυνατότητες σχεδίασης και τις εντολές που βλέπετε, ώστε να είναι εύκολο να βεβαιωθείτε ότι η εφαρμογή σας είναι συμβατή με το Web.

• Μετατροπή υπάρχουσας βάσης δεδομένων σε βάση δεδομένων Web    Μπορείτε να δημοσιεύσετε μια υπάρχουσα εφαρμογή στο Web. Δεν υποστηρίζονται όλες οι δυνατότητες βάσεων δεδομένων υπολογιστή στο Web, επομένως ίσως χρειαστεί να προσαρμόσετε ορισμένες δυνατότητες της εφαρμογής σας.

  Μπορείτε να εκτελέσετε τον νέο Έλεγχο συμβατότητας στο Web για να σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να διορθώσετε τυχόν προβλήματα συμβατότητας.

• Intranet ή Internet    Μπορείτε να δημοσιεύσετε στο δικό σας διακομιστή SharePoint ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια φιλοξενούμενη λύση του SharePoint.

  Σημείωση: Απαιτείται λογαριασμός χρήστη για τη χρήση μιας βάσης δεδομένων web. Δεν υποστηρίζεται η ανώνυμη πρόσβαση.

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις βάσεις δεδομένων Web, ανατρέξτε στο άρθρο Δημιουργία βάσης δεδομένων για κοινή χρήση στο Web.

Δημιουργία δόμησης μακροεντολών

Access 2010 προσφέρει μια νέα λειτουργία δόμησης μακροεντολών που διαθέτει IntelliSense και μια καθαρή, απλή διασύνδεση.

1. Επιλέξτε μια ενέργεια από τη λίστα...

2. ... ή κάντε διπλό κλικ σε μια ενέργεια στον Κατάλογο ενεργειών για να την προσθέσετε στη μακροεντολή σας.

3. Η καρτέλα Σχεδίαση εμφανίζεται όταν εργάζεστε σε μια μακροεντολή.

Όταν προσθέτετε μια ενέργεια, εμφανίζονται περισσότερες επιλογές στη λειτουργία δόμησης μακροεντολών. Για παράδειγμα, όταν προσθέτετε μια ενέργεια "If", βλέπετε:

Παρακολουθήστε το παρακάτω βίντεο για να δείτε πώς λειτουργεί η νέα λειτουργία δόμησης μακροεντολών.

Εκτός από τις παραδοσιακές μακροεντολές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη νέα λειτουργία δόμησης μακροεντολών για να δημιουργήσετε μακροεντολές δεδομένων, μια νέα δυνατότητα.

Μακροεντολές δεδομένων: Αλλαγή δεδομένων με βάση συμβάντα

Οι μακροεντολές δεδομένων βοηθούν στην υποστήριξη συγκεντρωτικών αποτελεσμάτων σε βάσεις δεδομένων Web και παρέχουν επίσης έναν τρόπο για την εφαρμογή "εναυσμάτων" σε οποιαδήποτε βάση δεδομένων Access 2010.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα πεδίο "Ποσοστό καταχώρησης" και ένα πεδίο "Κατάσταση". Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή δεδομένων για να ορίσετε την τιμή "Ποσοστό καταχώρησης" σε 100 όταν ορίσετε την κατάσταση σε "Ολοκληρώθηκε" και την τιμή 0 όταν ορίζετε την κατάσταση σε "Δεν ξεκίνησε".

Μπορείτε να δείτε τις μακροεντολές δεδομένων στην πράξη στο παρακάτω βίντεο.

Βελτιωμένη δόμηση παραστάσεων

Η Δόμηση παραστάσεων διαθέτει τώρα το IntelliSense, ώστε να μπορείτε να βλέπετε τις επιλογές σας καθώς πληκτρολογείτε. Εμφανίζει επίσης βοήθεια για την τρέχουσα επιλεγμένη τιμή παράστασης στο παράθυρο της Δόμησης παραστάσεων. Για παράδειγμα, εάν επιλέξετε τη συνάρτηση Trim, η Δόμηση παραστάσεων εμφανίζει:

Trim(συμβολοσειρά) Επιστρέφει μια Μεταβλητή συμβολοσειράς τύπου που περιέχει ένα αντίγραφο μιας καθορισμένης συμβολοσειράς χωρίς αρχικά και τελικά κενά διαστήματα.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Χρήση της Δόμησης παραστάσεων.

Πεδία υπολογισμού

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο που εμφανίζει τα αποτελέσματα ενός υπολογισμού. Ο υπολογισμός πρέπει να αναφέρεται σε άλλα πεδία στον ίδιο πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση παραστάσεων για να δημιουργήσετε τον υπολογισμό.

Νέα πρότυπα βάσης δεδομένων

Access 2010 περιλαμβάνει μια οικογένεια επαγγελματικά σχεδιασμένων προτύπων βάσης δεδομένων για την παρακολούθηση επαφών, εργασιών, εκδηλώσεων, σπουδαστών και πόρων, μεταξύ άλλων τύπων δεδομένων. Μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε αμέσως ή να τις βελτιώσετε και να τις περιορίσετε για να παρακολουθείτε τις πληροφορίες ακριβώς με τον τρόπο που θέλετε.

Κάθε πρότυπο είναι μια ολοκληρωμένη εφαρμογή παρακολούθησης που περιέχει προκαθορισμένους πίνακες, φόρμες, αναφορές, ερωτήματα, μακροεντολές και σχέσεις. Τα πρότυπα έχουν σχεδιαστεί ώστε να είναι άμεσα χρήσιμα, ώστε να μπορείτε να ξεκινήσετε γρήγορα. Εάν η σχεδίαση του προτύπου ανταποκρίνεται στις ανάγκες σας, είστε έτοιμοι να προχωρήσετε. Διαφορετικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πρότυπο για να ξεκινήσετε γρήγορα τη δημιουργία της βάσης δεδομένων που ανταποκρίνεται στις συγκεκριμένες ανάγκες σας.

Εκτός από τα πρότυπα που περιλαμβάνονται στο Access 2010, μπορείτε να συνδεθείτε σε Office.com και να κάνετε λήψη περισσότερων προτύπων.

Τμήματα εφαρμογών για την προσθήκη λειτουργικότητας σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων

Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε λειτουργικότητα σε μια υπάρχουσα βάση δεδομένων χρησιμοποιώντας ένα τμήμα εφαρμογής. Νέο στην Access 2010, ένα τμήμα εφαρμογής είναι ένα πρότυπο που αποτελεί μέρος μιας βάσης δεδομένων — για παράδειγμα, έναν προ-μορφοποιημένο πίνακα ή έναν πίνακα με μια συσχετισμένη φόρμα και έκθεση. Για παράδειγμα, προσθέστε ένα τμήμα της εφαρμογής Εργασίες στη βάση δεδομένων σας και θα λάβετε έναν πίνακα "Εργασίες", μια φόρμα "Εργασίες" και την επιλογή συσχέτισης του πίνακα "Εργασίες" με έναν άλλο πίνακα στη βάση δεδομένων σας.

Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο άρθρο Αποθήκευση και επαναχρησιμοποίηση στοιχείων σχεδίασης βάσης δεδομένων.

Βελτιωμένη προβολή φύλλου δεδομένων

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα και να αρχίσετε να τον χρησιμοποιείτε χωρίς να ορίσετε πεδία εκ των προτέρων. Απλώς κάντε κλικ στην επιλογή Πίνακας στην καρτέλα Δημιουργία και αρχίστε να εισάγετε δεδομένα στο νέο φύλλο δεδομένων που εμφανίζεται. Access 2010 καθορίζει αυτόματα τον καλύτερο τύπο δεδομένων για κάθε πεδίο, ώστε να είστε σε λειτουργία σε ελάχιστο χρόνο. Η στήλη Κάντε κλικ για προσθήκη δείχνει πού ακριβώς θα προσθέσετε ένα νέο πεδίο και, εάν θέλετε να αλλάξετε τον τύπο δεδομένων ή τη μορφή εμφάνισης ενός νέου ή υπάρχοντος πεδίου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις εντολές στην κορδέλα, στην καρτέλα Πεδία . Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε δεδομένα από πίνακες του Microsoft Excel σε ένα νέο φύλλο δεδομένων — Access 2010 δημιουργεί όλα τα πεδία και αναγνωρίζει τους τύπους δεδομένων αυτόματα.

Παράθυρο "Λίστα πεδίων"

Το τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων σάς επιτρέπει να προσθέσετε πεδία από άλλους πίνακες. Μπορείτε να σύρετε πεδία από τον πίνακα στην προέλευση εγγραφών, από σχετιζόμενους πίνακες ή από μη σχετιζόμενους πίνακες στη βάση δεδομένων. Εάν απαιτείται σχέση μεταξύ πινάκων, δημιουργείται αυτόματα ή σας ζητείται μέσω της διαδικασίας.

Η προβολή διάταξης βοηθά στην επιτάχυνση της σχεδίασης φορμών και αναφορών

Χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης για να κάνετε αλλαγές σχεδίασης κατά την προβολή δεδομένων σε μια φόρμα ή έκθεση.

Η προβολή διάταξης διαθέτει διάφορες βελτιώσεις και είναι απαραίτητη εάν σχεδιάζετε μια φόρμα ή αναφορά για το Web.

Η κορδέλα

Η κορδέλα είναι μια συλλογή καρτελών που περιέχουν ομάδες εντολών που είναι οργανωμένες κατά δυνατότητες και λειτουργίες. Η κορδέλα αντικαθιστά τα επίπεδα των μενού και των γραμμών εργαλείων που βρίσκονταν σε παλαιότερες εκδόσεις της Access. Η παρακάτω εικόνα δείχνει την κορδέλα με επιλεγμένη την Κεντρική καρτέλα.

Στις βασικές δυνατότητες της κορδέλας περιλαμβάνονται οι εξής:

• Καρτέλες εντολών — Καρτέλες που εμφανίζουν εντολές που χρησιμοποιούνται συχνά μαζί, ώστε να μπορείτε να βρείτε τις εντολές που χρειάζεστε όταν τις χρειάζεστε.

• Καρτέλες εντολών βάσει περιεχομένου — Μια καρτέλα εντολών που εμφανίζεται ανάλογα με το περιβάλλον σας — δηλαδή το αντικείμενο στο οποίο εργάζεστε ή την εργασία που εκτελείτε. Μια καρτέλα εντολών με βάση τα συμφραζόμενα περιέχει τις εντολές που είναι πιθανότερο να εφαρμοστούν σε αυτό που κάνετε.

• Συλλογές — Νέα στοιχεία ελέγχου που εμφανίζουν μια προεπισκόπηση ενός στυλ ή μιας επιλογής, ώστε να μπορείτε να δείτε τα αποτελέσματα πριν να δεσμευτείτε σε μια επιλογή.

Προβολή Backstage

Νέα δυνατότητα στο Access 2010, η προβολή Backstage περιέχει εντολές που εφαρμόζετε σε μια ολόκληρη βάση δεδομένων, όπως η συμπύκνωση και η επιδιόρθωση ή το άνοιγμα μιας νέας βάσης δεδομένων. Οι εντολές τακτοποιούνται σε καρτέλες στην αριστερή πλευρά της οθόνης και κάθε καρτέλα περιέχει μια ομάδα σχετικών εντολών ή συνδέσεων. Για παράδειγμα, εάν κάνετε κλικ στην επιλογή Δημιουργία, βλέπετε το σύνολο των κουμπιών που σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων από την αρχή ή επιλέγοντας από μια βιβλιοθήκη προτύπων βάσης δεδομένων επαγγελματικής σχεδίασης.

Πολλές από τις εντολές που βρίσκετε στην προβολή Backstage ήταν διαθέσιμες στο μενού Αρχείο σε παλαιότερες εκδόσεις της Access, εκτός από τις βάσεις δεδομένων που ανοίξατε πρόσφατα και (εάν είστε συνδεδεμένοι στο Internet) συνδέσεις σε office.com άρθρα.

Για να μεταβείτε στην προβολή Backstage, κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο .

Παράθυρο περιήγησης

Το παράθυρο περιήγησης παραθέτει και παρέχει εύκολη πρόσβαση σε όλα τα αντικείμενα της τρέχουσας ανοιχτής βάσης δεδομένων.

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο περιήγησης για να οργανώσετε τα αντικείμενα κατά τύπο αντικειμένου, ημερομηνία δημιουργίας, ημερομηνία τροποποίησης, σχετικό πίνακα (με βάση εξαρτήσεις αντικειμένων) ή σε προσαρμοσμένες ομάδες που δημιουργείτε. Χρειάζεστε περισσότερο χώρο για να εργαστείτε στη σχεδίαση της φόρμας σας; Μπορείτε εύκολα να συμπτύξετε το παράθυρο περιήγησης, ώστε να καταλαμβάνει λίγο χώρο, αλλά να παραμείνει διαθέσιμος.

Αντικείμενα με καρτέλες

Από προεπιλογή, οι πίνακες, τα ερωτήματα, οι φόρμες, οι αναφορές και οι μακροεντολές εμφανίζονται ως αντικείμενα σε καρτέλες στο παράθυρο της Access.

Μπορείτε να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση ανά βάση δεδομένων και να χρησιμοποιήσετε παράθυρα αντικειμένων αντί για καρτέλες.

Κάνοντας κλικ στις καρτέλες αντικειμένων, μπορείτε εύκολα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ διαφόρων αντικειμένων.

Παράθυρο Βοήθειας

τοAccess 2010 προσφέρει περιεχόμενο στη Βοήθεια της Access και αναφορά προγραμματιστών της Access στο ίδιο παράθυρο Βοήθειας. Τα δύο συστήματα περιέχουν διαφορετικούς τύπους περιεχομένου βοήθειας. Το Πρόγραμμα προβολής Βοήθειας σάς επιτρέπει να επιλέξετε ποιο περιεχόμενο θα εμφανίζεται. Μπορείτε να αλλάξετε το εύρος της αναζήτησής σας μόνο στο περιεχόμενο αναφοράς προγραμματιστών της Access, για παράδειγμα. Ανεξάρτητα από τις ρυθμίσεις που κάνετε στο παράθυρο βοήθειας, όλο το περιεχόμενο της Βοήθειας της Access και της Αναφοράς προγραμματιστών της Access είναι πάντα διαθέσιμο online, στο Office.com ή στο MSDN.

Δημιουργία καρτέλας

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Δημιουργία για να δημιουργήσετε γρήγορα νέες φόρμες, αναφορές, πίνακες, ερωτήματα και άλλα αντικείμενα βάσης δεδομένων. Εάν επιλέξετε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα στο παράθυρο περιήγησης, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα φόρμα ή έκθεση που βασίζεται σε αυτό το αντικείμενο με ένα κλικ, χρησιμοποιώντας την εντολή Φόρμα ή Αναφορά .

Οι νέες φόρμες και αναφορές που δημιουργούνται από αυτήν τη διαδικασία με ένα κλικ χρησιμοποιούν μια ενημερωμένη σχεδίαση για να τις κάνουν πιο ελκυστικές οπτικά και άμεσα χρήσιμες. Οι φόρμες και οι αναφορές που δημιουργούνται αυτόματα έχουν επαγγελματική εμφάνιση με κεφαλίδες που περιλαμβάνουν ένα λογότυπο και έναν τίτλο. Επιπλέον, μια αναφορά που δημιουργείται αυτόματα περιλαμβάνει επίσης την ημερομηνία και την ώρα, καθώς και ενημερωτικά υποσέλιδα και σύνολα.

Προβολή έκθεσης και προβολή διάταξης

Αυτές οι προβολές, βελτιωμένες σε Access 2010, σας επιτρέπουν να εργάζεστε με αλληλεπιδραστικές φόρμες και αναφορές. Χρησιμοποιώντας την προβολή έκθεσης, μπορείτε να περιηγηθείτε σε μια ακριβή απόδοση της έκθεσής σας χωρίς να χρειάζεται να την εκτυπώσετε ή να την εμφανίσετε στην Προεπισκόπηση εκτύπωσης. Για να εστιάσετε σε συγκεκριμένες εγγραφές, χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα φίλτρου ή χρησιμοποιήστε μια λειτουργία Εύρεσης για να αναζητήσετε κείμενο που ταιριάζει. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αντιγραφή για να αντιγράψετε κείμενο στο Πρόχειρο ή να κάνετε κλικ στις ενεργές υπερ-συνδέσεις που εμφανίζονται στην αναφορά σας για να ακολουθήσετε μια σύνδεση στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

Η προβολή διάταξης σάς επιτρέπει να κάνετε αλλαγές σχεδίασης κατά την περιήγηση στα δεδομένα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή διάταξης για να κάνετε πολλές κοινές αλλαγές σχεδίασης κατά την προβολή δεδομένων σε μια φόρμα ή έκθεση. Για παράδειγμα, προσθέστε ένα πεδίο σύροντας ένα όνομα πεδίου από το νέο τμήμα παραθύρου Λίστα πεδίων ή αλλάξτε τις ιδιότητες χρησιμοποιώντας το φύλλο ιδιοτήτων.

Η προβολή διάταξης τώρα προσφέρει βελτιωμένες διατάξεις σχεδίασης — ομάδες στοιχείων ελέγχου που μπορείτε να προσαρμόσετε ως μία, ώστε να μπορείτε εύκολα να αναδιατάξετε πεδία, στήλες, γραμμές ή ολόκληρες διατάξεις. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε ένα πεδίο ή να προσθέσετε μορφοποίηση εύκολα σε προβολή διάταξης.

Βελτιωμένη δημιουργία ομαδοποίησης και ταξινόμησης σε αναφορές

Η Access διαθέτει έναν νέο τρόπο για την ομαδοποίηση και ταξινόμηση δεδομένων σε αναφορές και την προσθήκη συνόλων. Η περιήγηση και κατανόηση του περιβάλλοντος εργασίας είναι εύκολη και όταν χρησιμοποιείται με τη νέα προβολή διάταξης, μπορείτε να δείτε αμέσως το αποτέλεσμα των αλλαγών σας.

Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να δείτε τις συνολικές πωλήσεις ανά περιοχή σε μια αναφορά. Χρησιμοποιήστε την προβολή διάταξης και το παράθυρο Ομαδοποίηση, ταξινόμηση και σύνολο για να προσθέσετε ένα επίπεδο ομάδας και να ζητήσετε ένα σύνολο, καθώς και να δείτε τις αλλαγές ζωντανά, στην έκθεσή σας. Η γραμμή Σύνολο διευκολύνει την προσθήκη αθροίσματος, μέσου όρου, πλήθους, μέγιστου ή ελάχιστου στις κεφαλίδες ή τα υποσέλιδα της έκθεσης. Τα απλά σύνολα δεν απαιτούν πλέον τη μη αυτόματη δημιουργία ενός πεδίου υπολογισμού. Τώρα απλώς σημαδέψτε και κάντε κλικ.

Βελτιωμένες διατάξεις ελέγχου που σας βοηθούν να δημιουργείτε προσεγμένες φόρμες και αναφορές

Forms και οι αναφορές συχνά περιέχουν πληροφορίες σε μορφή πίνακα, όπως μια στήλη που περιέχει ονόματα πελατών ή μια γραμμή που περιέχει όλα τα πεδία για έναν πελάτη. Μπορείτε να ομαδοποιήσετε αυτά τα στοιχεία ελέγχου σε μια διάταξη που μπορεί εύκολα να χειριστείτε ως μία μονάδα, συμπεριλαμβανομένης της ετικέτας.

Επειδή μπορείτε να επιλέξετε στοιχεία ελέγχου από διαφορετικές ενότητες, όπως η ετικέτα στην κεφαλίδα ή το υποσέλιδο της ενότητας, υπάρχει σημαντική ευελιξία. Μπορείτε εύκολα να κάνετε τα εξής:

• Μετακίνηση ή αλλαγή μεγέθους μιας διάταξης. Για παράδειγμα, μετακίνηση μιας στήλης προς τα αριστερά ή προς τα δεξιά.

• Μορφοποίηση διάταξης. Για παράδειγμα, ορίστε μια στήλη ονόματος πελάτη με έντονη γραφή, ώστε να ξεχωρίζει.

• Προσθέστε μια στήλη (πεδίο) σε μια διάταξη.

• Διαγραφή στήλης (πεδίου) από μια διάταξη.

• Συγχώνευση ή διαίρεση κελιών

Οι διατάξεις αποθηκεύονται μαζί με τη σχεδίαση, ώστε να παραμένουν διαθέσιμες. Το παρακάτω βίντεο δείχνει πώς λειτουργούν οι διατάξεις σε φόρμες και αναφορές.

Διαίρεση φορμών για γρήγορη περιήγηση σε δεδομένα

Χρησιμοποιήστε μια διαιρεμένη φόρμα για να δημιουργήσετε μια φόρμα που συνδυάζει μια προβολή φύλλου δεδομένων και μια προβολή φόρμας. Μπορείτε να ορίσετε μια ιδιότητα ώστε η Access να τοποθετεί το φύλλο δεδομένων επάνω, κάτω, αριστερά ή δεξιά.

Ενσωματωμένες μακροεντολές σε φόρμες και αναφορές

Χρησιμοποιήστε ενσωματωμένες μακροεντολές για να αποφύγετε τη σύνταξη κώδικα. Μια ενσωματωμένη μακροεντολή αποθηκεύεται σε μια ιδιότητα και είναι μέρος του αντικειμένου στο οποίο ανήκει. Μπορείτε να αλλάξετε τη σχεδίαση μιας ενσωματωμένης μακροεντολής χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε για άλλα στοιχεία ελέγχου που μπορεί να χρησιμοποιούν τη μακροεντολή — κάθε ενσωματωμένη μακροεντολή είναι ανεξάρτητη. Οι ενσωματωμένες μακροεντολές θεωρούνται αξιόπιστες, επειδή εμποδίζονται αυτόματα να εκτελέσουν ενδεχομένως μη ασφαλείς λειτουργίες.

Πεδία υπολογισμού

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο που εμφανίζει μια τιμή που υπολογίζεται από άλλα δεδομένα στον ίδιο πίνακα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη Δόμηση παραστάσεων για να δημιουργήσετε τον υπολογισμό, ώστε να επωφεληθείτε από το IntelliSense και να έχετε εύκολη πρόσβαση στη Βοήθεια για τιμές παραστάσεων.

Δεδομένα από άλλους πίνακες δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως προέλευση για τα υπολογιζόμενα δεδομένα. Κάποιες παραστάσεις δεν υποστηρίζονται από τα υπολογιζόμενα πεδία.

Πεδία πολλών τιμών

Ένα πεδίο πολλών τιμών μπορεί να αποθηκεύσει περισσότερες από μία τιμές ανά εγγραφή. Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να αναθέσετε μια εργασία σε έναν από τους υπαλλήλους ή τους εργολάβους σας, αλλά θέλετε να την αναθέσετε σε περισσότερα από ένα άτομα. Στα περισσότερα συστήματα διαχείρισης βάσεων δεδομένων και σε εκδόσεις της Access παλαιότερες από Office Access 2007, έπρεπε να δημιουργήσετε μια σχέση πολλά-προς-πολλά για να το κάνετε αυτό σωστά.

Τα πεδία πολλών τιμών είναι ιδιαίτερα κατάλληλα όταν εργάζεστε με μια λίστα του SharePoint που περιέχει έναν από τους τύπους πεδίων πολλών τιμών που χρησιμοποιούνται στο Windows SharePoint Services. Access 2010 είναι συμβατό με αυτούς τους τύπους δεδομένων.

Πεδία συνημμένου για αρχεία

Ο τύπος δεδομένων "Συνημμένο" σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε εύκολα όλα τα είδη εγγράφων και δυαδικών αρχείων στη βάση δεδομένων σας χωρίς περιττή αύξηση του μεγέθους της βάσης δεδομένων. Η Access συμπιέζει αυτόματα τα συνημμένα, όταν είναι δυνατό, για να ελαχιστοποιήσει τη χρήση χώρου. Θέλετε να επισυνάψετε ένα έγγραφο Word σε μια εγγραφή ή να αποθηκεύσετε μια σειρά ψηφιακών εικόνων στη βάση δεδομένων σας; Η χρήση συνημμένων κάνει αυτές τις εργασίες πολύ πιο εύκολες. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε πολλά συνημμένα σε μία εγγραφή.

Τα πεδία υπομνήματος αποθηκεύουν πλέον εμπλουτισμένο κείμενο και ιστορικό αναθεώρησης υποστήριξης

Τα πεδία υπομνήματος εμπλουτισμένου κειμένου σημαίνουν ότι δεν περιοριζεστε πλέον σε απλό κείμενο στις εγγραφές σας. Μπορείτε να μορφοποιήσετε κείμενο με επιλογές (όπως έντονη γραφή, πλάγια γραφή, εκτός από διαφορετικές γραμματοσειρές και χρώματα και άλλες κοινές επιλογές μορφοποίησης) και να αποθηκεύσετε το κείμενο στη βάση δεδομένων σας. Το εμπλουτισμένο κείμενο αποθηκεύεται σε ένα πεδίο "Υπόμνημα" σε μορφή που βασίζεται σε HTML, η οποία είναι συμβατή με τον τύπο δεδομένων εμπλουτισμένου κειμένου στο Windows SharePoint Services. Ορίζετε τη νέα ιδιότητα TextFormat είτε σε Εμπλουτισμένο κείμενο είτε σε Απλό κείμενο και, στη συνέχεια, οι πληροφορίες μορφοποιούνται σωστά σε στοιχεία ελέγχου πλαισίου κειμένου και σε προβολή φύλλου δεδομένων.

Τα πεδία υπομνήματος είναι χρήσιμα για την αποθήκευση μεγάλου όγκου πληροφοριών. Μπορείτε να ρυθμίσετε τις παραμέτρους της ιδιότητας Μόνο προσάρτηση για να διατηρήσετε ένα ιστορικό όλων των αλλαγών σε ένα πεδίο υπομνήματος. Έπειτα, μπορείτε να προβάλετε το ιστορικό αυτών των αλλαγών. Αυτή η δυνατότητα υποστηρίζει επίσης τη δυνατότητα παρακολούθησης στο Windows SharePoint Services, ώστε να μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Access για να προβάλετε το ιστορικό περιεχομένου της λίστας του SharePoint.

Ημερολόγιο για την επιλογή ημερομηνιών

Τα πεδία και τα στοιχεία ελέγχου που χρησιμοποιούν τον τύπο δεδομένων "Ημερομηνία/Ώρα" λαμβάνουν αυτόματα υποστήριξη για ένα ενσωματωμένο αλληλεπιδραστικό ημερολόγιο. Το κουμπί ημερολογίου εμφανίζεται αυτόματα στα δεξιά της ημερομηνίας. Θέλετε να μάθετε την ημερομηνία για την ερχόμενη Παρασκευή; Κάντε κλικ στο κουμπί και το ημερολόγιο εμφανίζεται αυτόματα για να σας επιτρέψει να βρείτε και να επιλέξετε την ημερομηνία. Μπορείτε να επιλέξετε να απενεργοποιήσετε το ημερολόγιο για ένα πεδίο ή ένα στοιχείο ελέγχου χρησιμοποιώντας μια ιδιότητα.

Βελτιωμένα εργαλεία ταξινόμησης και φιλτραρίσματος

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να βρείτε γρήγορα μια αντίστοιχη τιμή ή να ταξινομήσετε μια στήλη δεδομένων. Η δυνατότητα Αυτόματου Φίλτρου αυξάνει ήδη ισχυρές δυνατότητες φιλτραρίσματος, έτσι ώστε να μπορείτε να εστιάζετε γρήγορα στα δεδομένα που χρειάζεστε. Μπορείτε εύκολα να επιλέξετε από τις μοναδικές τιμές σε μια στήλη, κάτι που είναι χρήσιμο για περιπτώσεις όπου δεν μπορείτε να θυμηθείτε το όνομα που χρειάζεστε ή μπορείτε να ταξινομήσετε τις τιμές χρησιμοποιώντας τις επιλογές του μενού περιβάλλοντος σε απλή γλώσσα, όπως ταξινόμηση από το παλαιότερο προς το νεότερο ή ταξινόμηση από το μικρότερο προς το μεγαλύτερο.

Οι πιο συνηθισμένες επιλογές φίλτρου είναι εύκολα ορατές στις εντολές μενού ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε γρήγορα φίλτρα για να περιορίσετε τις πληροφορίες με βάση τα δεδομένα που εισάγετε. Οι επιλογές γρήγορου φίλτρου αλλάζουν αυτόματα με βάση τον τύπο δεδομένων, ώστε να βλέπετε λογικές επιλογές για κείμενο, ημερομηνία και αριθμητικές πληροφορίες.

Σύνολα και εναλλασσόμενα χρώματα φόντου σε φύλλα δεδομένων

Η προβολή φύλλου δεδομένων παρέχει μια γραμμή Σύνολο, στην οποία μπορείτε να εμφανίσετε ένα άθροισμα, πλήθος, μέσο όρο, μέγιστο, ελάχιστο, τυπική απόκλιση ή διακύμανση. Αφού προσθέσετε τη γραμμή Σύνολο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στο βέλος στο κελί της στήλης και επιλέξτε τον υπολογισμό που θέλετε.

Τα φύλλα δεδομένων, οι αναφορές και οι συνεχείς φόρμες υποστηρίζουν εναλλασσόμενο χρώμα φόντου για τις γραμμές, το οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε ανεξάρτητα από το προεπιλεγμένο χρώμα φόντου. Η σκίαση κάθε δεύτερης γραμμής είναι εύκολη και μπορείτε να επιλέξετε οποιοδήποτε χρώμα.

Μορφοποίηση υπό όρους

Access 2010 προσθέτει νέες δυνατότητες μορφοποίησης υπό όρους, επιτρέποντάς σας να επιτύχετε ορισμένα από τα ίδια στυλ μορφοποίησης όπως είναι διαθέσιμα στο Excel. Για παράδειγμα, μπορείτε πλέον να προσθέσετε ράβδους δεδομένων για να κάνετε μια στήλη αριθμών πιο ευανάγνωστη, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα:

Συλλογή δεδομένων με τη χρήση φορμών του InfoPath και του Outlook

Η δυνατότητα "Συλλογή δεδομένων" σάς βοηθά να συλλέγετε σχόλια χρησιμοποιώντας το Outlook και, προαιρετικά, το InfoPath. Μπορείτε να δημιουργήσετε αυτόματα μια φόρμα InfoPath ή μια φόρμα HTML και να την ενσωματώσετε στο σώμα ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στη συνέχεια, μπορείτε να στείλετε τη φόρμα στους παραλήπτες που έχουν επιλεγεί από τις επαφές του Outlook ή στα ονόματα των παραληπτών που είναι αποθηκευμένοι σε ένα πεδίο στη βάση δεδομένων της Access.

Επιλέγετε εάν θέλετε να συλλέξετε νέες πληροφορίες ή να ενημερώσετε υπάρχουσες πληροφορίες. Στη συνέχεια, οι παραλήπτες συμπληρώνουν τη φόρμα και την επιστρέφουν. Το Outlook αναγνωρίζει τις εισερχόμενες φόρμες και αποθηκεύει αυτόματα τα δεδομένα στη βάση δεδομένων της Access, χωρίς να απαιτείται επανάληψη της εισαγωγής.

Εξαγωγή σε PDF και XPS

Στο Access 2010, μπορείτε να εξαγάγετε δεδομένα σε μορφή αρχείου PDF (Portable Document Format) ή XPS (Προδιαγραφή χαρτιού XML) για εκτύπωση, δημοσίευση και διανομή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπό την προϋπόθεση ότι εγκαθιστάτε πρώτα το πρόσθετο Δημοσίευση ως PDF ή XPS. Η εξαγωγή μιας φόρμας, μιας αναφοράς ή ενός φύλλου δεδομένων σε ένα αρχείο .pdf ή .xps σάς επιτρέπει να καταγράφετε πληροφορίες σε μια φόρμα εύκολης διανομής που διατηρεί όλα τα χαρακτηριστικά μορφοποίησης, αλλά δεν απαιτεί από άλλους χρήστες να εγκαταστήσουν την Access στους υπολογιστές τους για να εκτυπώσουν ή να εξετάσουν τα αποτελέσματά σας.

• Portable Document Format    Το PDF είναι μια ηλεκτρονική μορφή αρχείου σταθερής διάταξης που διατηρεί τη μορφοποίηση του εγγράφου και βοηθά στην κοινή χρήση αρχείων. Η μορφή PDF εξασφαλίζει ότι όταν το αρχείο προβάλλεται ηλεκτρονικά ή εκτυπώνεται, διατηρεί ακριβώς τη μορφή που θέλετε και τα δεδομένα στο αρχείο δεν μπορούν να αντιγραφούν ή να αλλάξουν εύκολα. Η μορφή PDF είναι επίσης χρήσιμη για έγγραφα που θα αναπαραχθούν με τη χρήση εμπορικών μεθόδων εκτύπωσης.

• Προδιαγραφή χαρτιού XML    Η μορφή XPS είναι μια ηλεκτρονική μορφή αρχείου που διατηρεί τη μορφοποίηση του εγγράφου και βοηθά στην κοινή χρήση αρχείων. Η μορφή XPS εξασφαλίζει ότι όταν το αρχείο προβάλλεται ηλεκτρονικά ή εκτυπώνεται, διατηρεί ακριβώς τη μορφή που θέλετε και τα δεδομένα στο αρχείο δεν μπορούν να αντιγραφούν ή να τροποποιηθούν εύκολα.

Ευκολότερη εργασία με εξωτερικά δεδομένα

Τώρα μπορείτε να συνδεθείτε σε μια υπηρεσία Web ως εξωτερική προέλευση δεδομένων. Θα χρειαστείτε ένα αρχείο ορισμού υπηρεσίας Web που παρέχεται από το διαχειριστή της υπηρεσίας Web. Μετά την εγκατάσταση του αρχείου ορισμών, μπορείτε να συνδεθείτε στα δεδομένα της υπηρεσίας Web ως συνδεδεμένος πίνακας.

Οι νέες δυνατότητες διευκολύνουν την εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων. Μπορείτε να αποθηκεύσετε μια λειτουργία εισαγωγής ή εξαγωγής και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε ξανά την αποθηκευμένη λειτουργία την επόμενη φορά που θέλετε να εκτελέσετε την ίδια εργασία. Ο "Οδηγός εισαγωγής υπολογιστικών φύλλων" σάς επιτρέπει να παρακάμψετε τον τύπο δεδομένων που επιλέγεται από την Access και μπορείτε να εισαγάγετε, να εξαγάγετε και να συνδεθείτε με αρχεία που έχουν τη Office Excel 2007 τουλάχιστον μορφές αρχείου.