Ισχύει για
Outlook για Microsoft 365 Outlook 2024 Outlook 2021 Outlook 2019 Outlook 2016 Office 365 για μικρές επιχειρήσεις Διαχείριση Microsoft 365 Outlook στο web My Office για iPhone Νέο Outlook για Windows

Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο διευκολύνει μια ομάδα χρηστών να παρακολουθεί και να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από ένα δημόσιο ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως info@contoso.com. Όταν ένα μέλος της ομάδας απαντά σε ένα μήνυμα που έχει σταλεί στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται ότι προέρχεται από την κοινόχρηστη διεύθυνση και όχι από τον μεμονωμένο χρήστη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ως κοινόχρηστο ημερολόγιο ομάδας. Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο είναι επίσης κατάλληλο για χρήση ως λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου "noreply".

Συμβουλή: Εάν είστε κάτοχος μικρής επιχείρησης και αναζητάτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο ρύθμισης του Microsoft 365, επισκεφτείτε τη Βοήθεια και εκμάθηση για μικρές επιχειρήσεις.

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο δεν έχει σχεδιαστεί για άτομα που κάνουν κοινή χρήση του γραμματοκιβωτίου για να πραγματοποιήσουν είσοδο απευθείας στο λογαριασμό. Ο λογαριασμός του ίδιου του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου θα πρέπει να παραμείνει σε κατάσταση απενεργοποίησης.

Συμβουλή: Πριν να μπορέσετε να χρησιμοποιήσετε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ο διαχειριστής του Διαχείριση Microsoft 365 του οργανισμού σας πρέπει να το δημιουργήσει και να σας προσθέσει ως μέλος. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου, όπου περιγράφεται τι χρειάζεται να κάνει ο διαχειριστής.

Επιλέξτε μια επιλογή καρτέλας παρακάτω για την έκδοση του Outlook που χρησιμοποιείτε. Ποια έκδοση του Outlook έχω;

Σημείωση: Εάν τα βήματα κάτω από αυτή την καρτέλα Νέο Outlook δεν λειτουργούν, ενδέχεται να μην χρησιμοποιείτε ακόμη το νέο Outlook για Windows. Επιλέξτε την κλασική καρτέλα του Outlook και ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

Συμβουλή: Για να βοηθήσετε τους εκτελεστικούς βοηθούς και τους πληρεξούσιους να περιηγηθούν καλύτερα στη διαχείριση γραμματοκιβωτίων στο νέο Outlook, ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για την αλληλογραφία.

Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σε νέο Outlook

Αφού ο διαχειριστής σάς προσθέσει ως μέλος σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, κλείστε και επανεκκινήστε νέο Outlook. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο θα πρέπει να εμφανίζεται αυτόματα στο παράθυρο φακέλων.

Τι γίνεται εάν δεν λειτουργεί;

Εάν ο διαχειριστής σάς πρόσθεσε πρόσφατα σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, μπορεί να χρειαστούν λίγα λεπτά πριν να εμφανιστεί το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο. Περιμένετε λίγο και, στη συνέχεια, κλείστε και επανεκκινήστε ξανά το νέο Outlook. Εναλλακτικά, προσθέστε το κοινόχρηστο πλαίσιο με μη αυτόματο τρόπο.

  1. Επιλέξτε Αλληλογραφία από το παράθυρο περιήγησης στο νέο Outlook.

  2. Στο παράθυρο φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του λογαριασμού σας και επιλέξτε Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου ή γραμματοκιβωτίου.

    Στιγμιότυπο οθόνης που εμφανίζει την επιλογή για προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου ή γραμματοκιβωτίου

  3. Στο παράθυρο Προσθήκη κοινόχρηστου φακέλου ή γραμματοκιβωτίου , πληκτρολογήστε το όνομα του γραμματοκιβωτίου στο οποίο θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση, για παράδειγμα, info@contoso.com.

    Σημείωση: Μπορείτε να προσθέσετε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο οποιαδήποτε στιγμή, αλλά για να μπορέσετε να ξεκινήσετε να το χρησιμοποιείτε, ο διαχειριστής IT πρέπει να σας προσθέσει ως μέλος.

Εύρεση του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο παράθυρο φακέλων

Στο παράθυρο φακέλων στα αριστερά, εντοπίστε το φάκελο Κοινόχρηστα με εμένα . Επιλέξτε το φάκελο για να τον αναπτύξετε. Το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας είναι ένας υποφάκελος στην περιοχή Κοινή χρήση με εμένα. Όταν επιλέγετε το όνομα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου εκεί, αναπτύσσεται για να εμφανίσει τους τυπικούς φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως Εισερχόμενα, Πρόχειρα και Απεσταλμένα.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

  1. Επιλέξτε Αλληλογραφία από το παράθυρο περιήγησης στο νέο Outlook για Windows.

  2. Στην Κεντρική καρτέλα, επιλέξτε Δημιουργία > Αλληλογραφία.

  3. Εάν δεν βλέπετε το πεδίο Από στο επάνω μέρος του μηνύματός σας (δίπλα στην επιλογή Αποστολή), στην καρτέλα Επιλογές , επιλέξτε Εμφάνιση από.

  4. Επιλέξτε Από στο μήνυμα και αλλάξτε σε κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν δεν βλέπετε την κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιλέξτε Άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε την κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  5. Ολοκληρώστε την πληκτρολόγηση του μηνύματός σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή.

    Από τώρα και στο εξής, όταν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας, η διεύθυνση θα είναι διαθέσιμη στην αναπτυσσόμενη λίστα Από .

    Κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα από ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι παραλήπτες βλέπουν μόνο την κοινόχρηστη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μήνυμα.

Απάντηση σε αλληλογραφία που αποστέλλεται στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

  1. Ανοίξτε το νέο Outlook για Windows.

  2. Ανοίξτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

  3. Στο πεδίο Από στο επάνω μέρος του μηνύματός σας, θα πρέπει να δείτε το όνομα του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου σας. Εάν δεν το κάνετε, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο Από και επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας.

  4. Ολοκληρώστε την πληκτρολόγηση του μηνύματός σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποστολή.

    Όταν θέλετε να στείλετε ένα μήνυμα από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιό σας, η διεύθυνση θα είναι διαθέσιμη στην αναπτυσσόμενη λίστα Από .

    Κάθε φορά που στέλνετε ένα μήνυμα από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, οι παραλήπτες θα βλέπουν μόνο τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μήνυμα.

Αναζήτηση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Μετά την προσθήκη ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο νέο Outlook, η αναζήτηση σε αυτό είναι παρόμοια με την αναζήτηση σε ένα κύριο γραμματοκιβώτιο.

  1. Ανοίξτε το νέο Outlook για Windows.

  2. Επιλέξτε ένα φάκελο μέσα στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο στο παράθυρο φακέλων.

  3. Στο πλαίσιο Αναζήτηση στο επάνω μέρος του παραθύρου Outlook, πληκτρολογήστε το ερώτημα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για την αναζήτηση και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Enter.

    Η λίστα μηνυμάτων θα εμφανίσει αποτελέσματα με βάση την αναζήτηση από αυτόν τον επιλεγμένο φάκελο στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

Χρήση του κοινόχρηστου ημερολογίου από το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Αφού ο διαχειριστής σάς προσθέσει ως μέλος στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, κλείστε το Outlook και μετά κάντε επανεκκίνηση. Το κοινόχρηστο ημερολόγιο που σχετίζεται με το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο προστίθεται αυτόματα στη λίστα Ημερολόγια.

  1. Στο νέο Outlook, μεταβείτε στην προβολή ημερολογίου και επιλέξτε το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

    Όταν εισάγετε συναντήσεις, όλα τα άτομα που είναι μέλη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου θα μπορούν να τις βλέπουν.

  2. Οποιοδήποτε μέλος του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου μπορεί να δημιουργήσει, να προβάλει και να διαχειριστεί συναντήσεις ημερολογίου, όπως ακριβώς θα έκανε και με τις προσωπικές συναντήσεις. Όλα τα άτομα που είναι μέλη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου μπορούν να βλέπουν τις αλλαγές στο κοινόχρηστο ημερολόγιο.

Χρήση της λίστας κοινόχρηστων επαφών στο γραμματοκιβώτιο

Οι επαφές για κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια και γραμματοκιβώτια άλλων χρηστών δεν είναι προς το παρόν διαθέσιμες στο νέο Outlook. Ο οργανισμός Outlook της Microsoft εργάζεται για την ενημέρωσή του.

Διαθεσιμότητα προσθέτων σε κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια

Στο νέο Outlook για Windows, η υποστήριξη προσθέτων στα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια διαφέρει ανάλογα με το συγκεκριμένο σενάριο και το αν το κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο προβιβάστηκε σε πλήρη λογαριασμό. Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με αυτά τα σενάρια, ανατρέξτε στο θέμα Χρήση πρόσθετων στο Outlook.

Τι άλλο πρέπει να γνωρίζω σχετικά με τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια στο νέο Outlook;

Προς το παρόν, τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια μπορούν να προστεθούν μόνο ως πόροι. Σε μια προσεχή ενημέρωση, η δυνατότητα προσθήκης κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων ως λογαριασμών θα επιτρέψει μεγαλύτερη πρόσβαση στη χρήση και διαχείριση των ρυθμίσεων του γραμματοκιβωτίου. Σε μια μελλοντική ενημέρωση (χάρτης), η δυνατότητα προσθήκης ενός κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου ως λογαριασμού θα παρέχει υποστήριξη για τις ακόλουθες δυνατότητες (οι οποίες προς το παρόν δεν υποστηρίζονται):

Ειδοποιήσεις

Πλήθος μη αναγνωσμένων

Αυτόματες απαντήσεις

Κατηγορίες

Προτίμηση για προσβάσιμο περιεχόμενο

Εστιασμένα Εισερχόμενα

Μορφή μηνύματος

Προτίμηση συνημμένου

Κανόνες

Μορφοποίηση υπό όρους

Σκουπίζω

Ανεπιθύμητη αλληλογραφία

Γρήγορα βήματα

Προώθηση

Πολιτικές διατήρησης

Συμβάντα και προσκλήσεις

Ωράριο

​​​​​​​

Άλλες δυνατότητες που δεν είναι διαθέσιμες σήμερα για τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, αλλά θα προστεθούν σε μια μελλοντική ενημέρωση:

  • Πρόσβαση στο Αρχειοθήκη / In-Place Αρχειοθήκη του κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου

  • Εκχώρηση νέας πρόσβασης με ανάθεση σε γραμματοκιβώτιο

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα βοηθήσουν τους εκτελεστικούς βοηθούς και τους πληρεξούσιους να περιηγηθούν καλύτερα στη διαχείριση γραμματοκιβωτίου στο νέο Outlook.

Φίλτρα αλληλογραφίας και κανόνες για εκτελεστικούς διαχειριστές

Στο νέο Outlook, οι διαχειριστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν το φίλτρο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσκλήσεων ημερολογίου που διαθέτει για να βρίσκουν εύκολα προσκλήσεις σε σύσκεψη.

Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε έναν κανόνα Λήψη μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για άλλους για το λογαριασμό του εκτελεστικού στελέχους σας και να τον μετακινήσετε αυτόματα σε ξεχωριστό φάκελο και να τον κατηγοριοποιήσετε όπως θέλετε.

Μεταφορά και απόθεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη δημιουργία εργασιών

Παραμείνετε ενημερωμένοι, σύροντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην προβολή "Η ημέρα μου" για να τα μετατρέψετε σε εργασίες.

Καρφίτσωμα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για γρήγορη πρόσβαση

Τώρα, μπορείτε να καρφιτσώσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να εμφανίζεται στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας, εξοικονομώντας χρόνο από το να επιστρέψετε και να το αναζητήσετε. Τοποθετήστε τον δείκτη του ποντικιού ή κάντε δεξιό κλικ στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επιλέξτε Καρφίτσωμα για να το καρφιτσώσετε.

Προγραμματισμός του πότε θα γίνεται αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στον σημερινό υβριδικό κόσμο της εργασίας, η ημέρα σας μπορεί να είναι η νύχτα κάποιου άλλου, επομένως δεν θέλετε να στείλετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον στη μέση της νύχτας. Με το νέο Outlook, είναι απλό να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν θέλετε. Απλώς επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Αποστολή και επιλέξτε Προγραμματισμός αποστολής.

Αναβολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Ορισμένες φορές το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πολύ σημαντικό, αλλά όχι ακόμα. Με τη δυνατότητα αναβολής, μπορείτε να προγραμματίσετε μια ώρα για την εκ νέου παράδοση του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας, η οποία θα εμφανίζεται τη στιγμή που θέλετε, ώστε να μπορείτε να το χειριστείτε όταν είναι η κατάλληλη στιγμή για εσάς. Απλώς κάντε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε μήνυμα και επιλέξτε Αναβολή ή επιλέξτε Αναβολή από την κορδέλα. Στη συνέχεια, επιλέξτε την ώρα κατά την οποία θέλετε να παραδοθεί.

Αποστολή αυτόματων απαντήσεων από κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Μόνο ο διαχειριστής του Διαχείριση Microsoft 365 έχει δικαιώματα ρύθμισης αυτής της δυνατότητας. Για οδηγίες, ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου.

Δείτε επίσης

Προσθήκη κοινόχρηστου γραμματοκιβωτίου στο Outlook για κινητές συσκευές

Άνοιγμα κοινόχρηστου φακέλου Αλληλογραφίας, Ημερολογίου ή Άτομα στο Outlook για Mac

Χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια;

Θέλετε περισσότερες επιλογές;

Εξερευνήστε τα πλεονεκτήματα της συνδρομής, περιηγηθείτε σε εκπαιδευτικά σεμινάρια, μάθετε πώς μπορείτε να προστατεύσετε τη συσκευή σας και πολλά άλλα.