Για να βεβαιωθείτε ότι Word μπορείτε να βρείτε μια στήλη στο αρχείο δεδομένων σας που αντιστοιχεί σε κάθε διεύθυνση ή στοιχείο χαιρετισμού, ίσως χρειαστεί να αντιστοιχίσετε τα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας σε Word με τις στήλες στο αρχείο δεδομένων σας.
Όταν κάνετε κλικ στην επιλογή "Ταίριασμα πεδίων" της ομάδας "Εγγραφή & εισαγωγή πεδίων " της καρτέλας "Στοιχεία αλληλογραφίας ", ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Ταίριασμα πεδίων ".
Τα στοιχεία μιας διεύθυνσης και ενός χαιρετισμού παρατίθενται στα αριστερά. Οι επικεφαλίδες στήλης από το αρχείο δεδομένων παρατίθενται στα δεξιά.
Word αναζητά τη στήλη που ταιριάζει με κάθε στοιχείο. Στην εικόνα, Word αντιστοιχίσει αυτόματα τη στήλη "Τίτλος" του αρχείου δεδομένων με τον τίτλο ευγένειας. Αλλά Word δεν μπόρεσε να ταιριάξει με άλλα στοιχεία. Από αυτό το αρχείο δεδομένων, για παράδειγμα, Word δεν μπορεί να ταιριάξει με το πατρώνυμο.
Στη δεξιά λίστα μπορείτε να επιλέξετε τη στήλη του αρχείου δεδομένων που αντιστοιχεί στο στοιχείο αριστερά. Δεν υπάρχει πρόβλημα αν δεν αντιστοιχιστεί ο Τίτλος ευγενείας, το Μοναδικό αναγνωριστικό . Η ετικέτα συγχώνευσης αλληλογραφίας δεν χρειάζεται όλα αυτά τα πεδία. Εάν προσθέσετε ένα πεδίο που δεν περιέχει δεδομένα από το αρχείο δεδομένων σας, θα εμφανιστεί στο συγχωνευμένο έγγραφο ως κενό σύμβολο κράτησης θέσης — συνήθως μια κενή γραμμή ή ένα κρυφό πεδίο.