Las plantillas personalizadas de Microsoft Planner le permiten convertir un plan existente en una plantilla reutilizable para su grupo. Las plantillas ayudan a estandarizar el trabajo, acelerar la creación de planes y facilitar el uso compartido de flujos de trabajo recomendados.
Con las plantillas personalizadas, puede:
- Cree una plantilla reutilizable a partir de un plan de Planner existente.
- Elija qué campos se copian en los nuevos planes.
- Comparta plantillas con un grupo de Microsoft 365 para que otros usuarios puedan volver a usarlas. Las plantillas personalizadas son más adecuadas para el trabajo repetible, como los lanzamientos de proyectos, los flujos de trabajo de incorporación, la planificación de campañas o las listas de comprobación operativas.
Antes de comenzar
Antes de usar plantillas personalizadas, compruebe lo siguiente:
- Tiene acceso a Microsoft Planner.
- El plan que desea convertir en una plantilla tiene una copia de seguridad de grupo.
- Es miembro de un grupo de Microsoft 365 con el que desea compartir el plan. Las plantillas se almacenan con el grupo con el que las comparte y el acceso está vinculado a la pertenencia a grupos.
Crear una plantilla personalizada a partir de un plan existente
Empiece usando un plan que ya haya configurado o cree un plan básico para convertirlo en una plantilla personalizada.
Para crear una plantilla:
- Abra el plan que quiera volver a usar en Planner.
- En la esquina superior derecha, selecciona Compartir.
- Seleccione Publicar como plantilla.
- Escriba un nombre de plantilla y una descripción.
- Elija el grupo de Microsoft 365 con el que desea compartir la plantilla.
- Seleccione los campos del plan que desea incluir; de forma predeterminada, se incluyen todas las tareas.
- Seleccione Publicar. Una vez publicada, la plantilla está disponible para los miembros del grupo seleccionado.
Elegir lo que se copia
Al publicar una plantilla, puede decidir qué elementos se copian en los nuevos planes creados a partir de esa plantilla. Las opciones disponibles pueden incluir:
- Objetivos
- Cubos
- Tareas
- Etiquetas de tareas
- Notas de tareas
- Listas de comprobación de tareas
- Datos adjuntos de tareas
Solo los elementos que seleccione se copiarán cuando un miembro cree un plan a partir de la plantilla. El estado y el progreso de la tarea se restablecen en el nuevo plan.
Nota: Los datos adjuntos de tareas se copian como vínculos.
Crear un plan a partir de una plantilla personalizada
Después de publicar una plantilla, cualquier persona del grupo compartido puede usarla para crear un plan nuevo.
Para crear un plan con una plantilla personalizada:
- Abra Planner.
- Empiece a crear un nuevo plan.
- En la categoría "Elegir una plantilla", vaya a Compartido o Creado por mí, donde se muestra una lista de plantillas que se comparten con usted o que usted ha creado.
- Seleccione la plantilla que quiera usar.
- Confirme y configure los detalles del plan. Planner crea un plan con la estructura definida en la plantilla.
Compartir y administrar plantillas
Las plantillas personalizadas se comparten en el nivel de grupo:
- Todos los miembros del grupo pueden ver y usar la plantilla.
- Las plantillas seguirán estando disponibles mientras el grupo exista. Si una plantilla necesita cambiar, actualice el plan subyacente y publique una nueva versión de plantilla. Los planes existentes creados a partir de una plantilla no se ven afectados por los futuros cambios de plantilla.
Eliminar una plantilla personalizada
Después de publicar una plantilla, todos los usuarios del grupo compartido podrán eliminar la plantilla.
Para eliminar una plantilla:
- Abra Planner.
- Vaya a Crear un plan.
- En la categoría "Elegir una plantilla", vaya a Compartido o **Creado por mí ** e identifique la plantilla que desea eliminar.
- Haz clic en ... para abrir la opción **Eliminar plantilla **.
- Haga clic en Eliminar para confirmar la eliminación de la plantilla. La plantilla actualizada está disponible para los miembros del grupo. Los planes que ya se crearon a partir de la plantilla no cambian.
Escenarios comunes
Las plantillas personalizadas son útiles cuando se desea:
- Garantice una configuración coherente para el trabajo periódico.
- Reduzca el tiempo dedicado a crear planes desde cero.
- Comparta flujos de trabajo probados con su equipo. Algunos ejemplos son los lanzamientos de marketing, la planificación de sprints, los planes de incorporación y los libros de juego operativos.