Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar firmas

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint son características que puede usar para automatizar los procesos empresariales, lo que los hace más consistentes y más eficientes. Puede usar un flujo de trabajo Recopilar firmas de SharePoint para enrutar documentos creados en Excel, Word o InfoPath a una o más personas para sus firmas.

Para obtener más información, vea Información general sobre los flujos de trabajo incluidos en SharePoint.

Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de recopilación de firmas Simplemente vaya al segmento COMPLETO y expándalo. Es posible que no necesite ninguno de los otros segmentos por ahora.

Los flujos de trabajo de SharePoint son:

• Eficiente y coherente Un flujo de trabajo de recopilación de firmas enruta automáticamente el documento, asigna tareas de firma y realiza un seguimiento de su progreso. La actividad en el flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de eventos en la ejecución del flujo de trabajo se mantiene durante 60 días después de la finalización.
• Menos trabajo para usted Un flujo de trabajo de recolección de firmas le ahorra a usted y a sus colegas tiempo y problemas, y al mismo tiempo agiliza y estandariza su proceso de firma.

Aquí hay un diagrama de una versión muy simple del flujo de trabajo Recolectar firmas.

Sugerencias para usar este artículo

La información de este artículo se presenta en segmentos expandibles.

Si todo lo que necesita hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de recopilación de firmas Simplemente vaya al segmento COMPLETO y expándalo. Es posible que no necesite ninguno de los otros segmentos por ahora.

Si desea agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo Si aún no está familiarizado con estas tareas, puede que le resulte útil trabajar en este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que esté familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrá ir directamente al segmento que necesita en cualquier visita de regreso.

Una nota sobre los gráficos Las imágenes de pantalla y los diagramas conceptuales de esta serie de artículos de flujo de trabajo se suelen basar en el tipo de flujo de trabajo Aprobación. Sin embargo, siempre que sea necesario para una claridad conceptual o instructiva, las imágenes y diagramas de este artículo se han personalizado para los flujos de trabajo de Recopilar firmas.

Unas palabras sobre la impresión de este artículo Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que solo esos segmentos se expandan al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en su copia impresa, imprima en orientación horizontal y no vertical).

Y unas palabras sobre la búsqueda Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que todos los segmentos en los que desea buscar estén expandidos.

Más información sobre los flujos de trabajo de recopilación de firmas

Un flujo de trabajo Recopilar firmas es una característica de productos de SharePoint que enruta un documento o formulario creado en Word, Excel o InfoPath a una o más personas para su firma. El flujo de trabajo automatiza, agiliza y estandariza todo el proceso.

El flujo de trabajo básico Recopilar firmas que se incluye con los productos de SharePoint funciona como una plantilla. Con esta plantilla, puede agregar uno o varios flujos de trabajo de Recopilar firmas a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo básico Recopilar firmas, cada uno con su propia forma especializada de trabajar, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

¿Qué puede hacer por mí un flujo de trabajo de Recopilar firmas?

• Al agregar por primera vez un flujo de trabajo Recopilar firmas a la lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes incluir e indicar si sus tareas se asignan una tras otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si divide las tareas de los participantes en dos o más etapas separadas. Y cada vez que inicie el flujo de trabajo manualmente en un documento, puede modificar cualquiera de estas configuraciones.
• El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias respuestas posibles: firmar (o no firmar) el documento, reasignar la tarea de firma o eliminar la tarea.
• Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puedes supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de Estado del flujo de trabajo.
• Durante 60 días después de que se complete el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos de flujo de trabajo que se produjeron en el transcurso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página Estado del flujo de trabajo, para referencia informal.

¿Qué no puede hacer un flujo de trabajo de Recopilar firmas?

El flujo de trabajo Recopilar firmas no está diseñado para recopilar aprobaciones y rechazos de un documento, ni para controlar la publicación de páginas web para un sitio web. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes aprueben o rechacen el documento que revisan, vea el artículo Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación.

Además, los flujos de trabajo de recopilación de firmas no están diseñados para recopilar comentarios. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar comentarios sobre un documento, consulte el artículo Todo sobre los flujos de trabajo para recopilar comentarios.

También puede usar Microsoft SharePoint Designer 2013 para personalizar aún más cualquiera de los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un flujo de trabajoDe forma predeterminada, debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajoTambién de forma predeterminada, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (Tanto el grupo Miembros como el grupo Propietarios tienen el permiso Editar elementos de forma predeterminada, pero el grupo Visitantes no).

Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los inicien los miembros del grupo Propietarios. (Para ello, active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

¿Cuáles son las ventajas de usar firmas digitales?

Cada vez más transacciones comerciales se realizan electrónicamente. En consecuencia, las firmas digitales se utilizan cada vez más para vincular legalmente a las partes de confianza a sus transacciones. Una firma digital se usa para verificar la identidad de la persona que firmó el documento y confirma que el contenido no se modificó después de aplicar la firma digital al documento. Las firmas digitales proporcionan seguridad basada en tecnologías de cifrado y ayudan a mitigar el riesgo asociado con las transacciones comerciales electrónicas. Con las mejoras en la firma digital, Office pretende satisfacer las necesidades de seguridad de la información de las empresas y entidades del sector público de todo el mundo.

Para crear una firma digital, debe tener un certificado digital, que demuestre su identidad a las partes de confianza y que debe obtenerse de una entidad de certificación (CA) acreditada. Si no tiene un certificado digital, Microsoft también tiene asociados que proporcionan certificados digitales, así como otras firmas avanzadas.

¿Cómo se planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las etapas básicas:

• ANTES de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)
  Antes de agregar un flujo de trabajo, planee dónde quiere agregarlo (para una sola lista o biblioteca, o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona con los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un documento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o ambos de dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o crea cualquier documento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier documento de una lista o biblioteca.
• MIENTRAS se ejecuta el flujo de trabajo (completar, supervisar, ajustar)
  Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas asignadas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede monitorear desde una página central de Estado del flujo de trabajo para esa instancia particular del flujo de trabajo. Los ajustes al flujo de trabajo mientras se ejecuta se pueden realizar desde esa misma página; y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.
• DESPUÉS de que se ejecute el flujo de trabajo (revisión, informe, cambio)
  Cuando se completa el flujo de trabajo, todo el historial de esa ejecución (o instancia) se puede revisar durante un máximo de 60 días en la página Estado del flujo de trabajo. Si alguna vez desea cambiar algo sobre la forma en que funciona el flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

En el siguiente diagrama de flujo se ilustran estas fases desde la perspectiva de la persona que agrega un nuevo flujo de trabajo.

Planear un nuevo flujo de trabajo de recopilación de firmas

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo Recopilar firmas.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un recordatorio sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento ADD adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Plantillas y versiones

Los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint funcionan como plantillas maestras en las que se basan los flujos de trabajo específicos e individuales que agregue a sus listas, bibliotecas y colección de sitios.

Cada vez que agrega un flujo de trabajo Recopilar firmas, por ejemplo, en realidad está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo general Recopilar firmas. Cada versión tiene su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De este modo, puede agregar varios flujos de trabajo, cada uno de ellos una versión basada en la plantilla maestra de flujo de trabajo Recopilar firmas, pero cada versión con un nombre y adaptada para la forma específica en que la va a usar.

En esta ilustración, se han agregado tres flujos de trabajo basados en la plantilla de flujo de trabajo Aprobación: uno para todos los tipos de contenido en una sola biblioteca, uno para un único tipo de contenido en una sola biblioteca y otro para un único tipo de contenido en toda una colección de sitios.

Presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar la forma en que desea que funcione la nueva versión.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que lo prepararán para completar el formulario de asociación. Primero, sin embargo, tómese un momento o dos para revisar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Segunda página del formulario de asociación

Los campos de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia manualmente y se puede editar en ese momento solo para esa única ejecución.

Nueve preguntas para responder

Tan pronto como tengas las respuestas a todas las preguntas de esta sección, estarás listo para agregar tu flujo de trabajo.

¿Es este el tipo de flujo de trabajo adecuado?

Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como Recopilar firmas – SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo sea la mejor opción para usted, vuelva a consultar el segmento LEARN de este artículo. Para obtener más información sobre el resto de plantillas de flujo de trabajo disponibles, vea el artículo Acerca de los flujos de trabajo incluidos en SharePoint.

Es importante saber que las líneas de firma del tipo que estamos tratando aquí solo se pueden insertar en documentos creados en Word, Excel o InfoPath.

¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? (y) ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno u otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser tan básico y genérico como un documento o una hoja de cálculo de Excel, o tan especializado como un contrato legal o una especificación de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en los productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar otros que cree usted mismo.

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo Recopilar firmas esté disponible solo en una sola lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

• Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o en un solo tipo de contenido.
• Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarla para que se ejecute solo en un tipo de contenido de sitio.
• En todos los casos, cada documento en el que se ejecute un flujo de trabajo Recopilar firmas debe ser un archivo creado en Word, Excel o InfoPath.

¿Qué es un buen nombre?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

• Indica claramente para qué se usa.
• Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Ejemplo

Imagina que eres miembro de un grupo de editores. Su grupo quiere usar dos flujos de trabajo de recopilación de comentarios diferentes:

• Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado por un miembro de su propio grupo. Este flujo de trabajo solo recopila comentarios del administrador del grupo.
• Ejecutará el segundo flujo de trabajo en cada documento enviado por personas ajenas a su propio grupo. Este flujo de trabajo recopila comentarios de todos los miembros del grupo.

Puede llamar al primer flujo de trabajo Comentarios de envío internos y el segundo Comentarios de envío externo.

Listas de tareas y listas de historial: ¿Existente o nuevo?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas predeterminada del sitio y la lista de historial, usar otras listas existentes o solicitar listas nuevas solo para este flujo de trabajo.

• Si el sitio tendrá numerosos flujos de trabajo, o si algunos flujos de trabajo implicarán numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar nuevas listas para cada flujo de trabajo. (La administración de listas demasiado largas es una de las cosas que puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y más fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga).
• Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos sensibles o confidenciales que desea mantener separados de las listas generales, definitivamente debe indicar que desea listas nuevas e independientes para este flujo de trabajo. Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se establecen los permisos adecuados para las nuevas listas.

¿Quién agrega las líneas de firma y cuándo?

Las líneas de firma se pueden insertar en el documento en cualquiera de estas dos ocasiones:

• Antes de iniciar el flujo de trabajo en el documento.
• Después de iniciar el flujo de trabajo, pero antes de que el primer participante agregue su firma a una línea de firma.

Agregar una firma digital a un documento es un proceso de dos pasos:

1. En primer lugar, alguien inserta una línea de firma en el cuerpo del documento.
   
2. A continuación, alguien agrega su firma a la línea insertada.
   

Tenga esto en cuenta Desde el momento en que el primer participante agrega su firma al documento, el documento se bloquea contra la edición. Cualquier otro cambio en el documento después de ese punto, excepto que otros firmantes agreguen sus firmas, invalida o elimina todas las firmas que se han agregado. Y como la inserción de una línea de firma cuenta como un cambio en el documento, todas las líneas de firma ya deben estar presentes en el documento antes de que el primer participante agregue su firma real a una de esas líneas.

Entonces, hay tres formas simples de responder a esta pregunta:

• Para cualquier tipo de inicio El documento se basa en una plantilla o formulario que ya tiene líneas de firma, por lo que nadie tiene que agregarlas para cada ejecución de flujo de trabajo individual.
• Para un inicio manual La persona que inicia el flujo de trabajo inserta todas las líneas de firma necesarias antes de iniciar el flujo de trabajo.
• Para un inicio automático El primer participante que abre el documento inserta todas las líneas de firma necesarias antes de agregar su propia firma.

Aquí hay un resumen gráfico rápido del punto principal.

¿Cómo (y por quién) se puede iniciar este flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Cuando inicia manualmente un flujo de trabajo de recopilación de firmas en un documento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la configuración de la segunda página solo del formulario de asociación . De esta forma, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de esas opciones de configuración (solo para la instancia actual), puede hacerlo antes de hacer clic en Iniciar.
• Con un inicio automático, por supuesto, no hay oportunidad de presentar un formulario de iniciación, por lo que la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación se utiliza sin ningún cambio.

La siguiente ilustración muestra la diferencia entre los inicios manuales y los inicios automáticos.

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplican durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración permanente y predeterminada del flujo de trabajo, edite el formulario de asociación original, como se explica en el segmento CAMBIAR de este artículo.

Inicios manuales

Si permite los inicios manuales, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier documento apto en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desean, y que cada vez que lo ejecute tendrá la oportunidad de cambiar algunas configuraciones mediante el formulario de inicio.

Por supuesto, con un inicio manual, alguien tiene que recordar ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea apropiado hacerlo.

Inicios automáticos

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente mediante uno o cada uno de los siguientes eventos:

• Se crea un documento o se carga en la lista o biblioteca.
• Se cambia un documento que ya estaba almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que acordarse de iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento desencadenante.

Consideraciones especiales para arranques automáticos con flujos de trabajo de recopilación de firmas

A diferencia de algunos de los otros flujos de trabajo incluidos, no es posible agregar más tareas después de que se haya iniciado un flujo de trabajo de recolección de firmas. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, solo asigna las tareas de firma ya especificadas en su configuración predeterminada. De hecho, cada una de estas tareas se puede reasignar durante la ejecución del flujo de trabajo, pero no se pueden crear y asignar tareas adicionales . En otras palabras, un flujo de trabajo de recogida de firmas solo debe ejecutarse automáticamente cuando se conozca de antemano la identidad, o al menos el número, de participantes.

Lo que es posible después de un inicio automático es eliminar o cancelar tareas que ya están asignadas, pero tenga en cuenta que cancelar una tarea no quitará la línea de firma asociada del documento.

A continuación se muestran tres escenarios en los que se usa un inicio automático. Tenga en cuenta que en cada escenario:

• El flujo de trabajo se ejecuta en una biblioteca en la que los usuarios cargan los documentos que deben firmarse.
• El conjunto de personas asignadas a tareas de firma es estable a lo largo del tiempo y no es necesario revisarlo ni editarlo cada vez que se inicia el flujo de trabajo.

Por supuesto, en cada uno de estos escenarios, si el elemento que se carga es un documento o formulario que ya contiene las líneas de firma adecuadas, no es necesario que los participantes del flujo de trabajo inserten líneas de firma durante la ejecución del flujo de trabajo.

Escenario 1: tarea única, firmante único

Anna debe firmar las nuevas reclamaciones de gastos, por lo que Anna crea una biblioteca denominada Nuevas reclamaciones de gastos. Cualquier persona de la organización puede crear o cargar una notificación.

Anna crea un flujo de trabajo y le da el mismo nombre: Nuevas reclamaciones de gastos. El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada nuevo documento, asignando solo una tarea de firma, a Anna, por supuesto.

Escenario 2: Varias tareas, varios firmantes

Esta vez, los contratos deben ser firmados por Anna , Sean y Frank, por los tres.

Sean crea una biblioteca denominada Contracts for Signatures. Crea un flujo de trabajo de recopilación de firmas denominado Firmas (annaANDseanANDfrank). El flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo, asignando una tarea de firma a cada una de las tres personas.

El primer firmante en abrir el documento inserta las líneas de firma para los tres firmantes antes de agregar su propia firma.

Escenario 3: Varias tareas, firmante único

En esta versión, los contratos deben ser firmados por Anna , Sean o Frank, por solo uno de los tres.

Sean crea una biblioteca denominada Contracts for Signature y un flujo de trabajo denominado Signature (annaORseanORfrank). También crea una lista de correo o grupo de distribución, también llamado annaORseanORfrank, que incluye a los tres.

De nuevo, el flujo de trabajo se ejecuta automáticamente en cada documento nuevo de la biblioteca, pero esta vez asigna solo una tarea de firma, al grupo annaORseanORfrank .

Este tipo de tarea se denomina tarea de grupo y funciona de la siguiente manera: El flujo de trabajo envía una notificación de tarea por correo electrónico a cada miembro del grupo, pero crea solo una tarea, que cualquier miembro individual del grupo puede reclamar y completar en nombre de todo el grupo.

Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.

¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Cuando se agrega un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que va a agregar el flujo de trabajo. (Tenga en cuenta que si agrega un flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, esta opción no aparecerá).

Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignará una tarea de firma.

¿Tareas grupales o individuales? Si asigna una tarea a un grupo o lista de distribución, se asignará una tarea de grupo : cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo uno de ellos tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.

¿Una etapa o varias etapas?Puede elegir que solo haya una fase de tareas de firma o que tenga varias fases. Si tiene más de una etapa, las etapas se realizarán una tras otra.

¿Revisiones paralelas o revisiones en serie?Para los participantes en cualquier etapa, puede elegir que sus tareas de firma se asignen todas al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas se asignen una tras otra (en serie) en el orden que indique. La opción serie puede ser útil si, por ejemplo, uno de los firmantes es el verdadero responsable de la toma de decisiones sobre el documento y no tiene sentido que ninguno de los otros firmantes complete sus tareas de firma si el responsable de la toma de decisiones decide no firmar.

Ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas de las ventajas de las múltiples fases y las asignaciones de tareas en serie:

Imagine que Frank está agregando un nuevo flujo de trabajo de Recopilar firmas para una biblioteca de contratos. Debido a que Frank es el verdadero tomador de decisiones, quiere ser la primera persona en firmar cada contrato. Si decide no firmar, ni a Anna ni a Sean se les asignará una tarea de firma. Frank puede configurarlo de dos maneras:

• Mediante una revisión en serieFrank establece un único escenario en serie en el que él es el primer participante y Anna y Sean son el segundo y el tercero.
  Así es como Frank configura su revisión en serie de una sola etapa.
  
• Mediante dos fasesSi Frank quiere que a Anna y Sean se les asignen sus tareas al mismo tiempo, para que Sean no tenga que esperar a que Anna agregue su firma antes de poder agregar la suya propia, puede configurar dos etapas en el flujo de trabajo. La primera etapa incluye solo su propia tarea característica, y la segunda es una etapa paralela que contiene las tareas de Anna y Sean. Si la primera fase no se completa, la segunda fase no comenzará.
  Así es como Frank configura su revisión paralela de dos etapas.
  

Estos son algunos diagramas de ambas soluciones. En ambas versiones, si Frank no completa su tarea de firma, las tareas nunca se asignan ni a Anna ni a Sean.

¿A quién hay que notificar?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir los nombres o direcciones de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice este flujo de trabajo.

• Si escribe un nombre aquí , no se asignará una tarea de flujo de trabajo a esa persona.
• Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.
• Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.

Agregar un flujo de trabajo Recopilar firmas (solo para una lista o biblioteca)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que resulte útil revisar los segmentos APRENDER y PLANEAR anteriores en este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Antes de comenzar

Dos asuntos deben estar en orden antes de poder agregar un flujo de trabajo:

Email Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para el sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto se haya hecho ya, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos La configuración predeterminada de los productos de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no. Para obtener más información acerca de los permisos, consulte la sección MÁS INFORMACIÓN de este artículo).

Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Abra la lista o biblioteca a la que desea agregar el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .
   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración de flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, especifique un único tipo de contenido para que se ejecute el flujo de trabajo o Todo (para todos los tipos de contenido) y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

   Nota

   Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en creado en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

	Tipo de contenido Mantenga la selección predeterminada como Todo o seleccione un tipo de contenido específico.
	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Recopilar firmas – SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con su administrador de SharePoint para averiguar si puede activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si tiene permisos de colección de sitios, consulte Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta lista o biblioteca. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar nombres al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Tareas (nueva) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Opciones de Inicio Especifique la manera o maneras en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.

1. Cuando todas las opciones de configuración de este formulario sean como usted desea, haga clic en Siguiente.
2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen a la ilustración).
   Productos de SharePoint le presenta todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicia el flujo de trabajo manualmente, para que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o direcciones de las personas a las que quiere que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie) Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea asignar las tareas. Si se asignarán todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo) El orden de los nombres o las direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea grupal: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.
	Orden Especifique si las tareas deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso de etapas en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que quiera más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una etapa completa, haga clic en el campo Asignar a para esa etapa y luego presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de etapas múltiples, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no da lugar a la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.

1. Cuando tenga todos los ajustes de esta página de la forma que quiera, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea la nueva versión del flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento INSERTAR de este artículo.

Agregar un flujo de trabajo Recopilar firmas (para toda una colección de sitios)

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, puede que le resulte útil revisar los segmentos APRENDER y PLANEAR de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Antes de comenzar

Dos asuntos deben estar en orden antes de poder agregar un flujo de trabajo:

EmailPara que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico, el correo debe estar habilitado para el sitio. Si no está seguro de que esto se haya hecho ya, póngase en contacto con el administrador de SharePoint.

Permisos La configuración predeterminada de los productos de SharePoint requiere que tenga el permiso Administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no. Para obtener más información acerca de los permisos, consulte la sección MÁS INFORMACIÓN de este artículo).

Agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

1. Vaya a la página principal de la colección de sitios (no a la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

2. Haga clic en el luego en Configuración del sitio.
   En SharePoint en Microsoft 365, haga clic en Configuración continuación, haga clic en Contenido del sitio. En Contenido del sitio, haga clic en Configuración del sitio.

3. En la página Configuración del sitio, en Galerías de diseño web, haga clic en Tipos de contenido del sitio.
   

4. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio al que desea agregar un flujo de trabajo.

   Nota

   Los flujos de trabajo para recopilar firmas solo se pueden ejecutar en documentos creados en creado en Word, Excel o InfoPath.

   

   1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en Configuración, haga clic en Configuración de flujo de trabajo.
      
   2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      
   3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

	Flujo de trabajo Seleccione la plantilla Recopilar firmas: SharePoint 2010 . Nota: Si la plantilla Recopilar firmas – SharePoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con su administrador de SharePoint para averiguar si puede activarla para su colección de sitios o área de trabajo. Si tiene permisos de colección de sitios, consulte Habilitar plantillas de flujo de trabajo de SharePoint.
	Nombre Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo para los usuarios de esta colección de sitios. Para obtener sugerencias sobre cómo asignar nombres al flujo de trabajo, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de tareas Seleccione una lista de tareas para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en Tareas (nueva) para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento PLAN de este artículo.
	Lista de historial Seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en Nueva lista de historial para crear una nueva lista. Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Opciones de Inicio Especifique la manera o maneras en que se puede iniciar este flujo de trabajo. Para obtener información sobre las distintas opciones, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	¿Tipos de contenido de sitios y listas de actualizaciones? Especifique si este flujo de trabajo debe agregarse (asociarse con) todos los demás tipos de contenido de sitios y listas que heredan de este tipo de contenido. La operación que lleva a cabo todas las adiciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse. Si se ha roto la herencia de los sitios o subsitios en los que desea agregar este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo Propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

1. Cuando todos los valores de esta página sean como los desea, haga clic en Siguiente.
2. Complete la segunda página del formulario de asociación.
   (Las instrucciones siguen a la ilustración).
   Productos de SharePoint le presenta todas las opciones de esta segunda página del formulario de asociación cada vez que inicia el flujo de trabajo manualmente, para que pueda realizar cambios en estas opciones solo para esa instancia.

	Asignar a Escriba los nombres o direcciones de las personas a las que quiere que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una (en serie) Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea asignar las tareas. Si se asignarán todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo) El orden de los nombres o las direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea grupal: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.
	Orden Especifique si las tareas en esta etapa deben asignarse de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Para obtener más información sobre el uso de etapas en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que quiera más allá de la primera que acaba de configurar. Para eliminar una etapa completa, haga clic en el campo Asignar a para esa etapa y luego presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de etapas múltiples, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Escriba los nombres o las direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo. Escribir un nombre aquí no da lugar a la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.

1. Cuando tenga todos los ajustes de esta página de la forma que quiera, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Productos de SharePoint crea la nueva versión del flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para iniciar y probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Encontrará instrucciones para insertar líneas de firma en un documento en el segmento INSERTAR de este artículo.

Insertar líneas de firma

Antes de que un participante del flujo de trabajo pueda agregar su firma, se debe insertar una línea de firma en el documento. La inserción de la línea y la adición de la propia firma son dos acciones independientes.

Es importante recordar que:

• Una vez agregada una firma a cualquier línea de firma, el documento se bloquea frente a todos los cambios posteriores, excepto la adición de más firmas a las líneas de firma ya presentes.
• Si se realiza algún cambio después de agregar la primera firma, todas las firmas ya agregadas se invalidan o se eliminan del documento.
• Las inserciones y eliminaciones de líneas de firma se tratan como cambios en el documento.
• Por lo tanto, antes de que el primer participante agregue su firma, todas las adiciones y eliminaciones de líneas de firma ya deben estar completas.

Aquí hay un resumen gráfico rápido de todo eso.

Insertar o eliminar una línea de firma (Word o Excel)

Para insertar una línea de firma en Word o Excel:

1. En el documento o la hoja de cálculo, haga clic para ubicar el cursor en el lugar en el que quiere insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Insertar , en el grupo Texto , haga clic en Línea de firma.

3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma , complete cualquiera, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Firmante sugerido
     Nombre completo del firmante.
     (Se muestra en la firma completada).
   • Título del firmante sugerido
     (Se muestra en la firma completada).
   • Dirección de correo electrónico del firmante sugerido
     (No se muestra en la firma completada).
   • Instrucciones para el firmante: agregue instrucciones para el firmante.
     Cualquier información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada).
     

4. Si sigue en el mismo cuadro de diálogo, active o desactive las casillas siguientes:

   • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar
     Permita que el firmante escriba su propósito para firmar.
     (Los tipos de firmante no se mostrarán en la firma completada).
   • Mostrar la fecha del signo en la línea de firma
     Fecha en la que se agrega la firma.
     (Se muestra en la firma completada).

5. Haga clic en Aceptar.

Repita el mismo procedimiento para agregar más líneas de firma.

Para eliminar una línea de firma en Word o Excel:

1. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla.
2. Presione SUPRIMIR.

Insertar o eliminar una línea de firma (InfoPath)

Para insertar una línea de firma en InfoPath:

1. En el formulario, haga clic para ubicar el cursor donde quiera insertar una línea de firma.

2. En la pestaña Inicio de la cinta de opciones, en el grupo Controles , haga clic en Línea de firma.

3. Haga clic en la línea de firma para seleccionarla, luego haga clic en ella con el botón derecho y, en el menú contextual, haga clic en Propiedades de línea de firma.

4. En el cuadro de diálogo Propiedades de línea de firma , en la pestaña General , complete cualquiera, todos o ninguno de estos cuatro campos:

   • Mensaje que verán los firmantes antes de firmar
     Cualquier información útil o necesaria para el firmante.
     (No se muestra en la firma completada).
   • Nombre del firmante
     (Se muestra en la firma completada).
   • Título del firmante
     (Se muestra en la firma completada).
   • Dirección de correo electrónico del firmante
     (No se muestra en la firma completada).
     

5. Realiza los ajustes que quieras en las pestañas Tamaño y Avanzado .

6. Haga clic en Aceptar.

Para eliminar una línea de firma en InfoPath:

• Haga clic en el control para seleccionarlo y, a continuación, presione SUPR.

¿Y ahora qué?

Si está listo para probar el nuevo flujo de trabajo, vaya al segmento START de este artículo.

Si está completando una tarea de flujo de trabajo, vaya (o regrese) al segmento COMPLETO de este artículo.

Iniciar un flujo de trabajo de recopilación de firmas

Un recordatorio sobre el proceso de firmas: todos los cambios deben realizarse en el documento, incluidas todas las inserciones y eliminaciones de líneas de firma , antes de que el primer participante agregue su firma a una línea de firma. (Para obtener más detalles, consulte el segmento PLAN en este artículo).

Además, asegúrese de que las personas a las que el flujo de trabajo asignará tareas entiendan cómo agregar sus firmas y completar sus formularios de tarea. Es posible que encuentren útil el segmento COMPLETO de este artículo.

Dos formas de iniciar un flujo de trabajo Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse solo manualmente, solo automáticamente o de cualquier manera:

• Manualmente en cualquier momento, por cualquier persona que tenga los permisos necesarios.
• Automáticamente cada vez que se produce un evento desencadenante especificado, es decir, cada vez que se agrega un documento a la lista o biblioteca y/o cada vez que un documento que ya está en la lista se cambia de alguna manera.
  (El evento o eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la adición y configuración original del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte el segmento PLAN de este artículo).

Un flujo de trabajo no se puede iniciar en ningún documento que esté actualmente desprotegido. (Se puede extraer un documento del repositorio después de iniciar un flujo de trabajo; pero, una vez desprotegido, no se pueden iniciar más flujos de trabajo en ese documento hasta que se vuelva a insertar).

Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produzca un evento desencadenante, el flujo de trabajo se ejecuta en el documento que lo desencadenó.

Cuando se inicia, el flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada usuario asignado. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que agregó originalmente el flujo de trabajo y a cualquier persona que aparezca en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Si las líneas de firma necesarias aún no están presentes en el documento antes de que la acción desencadenante inicie el flujo de trabajo, deben insertarse antes de que se agregue la primera firma al documento.

Iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos Normalmente, debe tener el permiso Editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo Integrantes y el grupo Propietarios tienen este permiso, pero el grupo Visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, flujo de trabajo por flujo de trabajo, requerir el permiso Administrar listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los propietarios pueden especificar esencialmente que solo ellos y otros propietarios pueden iniciar un flujo de trabajo determinado. Para obtener más información, consulte el segmento de información de este artículo).

Dos lugares para empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo manualmente desde cualquiera de estos dos lugares:

• De la lista o biblioteca donde está almacenado el documento.
• Desde el interior del propio documento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que este debe ser el programa completo instalado y no una versión de aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento o acuerde con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma estén presentes en el documento antes de que cualquiera de los participantes agregue su firma a una de las líneas.

2. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el documento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

3. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, después, en la pestaña Files de la cinta, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.
    

4. En la página Flujos de trabajo: Nombre del documento , en Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
   

5. En el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota

   Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, se usan solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios necesarios en la lista de personas a las que quiere que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una Escriba los nombres o direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas. Si se asignarán todas las tareas al mismo tiempo El orden de los nombres o las direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea grupal: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas en cada segmento de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) sean como las desea. Para obtener más información sobre el uso de etapas en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la que está configurada actualmente. Para eliminar una etapa completa, haga clic en el campo Asignar a para esa etapa y luego presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de etapas múltiples, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerda que: Escribir un nombre aquí no da lugar a la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.

1. Cuando tenga todos los ajustes del formulario de inicio de la forma que quiera, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

Iniciar manualmente desde dentro de un programa de Microsoft Office

1. Agregue todas las líneas de firma necesarias al documento o acuerde con los participantes del flujo de trabajo para asegurarse de que todas las líneas de firma estén presentes en el documento antes de que cualquiera de los participantes agregue su firma a una de las líneas.

2. Abra el documento en el programa de Office instalado en su equipo.

   Nota

   Este método no se puede usar cuando el documento está abierto en una versión de aplicación web del programa Microsoft Office. Debe estar abierto en la versión completa instalada del programa en el equipo.

3. En el documento abierto, haga clic en la pestaña Archivo , Guardar & Enviar y, después, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el documento.

4. Si ve el siguiente mensaje que le indica que el flujo de trabajo necesita que se inserte el archivo en el repositorio, haga clic en el botón Check In.
   (Si no ves este mensaje, ve al paso 5).

5. Haga clic en el botón grande Iniciar flujo de trabajo .

6. En la página Cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

   Nota

   Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, se usan solo durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, consulte el segmento CHANGE de este artículo.

	Asignar a Realice los cambios necesarios en la lista de personas a las que quiere que el flujo de trabajo asigne tareas. Si las tareas se asignarán de una en una Escriba los nombres o direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas. Si se asignarán todas las tareas al mismo tiempo El orden de los nombres o las direcciones no importa. Si incluye un grupo o una lista de distribución Se asignará una tarea grupal: cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero solo un miembro tendrá que reclamar y completar la tarea. Para obtener instrucciones sobre cómo reclamar y completar una tarea grupal, consulte el segmento COMPLETO de este artículo.
	Orden Asegúrese de que las especificaciones relativas a la asignación de las tareas en cada segmento de una en una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) sean como las desea. Para obtener más información sobre el uso de etapas en serie y paralelas, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	Agregar una nueva fase Agregue las fases que desee más allá de la que está configurada actualmente. Para eliminar una etapa completa, haga clic en el campo Asignar a para esa etapa y luego presione CTRL+SUPR. Para obtener más información sobre el uso de etapas múltiples, consulte el segmento PLAN de este artículo.
	CC Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerda que: Escribir un nombre aquí no da lugar a la asignación de una tarea de flujo de trabajo. Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo. Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo agregó originalmente recibe las notificaciones de inicio y parada sin necesidad de estar especificado en este campo.

1. Cuando tenga la configuración en el formulario de inicio de la forma que desee, haga clic en Iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a cualquier persona que aparezca en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

• Si esta es la primera vez que se ejecuta este flujo de trabajo, ¿los otros participantes necesitarán información y ayuda para completar las tareas asignadas? (Es posible que encuentren útil el segmento COMPLETO de este artículo).
• Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben sus notificaciones por correo electrónico y, en particular, si las notificaciones no están siendo mal manejadas por sus filtros de correo no deseado.
• Y, por supuesto, es posible que tenga que completar una o varias tareas de flujo de trabajo. Vaya al segmento COMPLETO de este artículo para obtener más detalles.
• Mientras tanto, para averiguar cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento MONITOR de este artículo.

Complete una tarea de flujo de trabajo Recopilar firmas

Si es la primera vez que se le asigna una tarea en un flujo de trabajo de Recopilar firmas, puede que le resulte útil revisar este segmento del artículo en su totalidad antes de completar la tarea. De esa manera, estarás al tanto de todas las opciones que pueden estar abiertas para ti.

Primero, asegúrese de que tiene el artículo correcto

Los distintos tipos de flujos de trabajo requieren diferentes acciones de tarea.

Por lo tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que se le ha asignado es realmente una tarea de flujo de trabajo de recopilación de firmas y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto : Este documento requiere su firma en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

• En la línea de asunto de la notificación de tarea
  
• En la barra de mensajes del documento que se va a revisar
  
• En el título de la tarea en la página Estado del flujo de trabajo
  

Si no ve el Este documento requiere el texto de su firma en estas ubicaciones, consulte con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo se basa o si es un flujo de trabajo personalizado.

Sin embargo, si su tarea es una tarea de recopilación de firmas, ¡siga leyendo!

Información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, normalmente se entera de la tarea de una de estas tres maneras:

• Recibirá una notificación de tarea por correo electrónico.
• Abre un documento de Microsoft Office y ve una barra de mensajes que le informa de que se le ha asignado una tarea relacionada.
• Comprueba el sitio de SharePoint y descubre que tiene asignadas una o más tareas.

Cuando se entera de que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo Recopilar firmas, normalmente hace dos cosas:

• Revisar el documento Abre y revisa el documento y, a continuación, lo firma (o no).
• Complete la tarea Rellene y envíe el formulario de tarea.

Por lo tanto, a menudo los siguientes tres elementos están involucrados en la finalización de la tarea:

• El mensaje de notificación (que recibirá como correo electrónico)
• El documento enviado para tu firma (que abres y luego firmas, o no)
• El formulario de tarea (que abre, completa y envía)

Así es como se ven esos tres elementos.

Acceder al documento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de la tarea

(Tenga en cuenta que si la tarea no está asignada a usted personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución de la que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección Reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento).

Siga estos pasos:

1. En el mensaje de notificación de la tarea, en las instrucciones Para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al documento.
2. En el documento abierto, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Acceder al documento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

(Tenga en cuenta que si la tarea no está asignada a usted personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución de la que es miembro, debe reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección Reclamar una tarea de grupo antes de completarla en este segmento).

Siga estos pasos:

1. En la lista o biblioteca donde se almacena el documento que se va a revisar, haga clic en el vínculo En curso asociado con el documento y el flujo de trabajo.
2. En la página Estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.
3. En el formulario de tarea, en la barra de mensajes, esta tarea de flujo de trabajo se aplica a los mensajes, haga clic en el vínculo al documento.

Firmar el documento

Ten en cuenta que si la tarea no está asignada a ti personalmente, sino a todo un grupo o lista de distribución de los que eres miembro, debes reclamar la tarea antes de completarla. Para obtener más información, consulte la sección Reclamar un grupo de tareas antes de completarla en este segmento.

Tenga también en cuenta que si la línea de firma está configurada para un usuario específico y la firma mientras ha iniciado sesión como un usuario diferente , la discrepancia podría ser visible en la línea de firma. En este ejemplo, la línea de firma se configuró para Frank Martínez, pero alguien que inició sesión como Anna Lidman agregó la firma.

En el siguiente ejemplo, el documento se creó en Word.

Observe las tres barras amarillas de mensajes en la parte superior del documento:

Marcado como finalEsta barra de mensajes le indica que al menos una persona ya ha agregado su firma en una línea de firma.

Firmas Puede hacer clic en el botón Ver firmas para abrir el panel Firmas . En Firmas solicitadas, haga clic en la flecha situada junto a su nombre y, a continuación, en el menú desplegable, haga clic en Firmar.

Si ve un mensaje sobre proveedores de servicios de firma digital de terceros, haga clic en Aceptar para continuar. (Para evitar ver el mensaje en el futuro, active la casilla).

Se abrirá el cuadro de diálogo Firmar .

Para firmar el documento, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X grande, haga clic en Firmar y, en el cuadro de diálogo Confirmación de firma, haga clic en Aceptar.

Recuerde: Si su nombre aparece más de una vez en la lista Firmas solicitadas , entonces hay más de una línea de firma a la que puede agregar su firma. Use este mismo procedimiento para agregar cada firma.

Tarea de flujo de trabajoCuando esté listo para completar y enviar el formulario de tarea, haga clic en el botón Abrir esta tarea en la barra de mensajes de tareas de flujo de trabajo .

Completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tarea para una tarea de flujo de trabajo Recopilar firmas se parece a esto.

Tenga en cuenta que los dos primeros controles (Eliminar elemento y Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del documento) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del documento que se va a firmar. Solo aparecen cuando el formulario de tareas se abre directamente desde el mensaje de notificación de la tarea o la lista de tareas en la página Estado del flujo de trabajo.

	Eliminar elemento Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic aquí en el vínculo. Al eliminar la tarea, no se elimina el documento que se va a firmar. Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, el borrado todavía se registra en el área de Historial de la página). Nota: Si no inició esta instancia del flujo de trabajo, es posible que desee consultar con la persona que la inició (o, si se inició automáticamente, con la persona que la agregó originalmente) antes de eliminar la tarea.
	Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del documento Para abrir el documento a firmar, haga clic en el enlace aquí.
	estado, solicitado por, comentarios consolidados, fecha de vencimiento No puede editar ni cambiar las entradas de estos cuatro campos, pero puede que la información que contienen le resulte útil. Observe que el cuadro Comentarios consolidados contiene todos los comentarios enviados en el formulario por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo. De la misma manera, después de enviar su propio formulario, cualquier texto que incluya en el cuadro de comentarios (4) también aparecerá en el cuadro de comentarios consolidados para los participantes posteriores.
	Comentarios Cualquier texto que introduzca aquí se registrará en el Historial de flujos de trabajo y también aparecerá en el campo Comentarios consolidados (3) para los participantes posteriores.
	Firma Cuando haya firmado el documento y escrito los comentarios que quiera aportar en el campo Comentarios , haga clic en este botón para enviar el formulario y completar la tarea.
	Cancelar Para cerrar el formulario de tareas sin guardar los cambios ni las respuestas, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y asignada a usted.
	Reasignar tarea Para reasignar esta tarea a otra persona, haga clic en este botón. Para obtener una ilustración de la página donde ingresará los detalles de la reasignación, y para obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 en este segmento, Reasignar su tarea a otra persona. Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Solicitar una tarea grupal antes de completarla (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa tarea en nombre de todo el grupo.

Reclame la tarea antes de abrir y firmar el documento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo podrá completarla. (De esta manera, solo una persona hace el trabajo necesario).

1. En la página Estado del flujo de trabajo, seleccione el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.
2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tarea, haga clic en el botón Reclamar tarea .
   

Cuando se actualiza la página Estado del flujo de trabajo, puede ver que la tarea ya no está asignada al grupo, sino que ahora es específicamente para usted.

Más adelante, si desea volver a liberar la tarea para el grupo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tarea, pero ahora haga clic en el botón Liberar tarea .

Reasignar la tarea a otra persona (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le ha asignado, haga clic en el botón Reasignar tarea en el formulario de tarea de flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

	Reasignar tarea a Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que quiere asignar esta tarea. Para asignar esta tarea a la persona que inició el flujo de trabajo o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que agregó originalmente este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.
	Nueva solicitud Proporcione cualquier información que la persona a la que va a asignar la tarea necesite para completar la tarea. (Cualquier texto que ingrese aquí se agregará en el área Comentarios consolidados ).
	Nueva duración Realice una de estas tres acciones: Para mantener la fecha de vencimiento existente Deje este campo en blanco. Para quitar la fecha de vencimiento por completo Escriba el número 0. Para especificar una nueva fecha de vencimiento Escriba un número aquí y después especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período anterior a la fecha de vencimiento de la tarea de cambio. Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, a las tareas de recopilación de firmas no se les asignan fechas de vencimiento ni duraciones de tareas.
	Nuevas unidades de duración Si está especificando una nueva duración de tarea, use este campo junto con el campo Nueva duración para identificar el período anterior a la fecha de vencimiento de la tarea. (Por ejemplo: 3 días , 1 mes o 2 semanas).

Cuando el formulario esté completo, haga clic en Enviar. La tarea se marca como completada, se asigna una nueva tarea a la persona ahora responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Cualquier información nueva que haya proporcionado se incluye en el Delegado por texto en la notificación de nueva tarea (número 1 en la siguiente ilustración).

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todos estos cambios y se pueden ver en las secciones Tareas e Historial de la página Estado del flujo de trabajo, como se muestra aquí.

Supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo de recopilación de firmas en ejecución

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, le mostraremos cómo acceder a esa página y, después, le mostraremos cómo usar las opciones y la información que se encuentre allí. Finalmente, le mostraremos otras dos páginas donde puede obtener información adicional sobre el monitoreo.

Ir a la página Estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo En curso para el elemento y el flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado Keynote Draft y el flujo de trabajo es Aprobación 3.

Se abre la página Estado del flujo de trabajo.

• Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación o el filtrado para encontrar el elemento que está buscando más rápidamente. Si observa que ordena o filtra repetidamente de la misma manera, puede resultarle útil crear una vista personalizada que automatice esa organización específica.
• Para acceder a la página Estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo Ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación por correo electrónico "ha comenzado" o en el vínculo Ver el historial de flujo de trabajo en una notificación por correo electrónico "ha completado" para la instancia específica que le interesa.

Utilice la página Estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, debajo de la ilustración de cada sección de la página Estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección de información de flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?
• ¿Cuándo se inició esta instancia?
• ¿Cuándo ocurrió la última acción en este caso?
• ¿En qué elemento se está ejecutando esta instancia?
• ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección de tareas

Preguntas respondidas:

• ¿Qué tareas ya se han creado y asignado, y cuál es su estado actual?
• ¿Qué tareas ya se han completado y cuál ha sido el resultado de cada una de esas tareas?
• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado? (Tenga en cuenta que, de forma predeterminada, a las tareas de recopilación de firmas no se les asignan fechas de vencimiento o duraciones de tareas).

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección Historial de flujos de trabajo

Preguntas respondidas:

• ¿Qué eventos se han producido ya en esta instancia del flujo de trabajo?
• Tenga en cuenta que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Cancelar o finalizar esta ejecución de flujo de trabajo

Hay dos maneras de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de su finalización normal:

• Cancelar el flujo de trabajo Todas las tareas se cancelan, pero se conservan en el área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo.
• Finalizar este flujo de trabajo Todas las tareas se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, todavía se reflejan en el área Historial del flujo de trabajo).

A continuación se indican las instrucciones para ambos métodos.

Cancelar (todas las tareas canceladas pero conservadas tanto en la lista de tareas como en el historial)

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, se puede cancelar.

De forma predeterminada, este procedimiento lo puede realizar la persona que inició esta instancia del flujo de trabajo o cualquier persona que tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no).

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área justo debajo de la Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el enlace Cancelar todas las tareas de recopilación de firmas .

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo finaliza con un estado de Cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo tanto en el área Tareas como en el área Historial de flujos de trabajo .

Fin (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas, pero conservadas en el historial)

Si se produce un error, o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede finalizar.

De forma predeterminada, este procedimiento solo lo puede realizar alguien que tenga el permiso Administrar listas. (De nuevo, el grupo Propietarios tiene el permiso Administrar listas de forma predeterminada; el grupo Miembros y el grupo Visitantes no).

• En la página Estado del flujo de trabajo, en el área justo debajo de la Visualización del flujo de trabajo, haga clic en el enlace Finalizar este flujo de trabajo .

Todas las tareas creadas por el flujo de trabajo se cancelan y se eliminan del área Tareas de la página Estado del flujo de trabajo, aunque siguen reflejadas en el área Historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo finaliza con el estado Cancelado.

Averiguar qué flujos de trabajo se ejecutan en un elemento

En la página Flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

1. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el elemento.
2. Apunte al nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo en el menú desplegable.
3. En la página Flujos de trabajo: Nombre del elemento , en Flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de las instancias de flujo de trabajo que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Supervisar los flujos de trabajo de toda la colección de sitios

Los administradores de colecciones de sitios pueden ver de un vistazo:

• El número de flujos de trabajo basados en cada plantilla de flujo de trabajo que existen actualmente en la colección de sitios.
• Si cada plantilla de flujo de trabajo está actualmente activa o inactiva en la colección de sitios.
• Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios.

Para ello, siga estos pasos:

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).
2. Haga clic en el icono Configuración del del sitio y, a continuación, en Configuración del sitio.
   En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en Flujos de trabajo.
   

Se abre la página Flujos de trabajo, que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si esta es la primera vez que se ejecuta esta versión de flujo de trabajo, puede utilizar las instrucciones del segmento REVISAR de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si el flujo de trabajo funciona como desea.

Revise los resultados del flujo de trabajo de recopilación de firmas y cree informes

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede acceder al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo en todas las instancias.

Revisar eventos en la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca, y hasta que se vuelva a ejecutar el mismo flujo de trabajo en ese mismo elemento, se puede acceder al historial de la instancia más reciente desde la lista o biblioteca.

Para ver la página Estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de una ejecución de flujo de trabajo en cualquier elemento:

• En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado del elemento y del flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado Borrador de Keynote y el flujo de trabajo es Aprobación de nuevo documento.

En la página Estado del flujo de trabajo, la sección Historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Historial de la instancia de acceso durante un máximo de 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de haber ejecutado nuevamente el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo durante un máximo de 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo. (Sesenta días es el tiempo que los productos de SharePoint conservan el historial de tareas para los flujos de trabajo).

De la lista o biblioteca

1. Vaya a la lista o biblioteca donde se almacena el elemento.
2. Haga clic en el icono situado delante del nombre del elemento para seleccionarlo y, después, en la pestaña Files de la cinta, en el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Flujos de trabajo.
3. En la página Flujos de trabajo: Nombre de elemento , en Flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
   
   Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia.

Desde la notificación de finalización del flujo de trabajo

• Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo de la instancia que desea revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo Ver el historial de flujo de trabajo .

Se abrirá la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que quiera crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar todos los mensajes entrantes que tengan el texto "se ha completado " en la línea de asunto en su propia carpeta independiente. (Asegúrese de que la regla de Outlook copie los mensajes entrantes y no los mueva simplemente, ya que no aparecerán también en la Bandeja de entrada).

Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de las versiones del flujo de trabajo, a lo largo del tiempo y en varias instancias, puede crear uno o ambos informes predefinidos:

• Informe de duración de la actividad Use este informe para ver promedios de cuánto tiempo tarda cada actividad dentro de un flujo de trabajo en completarse, así como cuánto tiempo tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.
• Informe de cancelación y error Utilice este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o si se producen errores antes de completarse.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   
2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   
3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   
4. En la página Personalizar, mantenga o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.
5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. De lo contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más tarde, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si su flujo de trabajo funciona de la manera que usted quiere, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre cómo funciona, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre el rendimiento general de una de las versiones del flujo de trabajo, a lo largo del tiempo y en varias instancias, puede crear uno o ambos informes predefinidos:

• Informe de duración de la actividad Use este informe para ver promedios de cuánto tiempo tarda cada actividad dentro de un flujo de trabajo en completarse, así como cuánto tiempo tarda cada ejecución completa o instancia de ese flujo de trabajo en completarse.
• Informe de cancelación y error Utilice este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela con frecuencia o si se producen errores antes de completarse.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
   
2. En la página Estado del flujo de trabajo, en Historial del flujo de trabajo, haga clic en Ver informes de flujo de trabajo.
   
3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
   
4. En la página Personalizar, mantenga o cambie la ubicación donde se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
   
   El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.
5. Una vez completado el informe, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. De lo contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más tarde, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior).
   

¿Y ahora qué?

Si su flujo de trabajo funciona de la manera que usted quiere, ya está listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que quiera cambiar sobre cómo funciona, vea el segmento CAMBIAR de este artículo.

Cambiar, deshabilitar o quitar un flujo de trabajo de recopilación de firmas

Después de ejecutar la primera instancia del nuevo flujo de trabajo Recopilar firmas y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o varios cambios en la configuración del flujo de trabajo.

Además, es posible que en el futuro desee realizar más cambios en la configuración.

Finalmente, es posible que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo por un período más corto o más largo, pero no eliminarlo, o podría, de hecho, optar por eliminarlo por completo.

Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y edite el formulario de asociación que se usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en una sola lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .

   Nota

   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.

3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración de flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.

   Nota

   Si el flujo de trabajo Recopilar firmas que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado a un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista se controlan mediante el control Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo , que se encuentra justo encima de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido del menú desplegable para descubrir cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo deseado aparezca en la lista, haga clic en el nombre del flujo de trabajo.

5. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.
   Para obtener más información acerca de los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).
2. Haga clic en el icono Configuración del del sitio y, a continuación, en Configuración del sitio.

En la página Configuración del sitio, en Galerías, haga clic en Tipos de contenido del sitio.

1. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   
2. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic enConfiguración de flujo de trabajo.
   
3. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo para el que desea cambiar la configuración.
4. En el mismo formulario de asociación de dos páginas que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.
   Para obtener más información acerca de los campos y controles del formulario de asociación, vea el segmento PLAN y el segmento ADD adecuado (lista/biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta en una sola lista o biblioteca

1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca .
   El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, esta pestaña se denomina Calendar.
3. En el grupo Configuración , haga clic en Configuración de flujo de trabajo
4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el enlace Quitar un flujo de trabajo .
5. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo de trabajo Nombre del flujo de trabajo.
• por SQL Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.
• Permitir Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.
• No hay instancias nuevas Opción que permite completar cualquier instancia del flujo de trabajo que se esté ejecutando actualmente, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).
• Quitar Opción que quita por completo el flujo de trabajo de la lista o biblioteca. Todas las instancias en ejecución terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

1. Abra la página principal de la colección de sitios (no la página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).
2. Haga clic en Configuración Configuración , después, en Configuración del sitio.
   En SharePoint en Microsoft 365, haga clic en Configuración Configuración , haga clic en Contenido del sitio y, después, en Configuración del sitio.
3. En la página Configuración del sitio, en Galerías de Web Designer, haga clic en Tipos de contenido del sitio.
   
4. En la página Tipos de contenido del sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
   
5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enConfiguración, haga clic en Configuración de flujo de trabajo.
6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el enlace Quitar un flujo de trabajo .
7. Use el formulario de la página Quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
   

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para comprobar los efectos de los cambios.

Hay cinco columnas en el formulario:

• Flujo de trabajo Nombre del flujo de trabajo.
• por SQL Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.
• Permitir Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.
• No hay instancias nuevas Opción que permite completar cualquier instancia del flujo de trabajo que se esté ejecutando actualmente, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar nuevas instancias. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione Permitir).
• Quitar Opción que quita por completo el flujo de trabajo de la colección de sitios. Todas las instancias en ejecución terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Personalización adicional

Hay una amplia variedad de formas de personalizar aún más los flujos de trabajo incluidos con los productos de SharePoint.

Incluso puedes crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar cualquiera de los siguientes programas o todos:

• SharePoint Designer 2013 Personalice formularios, acciones y comportamientos de flujo de trabajo.
• Microsoft Visual Studio Cree sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, consulte el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).