En este tema se explica cómo habilitar la característica de conjuntos de documentos para una colección de sitios y luego cómo configurar el tipo de contenido del conjunto de documentos.
En este artículo
- Habilitar conjuntos de documentos para una colección de sitios
- Crear un nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos
- Configurar o personalizar un tipo de contenido del conjunto de documentos
- Tareas relacionadas
Habilitar conjuntos de documentos para una colección de sitios
Si la característica Conjuntos de documentos no se ha activado para la colección de sitios, tendrá que activarla para poder crear o configurar nuevos tipos de contenido del conjunto de documentos. Para activar la característica de conjuntos de documentos, debe ser administrador de la colección de sitios.
- Vaya el sitio de primer nivel de la colección de sitios para la que desee habilitar Conjuntos de documentos.
- En el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio.
- En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
- Busque Conjuntos de documentos en la lista y, a continuación, haga clic en Activar.
Crear un nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos
Para que los usuarios del sitio puedan usar conjuntos de documentos para crear nuevas instancias de productos de trabajo con varios documentos, primero debe crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos para cada producto de trabajo que desee administrar y, después, agregarlo a la biblioteca de documentos donde se usará. Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, tiene que agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.
Para crear o configurar tipos de contenido del conjunto de documentos, debe ser administrador de la colección de sitios o propietario del sitio.
- En el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio.
- En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
- En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en Crear.
- En la sección Nombre y descripción , en el cuadro Nombre , escriba el nombre que desea asignar al nuevo conjunto de documentos. Este es el nombre que verán los usuarios cuando creen una nueva instancia de un conjunto de documentos.
- En el cuadro Descripción, escriba una descripción del conjunto de documentos.
- En Seleccionar tipo de contenido primario de, haga clic en Tipos de contenido del conjunto de documentos. (Si Tipos de contenido del conjunto de documentos no es una opción, es posible que la característica Conjuntos de documentos no esté activada para esta colección de sitios).
- En la sección Grupo , especifique si desea clasificar el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos en un grupo nuevo o existente.
- Haga clic en Aceptar.
Cuando se cree el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos, verá la página Información del tipo de contenido de sitio para el tipo de contenido, donde puede configurar opciones adicionales para él.
Configurar o personalizar un tipo de contenido del conjunto de documentos
En el menú Acciones del sitio , haga clic en Configuración del sitio.
En Galerías, haga clic en Tipos de contenido de sitio.
En la página Tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del conjunto de documentos que desea configurar.
En Configuración, haga clic en Configuración del conjunto de documentos.
En la sección Tipos de contenido permitidos , en Tipos de contenido de sitio disponibles, seleccione el tipo de contenido que desea permitir dentro de este conjunto de documentos y, a continuación, haga clic en el botón Agregar para moverlo al cuadro Tipos de contenido permitidos en el conjunto de documentos. Repita este paso para cada tipo de contenido que quiera incluir en el conjunto de documentos.
Nota
La opción Tipos de contenido permitidos solo es aplicable a los documentos agregados a través del menú "Nuevo" dentro del conjunto de documentos.
En la sección Contenido predeterminado, seleccione el tipo de contenido para el que desee cargar contenido predeterminado y luego haga clic en Examinar para buscar el archivo que desee cargar. El contenido predeterminado se crea automáticamente para los autores cuando crean nuevas instancias de un conjunto de documentos.
Por ejemplo, supongamos que está creando un conjunto de documentos para administrar el proceso de diseño del producto. Este conjunto de documentos puede incluir un documento de diseño de producto (un documento de Microsoft Word), un dibujo de diseño (un dibujo de Microsoft Visio) y Especificaciones de rendimiento (una hoja de cálculo de Microsoft Excel). Es posible que su organización tenga una plantilla de documento estándar de Microsoft Word para el documento de diseño de producto que se rellena previamente con algunos de los autores de información estándar que deben completar. Puede cargar esta plantilla como contenido predeterminado. Cuando los autores crean una nueva instancia del conjunto de documentos de diseño de producto, se crea una copia del documento de diseño de producto para ellos y pueden editarlo para agregar información adicional.
Si decide no incluir contenido predeterminado para los tipos de contenido en el conjunto de documentos, no se crearán archivos automáticamente para los autores al crear una nueva instancia de un conjunto de documentos, y los autores podrán crearlos desde cero dentro del conjunto de documentos o cargar documentos en el conjunto de documentos.
Si hay varios tipos de contenido dentro de este conjunto de documentos y desea cargar contenido predeterminado para cada uno de ellos, haga clic en Agregar nuevo contenido predeterminado, seleccione el siguiente tipo de contenido para el que desea especificar contenido predeterminado y, a continuación, haga clic en Examinar para buscar el archivo que desea cargar. Repita este paso hasta que haya especificado todo el contenido predeterminado deseado para los tipos de contenido individuales de este conjunto de documentos.
Si quiere que el nombre del conjunto de documentos se agregue a los nombres de archivos individuales dentro de una instancia de un conjunto de documentos, seleccione la casilla situada junto a Agregar el nombre del conjunto de documentos a cada nombre de archivo. Incluir esta información puede ayudar a los usuarios a identificar archivos en ciertas vistas de la biblioteca, especialmente si una biblioteca contiene más de un tipo de conjunto de documentos.
En la sección Columnas compartidas , seleccione las columnas que quiera que comparta cada uno de los tipos de contenido del conjunto de documentos.
Las columnas compartidas son de solo lectura para los documentos del conjunto y pueden modificarse solo para el conjunto de documentos en sí. Cuando se realicen cambios en los valores de las columnas compartidas del conjunto de documentos, estas actualizaciones se sincronizarán con los valores de las columnas compartidas de los documentos del conjunto.
En la sección Columnas de página principal, especifique las columnas que desea mostrar en la página principal del conjunto de documentos.
En la sección Página principal, haga clic en Personalizar la página principal para personalizar la apariencia de la página principal que los usuarios ven para cada instancia del conjunto de documentos.
Si desea aplicar estos cambios de la página principal a aquellos conjuntos de documentos que hereden de este conjunto, active la casilla que aparece junto a Actualizar la página principal de los conjuntos de documentos que heredan de este tipo de contenido.
En la sección Actualizar tipos de contenido de sitio y lista , especifique si desea actualizar los tipos de contenido que heredan de este conjunto de documentos con los cambios realizados.
Haga clic en Aceptar.
Después de crear y configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos, debe agregarlo a la biblioteca donde desee que los usuarios creen sus conjuntos de documentos.