Planear conjuntos de documentos en SharePoint Server

Se aplica a
SharePoint Server 2013

Resumen: Obtenga información sobre la característica conjunto de documentos de SharePoint Server 2013, cómo administrar conjuntos de documentos y planear los tipos de contenido del conjunto de documentos.

En este artículo se describen conjuntos de documentos y se proporciona orientación sobre cómo puede integrarlos con su solución de administración de documentos de SharePoint Server 2016.

En este artículo:

Acerca de los conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server 2016 que permite a una organización administrar una sola entrega o producto de trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos únicos del conjunto de documentos, los atributos y el comportamiento de carpetas y documentos, y proporciona una interfaz de usuario (UI), metadatos y elementos de modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.

Para equipos y usuarios de muchas organizaciones, se necesita un conjunto de documentos o un producto de trabajo para administrar mejor un proyecto o una entrega. Por ejemplo, un equipo legal podría necesitar recopilar, crear y administrar varios documentos, fotos y archivos de audio relacionados con un caso concreto. O bien, un equipo de ventas podría necesitar compilar documentos de varios orígenes para crear y administrar una solicitud de propuesta (RFP) para un cliente potencial. Los conjuntos de documentos proporcionan a esos equipos y usuarios la capacidad de administrar esos conjuntos de documentos como un único producto de colección, entrega o trabajo. Los propietarios del conjunto de documentos pueden crear una página principal personalizada que muestre los elementos incluidos y la información importante sobre el producto de trabajo.

En SharePoint Server 2016, las organizaciones que quieran crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos para cada producto de trabajo que creen normalmente. A continuación, un tipo de contenido del conjunto de documentos puede definir tipos de contenido aprobados, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas. Después, se pueden crear tipos de contenido personalizados adicionales del conjunto de documentos a partir del tipo de contenido primario, cada uno de los que hereda las propiedades y la configuración del tipo de contenido del conjunto de documentos primario. Después de agregar el tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que herede los atributos del tipo de contenido Del conjunto de documentos mediante el comando Nuevo . Un tipo de contenido del conjunto de documentos proporciona una configuración adicional que le permite especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido predeterminado, las columnas compartidas, las columnas página principal y la vista página principal predeterminada.

Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010).

Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2016, vea Crear y configurar un nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2016.

Administrar conjuntos de documentos

Los conjuntos de documentos de SharePoint Server 2016 comparten muchos de los mismos atributos y propiedades que las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes que debe tener en cuenta al planear una solución de conjunto de documentos.

  • No hay límite en el número de documentos que pueden existir en un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga de visualización pueden estar limitados por el umbral de vista de lista que, de forma predeterminada, se establece en 5.000 elementos. Las carpetas se permiten en conjuntos de documentos, pero la navegación por metadatos no se puede usar en un conjunto de documentos. Por lo tanto, es importante considerar la posibilidad de superar los umbrales de vista de lista y problemas de diseño de navegación cuando se determina cuántos elementos deben existir en un conjunto de documentos. Además, cuando se usa la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no puede superar los 50 MB. Para una colección o un producto de trabajo con un gran número de elementos, una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos puede ser una mejor solución.
  • No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que pueden existir en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en las listas estará limitado por el umbral de vista de lista.
  • Al usar metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos que usan metadatos compartidos en un conjunto de documentos, las actualizaciones de metadatos las ejecutará un trabajo de temporizador cada 15 minutos. Por ejemplo, si tiene 10 documentos en el nivel superior de la biblioteca y un único documento en un conjunto de documentos con metadatos compartidos, el trabajo de tiempo no se ejecutará. Pero si agrega otro conjunto de documentos con 9 documentos más, se ejecutará el trabajo de temporizador.
  • Al usar el enrutamiento del conjunto de documentos, los conjuntos de documentos que se envían a un organizador de contenido permanecerán en la biblioteca desplegable y se moverán a la ubicación apropiada por el trabajo del temporizador de procesamiento del organizador de contenido, que se ejecuta diariamente de forma predeterminada.

Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, la característica Conjuntos de documentos debe estar habilitada.

Para habilitar la característica Conjuntos de documentos para una colección de sitios

  1. En la página Configuración del sitio , en Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
  2. En la página Características , en Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.

Después de habilitar la característica Conjuntos de documentos, puede crear tipos de contenido de conjuntos de documentos.

Planear tipos de contenido del conjunto de documentos

Puede planear los tipos de contenido del conjunto de documentos para su solución mediante la hoja de cálculo Analizar el uso de documentos, que puede completar con el artículo Identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint 2013. Después, puede usar la hoja de cálculo Tipo de contenido (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid=0x409) para registrar sus decisiones sobre cada nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos que usará en la solución.

Para planear los tipos de contenido del conjunto de documentos mediante la hoja de cálculo Tipo de contenido

  1. Escriba Document Set en el campo Tipo de contenido de la hoja de cálculo Tipo de contenido.

  2. Escriba la dirección URL del sitio en la que se definirá el nuevo tipo de contenido del conjunto de documentos. Tenga en cuenta que los tipos de contenido están disponibles en el sitio en el que se definen y en todos los sitios debajo de ese sitio.

  3. Determinar el tipo de contenido primario Escriba el tipo de contenido del conjunto de documentos primario en el campo Tipo de contenido primario de la hoja de cálculo Tipo de contenido. Este será un tipo de contenido del conjunto de documentos principal o un tipo de contenido de conjunto de documentos personalizado que ya haya planeado.

  4. Determinar la configuración del conjunto de documentos Determine y especifique las siguientes opciones de configuración del conjunto de documentos en la hoja de cálculo Tipo de contenido:

    1. Determinar los tipos de contenido permitidos Especifique los tipos de contenido predeterminados que se permitirán en este tipo de contenido del conjunto de documentos.
    2. Determinar el contenido predeterminado Si el tipo de contenido del conjunto de documentos que está creando se configurará para crear automáticamente contenido predeterminado al crear una nueva instancia de un conjunto de documentos, puede agregar archivos al conjunto de documentos manualmente. Solo se pueden agregar archivos de los tipos de contenido permitidos para el conjunto de documentos.
    3. Determinar columnas compartidas Especifique si los valores de columna del conjunto de documentos se sincronizarán automáticamente con todos los documentos incluidos en el conjunto.
    4. Determinar las columnas de la página principal Especifique qué columnas deben mostrarse en la página principal de cada conjunto de documentos.
    5. Determinar la vista Página principal Especifique la vista para mostrar el contenido del conjunto de documentos en la página principal.

  5. Determinar las columnas y el orden de las columnas En la tabla Columnas de plan de la hoja de cálculo Tipo de contenido:

    1. Escriba cada columna heredada del tipo de contenido primario. En la columna ¿Nuevo? , escriba No para cada entrada.
    2. Por cada columna adicional, escriba el nombre de una columna predefinida o de una columna que va a crear. Escriba los nombres de las columnas adicionales, sus tipos e indique si son nuevas.

  6. En la sección Plantilla de plan de la hoja de cálculo, escriba None.

  7. Determinar los flujos de trabajo Si hay un flujo de trabajo disponible que es relevante para el tipo de contenido del conjunto de documentos, puede asociarlo con el tipo de contenido. A continuación, se puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento de lista de ese tipo de contenido. Para obtener una explicación completa de la planificación de flujos de trabajo, vea Planear flujos de trabajo. Después de revisar los flujos de trabajo y determinar qué flujos de trabajo están disponibles, escriba cada flujo de trabajo para asociarlo con el tipo de contenido en la tabla Plan de flujos de trabajo de la hoja de cálculo Tipo de contenido. Si el flujo de trabajo no se hereda del tipo de contenido primario, escriba esa información en la columna ¿Nuevo?

  8. Determinar la directiva Una directiva es un conjunto de reglas para un tipo de contenido; Las características de directiva proporcionan los detalles de cada regla, como si se pueden imprimir elementos del tipo de contenido o qué acciones del elemento se deben auditar. Para obtener más información sobre la planeación de directivas, vea Planear la directiva de administración de información en SharePoint Server 2013. Después de revisar las directivas y determinar qué características y plantillas de directiva están disponibles, en la sección Planear una directiva de la hoja de cálculo Tipo de contenido, haga lo siguiente:

    1. Si el tipo de contenido primario tiene configuración de directiva, se aplicarán sin cambios en el nuevo tipo de contenido. Esto garantiza que las directivas, una vez establecidas, se apliquen en todos los tipos de contenido relevantes. Si el tipo de contenido actual hereda la configuración de directiva de su tipo primario, en la sección Planear una directiva de la hoja de cálculo Tipo de contenido, responda Yes a la pregunta "¿Está la directiva definida en el tipo de contenido primario?".
    2. Si el tipo de contenido actual hereda una directiva basada en el tipo de contenido primario, en el campo Registrar el nombre de la directiva de la sección Planear una directiva , escriba el nombre de la plantilla de directiva. De forma similar, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea aplicar una plantilla de directiva, en el campo Registrar el nombre de la directiva de la sección Planear una directiva , escriba el nombre de la plantilla de directiva.
    3. Si el tipo de contenido actual hereda una o más características de directiva individuales del tipo de contenido primario, escriba cada característica de directiva en la tabla Característica de la sección Planear una directiva de la hoja de cálculo. Por el contrario, si el tipo de contenido actual no hereda una directiva y desea asociar características de directiva con el tipo de contenido actual, escriba esas características de directiva en la tabla Característica . Tenga en cuenta que no puede asociar características de directiva individuales y una directiva por nombre a un tipo de contenido.

Hojas de cálculo

Use las siguientes hojas de cálculo para registrar la información que se describe en este artículo:

Identificar usuarios y analizar el uso de documentos (SharePoint Server 2010)Planear tipos de contenido y flujos de trabajo (SharePoint Server 2010)