Usar un flujo de trabajo con tres estados

El flujo de trabajo con tres estados realiza un seguimiento del estado de un elemento de lista a través de tres estados (fases). Se puede usar para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de problemas o elementos, como problemas de asistencia al cliente, clientes potenciales de ventas o tareas de proyectos. Por ejemplo, los tres estados para una tarea de proyecto podrían ser: No iniciado, En curso y Terminado.

En este artículo

• ¿Cómo funciona el flujo de trabajo con tres estados?

• Configurar una lista para usarla con un flujo de trabajo con tres estados

  • Crear una lista de seguimiento de problemas
  • Crear una lista personalizada para su uso con un flujo de trabajo con tres estados
  • Personalizar una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo con tres estados
  • Agregar un flujo de trabajo con tres estados a una lista

• Iniciar manualmente un flujo de trabajo con tres estados en un elemento

• Completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo con tres estados

¿Cómo funciona el flujo de trabajo con tres estados?

El flujo de trabajo con tres estados admite procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento del estado de un problema o elemento a través de tres estados y dos transiciones entre los estados. Con cada transición entre estados, el flujo de trabajo asigna una tarea a una persona y envía a esa persona una alerta por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados funciona con la plantilla de lista Seguimiento de problemas . Sin embargo, se puede usar con cualquier lista configurada para contener una columna Opción con tres o más valores. Los valores de esta columna Opción sirven como los estados de los que realiza un seguimiento el flujo de trabajo.

Una lista puede tener más de una columna de elección y la columna de opción puede tener más de tres valores. Sin embargo, el flujo de trabajo con tres estados solo se puede configurar para usar una de las columnas de elección y solo tres de los valores de la columna de elección seleccionada. Cuando agrega un flujo de trabajo con tres estados a una lista o biblioteca, selecciona una columna de opción y tres de los valores proporcionados por la columna.

El flujo de trabajo con tres estados se puede usar para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de problemas o elementos, como problemas de asistencia al cliente, clientes potenciales de ventas o tareas de proyectos. Por ejemplo, los empleados de una pequeña empresa de planificación de eventos pueden usar una lista de seguimiento de problemas y un flujo de trabajo personalizado con tres estados para administrar las muchas tareas relacionadas con los eventos que están planeando. El flujo de trabajo realiza un seguimiento de las tareas de planificación de eventos a través de tres estados: Activo, Listo para revisión y Completado. Todas las tareas de preparación del evento relacionadas con un evento específico se compilan en una lista de seguimiento de problemas que se creó para ese evento y se marcó como Activo. El coordinador del evento asigna tareas individuales a los miembros del equipo y, a continuación, inicia el flujo de trabajo en estos elementos para iniciar el trabajo en la tarea del evento.

Cuando se inicia el flujo de trabajo, crea una tarea para la persona designada. Cuando un miembro del equipo recibe una tarea, él o ella realiza el trabajo necesario para completar la tarea. Puede ser un trabajo que se produce fuera de la lista o del sitio donde se encuentra la lista de seguimiento de problemas. Por ejemplo, si un miembro del equipo recibe una tarea de flujo de trabajo para desarrollar un plan de restauración, se pone en contacto con una empresa de restauración y luego trabaja con ellos para desarrollar un plan. Cuando se redacta el plan de restauración, el miembro del equipo marca su tarea de flujo de trabajo como completada. En este punto, el flujo de trabajo actualiza el estado de la tarea del evento en la lista de seguimiento de problemas de Activo a Listo para revisión, y crea una segunda tarea para que el coordinador del evento revise el plan de restauración. Una vez que el coordinador del evento revisa y aprueba el plan de restauración, marca su tarea de flujo de trabajo como completada, y el flujo actualiza el estado de la tarea de Listo para revisión a Completado.

Las acciones del flujo de trabajo con tres estados del ejemplo anterior usan el proceso siguiente:

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Configurar una lista para usarla con un flujo de trabajo con tres estados

Antes de poder usar un flujo de trabajo con tres estados, tendrá que configurar una lista que contenga los elementos que planea realizar un seguimiento o administrar con el flujo de trabajo. La plantilla de lista Seguimiento de problemas funciona con el flujo de trabajo con tres estados. Sin embargo, también puede crear una lista personalizada para usarla con estos flujos de trabajo. Si crea una lista personalizada, asegúrese de que la lista contenga al menos una columna Opción que incluya tres o más valores de opción. Al configurar el flujo de trabajo para usarlo con la lista, especifique la columna Opción que contiene los valores de estado de los que realizará un seguimiento el flujo de trabajo.

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Crear una lista de seguimiento de problemas

De forma predeterminada, puede usar un flujo de trabajo con tres estados con cualquier lista que cree desde la plantilla de lista Seguimiento de problemas .

1. En el menú Configuración, haga clic en Agregar una aplicación.

2. En la página Sus aplicaciones, haga clic en Seguimiento de problemas y escriba un nombre para la lista. El nombre de la lista es obligatorio

3. Si desea proporcionar una descripción para la lista, haga clic en Opciones avanzadas.

   • En el cuadro Descripción , escriba una descripción de la finalidad de la lista. La descripción es opcional.

4. Haga clic en Crear.

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Crear una lista personalizada para su uso con un flujo de trabajo con tres estados

Si desea crear una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo con tres estados, debe agregar al menos una columna Opción que contenga al menos tres valores de estado de los que realizará un seguimiento el flujo de trabajo.

1. En el menú Configuración, haga clic en Agregar una aplicación.
2. En la página Sus aplicaciones, haga clic en Lista personalizada y escriba un nombre para la lista. El nombre de la lista es obligatorio.
3. Si desea proporcionar una descripción para la lista, haga clic en Opciones avanzadas.
4. En el cuadro Descripción , escriba una descripción de la finalidad de la lista. La descripción es opcional.
5. Haga clic en Crear.

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Personalizar una lista personalizada para usarla con un flujo de trabajo con tres estados

1. Haga clic en la lista personalizada que creó en el paso anterior.
2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Lista y, a continuación, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de lista.
3. En Columnas, haga clic en Crear columna.
4. En la sección Nombre y tipo , en Nombre de columna, escriba el nombre de la columna que desea usar para especificar los valores de estado para el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede escribir el nombre como Estado del flujo de trabajo.
5. En El tipo de información de esta columna es, seleccione Opción (menú entre el que elegir)..
6. En la sección Configuración de columna adicional , en Descripción, escriba una descripción opcional para la columna.
7. En Requerir que esta columna contenga información, haga clic en Sí.
8. En el cuadro de lista debajo de Escriba cada opción en una línea independiente, escriba tres o más valores de opción que desee para esta columna. Estos valores se convertirán en los estados del flujo de trabajo. Por ejemplo, puede escribir Activo, Listo para revisión y Completar como las tres opciones.
9. En Mostrar opciones con, seleccione Menú desplegable o Botones de radio.
10. En Permitir opciones de relleno, haga clic en No.
11. Especifique si desea un valor predeterminado específico para esta columna o si desea agregarlo a la vista predeterminada de la lista.
12. Haga clic en Aceptar.

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Agregar un flujo de trabajo con tres estados a una lista

Debe agregar un flujo de trabajo con tres estados a una lista antes de poder usarlo en los elementos de esa lista. Cuando agrega un flujo de trabajo con tres estados a una lista, especifica qué columna de la lista contiene los valores de estado de los que desea realizar el seguimiento. También puede especificar información sobre lo que desea que ocurra en cada fase del flujo de trabajo. Por ejemplo, puede especificar el asunto y el texto de las alertas de correo electrónico que reciben los destinatarios de la tarea.

El flujo de trabajo con tres estados está habilitado de forma predeterminada en la mayoría de los tipos de sitios. Sin embargo, un administrador de la colección de sitios puede deshabilitar la característica. Si el flujo de trabajo con tres estados no está disponible, póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios.

1. Abra la lista a la que desea agregar un flujo de trabajo con tres estados.

2. Haga clic en la pestaña>ListaConfiguración de lista o haga clic en la configuración para el tipo de biblioteca que está abriendo. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, haga clic en Configuración de biblioteca de documentos.

3. En Permisos y administración, haga clic en Configuración del flujo de trabajo.

4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

5. En la página Agregar un flujo de trabajo, en la sección Flujo de trabajo , en Seleccionar una plantilla de flujo de trabajo, haga clic en Tres estados.

6. En la sección Nombre , escriba un nombre único para el flujo de trabajo.

7. En la sección Lista de tareas , especifique la lista de tareas que se usará con el flujo de trabajo.

   Nota

   • Puede usar la lista de tareas predeterminada o puede crear una nueva. Si usa la lista de tareas predeterminada, los participantes podrán encontrar y ver fácilmente sus tareas de flujo de trabajo mediante la vista Mis tareas de la lista Tareas.
   • Cree una nueva lista de tareas si las tareas de este flujo de trabajo revelarán datos confidenciales que desea mantener separados de la lista general de tareas.
   • Cree una nueva lista de tareas si su organización tendrá muchos flujos de trabajo o si estos implicarán muchas tareas. En este caso, es posible que desee crear listas de tareas para cada flujo de trabajo.

8. En la sección Lista de historial, seleccione una lista de historial para usar con este flujo de trabajo. La lista de historial muestra todos los eventos que se producen durante cada instancia del flujo de trabajo.

   Nota

   Puede usar la lista predeterminada historial o puede crear una nueva. Si su organización tendrá muchos flujos de trabajo, es posible que desee crear una lista de historial independiente para cada flujo de trabajo.

9. En la sección Opciones de inicio , realiza una de las siguientes acciones:

   • Si desea permitir que el flujo de trabajo se inicie manualmente, active la casilla Permitir que un usuario autenticado inicie este flujo de trabajo manualmente con permisos de Participar . Active la casilla Requerir permisos de administración de listas para iniciar el flujo de trabajo si desea requerir permisos adicionales para iniciar el flujo de trabajo.
   • Si desea que el flujo de trabajo se inicie automáticamente al crear nuevos elementos, active la casilla Iniciar este flujo de trabajo cuando se cree un elemento nuevo .

10. Haga clic en Siguiente.

11. En la sección Estados del flujo de trabajo, en Seleccionar un campo de "Opción", seleccione la columna Opción de la lista que contiene los valores que desea usar para los estados del flujo de trabajo y, a continuación, seleccione los valores de columna que desee para el estado inicial, el estado medio y el estado final del flujo de trabajo.

12. En las dos secciones Especifique lo que desea que suceda cuando se inicie un flujo de trabajo (opciones para la primera tarea del flujo de trabajo) y Especifique lo que desea que suceda cuando un flujo de trabajo cambie a su estado medio (opciones para la segunda tarea del flujo de trabajo) especifique la siguiente información:
    Detalles de la tarea

Campo	Descripción
Título de la tarea:	Opcionalmente, puede modificar el título del mensaje que aparecerá en la tarea cuando se inicie el flujo de trabajo o llegue al estado central. Si activa la casilla Incluir campo de lista , el campo que seleccione se agregará al final del mensaje.
Descripción de la tarea:	Escriba la información que desee incluir en la descripción de la tarea. Si activa la casilla Incluir campo de lista , el campo que seleccione se agregará al final del mensaje. Si activa la casilla Insertar vínculo a elemento de lista , se incluye un vínculo al elemento de lista en la descripción.
Fecha de vencimiento de la tarea:	Si desea especificar una fecha de vencimiento para la tarea, active la casilla Incluir campo de lista y, a continuación, seleccione la columna de fecha de la lista que contiene la información de fecha que desea usar para la fecha de vencimiento.
Tarea asignada a:	Para asignar la tarea a una persona especificada en la lista, haga clic en Incluir campo de lista y, a continuación, seleccione la columna de la lista que contiene la información de usuario que desea usar. Cuando se inicia este flujo de trabajo, la primera tarea se asigna a la persona cuyo nombre aparece en esta columna para el elemento de flujo de trabajo. Para asignar esta tarea en todas las instancias de este flujo de trabajo a una persona que especifique, haga clic en Personalizado y, a continuación, escriba o seleccione el nombre de la persona a la que desea asignar la tarea.

1. Active la casilla Enviar mensaje de correo electrónico si desea que los participantes reciban alertas por correo electrónico sobre sus tareas del flujo de trabajo.

   Nota

   Si desea asegurarse de que los participantes reciben alertas por correo electrónico y avisos sobre sus tareas después de iniciar los flujos de trabajo, póngase en contacto con el administrador de la colección de sitios para comprobar que el correo electrónico está habilitado para el sitio.

   Detalles del mensaje de correo electrónico

Campo	Descripción
Para	Escriba el nombre de la persona a la que quiere enviar una alerta por correo electrónico sobre la tarea del flujo de trabajo. Active la casilla Incluir tarea asignada a si desea enviar la alerta por correo electrónico al propietario de la tarea.
Asunto	Escriba la línea de asunto que desea usar para la alerta de correo electrónico. Active la casilla Usar título de la tarea si desea agregar el título de la tarea a la línea de asunto del mensaje de correo electrónico.
Cuerpo	Escriba la información que desea que aparezca en el cuerpo del mensaje de la alerta de correo electrónico. Active la casilla Insertar vínculo a elemento de lista si desea incluir un vínculo al elemento de lista en el mensaje.

1. Haga clic en Aceptar.

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Iniciar manualmente un flujo de trabajo con tres estados en un elemento

Primero debe agregarse un flujo de trabajo con tres estados a una lista para que esté disponible para su uso en los elementos de esa lista. Consulte las secciones anteriores para obtener más información.

Se puede configurar un flujo de trabajo con tres estados para que se inicie automáticamente cuando se agreguen nuevos elementos a una lista, o bien se puede configurar para permitir que los usuarios con permisos específicos inicien el flujo de trabajo manualmente. Algunos flujos de trabajo podrían permitir ambas opciones.

Para iniciar manualmente un flujo de trabajo con tres estados en un elemento de lista, siga estos pasos. Debe tener permiso de Edición de elementos para la lista. Es posible que algunos flujos de trabajo requieran el permiso Administrar listas.

1. Abra la lista que contiene el elemento en el que desea iniciar un flujo de trabajo con tres estados.

2. Haga clic en los puntos suspensivos junto al elemento en el que desea iniciar un flujo de trabajo y, en el menú que aparece, haga clic en Flujos de trabajo.

   Nota

   El comando Flujos de trabajo solo está disponible cuando el elemento está en una lista o biblioteca que tiene al menos un flujo de trabajo asociado.

3. En el menú Configuración, haga clic en Ver todo el contenido del sitio.

4. En Iniciar un nuevo flujo de trabajo, haga clic en el nombre del flujo de trabajo con tres estados que desea iniciar.
   El flujo de trabajo se inicia inmediatamente.

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Completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo con tres estados

Para completar una tarea de flujo de trabajo en un flujo de trabajo con tres estados, debe tener al menos el permiso Editar elementos para las listas de tareas en las que se registran las tareas.

1. Abra la lista Tareas del sitio y, a continuación, seleccione Mis tareas en el menú Ver para localizar la tarea del flujo de trabajo.

   Nota

   Si el flujo de trabajo no usa la lista predeterminada de tareas del sitio, es posible que la tarea de flujo de trabajo no aparezca en la lista Tareas . Para localizar la tarea de flujo de trabajo, vaya a la lista o biblioteca donde se guarda el elemento de flujo de trabajo. Seleccione el nombre del elemento que desea completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo. En la página Estado del flujo de trabajo, en Flujos de trabajo en ejecución, haga clic en el nombre del flujo de trabajo en el que es participante. En Tareas, haga clic en la tarea de flujo de trabajo y vaya al Paso 3.

2. Abra la lista que contiene el elemento en el que desea marcar como completado.

3. Seleccione el nombre de la tarea que desea completar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Editar elemento.

4. En el cuadro de diálogo Tareas , escriba o seleccione la información que se solicita para completar la tarea y, a continuación, haga clic en Guardar.

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