Un flujo de trabajo de aprobación de publicación es similar a otros flujos de trabajo de SharePoint, ya que automatiza el enrutamiento de contenido a los expertos del tema y a las partes interesadas para su revisión y aprobación. Lo que hace único a este flujo de trabajo es que se ha diseñado específicamente para aquellos sitios de publicación donde existe un control riguroso sobre la publicación de páginas nuevas y actualizadas. En estos sitios no puede publicarse nuevo contenido hasta que lo aprueban todos los aprobadores del flujo de trabajo.
En este artículo se supone que ya tiene un sitio de publicación. Ese sitio debe basarse en la plantilla de sitio Sitio de publicación con flujo de trabajo. Si necesita más información sobre cómo crear sitios de publicación, vea Crear un sitio de publicación de SharePoint.
Nota
Este artículo solo se aplica a la plataforma de flujo de trabajo de SharePoint 2010. Para obtener más información sobre las dos plataformas de flujo de trabajo de SharePoint, vea Las dos plataformas de flujo de trabajo de SharePoint.
En este artículo
Agregar un flujo de trabajo de aprobación de publicación a la colección de sitios
Personalizar o crear un flujo de trabajo de aprobación de publicación
Usar un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones
El flujo de trabajo de aprobación de publicación está habilitado de forma predeterminada al crear un sitio de publicación. El flujo de trabajo redirige automáticamente las páginas web, asigna tareas de revisión y realiza un seguimiento de su progreso, y envía avisos y notificaciones a los aprobadores cuando es necesario. Puede supervisar y ajustar la actividad del flujo de trabajo desde una página de estado central donde se mantiene el historial de eventos del flujo de trabajo durante 60 días después de su finalización.
Si ha usado otros flujos de trabajo de aprobación para listas, bibliotecas o tipos de contenido, es posible que esté familiarizado con los formularios de asociación e inicio que le permiten asignar aprobadores y determinar cómo controlar los cambios y rechazos del contenido dentro del flujo de trabajo. En un flujo de trabajo de aprobación de publicación, estas opciones no están disponibles. Los aprobadores son controlados por el grupo Aprobadores y solo los miembros de ese grupo podrán participar en el proceso de aprobación. Puede editar el grupo Aprobadores para agregar o quitar miembros, pero debe tener permisos de propietario del sitio para poder hacerlo.
Enviar una página para su aprobación
- Vaya a la página del sitio de publicación que desea enviar para su aprobación.
- En la pestaña Publicar, haga clic en Enviar.
- En Solicitud, escriba el texto del correo electrónico que recibirá cada aprobador. (Email debe estar habilitado para el sitio para que el flujo de trabajo envíe notificaciones por correo electrónico y avisos. Si no está seguro de si el correo electrónico se ha habilitado, póngase en contacto con el administrador de SharePoint).
- En Fecha de vencimiento para todas las tareas, use el selector de fecha para elegir la fecha en la que deben completarse todas las aprobaciones.
- En Duración por tarea, especifique el número de días, semanas o meses que se deben asignar a cada tarea del flujo de trabajo de aprobación. Por ejemplo, si tiene tres semanas hasta la fecha límite especificada en el paso 5 y tres aprobadores en el flujo de trabajo, puede asignar una semana a cada aprobador.
- En Unidades de duración especifique si la duración se debe medir en días, semanas o meses.
- En CC, escriba las direcciones de correo electrónico de cada persona a la que se le notificará cuando comience y finalice el flujo de trabajo. A las personas que se muestran aquí no se les asignarán tareas como parte del flujo de trabajo.
- Haga clic en Inicio.
Cancelar aprobación
Una vez que se haya iniciado el flujo de trabajo de aprobación, observará que el botón Enviar ha cambiado a Cancelar aprobación. Al cancelar un flujo de trabajo de aprobación, la página permanece en estado de borrador y no es visible para los visitantes del sitio. People de la lista de aprobadores y los identificados por CC, reciben una notificación por correo electrónico de la cancelación. Para cancelar un flujo de trabajo de aprobación:
- Haga clic en la pestaña Publicar .
- En el grupo Publicación, haga clic en Cancelar aprobación.
Comprobar el estado de aprobación
Puede comprobar el estado de las páginas que pasan por el flujo de trabajo de aprobación en cualquier momento, incluso después de que la aprobación se haya cancelado o completado. Para comprobar el estado:
- Haga clic en la pestaña Publicar .
- En el grupo Flujos de trabajo, haga clic en Estado.
Agregar un flujo de trabajo de aprobación de publicación a la colección de sitios
Es posible que haya observado que el flujo de trabajo de aprobación de publicación integrado no está disponible para las colecciones de sitios de publicación; solo se admite en sitios de publicación. Se recomienda usar un flujo de trabajo personalizado para la aprobación de publicación en la colección de sitios de publicación. Para empezar, consulte Introducción al flujo de trabajo de SharePoint 2013.
Personalizar o crear un flujo de trabajo de aprobación de publicación
Si cree que el flujo de trabajo de aprobación de publicaciones de SharePoint no satisface sus necesidades, puede personalizarlo o crear uno propio. Para obtener instrucciones, consulte Introducción al flujo de trabajo de SharePoint 2013.