Crear un organigrama basado en datos de Excel con Visio para la Web

En Visio para la Web, con la ayuda de un nuevo complemento, puede crear un organigrama basado en datos de Excel.

Si desea crear un organigrama que no se base en datos de Excel, vea Crear un organigrama en Visio. 

El gráfico se basa en datos de Excel

El organigrama se deriva de los datos de un libro de Excel. Le daremos algunos datos de ejemplo para que sea más fácil empezar. Reemplazará los datos de ejemplo por datos sobre las personas que desea incluir en el organigrama. 

Hay varios pasos en el proceso, todos descritos a continuación. Una ventaja de este proceso es que, cuando se producen cambios, solo tiene que actualizar los datos de los empleados en el libro de Excel y, a continuación, hacer clic en un botón para actualizar por completo el diagrama de Visio.

Empezar con el complemento Visualizador de datos de Visio

El complemento Visualizador de datos está disponible para Excel en PC, Mac y el explorador con una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. Aquí nos centramos en el uso de Excel y Visio en un explorador web.

1. Abra Excel para la Web y cree un nuevo libro en blanco.
2. Guarde el libro en una ubicación de OneDrive o SharePoint.
3. Asegúrese de que está seleccionada una celda vacía en el libro.
4. Seleccione Insertar>complementos:
   
5. En la ventana Complementos de Office, seleccione la pestaña Tienda , busque Data Visualizery, a continuación, seleccione Agregar junto al Visualizador de datos de Microsoft Visio. Si ve un mensaje de seguridad sobre el complemento, seleccione Confiar en este complemento.
6. Inicie sesión con la cuenta asociada a su suscripción profesional o educativa de Microsoft 365.
   
7. Si ves un mensaje de solicitud de permisos, selecciona Permitir.

Modificar la tabla vinculada a datos para personalizar el diagrama

1. En la ventana Visualizador de datos, seleccione Organigrama. A continuación, seleccione una de las cinco opciones de diseño:
   
   Se agrega un diagrama de ejemplo y su tabla vinculada a datos al libro. Este proceso puede tardar un minuto. 

2. El diagrama se guarda como un archivo de Visio en la misma ubicación donde guardó el libro de Excel.

3. Reemplace los datos de ejemplo en la tabla de Excel con información sobre su organización. Rellene los campos Id. de empleado, Nombre, Id. de administrador, Puesto y Tipo de rol para cada persona que quiera incluir en el organigrama. 
   No cambie los nombres de los encabezados de columna. Solo tiene que cambiar los datos debajo de los títulos. Puede usar cualquier esquema de numeración que desee para id. de empleado, pero cada entrada de esa columna debe ser única. Para obtener más información, vea la sección siguiente, "Cómo interactúan los datos de la tabla con el diagrama".

4. Agregue o quite entradas para personas agregando o quitando filas en la tabla de datos.

5. Cuando haya terminado de modificar la tabla de datos, seleccione Actualizar en el área del diagrama para actualizar la apariencia del gráfico.

   Nota

   Si hay un error en la tabla de datos de origen, el Comprobador de datos aparece junto al gráfico y proporciona instrucciones sobre cómo corregirlo. Después de realizar las correcciones en la tabla, seleccione Reintentar en el Comprobador de datos para confirmar que se corrija el error. A continuación, el diagrama se actualiza por sí mismo.

Cómo interactúan los datos de la tabla con el diagrama

Cada columna de la tabla identifica de forma única un aspecto importante del organigrama que ve. Vea la siguiente información de referencia para obtener más información sobre cada columna y cómo se aplica y afecta al diagrama. 

Seleccione un subtítulo a continuación para expandirlo y ver la información detallada.

Id. de empleado

Es un número que identifica a cada empleado del organigrama. Esta columna es obligatoria y cada valor de la tabla de Excel debe ser único y no estar en blanco. Este valor no aparece en el diagrama.

Nombre

Escriba el nombre completo del empleado que desea asociar con el número de identificación del empleado. Este texto aparece en el diagrama como texto de forma.

Título

Especifique el puesto o el rol para proporcionar detalles adicionales para el empleado. Este texto aparece en las formas de diagrama debajo del nombre del empleado.

Manager ID

Para crear la estructura del organigrama, use esta columna para identificar el administrador de cada empleado. Puede dejarla en blanco para aquellos que no informen a nadie. Deberá escribir el id. de empleado correspondiente desde la primera columna. En el ejemplo siguiente, observe cómo aparece el Id. de empleado (ID1) de Bianca Toscano en la columna Id. de administrador de Aasa Andrejev, lo que indica que Bianca es la administradora de Aasa.

También puede separar varios id. de administrador con una coma.

Tipo de rol

Los organigramas del complemento incluyen diferentes tipos de roles entre los que elegir. Seleccione un campo en la columna Tipo de rol para elegir de una lista predefinida de roles. El rol que seleccione determinará el color de la forma en el diagrama.

Ver, imprimir o compartir el diagrama de Visio

Abra el diagrama de flujo del Visualizador de datos en Visio para la Web para ver, imprimir o compartir el diagrama con otras personas. Aquí le explicamos cómo hacerlo:

1. Para ver el diagrama en Visio para la Web, seleccione los puntos suspensivos (...) en el área del diagrama y seleccione Abrir en la web.
   
2. Después de abrir el archivo de Visio en una nueva pestaña del explorador, seleccione los puntos suspensivos (...) en la parte superior y, después, seleccione Imprimir para imprimir el diagrama. (Para obtener más información, consulte Imprimir un diagrama. 
3. Para compartir el diagrama, seleccione el botón Compartir para crear un vínculo o escriba las direcciones de correo electrónico de los usuarios con los que desea compartir.

Editar el diagrama

Si tiene una suscripción a Visio, puede editar el diagrama de determinadas formas en Visio para la Web: cambiar el tema, modificar el diseño o agregar texto y darle formato. 

1. En el área de diagrama de Excel, seleccione

2. Realice los cambios en el diagrama de Visio para la Web de la siguiente manera:

   Para realizar esta acción	Usar
   Agregar texto y darle formato	Inicio>Opciones de fuente Inicio>Opciones de fuente : Para obtener más información, vea Agregar texto y darle formato.
   Cambiar el tema	Diseño>Icono temas Diseño>Icono Colores del tema Para obtener más información, vea Aplicar un tema o un color del tema.
   Cambiar el diseño del diagrama	Diseño>Diseño Para obtener más información, vea Cambiar el diseño de un diagrama.

3. Cuando haya terminado de editar el diagrama, puede volver al archivo de Excel y seleccionar el botón Actualizar Para ver los cambios. Otros tipos de cambios en el diagrama realizados en Visio para la Web,más allá de los enumerados en el paso 2, no se pueden sincronizar con el archivo de origen de Excel.