Agregar invitados a grupos en Outlook

El acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365 le permite a usted y a su equipo colaborar con personas de fuera de su organización al concederles acceso a conversaciones de grupo, archivos, invitaciones de calendario y el bloc de notas de grupo. Cualquier propietario del grupo puede conceder acceso a un invitado, por ejemplo, partner, proveedor, proveedor o consultor.

Cómo funciona

People usar Grupos de Microsoft 365 puede usar Outlook para agregar y administrar invitados en sus grupos de Microsoft 365. Los invitados pueden tener cualquier dirección de correo electrónico y su cuenta de correo electrónico puede ser profesional, personal o educativa.

• Paso 1 Un propietario del grupo agrega un invitado al grupo o un invitado es nombrado por un miembro del grupo.  Siga las instrucciones en Agregar, editar y quitar miembros del grupo en Outlook. El propietario del grupo aprueba a los candidatos.
• Paso 2 Se informa al propietario del grupo sobre el contenido y los recursos a los que puede acceder el invitado dentro del grupo. 
• Paso 3 El invitado recibe un correo electrónico de bienvenida y puede participar en conversaciones de grupo, recibir y responder invitaciones de calendario y acceder a los archivos del grupo.

Los invitados pueden abandonar el grupo en cualquier momento a través de un vínculo en el pie de página de todos los mensajes de correo electrónico del grupo y las invitaciones del calendario.

Los administradores pueden administrar los invitados y su acceso a los recursos del grupo de Microsoft 365 con PowerShell. Consulte Administrar el acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365 para obtener instrucciones.

Cuando se invita a un invitado a unirse a un grupo, recibe un mensaje de correo electrónico de bienvenida que incluye un poco de información sobre el grupo y lo que puede esperar ahora que es miembro. El mensaje también incluye un conjunto de vínculos para ayudarles a empezar y conectarse a los recursos del grupo.

Todas las interacciones del miembro invitado se realizan a través de su bandeja de entrada de correo electrónico. No pueden acceder al sitio del grupo, pero pueden recibir invitaciones de calendario, participar en conversaciones de correo electrónico y, si el administrador ha activado la configuración, pueden abrir archivos compartidos con un vínculo o datos adjuntos.

Todos los mensajes de correo electrónico del grupo y las invitaciones de calendario que reciba el invitado incluirán un aviso para usar Responder a todos en las respuestas al grupo, junto con vínculos para ver los archivos del grupo y salir del grupo. Aquí le mostramos un ejemplo:

La siguiente tabla es un resumen de qué pueden hacer los invitados y qué no.

Característica	¿Invitado permitido hacer?
Crear un grupo	No
Agregar miembros al grupo y quitarlos	No
Eliminar un grupo	No
Unirse a un grupo	Sí, mediante invitación
Iniciar una conversación	Sí
Responder a una conversación	Sí
Buscar una conversación	Sí
@mention una persona del grupo	No
Anclar un grupo o marcarlo como favorito	No
Eliminar una conversación	Sí
Agregar "Me gusta" a mensajes	No
Administrar reuniones	No
Ver el calendario del grupo	No
Modificar eventos del calendario	No
Agregar un calendario de grupo a un calendario personal	No
Ver y editar los archivos de grupo	Sí, si el administrador de inquilinos lo ha habilitado
Obtener acceso al bloc de notas de OneNote del grupo	Sí, acceso desde el correo electrónico de bienvenida
Explorar grupos	No

Preguntas frecuentes

¿Qué es un invitado?

Un invitado es alguien que no tiene una cuenta profesional o educativa dentro de su organización. Es posible que sea un cliente, un proveedor, un partner o alguien ajeno a su organización.

¿Puedo agregar a miembros de mi organización que no formen parte del grupo como invitado?

No. Solo se puede agregar como invitados a personas que sean externas a la organización, como asociados o consultores. Puede invitar a personas que pertenecen a la organización para que se unan como miembros habituales del grupo.

¿Puedo agregar contactos de correo externos a los grupos?

Sí. Los contactos de correo externo son contactos que aparecen en la lista global de direcciones de su organización. Un ejemplo de este tipo de contacto es una empresa proveedora que proporciona servicios a su organización de forma periódica.

Cuando intento agregar un invitado a mi grupo, recibo un mensaje que dice "Póngase en contacto con el administrador". ¿Por qué?

El administrador debe activar la característica de invitado para poder agregar invitados. Cuando vea el mensaje para ponerse en contacto con su administrador, es probable que la característica de invitado aún no se haya activado. Vea Administrar el acceso de invitado en Grupos de Microsoft 365 para obtener más información.

¿Los invitados pueden ver los mensajes IRM?

No, los invitados no pueden ver los mensajes protegidos con Information Rights Management (IRM).

¿Por qué recibo un informe de no entrega al responder a un mensaje de grupo?

Es posible que reciba un informe de no entrega al responder a un mensaje de grupo con una dirección de correo electrónico diferente a la que usó al unirse o a la que se agregó al grupo. Por ejemplo, si se unió al grupo como seanc@contoso.com pero intenta responder a un mensaje de grupo en la bandeja de entrada desde seanc@service.contoso.com, recibirá un informe de no entrega.

¿Puedo compartir un archivo de grupo con alguien ajeno a mi organización que no sea miembro o invitado del grupo?

Sí. Los miembros del grupo (no invitados) pueden compartir archivos de grupo de Microsoft 365 con personas de fuera de la organización mediante el control Compartir y seleccionando Personas específicas como público. A continuación, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que desea compartir el archivo.

Para obtener más información, consulte Compartir archivos y carpetas con Microsoft 365 Empresa.

¿Los invitados pueden acceder a los datos adjuntos modernos reenviados en un mensaje de grupo?

Un archivo adjunto moderno es un archivo almacenado en OneDrive profesional o educativo. Un vínculo va a todos los destinatarios. Puesto que el archivo se almacena en la nube, todos los destinatarios pueden leerlo y editarlo sin tener que conciliar copias individuales. 

En un grupo de Microsoft 365, los datos adjuntos modernos solo se comparten con los miembros o invitados del grupo. Cuando se reenvía un mensaje con datos adjuntos modernos a un invitado que forma parte del grupo, podrá acceder a los datos adjuntos después de iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña. Si el mensaje se reenvía a alguien que no forma parte del grupo, esa persona no podrá abrir los datos adjuntos.

¿Por qué algunos invitados no ven las conversaciones de grupo?

Es posible que los invitados no reciban las conversaciones del grupo por varias razones. Consulte Los usuarios invitados no reciben una conversación de grupo para obtener información.

¿Cómo pueden los invitados comprobar y administrar sus datos personales recopilados por la organización?

Los invitados pueden averiguar qué información personal de su organización conserva y cómo solicitar que se elimine toda o parte de ella seleccionando el vínculo Declaración de privacidad de la organización en la parte inferior del correo electrónico de bienvenida que recibieron.

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