Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Puede compartir una base de datos de Access de varias maneras, según sus necesidades y los recursos disponibles. En este artículo se analizan las opciones disponibles, las ventajas de cada una de ellas y los lugares para obtener más información.

En este artículo

• Información general sobre formas de compartir datos de Access
• Compartir una única base de datos
• Compartir una base de datos dividida
• Compartir datos en un sitio de SharePoint
• Compartir datos mediante un servidor de bases de datos

Información general sobre formas de compartir datos de Access

Las aplicaciones de base de datos cambian y aumentan con el tiempo. Muchos factores afectan a las necesidades y al rendimiento, incluido el número de usuarios simultáneos, el entorno de red, el rendimiento, la latencia, el tamaño de la base de datos, los tiempos máximos de uso y el crecimiento esperado. Si la solución de base de datos es correcta, probablemente tendrá que evolucionar. Afortunadamente, Access ofrece una ruta evolutiva de simple a avanzada, para que pueda escalar su solución con el tiempo. En la tabla siguiente se resumen los escenarios y cargas de trabajo de Access para ayudarle a elegir esa ruta.

Principio de página

Compartir una única base de datos

Esta opción es la más sencilla y tiene el menor número de requisitos. También ofrece la funcionalidad mínima. En este método, el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y todos los usuarios comparten el archivo de base de datos al mismo tiempo. Algunas limitaciones incluyen confiabilidad y disponibilidad cuando varios usuarios cambian los datos al mismo tiempo porque se comparten todos los objetos de base de datos. Este método también puede reducir el rendimiento porque todos los objetos de base de datos se envían a través de la red.

Esta opción podría funcionar si solo unos pocos usuarios usarán la base de datos al mismo tiempo y los usuarios no necesitan personalizar el diseño de la base de datos. Sin embargo, este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido porque cada usuario tiene una copia completa del archivo de base de datos. Esto aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos mediante una carpeta compartida:

1. En un entorno doméstico o de pequeña empresa, comparta una carpeta con personas específicas. Para obtener más información, consulta Uso compartido de archivos a través de una red en Windows.

2. Asegúrese de que Access está configurado para abrirse en modo compartido en los equipos de todos los usuarios. Esta es la configuración predeterminada, pero asegúrese de hacerlo. Si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos.

   1. Inicie Access y, después, seleccioneOpcionesde archivo>.
   2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access , seleccione Configuración de cliente.
   3. En la sección Avanzadas , en Modo abierto predeterminado, selecciona Compartido, selecciona Aceptar y, a continuación, sal de Access.

3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos de archivo permiten el acceso de lectura y escritura al archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para usar la base de datos.

4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos. Para obtener más información, vea Crear un acceso directo al escritorio para un programa o archivo de Office.

Parte superior de la página

Compartir una base de datos dividida

Esta es una buena opción si no tiene un sitio de SharePoint o un servidor de bases de datos. Puede compartir una base de datos dividida a través de una red de área local (LAN). Al dividir una base de datos, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end que contiene las tablas de datos y una base de datos front-end que contiene el resto de objetos de base de datos como consultas, formularios e informes. Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Entre las ventajas de dividir una base de datos se incluyen las siguientes:

• Rendimiento mejorado: Solo los datos se comparten en la red, no las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
• Mayor disponibilidad: Las transacciones de la base de datos, como las modificaciones de registros, finalizan más rápidamente.
• Seguridad mejorada: Los usuarios obtienen acceso a la base de datos back-end a través de tablas vinculadas. Es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos a través de la base de datos front-end.
• Confiabilidad mejorada: Si un usuario se encuentra con un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, los archivos dañados de la base de datos suelen limitarse a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta.
• Entorno de desarrollo flexible: Cada usuario puede desarrollar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin afectar a otros usuarios. También puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Para obtener más información, vea Dividir una base de datos de Access.

Principio de página

Compartir datos en un sitio de SharePoint

Hay varias maneras de compartir datos de Access en un sitio de SharePoint:

• Vinculación: El proceso de vinculación se conecta a los datos de otro programa, por lo que puede ver y editar los datos más recientes en SharePoint y Access sin crear ni mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, sino ejecutar consultas y crear informes basados en esa lista, puede vincular a los datos.
• Conmovedor: Al mover datos de Access a un sitio de SharePoint, se crean listas en el sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a las tablas de la base de datos. El Asistente para exportar tablas a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener sus relaciones.

Para obtener más información, vea Importar, vincular o mover datos a SharePoint.

Principio de página

Compartir datos mediante un servidor de bases de datos

Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método ofrece muchas ventajas, pero requiere software adicional: un producto de servidor de bases de datos.

Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Las ventajas de este método de uso compartido dependen del software de servidor de bases de datos que use, pero por lo general incluyen cuentas de usuario y acceso selectivo a los datos, una fuerte disponibilidad de datos y herramientas de administración de datos integradas. Además, la mayoría del software de servidor de bases de datos funciona bien con versiones anteriores de Access, por lo que no todos los usuarios deben usar la misma versión. Solo se comparten las tablas. Para obtener más información, vea Migrar una base de datos de Access a SQL Server, Importar o vincular a datos en una base de datos de SQL Server y Vincular o importar datos desde una base de datos de Azure SQL Server.

Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos

• Alto rendimiento y escalabilidad: En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece un mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de servidores de bases de datos también admiten bases de datos de gran tamaño de terabyte, que son aproximadamente 500 veces el límite actual para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Los productos de servidores de bases de datos normalmente funcionan de forma eficaz procesando consultas en paralelo y minimizando los requisitos de memoria adicionales cuando se agregan más usuarios.
• Mayor disponibilidad: La mayoría de los productos de servidores de bases de datos le permiten hacer una copia de seguridad de la base de datos mientras está en uso. Como resultado, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para realizar copias de seguridad de los datos. Los productos de servidores de bases de datos también suelen controlar la edición y el bloqueo de registros simultáneos de forma eficaz.
• Seguridad mejorada: No se puede proteger completamente ninguna base de datos. Sin embargo, los productos de servidores de bases de datos ofrecen una seguridad sólida que puede ayudar a proteger sus datos contra usos no autorizados. La mayoría de los productos de servidor de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que le permite especificar quién puede ver qué tablas. Incluso si alguien obtiene incorrectamente el front-end de Access, la seguridad basada en cuentas ayuda a evitar el uso no autorizado de datos.
• Capacidad de recuperación automática: En caso de error del sistema, como un bloqueo del sistema operativo o una interrupción del suministro eléctrico, algunos productos del servidor de bases de datos tienen mecanismos de recuperación automática que restauran una base de datos al último estado coherente en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de la base de datos.
• Procesamiento basado en servidor: Usar Access en una configuración cliente/servidor ayuda a reducir el tráfico de red al procesar consultas de base de datos en el servidor antes de enviar resultados al cliente. El procesamiento por parte del servidor suele ser más eficaz, especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos.
• Azure SQL Server: además de las ventajas de SQL Server, ofrece escalabilidad dinámica sin tiempo de inactividad, optimización inteligente, escalabilidad global y disponibilidad, sin costos de hardware y menos administración.

Principio de página