Access proporciona una plataforma rica en funciones para desarrollar aplicaciones de base de datos. Una aplicación de base de datos es un programa que proporciona una forma para almacenar y administrar datos y una interfaz de usuario que sigue la lógica de tareas empresariales (lógica de la aplicación). En este artículo se describen la planificación básica de la implementación, el empaquetado y la firma, la implementación de aplicaciones de base de datos y el entorno de tiempo de ejecución de Access.
¿Qué desea hacer?
- Planear la implementación
- Implementar una aplicación de Access
- Descripción y descarga del Access Runtime
- Crear un paquete de instalación
Planear la implementación
Antes de empezar, hágase las siguientes preguntas acerca de la forma en que se va a implementar la aplicación.
¿Es necesario separar los datos y la lógica?
Puede crear una aplicación de Access que combine la administración de datos y la lógica de la aplicación en un archivo. Esta es la estructura de aplicación predeterminada en Access. Combinando la administración de datos y la lógica de la aplicación en un archivo se proporciona el método de implementación más sencillo, pero este método funciona mejor solo si unas pocas personas usan la aplicación al mismo tiempo e implica algún riesgo. Por ejemplo, un usuario podría provocar la pérdida de datos al eliminar o dañar por error el archivo de la aplicación. En la mayoría de los casos, debe separar la lógica de la aplicación y de administración de datos. Esto ayuda a mejorar el rendimiento y la confiabilidad.
Una forma de separar los datos y la lógica es utilizar el comando de Base de datos Access (en la pestaña Herramientas de base de datos del grupo Mover datos). Con este comando se divide la aplicación de base de datos en dos archivos de Access: uno para lógica (front-end) y otro para datos (back-end). Por ejemplo, una base de datos llamada MySolution.accdb se divide en dos archivos llamados MySolution_fe.accdb y MySolution_be.accdb. Coloca la base de datos back-end en una ubicación compartida, como una carpeta de red. El archivo front-end, una copia para cada usuario, se distribuye a sus equipos. Incluso puede distribuir diferentes archivos front-end a diferentes usuarios. Para obtener más información, consulte Dividir una base de datos de Access.
Otra forma de separar la lógica de aplicación y la administración de datos es usar un programa de servidor de base de datos (por ejemplo, Microsoft SQL Server) para la administración de datos y Access para la lógica de la aplicación. Para obtener más información, consulte Migrar una base de datos de Access a SQL Server.
Entre los motivos adicionales para separar los datos se incluyen los siguientes:
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Integridad y seguridad de los datos Si combina los datos y la lógica en un archivo, los datos se exponen a los mismos riesgos que la lógica de la aplicación. Una aplicación de Access que utiliza archivos de datos y lógica independientes puede ayudar a proteger la integridad y seguridad de los datos aprovechando las características de seguridad NTFS en las carpetas de red.
Los usuarios de Access deben tener permisos de lectura, escritura, creación y eliminación en la carpeta donde se encuentra el archivo front-end. Sin embargo, puede asignar permisos diferentes al propio archivo front-end. Por ejemplo, es posible que quiera asignar permisos de solo lectura a algunos usuarios y permisos de lectura y escritura a otros usuarios.
La aplicación puede requerir más opciones de seguridad, como la capacidad para controlar qué usuarios tienen acceso a determinados datos. En este caso, podría usar SQL Server o SharePoint para almacenar y administrar los datos de la aplicación y usar Access para proporcionar la lógica de la aplicación. -
Escalabilidad Un archivo de Access puede tener un tamaño máximo de 2 gigabytes (GB). Aunque 2 GB es una gran cantidad de datos de texto, puede no ser suficiente para algunas aplicaciones, especialmente las aplicaciones que almacenan datos adjuntos en registros de base de datos. Si se separan los datos y la lógica, la aplicación puede admitir más datos. Si espera que los usuarios almacenen un gran volumen de datos, puede considerar la posibilidad de usar más de un archivo de datos de Access.
También debe revisar las especificaciones del programa Access para obtener otra información de escalabilidad. Para obtener más información sobre las especificaciones de Access, consulte el artículo Especificaciones de Access. - Capacidad de red Si varios usuarios necesitan usar la aplicación al mismo tiempo a través de una red, es más probable que se dañen los datos si los datos y la lógica se combinan en un archivo. Además, si se combinan los datos y la lógica en un archivo de Access, no se puede optimizar el tráfico de red generado por Access. Si varios usuarios usan la aplicación al mismo tiempo en una red, debe separar los datos y la lógica, ya sea con dos o más archivos de Access o con un producto de servidor de base de datos para datos y Access para la lógica de la aplicación.
¿Cómo será el entorno de red?
Elegir la solución de base de datos de Access adecuada para su entorno de red es un paso crítico para lograr el éxito. Use las siguientes directrices para ayudarle a tomar la mejor decisión según sus necesidades.
Red doméstica
Si solo tiene unos pocos usuarios con los que compartir la base de datos de Access, puede usar una única base de datos que cada persona abre y usa en una red doméstica. Para obtener más información, consulte Uso compartido de archivos a través de una red en Windows 10.
Red de área local (LAN)
Una LAN es una red interna que suele tener un rendimiento excelente, pero que se limita a un área geográfica pequeña, como una sola habitación, un edificio o un grupo de edificios. Cuando tiene más de unos pocos usuarios compartiendo la base de datos en una LAN, es mejor dividir la base de datos, almacenar la base de datos back-end en una carpeta de red e implementar una copia de la base de datos front-end para cada usuario.
Red de área extensa (WAN)
Hay muchas configuraciones posibles para una WAN, que cubre un área geográfica extensa. Puede tener varias oficinas en una ciudad conectadas a una red pública, una línea arrendada o incluso satélites. A menudo, se usa una red privada virtual (VPN) para el acceso remoto seguro desde el hogar o en la carretera. Una forma sencilla de entender una WAN es que siempre que esté fuera de una LAN pero conectado a ella, esté utilizando una WAN.
Recursos compartidos de archivos de Azure
Los recursos compartidos de archivos de Azure no son un tipo de red independiente, sino que proporcionan una manera de usar recursos compartidos de archivos a través de una red sin necesidad de un servidor de archivos. Sin embargo, el uso de un recurso compartido de archivos de Azure puede introducir problemas similares a los que surgen al usar una base de datos dividida de Access en una WAN.
Advertencia Evite usar una base de datos dividida de Access en una WAN o con recursos compartidos de archivos de Azure porque el rendimiento puede ser lento y las bases de datos pueden dañarse.
Las alternativas admitidas al uso de una base de datos dividida en una WAN o en recursos compartidos de archivos de Azure son:
Almacene los datos en un almacenamiento externo y cree tablas vinculadas para:
- Lista de SharePoint
- SQL Server o Azure SQL
- Dataverse
Servicios de Escritorio remoto (RDS) (anteriormente conocido como Terminal Server), que crea un entorno de escritorio virtual de Windows en el equipo cliente de un usuario. RDS tiene varias ventajas:
- No es necesaria la instalación de Access o de una base de datos de Access, ya que los usuarios ejecutan el cliente de Escritorio remoto (RD), que está disponible en muchos dispositivos.
- La transferencia de datos se minimiza entre el cliente y el servidor porque RD es un cliente ligero que transmite de manera eficiente solo la interfaz de usuario.
- Los usuarios aún podrán copiar y pegar datos e imprimir informes localmente desde el equipo cliente.
- RemoteApp puede ejecutar un solo programa, como una aplicación llave en mano para proveedores o trabajadores de primera línea.
Para obtener más información, consulte Bienvenido a Servicios de Escritorio remoto.
¿Tendrán acceso los usuarios?
Si todos los usuarios tienen Access instalado en sus equipos, pueden abrir y usar la aplicación como lo harían con cualquier archivo de base de datos de Access.
Si algunos o todos los usuarios no tendrán Access instalado en sus equipos, también puede implementar el software Access Runtime para esos usuarios al implementar la aplicación. Para obtener más información, consulte Descripción y descarga del entorno de ejecución de Access.
Implementar una aplicación de Access
Para implementar una aplicación de Access, debe realizar las siguientes tareas.
Preparar la base de datos como una solución de aplicación
Para bloquear la solución, controlar la navegación y el inicio, y configurar otras opciones importantes, haga lo siguiente:
Propina Para ser completo, examine el cuadro de diálogo Opciones de Access (Opcionesde archivo>) y luego haga clic en Ayuda para cada pestaña. Puede haber opciones adicionales que desee controlar para la solución de la aplicación.
Antes de implementar
Antes de implementar la base de datos front-end, tenga en cuenta estas prácticas recomendadas:
Intente obtener el máximo rendimiento de su solución. Para obtener más información, consulte Ayude a que Access se ejecute más rápido y Consejos de rendimiento de Microsoft Access para acelerar las bases de datos de Access.
Compactar y reparar la base de datos. Para obtener más información, vea Compactar y reparar una base de datos.
Haga una copia de seguridad de la base de datos para disponer de una copia original y segura de la base de datos original. Para obtener más información, consulte Protección de los datos con procesos de copia de seguridad y restauración.
Utilice el Documentador de base de datos para imprimir las características de diseño de los objetos de base de datos. Para obtener más información, vea Documentar e imprimir el diseño de la base de datos.
Decida cómo desea proteger el archivo. Hay varios enfoques que puede tomar:
- Agregue un certificado de seguridad a la base de datos. Para obtener más información, vea Mostrar confianza al agregar una firma digital y Decidir si se debe confiar en una base de datos. Si lo hace, decida cómo desea controlar la barra de mensajes de la base de datos. Para obtener más información, vea Habilitar o deshabilitar alertas de seguridad en la barra de mensajes.
- Use una ubicación de confianza para almacenar la base de datos front-end para evitar que el Centro de confianza la compruebe o si no desea que se abra en la Vista protegida. para obtener más información, consulte Agregar, quitar o cambiar una ubicación de confianza.
- Cifre el archivo de la base de datos. Para obtener más información, vea Cifrar una base de datos con una contraseña de base de datos.
- Para asegurarse de que los usuarios no pueden modificar el diseño de formularios, informes o código VBA, considere la posibilidad de usar un archivo binario compilado (.accde).
Decidir qué formato de archivo usar
Existen cuatro formatos de archivo de Access que puede usar al implementar una aplicación:
- .accdb Este es el formato de archivo predeterminado para Access. Al implementar una aplicación en este formato, los usuarios tienen la mayoría de las opciones para personalizar y navegar por la aplicación del modo que elijan. Si desea asegurarse de que los usuarios no cambian el diseño de la aplicación, debe usar el formato de archivo .accde. Además, un usuario no puede determinar fácilmente si un archivo .accdb se ha cambiado después de empaquetarlo (para que esto quede claro, use el formato de archivo .accdc).
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.accdc Este formato también se conoce como archivo de implementación de Access. Un archivo de implementación de Access incluye un archivo de la aplicación y una firma digital asociada a ese archivo. Este formato garantiza a los usuarios que no se ha cambiado el archivo de la aplicación después de empaquetarlo. Puede aplicar este formato a un archivo de Access de formato predeterminado (.accdb) o a un archivo binario compilado de Access (.accde). Para obtener más información, vea Mostrar confianza al agregar una firma digital.
Puede colocar un único archivo de la aplicación en un archivo de implementación de Access. Si la aplicación tiene diferentes archivos de datos y lógica, puede empaquetarlos por separado. -
.accde Este formato también se conoce como archivo binario compilado. En Access, un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código VBA compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Un archivo .accde impide los cambios de diseño y código, reduce el tamaño de la base de datos y ayuda a mejorar el rendimiento. Para obtener más información, consulte Ocultar código VBA a los usuarios.
Puede usar el tiempo de ejecución de Access para abrir un archivo binario compilado de Access. Si el tiempo de ejecución no reconoce la extensión de nombre de archivo .accde, abra el archivo binario creando un acceso directo que apunte al tiempo de ejecución e incluya la ruta de acceso al archivo binario compilado que desea que abra el acceso directo.
Importante Los usuarios no pueden abrir un archivo binario compilado mediante una versión anterior de Access a la versión en la que se compiló si la versión anterior no admite una característica agregada en la versión posterior. Para resolver este problema, compile el archivo binario en la versión de Access que hayan instalado los usuarios. - .accdr Este formato permite implementar una aplicación que se abre en modo tiempo de ejecución. Implementar una aplicación de runtime pude ayudarle a controlar la forma en que se usa, aunque no es un medio de asegurar una aplicación. Para obtener más información sobre el modo runtime, vea la sección Obtener información acerca de Access Runtime.
Instalar y actualizar una base de datos front-end de Access
Cuando adopta un diseño de base de datos dividida, debe distribuir la base de datos front-end a cada usuario. Para que las cosas vayan bien, tenga en cuenta las siguientes prácticas recomendadas:
- Asegúrese de que cada usuario tenga la versión correcta de Access y que la base de datos front-end se abra en la versión correcta. Access también tiene versiones de 32 bits y 64 bits. Ejecutar el valor de bits incorrecto puede afectar a las llamadas API de Windows, las referencias de biblioteca DLL y los controles ActiveX. Para obtener más información, consulte Elegir entre la versión de 64 bits o de 32 bits de Office.
- Cree un paquete de instalación para otros archivos que puedan ser necesarios, como controladores de base de datos, archivos por lotes para instalación y configuración, y archivos relacionados con la aplicación. Para obtener más información, consulte Crear un paquete de instalación.
- Proporcione un acceso directo en el escritorio de Windows para que el usuario pueda ejecutar rápidamente la solución de Access. Incluya en el acceso directo la ubicación de la carpeta, un nombre de acceso directo significativo, una descripción y un icono. Para obtener más información, vea Crear un acceso directo en el escritorio de un programa o archivo de Office.
Propina Indica a los usuarios cómo anclar aplicaciones al menú Inicio. - Determine una manera eficaz de volver a implementar y reemplazar la base de datos front-end cuando se requieran actualizaciones y mantenga las versiones de los archivos para realizar un seguimiento de los cambios. Por ejemplo, puede agregar código VBA para buscar nuevas versiones y actualizar automáticamente incluso antes de que los usuarios inicien la aplicación.
- Cuando crea una conexión ODBC utilizando un archivo DSN que contiene la cadena de conexión, ese archivo DSN también debe instalarse en cada equipo cliente. Otra estrategia consiste en crear una conexión "sin DSN" en el código VBA para eliminar la necesidad de un archivo DSN. Para obtener más información, consulte Uso de conexiones DSN-Less.
Descripción y descarga del Access Runtime
Para implementar aplicaciones de Access que pueden ejecutarse sin una instalación de Access en el equipo de un usuario, puede distribuirlas junto con el tiempo de ejecución de Access, que está disponible de forma gratuita en el Centro de descarga de Microsoft. Al abrir una base de datos de Access mediante el tiempo de ejecución de Access, la base de datos se abre en modo de tiempo de ejecución.
El modo de tiempo de ejecución es un modo operativo de Access en el que determinadas características de Access no están disponibles de forma predeterminada. Con todo, puede hacerse que algunas de estas características que no están disponibles lo estén en el modo runtime.
¿Qué características no están disponibles en el modo runtime?
Las siguientes características de Access no están disponibles en modo de tiempo de ejecución:
- Teclas especiales Teclas como Ctrl+Salto, Ctrl+G y la tecla Mayús para omitir las opciones de inicio en la base de datos.
- Panel de navegación El panel de navegación no está disponible en modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a impedir que los usuarios accedan a objetos arbitrarios en la aplicación de base de datos. Solo los objetos que exponga a los usuarios (por ejemplo, proporcionando un formulario de navegación) se pueden abrir mientras se usa el modo de tiempo de ejecución. No puede hacer que el Panel de navegación esté disponible en modo runtime.
- La cinta De forma predeterminada, la cinta no está disponible en modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a impedir que los usuarios creen o modifiquen objetos de base de datos, y que realicen otras acciones potencialmente peligrosas, como conectarse a orígenes de datos nuevos o exportar datos de formas no intencionadas. No puede exponer las pestañas de la cinta de forma predeterminada en modo runtime. Sin embargo, puede crear una cinta personalizada y, después, asociarla a un formulario o informe. Para obtener más información, consulte Crear una cinta personalizada en Access.
- Vista Diseño y vista Presentación La vista Diseño y la vista Presentación no están disponibles para ningún objeto de base de datos en modo de tiempo de ejecución. Esto ayuda a impedir que los usuarios modifiquen el diseño de objetos en la aplicación de base de datos. No puede habilitar las vistas Diseño o Presentación en modo runtime.
- Ayuda De forma predeterminada, la Ayuda integrada no está disponible en el modo de tiempo de ejecución. Dado que usted controla qué funcionalidad está disponible en la aplicación en modo de tiempo de ejecución, parte de la ayuda de Access integrada estándar puede ser irrelevante para las personas que usan la aplicación y podrían confundirlas o frustrarlas. Puede crear su propio archivo de Ayuda personalizado para complementar su aplicación en modo de tiempo de ejecución.
¿Cómo puedo simular el modo de tiempo de ejecución?
Puede ejecutar cualquier base de datos de Access en modo tiempo de ejecución en un equipo que tenga instalada la versión completa de Access. Para ejecutar una base de datos de Access en modo tiempo de ejecución, siga uno de estos procedimientos:
Cambie la extensión del archivo de base de datos de .accdb a .accdr.
Cree un acceso directo a la base de datos con el modificador de línea de comandos /Runtime .
En el escritorio de Windows, haga clic con el botón derecho y seleccione Nuevo>acceso directo.
Escriba la ubicación de MSAccess.exe, la ubicación de la base de datos y el calificador de comandos /runtime . Por ejemplo:
"C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE" "C:\MyDB.accdb" /runtime
Para obtener más información, vea Crear un acceso directo en el escritorio de un programa o archivo de Office.
¿El modo runtime hace que la base de datos sea más segura?
Aunque el modo runtime limita la disponibilidad de características de diseño y navegación, no se debe usar como el principal medio de proteger una aplicación de base de datos. En un equipo que tenga instalada la versión completa de Access, un usuario puede abrir una aplicación de base de datos en tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal (es decir, con todas las características disponibles) y, después, cambiar el diseño o realizar otras acciones no deseadas.
Aunque implemente la aplicación de base de datos solo en equipos que no tengan instalada la versión completa de Access, puede que un usuario transfiera la aplicación a un equipo que tenga instalada la versión completa de Access y, después, abra la aplicación de base de datos en tiempo de ejecución como una aplicación de base de datos normal.
Descargar Access Runtime
Nota
Para Access 2019 Enterprise, no descargue ni instale un tiempo de ejecución, ya que al hacerlo se reemplazará la versión completa de Access solo con el tiempo de ejecución. En su lugar, use la Herramienta de implementación de Office para especificar que el producto AccessRuntimeRetail está instalado.
Para descargar Access Runtime desde el Centro de descarga de Microsoft, haga clic en el vínculo adecuado para su versión.
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Descargar e instalar Access Runtime de Office 365
Nota Este tiempo de ejecución de Access también se aplica a las licencias de consumidor de Office 2019. - Descargar e instalar Microsoft Access 2016 Runtime
No es necesario realizar ninguna compra para descargar, usar o redistribuir Access Runtime y no hay límite en el número de usuarios a los que puedes distribuir el tiempo de ejecución.
Crear un paquete de instalación
Hay varios enfoques que puede adoptar en función de la versión de Access.
Usar un paquete de instalación general
Para las versiones más recientes de Access, puede usar Windows Installer o buscar un programa de terceros que cree paquetes de instalación.