Al diseñar una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath, puede elegir si desea mostrar los datos que los usuarios escriben en campos específicos del formulario como columnas en la vista predeterminada de una biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft Windows SharePoint. Puede elegir qué campos usar como columnas al diseñar la plantilla de formulario o puede esperar a especificar las columnas al publicar la plantilla de formulario en la biblioteca de documentos.
En este artículo
- Antes de comenzar
- Especificar columnas de la biblioteca de documentos al diseñar una plantilla de formulario
- Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una nueva biblioteca de documentos
- Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente
Antes de comenzar
Al publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, todos los formularios que se creen en esa biblioteca de documentos se basarán en esa plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos le permite implementar rápidamente un formulario de un solo uso, como una encuesta informal para capturar las preferencias de restaurantes para un almuerzo en equipo.
Si publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, también puede hacer lo siguiente:
Publicar una plantilla de formulario como tipo de contenido de sitio Al publicar una plantilla de formulario como tipo de contenido de sitio, permite a los usuarios asignar varias plantillas de formulario a una sola biblioteca de documentos o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas de una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio web de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido de sitio cuando desee reutilizar ampliamente la información o habilitar la recopilación de datos de muchos formularios en un solo lugar.
Permitir a los usuarios editar campos mediante una vista de hoja de datos Puede permitir que los usuarios agreguen o modifiquen datos de un campo mediante una vista de hoja de datos o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos. Esto permite a los usuarios agregar o actualizar datos de uno o varios formularios sin tener que abrir realmente los formularios.
Nota
Las vistas de hoja de datos solo están habilitadas en el explorador web para los usuarios que tienen Microsoft Office Access 2007 instalado.
Nota
La compatibilidad con bibliotecas y tipos de contenido de sitio varía en función de si el servidor ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0. Por lo tanto, debe preguntar al administrador del servidor si no está seguro de qué versión de Windows SharePoint Services se está ejecutando en el servidor.
Especificar columnas de la biblioteca de documentos al diseñar una plantilla de formulario
Abra la plantilla de formulario.
En el menú Herramientas , haga clic en Opciones de formulario.
Haga clic en Promoción de propiedades.
Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una columna, haga clic en Agregar, haga clic en el campo o grupo de repetición para el que desea crear una columna y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro Nombre de columna.
Nota
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo o si desea combinar todos los valores.
Para quitar una columna, haga clic en ella en la lista y, a continuación, haga clic en Quitar.
Para modificar una columna, haga clic en la columna de la lista, haga clic en Modificar y luego realice los cambios correspondientes.
Nota
Algunas opciones para agregar, quitar o modificar columnas solo están disponibles al publicar en un sitio de SharePoint.
Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una nueva biblioteca de documentos
Guarde la plantilla de formulario.
En el menú Archivo , haga clic en Publicar.
En el Asistente para publicación, haga clic en Para un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o de InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Nota
Si va a publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla Habilitar este formulario para rellenar con un explorador no está disponible. Para crear una plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicarla en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre InfoPath Forms Services.
Haga clic en Crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Escriba el nombre y la descripción de la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
El nombre y la descripción de la plantilla de formulario aparecerán en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.Siga uno de estos procedimientos:
Agregar una columnaHaga clic en Agregar.
Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una columna nueva a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos desea que aparezcan en la columna, seleccione (Ninguno: Crear nueva columna en esta biblioteca) en la lista Grupo de columnas del sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro Nombre de columna.
Para usar una columna de sitio existente, seleccione la categoría en la lista Grupo de columnas sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista Nombre de columna.
Nota
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo o si desea combinar todos los valores.
Para permitir que los usuarios agreguen o editen datos para este campo mediante una vista de hoja de datos o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla Permitir a los usuarios editar datos en este campo mediante una hoja de datos o una página de propiedades .
Nota
Para usar una vista de hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
Quitar una columna
- En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna
En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desea modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
Siga uno de estos procedimientos:
Escriba un nombre nuevo para la columna en el cuadro Nombre de columna .
Seleccione la categoría en la lista Grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista Nombre de columna .
Nota
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo o si desea combinar todos los valores.
Para permitir que los usuarios agreguen o editen datos para este campo mediante una vista de hoja de datos o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla Permitir a los usuarios editar datos en este campo mediante una hoja de datos o una página de propiedades .
Nota
Para usar una vista de hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
Cuando termine de definir las columnas de la biblioteca, haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
Especificar columnas de biblioteca de documentos al publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente
Guarde la plantilla de formulario.
En el menú Archivo , haga clic en Publicar.
En el Asistente para publicación, haga clic en Para un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o de InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Nota
Si va a publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla Habilitar este formulario para rellenar con un explorador no está disponible. Para crear una plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicarla en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre InfoPath Forms Services.
Haga clic en Actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente y, a continuación, haga clic en la biblioteca de documentos que desea actualizar.
Haga clic en Siguiente.
Siga uno de estos procedimientos:
Agregar una columnaHaga clic en Agregar.
Siga uno de estos procedimientos:
Para agregar una columna nueva a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos desea que aparezcan en la columna, seleccione (Ninguno: Crear nueva columna en esta biblioteca) en la lista Grupo de columnas del sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro Nombre de columna.
Para usar una columna existente de la biblioteca de documentos o una columna de sitio, seleccione la categoría en la lista Grupo de columnas de sitio y, después, seleccione el nombre en la lista Nombre de columna.
Nota
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo o si desea combinar todos los valores.
Para permitir que los usuarios agreguen o editen datos para este campo mediante una vista de hoja de datos o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla Permitir a los usuarios editar datos en este campo mediante una hoja de datos o una página de propiedades .
Nota
Para usar una vista de hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
Quitar una columna
- En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna
En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desea modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
Siga uno de estos procedimientos:
Escriba un nombre nuevo para la columna en el cuadro Nombre de columna .
Seleccione la categoría en la lista Grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista Nombre de columna .
Nota
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo o si desea combinar todos los valores.
Para permitir que los usuarios agreguen o editen datos para este campo mediante una vista de hoja de datos o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla Permitir a los usuarios editar datos en este campo mediante una hoja de datos o una página de propiedades .
Nota
Para usar una vista de hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
Cuando termine de definir las columnas de la biblioteca, haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.