Diseñar una vista optimizada para impresión

Las plantillas de formulario de Microsoft Office InfoPath que cree están diseñadas para abrirse y rellenarse en línea, ya sea en InfoPath o mediante un explorador web. Sin embargo, los usuarios pueden optar por imprimir una copia de un formulario completado para sus registros personales o con fines de archivo. Por este motivo, es una buena idea comprobar que la plantilla de formulario parece aceptable cuando se imprime. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que los controles de la plantilla de formulario se ajusten a los márgenes de la página impresa y que el texto del formulario impreso sea legible.

Además, puede usar el panel de tareas Vistas para crear una versión especial de la plantilla de formulario, denominada vista de impresión, diseñada específicamente para fines de impresión.

En este artículo se explica cómo diseñar una vista de impresión para la plantilla de formulario y otras técnicas para crear plantillas de formulario fáciles de imprimir.

En este artículo

• La diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario
• Introducción a las vistas de impresión
• Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente
• Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

La diferencia entre imprimir una plantilla de formulario y un formulario

Puede imprimir la plantilla de formulario para hacerse una idea general de cómo aparecen los controles y otros objetos en la página impresa, o para comprobar la configuración de impresión, como los encabezados o pies de página. Al imprimir una plantilla de formulario desde el modo de diseño, es posible que vea determinados elementos en la plantilla impresa, como botones, que no aparecen realmente cuando un usuario imprime un formulario basado en la plantilla de formulario.

Cuando los usuarios imprimen un formulario basado en su plantilla de formulario, InfoPath realiza ajustes en el formulario o quita determinados elementos que no tienen sentido en un contexto impreso. Por ejemplo, el texto informativo Insertar elemento que aparece de forma predeterminada en tablas extensibles no aparecerá en el formulario impreso. Tampoco se aplicarán controles de botón, entradas de cuadro de lista o flechas de desplazamiento, ya que estos elementos pierden su significado en la página impresa.

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Introducción a las vistas de impresión

Aunque las plantillas de formulario están diseñadas para recopilar datos de formulario en un formato electrónico, puede crear una vista de impresión, que es una vista diseñada específicamente para la impresión. Esto es útil cuando desea que los usuarios impriman formularios con un diseño determinado o solo impriman determinadas partes del formulario.

Si la plantilla de formulario contiene varias vistas, puede crear una vista de impresión para cada vista. Como alternativa, puede designar una vista de impresión única que se aplica a todas las vistas de la plantilla de formulario. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene tres vistas distintas, puede crear una vista de impresión que consolide información clave de cada una de esas vistas en una sola página impresa.

Para crear y asociar una vista de impresión a una vista existente, puede usar el vínculo Crear versión de impresión para esta vista en el panel de tareas Vistas . Al hacer clic en este vínculo, InfoPath hace lo siguiente:

• Crea una nueva vista en blanco denominada Nombre de la versión de impresión, donde nombre es el nombre de la vista en la que se basa la vista de impresión.
• Asocia la vista de impresión con la vista en la que se basa. Esta asociación en grabada en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista , en la pestaña Configuración de impresión . Por ejemplo, imagine que ha creado una vista de impresión que se basa en una vista Aprobación de la plantilla de formulario. Cuando los usuarios hacen clic en el botón Imprimir en la vista Aprobación , InfoPath imprime lo que aparece en la vista Aprobación de la versión de impresión .

Después de crear una vista de impresión, puede diseñarla para reflejar la forma en que desea que aparezca el formulario al imprimirlo. Normalmente, esto implica copiar y pegar controles de otras vistas de la plantilla de formulario en la vista de impresión. Si es necesario, puede sustituir determinados controles por otros en la vista de impresión. Por ejemplo, puede reemplazar un cuadro de lista desplegable, que oculta las entradas de los cuadros de lista de forma predeterminada, por un cuadro de lista estándar, que muestra las entradas de forma predeterminada. Al hacerlo, todas las entradas se muestran en el formulario impreso. También puede especificar opciones de impresión personalizadas para la vista de impresión en el cuadro de diálogo Propiedades de la vista , como encabezados, pies de página y márgenes de página.

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Diseñar una vista de impresión basada en una vista existente

De forma predeterminada, cuando un usuario imprime un formulario que no tiene una vista de impresión específica asociada, se imprime la vista que se muestra actualmente en el equipo del usuario. Si crea una vista de impresión, InfoPath imprime esa vista en lugar de la vista actual. Puede designar cualquier vista existente como vista de impresión. El procedimiento siguiente explica cómo usar una vista existente como base para una vista de impresión.

1. En el menú Vista , haga clic en Administrar vistas.

2. En la lista Seleccionar una vista , en el panel de tareas Vistas , haga clic en la vista para la que desea crear una vista de impresión.

3. En Acciones, haga clic en Crear versión de impresión para esta vista.

4. En el cuadro de diálogo Crear versión de impresión, escriba un nombre para la vista de impresión y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En el panel de tareas Vistas , haga doble clic en la vista de impresión.

6. En el cuadro de diálogo Ver propiedades , seleccione las opciones que desee en las pestañas Configuración de impresión y Configurar página y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por ejemplo, puede especificar la configuración de márgenes predeterminada para la vista de impresión o agregar encabezados o pies de página.

7. Para cambiar a la vista original, en el panel de tareas Vistas , haga clic en el nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista .

8. Para seleccionar todo el contenido de la vista, presione CTRL+E.

9. Para copiar la selección en el Portapapeles, presione CTRL+C.

10. Para cambiar a la vista de impresión, en el panel de tareas Vistas , haga clic en el nombre de la vista en la lista Seleccionar una vista .

11. Para pegar la selección de la vista original en la vista de impresión, presione CTRL+V.

12. Elimine los controles o elementos de diseño que no necesite o agregue controles adicionales.

    Recomendación

    Para determinar rápidamente si los controles y otros elementos de diseño caben en una página impresa, puede mostrar una guía de ancho de página a lo largo del lado derecho de la plantilla de formulario haciendo clic en Guía de ancho de página en el menú Ver . Una guía de ancho de página aparece como una línea vertical discontinua en la plantilla de formulario. La línea indica dónde se encuentra el margen derecho de la página impresa, en función de la impresora predeterminada de su equipo.

13. Para agregar saltos de página a la vista de impresión, haga clic donde quiera que se inicie una nueva página y, a continuación, en el menú Insertar , haga clic en Salto de página.

    Nota

    Un salto de página aparece como una línea horizontal discontinua en una plantilla de formulario. Si ve una vista previa de la plantilla de formulario, no verá esta línea discontinua ni ninguna otra indicación del salto de página. Para ver cómo afectará el salto de página a los formularios impresos que se basan en la plantilla de formulario, haga clic en Vista previa de impresión en la barra de herramientas Standard.

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Diseñar una vista de impresión específicamente para Word

Si es un diseñador de formularios avanzado que entiende las tecnologías XML, puede usar el Asistente para agregar vista de impresión para Word para crear una vista de impresión basada en Word de Microsoft Office que imprima los datos del formulario directamente desde Word. Esto le permite aprovechar la gama de características de impresión disponibles en Word. Para ello, debe tener acceso a un archivo de transformación XSL (XSLT) existente que transforme los datos de la plantilla de formulario en un formato adecuado para imprimir desde Word. Cuando un usuario imprime un formulario que contiene una vista de impresión basada en Word, los datos de ese formulario se imprimirán directamente desde dentro de Word. El archivo XSLT debe crearse con Microsoft Office Word 2003 o Microsoft Office Word 2007.

1. En el menú Vista , haga clic en Administrar vistas.
2. En Acciones, en el panel de tareas Vistas, haga clic en Agregar vista de impresión para Word.
3. Siga las instrucciones del Asistente para agregar la vista de impresión para Word para especificar el archivo XSLT que desea usar para la vista de impresión basada en Word.
4. En la lista Seleccionar una vista, en el panel de tareas Vistas, haga clic en la vista para la que desea designar la vista de impresión basada en Word y, a continuación, haga clic en Ver propiedades.
5. Haga clic en la pestaña Configuración de impresión .
6. En la lista Seleccionar una vista existente para usar al imprimir esta vista, haga clic en la vista de impresión basada en Word.

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