Introducción a los roles de usuario

En este artículo

• Información general sobre los roles de usuario
• Escenarios para usar roles de usuario
• Crear y asignar roles de usuario

Información general sobre los roles de usuario

Un rol de usuario es una categoría predefinida que se puede asignar a los usuarios en función de su puesto de trabajo u otros criterios. Los roles se usan normalmente para presentar versiones o vistas personalizadas de una plantilla de formulario a diferentes tipos de usuarios. Puede simplificar los procesos empresariales y optimizar la recopilación de datos agregando roles de usuario a la plantilla de formulario para controlar lo que los usuarios pueden ver al abrir un formulario basado en su plantilla de formulario. Por ejemplo, imagine que está diseñando la plantilla de formulario para una aplicación de permiso cuyos formularios usarán los siguientes tipos de usuarios:

• Contratistas eléctricos que necesitan solicitar un permiso
• Agentes receptores que comprueban que las solicitudes de los contratistas contienen la información necesaria
• Administradores que revisan las solicitudes de permiso enviadas para su aprobación

En lugar de diseñar tres plantillas de formulario para cada tipo de usuario y administrar los datos de todos esos formularios, puede diseñar una plantilla de formulario cuyos formularios recopilen todos los datos y agregue un rol de usuario para cada tipo de usuario. El rol de usuario determina qué datos se muestran a través de vistas personalizadas que se basan en cada tipo de usuario.

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Escenarios para usar roles de usuario

Hay muchos escenarios en los que los roles de usuario son un beneficio para los usuarios. Por ejemplo, con los roles de usuario, puede:

• Mostrar una vista única para cada rol de usuario Puede diseñar una plantilla de formulario para que se muestren diferentes vistas de esa plantilla, dependiendo de quién esté rellenando el formulario. Por ejemplo, puede diseñar una vista para contratistas de electricidad que solicitan un permiso, una vista para los agentes que reciben las solicitudes de permisos y una vista para los administradores que revisan toda la información. Cada vista muestra solo los datos que son adecuados para cada rol de usuario.
• Mostrar una sección diferente para cada rol de usuario Puede diseñar una plantilla de formulario que muestre diferentes secciones, dependiendo de quién esté rellenando el formulario. Por ejemplo, una sección de una plantilla de formulario de informes de gastos que se aplica solo a los empleados se puede mostrar cuando un empleado abre el formulario. Cuando un administrador abre el formulario, se muestra otra sección que se aplica solo a los administradores que aprueban el informe de gastos.
• Establecer validación de datos para un campo que se base en cada rol de usuario Puede diseñar una plantilla de formulario para que se aplique una validación de datos diferente a un control enlazado a un campo específico, según el rol de usuario de la persona que rellena el formulario. Por ejemplo, puede establecer el valor de gasto máximo para un administrador en un límite y establecer el valor máximo para el mismo cuadro de texto superior para un administrador. Si un administrador rellena el formulario y supera el importe, aparece un cuadro de diálogo. Si un administrador rellena el formulario, el cuadro de texto aceptará un valor que, de lo contrario, se rechazaría si un administrador rellenaba el formulario.
• Enviar datos de formulario a un origen de datos externo que se base en cada rol de usuario Por ejemplo, puede diseñar la plantilla de formulario para que los contratistas eléctricos que necesitan solicitar un permiso puedan enviar sus formularios completados solo a un servicio web, y los agentes receptores pueden enviar sus formularios solo a una base de datos SQL. Los administradores pueden enviar los datos del formulario a una base de datos y en un mensaje de correo electrónico si la aplicación ha sido aprobada, o pueden enviar sus datos de formulario a solo una base de datos si la aplicación ha sido rechazada.

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Crear y asignar roles de usuario

Al crear un nuevo rol de usuario, puede asignarle los usuarios de las siguientes maneras:

• Especificando los nombres de usuario de un servicio de directorio de Microsoft Active Directory (por ejemplo, "ventas\andrew"). Para especificar un nombre de usuario en un servicio de directorio de Active Directory, la plantilla de formulario debe crearse y publicarse en una red de Microsoft Windows que use Active Directory.
• Especificando grupos de un servicio de directorio de Active Directory. Por ejemplo, puede especificar una lista de distribución de correo electrónico que contenga los nombres de todos los miembros del equipo de marketing. Para especificar un grupo en un servicio de directorio de Active Directory, la plantilla de formulario debe crearse y publicarse en una red de Microsoft Windows que use Active Directory.
• Especificando un valor que procede directamente de un campo del formulario. El campo puede obtener datos de Active Directory o el usuario puede escribir datos en un control enlazado a este campo. Por ejemplo, si la plantilla de formulario contiene un cuadro de texto Administrador , puede asociar un rol de usuario determinado al campo al que está enlazado ese cuadro de texto.

Después de agregar un rol de usuario, puede establecerlo como uno de los siguientes:

Rol predeterminado Los usuarios que no están asignados a un rol de usuario existente se asignan automáticamente al rol de usuario especificado como rol predeterminado. El rol predeterminado también se usa para los usuarios que forman parte de un grupo pero que trabajan sin conexión. Un rol de usuario siempre se establece como predeterminado.

Rol del iniciador Si desea aplicar un rol de usuario determinado a los usuarios que abren el formulario por primera vez, puede especificar un rol de iniciador. Por ejemplo, puede definir un rol de iniciador denominado "Contratista" que se aplique a los usuarios que rellenan nuevos formularios de solicitud de permiso. Un usuario asignado a un rol de usuario diferente se reasigna automáticamente al rol de contratista cuando abre un nuevo formulario de solicitud de permiso. Sin embargo, la próxima vez que el usuario abra el mismo formulario, Microsoft Office InfoPath usará el rol de usuario asignado de la persona en lugar del rol de iniciador.

Si ha asignado roles a usuarios que se basan en cualquier combinación de nombres de usuario, grupos o valores de un campo, cuando un usuario abre un formulario que se basa en la plantilla de formulario, InfoPath determina el rol que debe asignar a ese usuario mediante el siguiente orden:

1. El nombre del usuario es un valor de un campo de la plantilla de formulario.

2. El nombre del usuario está en Active Directory.

3. El usuario es miembro de un grupo de Active Directory.

   Nota

   Si el usuario es miembro de varios grupos y está asignando roles de usuario basados en un grupo, InfoPath comprueba la lista de miembros de cada grupo en el orden en que se muestra el grupo en el cuadro de diálogo Administrar roles de usuario . Por ejemplo, si el usuario es miembro del grupo del agente receptor y del grupo de administradores, y el grupo de administradores se muestra antes del grupo del agente receptor, el usuario tendrá asignado el rol de usuario para el grupo de administradores.

4. Si no se cumple ninguna de las condiciones anteriores, se usará el rol predeterminado.

Después de definir los roles de usuario para la plantilla de formulario, puede configurar una regla que cambie automáticamente las vistas en función del rol del usuario. Por ejemplo, puede crear un rol de usuario de administrador y, a continuación, crear una regla para cambiar automáticamente a la vista administrador cuando un usuario asignado al rol de administrador abra el formulario. Como alternativa, puede crear la regla en primer lugar y luego definir los roles de usuario como parte del proceso de creación de la regla.

También puede variar el comportamiento de un control en función de un rol de usuario. Por ejemplo, puede habilitar un control solo para un rol de usuario específico, mientras que otros roles de usuario pueden ver los datos en el control, pero no pueden modificarlo. La capacidad de restringir quién puede introducir datos en un control basado en roles de usuario es una forma de garantizar que los datos introducidos en un control proceden de un origen legítimo. Por ejemplo, puede tener una casilla aprobación en una plantilla de formulario de aplicación de permiso que solo pueden seleccionar los miembros del rol de usuario administrador, lo que indica que el permiso se ha aprobado. Los usuarios asignados a otros roles de usuario, como los contratistas que envían las aplicaciones, solo verán la casilla, pero no podrán seleccionarla ni desactivarla.

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