Introducción al uso de flujos de trabajo con formularios de InfoPath

En este artículo

• ¿Qué son los flujos de trabajo?
• Formas de usar flujos de trabajo con formularios de InfoPath
• Flujos de trabajo que se incluyen en Office SharePoint Server 2007
• Compatibilidad con flujos de trabajo personalizados en Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007
• Pasos en el uso de flujos de trabajo
• Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento

¿Qué son los flujos de trabajo?

A veces, un flujo de trabajo se describe como una serie de tareas que generan un resultado. En el contexto de Productos y Tecnologías de Microsoft SharePoint, un flujo de trabajo se define con mayor precisión como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia específica de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Los flujos de trabajo se pueden usar para administrar de forma coherente procesos empresariales comunes dentro de una organización al permitir que las organizaciones adjunte lógica de negocios a documentos o elementos de una lista o biblioteca de SharePoint. La lógica de negocios es, básicamente, un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que le suceden a un documento o elemento.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el coste y el tiempo necesarios para coordinar procesos de negocio comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos que dirige un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor del documento inicia este flujo de trabajo en un documento de esa biblioteca, el flujo crea tareas de aprobación de documentos, asigna esas tareas a los participantes y, a continuación, envía alertas por correo electrónico a los participantes que incluyen instrucciones de tarea y un vínculo al documento que se va a aprobar. Mientras el flujo de trabajo está en curso, el propietario del flujo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver quiénes han completado ya sus tareas. La página Estado del flujo de trabajo está disponible haciendo clic en el estado del flujo de trabajo de un documento o elemento de la biblioteca de documentos. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo finaliza y el propietario recibe automáticamente una notificación de que el flujo está completo.

En la ilustración siguiente se muestra el proceso de flujo de trabajo aprobación.

Los flujos de trabajo no solo admiten procesos de trabajo manual existentes, sino que también amplían las formas en que los usuarios pueden colaborar y trabajar con documentos, listas y bibliotecas. Los usuarios del sitio pueden iniciar y participar en flujos de trabajo mediante formularios personalizables a los que se puede acceder desde el documento o elemento en una lista o una biblioteca de SharePoint. Estos formularios personalizables son páginas de SharePoint que ayudan a los usuarios a revisar o realizar cambios en el flujo de trabajo. Además, la funcionalidad de flujo de trabajo de Office SharePoint Server 2007 está estrechamente integrada con el sistema de Microsoft Office 2007. Las siguientes tareas de flujo de trabajo se pueden realizar en un sitio de Office SharePoint Server 2007 o directamente en determinados programas que forman parte de la versión de Office 2007:

• Ver la lista de los flujos de trabajo que están disponibles para un documento o elemento.
• Iniciar un flujo de trabajo para un documento o elemento.
• Ver, editar o reasignar una tarea del flujo de trabajo.
• Completar una tarea de flujo de trabajo

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Formas de usar flujos de trabajo con formularios de InfoPath

Puede crear formularios de Microsoft Office InfoPath que muestren datos específicos que se correspondan con el estado actual de un flujo de trabajo. Para ello, diseñe una plantilla de formulario para usar reglas que inicien acciones en el formulario en función del estado del flujo de trabajo. Esto puede simplificar los procesos que las personas usan para rellenar formularios. Por ejemplo, puede diseñar formularios para mostrar una vista de solo lectura cuando el estado de un flujo de trabajo es Completo y, por tanto, los datos del formulario no deben cambiarse.

También puede usar reglas para hacer que los formularios respondan a los flujos de trabajo de otras maneras. Por ejemplo, puede usar una regla para mostrar un mensaje de cuadro de diálogo con instrucciones específicas para un estado de flujo de trabajo determinado.

Los flujos de trabajo deben agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que estén disponibles para su uso en formularios de InfoPath. Los tipos de flujo de trabajo disponibles para un sitio varían según el tipo de sitio, si los flujos de trabajo están activados y si los flujos de trabajo personalizados se crearon con Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Póngase en contacto con el administrador de la granja de servidores para determinar qué flujos de trabajo están instalados y listos para el sitio.

Cada flujo de trabajo está definido por estados distintos con nombres descriptivos, como En curso. Los nombres de los estados varían según el tipo de flujo de trabajo. Por ejemplo, un flujo de trabajo de aprobación, que está disponible en servidores que ejecutan Microsoft Office SharePoint Server 2007, incluye un estado para En curso, Cancelado y Completado. Los estados de un flujo de trabajo de tres estados , que está disponible en Windows SharePoint Services 3.0, pueden definirse por la persona que agrega el flujo de trabajo a una biblioteca o lista, mientras que otros flujos usan estados estándar como el estado En curso indicado anteriormente. Aunque el nombre descriptivo es visible para el usuario, los estados de flujo de trabajo se representan mediante programación mediante valores numéricos. Para diseñar una plantilla de formulario para responder a un estado de flujo de trabajo específico, debe conocer el valor numérico del estado del flujo de trabajo que desea usar. Esto se debe a que InfoPath usa el valor numérico del flujo de trabajo para iniciar una acción, como cambiar de vista.

Flujos de trabajo que se incluyen en sitios de SharePoint

Los siguientes flujos de trabajo tratan escenarios empresariales comunes y se incluyen en Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007.

Flujos de trabajo incluidos en Windows SharePoint Services 3.0

El flujo de trabajo con tres estados se incluye en los sitios de Windows SharePoint Services 3.0 y Office SharePoint Server 2007. El flujo de trabajo con tres estados se puede usar para administrar procesos empresariales que requieren que las organizaciones realicen un seguimiento de un gran volumen de problemas o elementos, como problemas de asistencia al cliente, clientes potenciales de ventas o tareas de proyectos.

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Flujos de trabajo que se incluyen en Office SharePoint Server 2007

Un sitio de Office SharePoint Server 2007 también incluye los siguientes flujos de trabajo que abordan escenarios empresariales comunes:

• Aprobación Este flujo dirige un formulario a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo aprobación está asociado con el tipo de contenido Documento, lo que significa que está disponible automáticamente en bibliotecas de documentos. Una versión del flujo de trabajo aprobación también está asociada, de forma predeterminada, a la biblioteca páginas de un sitio de publicación, y el flujo de trabajo se puede usar para administrar el proceso de aprobación de la publicación de páginas web.

• Recopilar comentarios Este flujo dirige un formulario a un grupo de personas para recibir comentarios. Los revisores pueden proporcionar comentarios, que se recopilan y se envían a la persona que inició el flujo de trabajo. De forma predeterminada, el flujo de trabajo para recopilar comentarios está asociado al tipo de contenido Documento, lo que significa que el tipo de contenido Documento está disponible automáticamente en bibliotecas de documentos.

• Recopilar firmas Este flujo redirige un documento de Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007 o Microsoft Office Excel 2007 a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Este flujo de trabajo debe iniciarse en un programa de 2007 Microsoft Office system. De forma predeterminada, el flujo de trabajo para recopilar firmas está asociado con el tipo de contenido Documento, lo que significa que está disponible automáticamente en bibliotecas de documentos. Sin embargo, el flujo de trabajo para recopilar firmas solo está disponible para los documentos de Office que contienen una o más líneas de firma de Microsoft Office.

  Nota

  Este flujo de trabajo no está disponible para su uso con formularios de InfoPath.

• Aprobación de disposición Este flujo de trabajo, que admite procesos de administración de registros, administra la expiración y la retención de documentos al permitir que los participantes decidan si conservar o eliminar documentos expirados. El flujo de trabajo Aprobación de disposición está pensado para usarse principalmente en un sitio del centro de registros.

• Aprobación de grupo Este flujo es similar al de Aprobación, pero usa una biblioteca de documentos designada y ofrece una vista personalizada de los procesos de aprobación en los que participa un usuario. Este flujo de trabajo proporciona un organigrama jerárquico desde el que seleccionar los aprobadores y el flujo de trabajo permite a los aprobadores usar un control de sello en lugar de una firma. Esta solución solo está disponible para las versiones de Asia oriental de Office SharePoint Server 2007.

• Administración de traducciones Este flujo de trabajo administra el proceso de traducción manual de documentos creando copias del documento para traducir y asignando tareas de traducción a los traductores. Este flujo de trabajo solo está disponible para bibliotecas de administración de traducciones.

Los flujos de trabajo anteriores pueden personalizarse de varias formas para adaptarlos a su organización. Por ejemplo, cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que esté disponible para su uso en documentos o elementos, puede personalizar las listas de tareas y las listas del historial, donde se almacena información sobre el flujo de trabajo.

Cuando un usuario inicia un flujo de trabajo en un documento o elemento, según el tipo de flujo de trabajo, es posible que el usuario tenga la opción de personalizar aún más el flujo de trabajo especificando la lista de participantes, una fecha de vencimiento e instrucciones de la tarea.

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Compatibilidad con flujos de trabajo personalizados en Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007

Su organización puede elegir desarrollar e implementar flujos de trabajo personalizados exclusivos para los procesos empresariales de su organización. Los flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o tan complejos como requieran los procesos empresariales de una organización. Los desarrolladores pueden crear flujos de trabajo iniciados por usuarios del sitio, o pueden crear flujos de trabajo que se inician automáticamente en función de un evento específico, como cuando se crea o cambia un elemento de lista de SharePoint o un formulario de una biblioteca de documentos. Si su organización ha desarrollado e implementado flujos de trabajo personalizados, es posible que estos flujos estén disponibles para su uso en el sitio.

En función de las personas involucradas en la creación del flujo de trabajo, hay dos formas de crear flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0 u Office SharePoint Server 2007:

• Desarrolladores profesionales de software Los desarrolladores profesionales de software pueden crear flujos de trabajo con Extensiones de Microsoft Visual Studio 2005 para Windows Workflow Foundation. Estos flujos contienen código y actividades personalizados. Después de que un desarrollador profesional cree un flujo de trabajo personalizado, un administrador del servidor puede implementarlo en varios sitios.
• Diseñadores web Los diseñadores web pueden diseñar flujos de trabajo sin código para usarlos en una lista o biblioteca específica mediante un programa de diseño web compatible con Windows SharePoint Services, como Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Estos flujos de trabajo se crean a partir de una lista de actividades disponibles y el diseñador web que crea uno de estos flujos puede implementarlo directamente en la lista o biblioteca de documentos donde se usará.

Si desea implementar un flujo de trabajo personalizado, póngase en contacto con el administrador de la granja de servidores para obtener información sobre los recursos disponibles en su organización. Para obtener más información sobre el desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Windows SharePoint Services 3.0, consulta el Centro para desarrolladores de Windows SharePoint Services en MSDN. Para obtener más información sobre el desarrollo de flujos de trabajo personalizados para Office SharePoint Server 2007, vea el SDK de Microsoft Office SharePoint Server 2007, disponible en el Portal para desarrolladores de Microsoft Office SharePoint Server 2007 en MSDN.

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Pasos en el uso de flujos de trabajo

El uso de un flujo de trabajo en un documento o elemento implica varios pasos. Cada paso está diseñado para que lo completen personas con diferentes roles. Por ejemplo, un administrador de sitio puede agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos, un creador de contenido puede iniciar un flujo de trabajo o modificar un flujo en curso, y un revisor de documentos o un aprobador pueden completar la tarea.

En la siguiente sección se explican los siguientes procesos asociados con el uso de flujos de trabajo:

• Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido
• Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento
• Modificar un flujo de trabajo en curso
• Completar tareas de flujo
• Seguimiento del estado de los flujos de trabajo

Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

Antes de que se pueda usar un flujo de trabajo, debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Necesita permisos de administración de listas para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores del sitio o los usuarios que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad de un flujo varía dentro de un sitio, en función de dónde se agregue:

• Si agrega un flujo directamente a una lista o biblioteca, solo estará disponible para los elementos de dicha lista o biblioteca.
• Si agrega un flujo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio agregado a una lista o biblioteca específica), solo estará disponible para los elementos de ese tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que el tipo de contenido está asociado.
• Si agrega un flujo a un tipo de contenido de sitio, estará disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se haya agregado una instancia de este tipo de contenido. Si quiere que un flujo de trabajo esté ampliamente disponible en todas las listas o bibliotecas de una colección de sitios para los elementos de un tipo de contenido específico, la forma más eficaz de lograr este resultado es agregarlo directamente a un tipo de contenido de sitio.

Al agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizarlo para su ubicación específica especificando una de las siguientes opciones:

• El nombre de la instancia del flujo de trabajo.
• Lista de tareas donde se almacenan las tareas relacionadas con el flujo de trabajo.
• Lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo de trabajo.
• La forma en que desea que se inicie el flujo de trabajo.
• Opciones adicionales específicas del flujo de trabajo individual. Por ejemplo, cómo se redirigen las tareas a los participantes, qué circunstancias completan el flujo de trabajo y qué acciones se realizan después de completar el flujo de trabajo.

Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento

Después de agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede iniciar el flujo de trabajo en un documento o elemento de esa ubicación (si el flujo de trabajo está configurado para permitir que se inicie manualmente). Para iniciar un flujo de trabajo, seleccione el flujo de trabajo que desee de la lista de flujos de trabajo disponibles para el documento o elemento. Si es necesario, es posible que deba rellenar un formulario con la información que el flujo requiere. En función de cómo se haya diseñado y configurado el flujo de trabajo, al iniciarlo, es posible que tenga la opción de personalizarlo aún más especificando opciones como participantes, fecha de vencimiento e instrucciones de la tarea.

Modificar un flujo de trabajo en curso

Después de iniciar un flujo de trabajo, es posible que deba realizar cambios en él. Por ejemplo, es posible que deba agregar participantes adicionales o que un participante tenga que reasignar su tarea a otra persona o solicitar un cambio en el documento o elemento que sea el foco del flujo de trabajo. Puede modificar algunos de los flujos de trabajo predefinidos que se incluyen en Office SharePoint Server 2007 mientras el flujo de trabajo está en curso. Si su organización ha desarrollado e implementado un flujo de trabajo personalizado, la capacidad de cambiarlo mientras está en curso depende de cómo se haya diseñado.

Completar tareas de flujo

Cualquier evento de flujo de trabajo que requiera interacción manual se representa mediante una tarea de flujo de trabajo. Cuando se asigna una tarea a un participante, el destinatario de la tarea puede completarla o solicitar cambios en el propio flujo de trabajo editando el formulario de tareas de flujo de trabajo asociado. En Office SharePoint Server 2007, los participantes pueden completar tareas de flujo de trabajo en el sitio de SharePoint o directamente en un programa de Microsoft Office 2007, como Microsoft Office InfoPath 2007. Cuando un participante completa una tarea o solicita un cambio en el flujo de trabajo, se solicita al servidor que mueva el estado del flujo de trabajo al siguiente paso del flujo de trabajo.

Seguimiento del estado de un flujo de trabajo

Los propietarios y participantes del flujo de trabajo pueden seguir el progreso de un flujo de trabajo consultando la página de estado asociada al flujo de trabajo en el sitio de SharePoint. La página de estado incluye información de estado sobre las tareas de flujo de trabajo que no se han completado. También incluye información de historial relevante para el flujo.

Office SharePoint Server 2007 también incluye herramientas de creación de informes que proporcionan un análisis agregado del historial de un flujo de trabajo. Las organizaciones pueden usar este análisis para localizar áreas en procesos que deben mejorarse o para determinar si un grupo cumple los objetivos de rendimiento de un proceso empresarial determinado. Office SharePoint Server 2007 incluye varios informes predefinidos de Microsoft Excel que se pueden usar con cualquier flujo de trabajo. Además, la información del historial del flujo de trabajo está disponible como un origen de datos de lista de SharePoint que se puede usar y analizar en otros programas, como Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007, Microsoft Office InfoPath 2007 o en una solución personalizada de supervisión de procesos empresariales.

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