Modificar una plantilla de formulario publicada

Para realizar cambios en una plantilla de formulario publicada, modifique la copia de trabajo de la plantilla de formulario y vuelva a publicar la copia en funcionamiento en la ubicación de publicación original.

En este artículo...

• Información general
• Obtener una copia de trabajo de la plantilla de formulario
• Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una biblioteca de documentos
• Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una carpeta de red compartida

Información general

Antes de modificar una plantilla de formulario publicada, tenga en cuenta el efecto que los cambios pueden tener en cualquier formulario existente que se base en la plantilla de formulario. Por ejemplo, si cambia el origen de datos en la plantilla de formulario, los cambios podrían eliminar de forma permanente los datos de los formularios existentes basados en esta plantilla de formulario.

Los siguientes cambios en una plantilla de formulario pueden provocar la pérdida de datos:

• Cambiar un campo o grupo de repetición a no repetición

• Cambiar el tipo de datos de un campo de texto enriquecido

• Cambiar el nombre, mover o quitar un campo o grupo del origen de datos

  Nota

  Al quitar un control de una plantilla de formulario, el campo o grupo enlazado a ese control y los datos de ese campo o grupo permanecen en el origen de datos. Sin embargo, los datos del campo o grupo no estarán visibles en el formulario porque quitó el control enlazado a ese campo o grupo. Si quita un control de la plantilla de formulario y desea que los usuarios vean los datos en el campo o grupo enlazado al control que quitó, agregue otro control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlace el nuevo control al campo o grupo existente.

Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, primero modifique la copia de trabajo de la plantilla de formulario. La copia en funcionamiento es la versión almacenada en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicarla en una ubicación de publicación. Si no tiene una copia de trabajo de la plantilla de formulario y ha publicado la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o en una carpeta de red compartida, puede guardar una copia de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación en el equipo. Esta versión guardada se convierte en su copia de trabajo. Después, puede modificar la copia de trabajo y volver a publicarla en la ubicación de publicación original. Al publicar la plantilla de formulario modificada en la ubicación de publicación original, la plantilla de formulario publicada originalmente se sobrescribirá con la versión modificada.

Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardar una plantilla de formulario. Al publicar una plantilla de formulario, el Asistente para publicación agrega las instrucciones de ubicación de publicación y procesamiento a la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir formularios basados en esta plantilla. Al guardar una plantilla de formulario, guarda una copia de la plantilla de formulario, igual que cuando guarda un archivo en el equipo. Siempre debe usar el Asistente para publicación cuando desee que la plantilla de formulario esté disponible para que los usuarios puedan rellenarla.

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Obtener una copia de trabajo de la plantilla de formulario

Si desea modificar una plantilla de formulario publicada en una biblioteca de documentos o en una ubicación de red compartida y no tiene una copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede guardar una copia de trabajo de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación en el equipo.

Guardar una copia de la plantilla de formulario de una biblioteca de documentos en el equipo

1. En un explorador web, abra la biblioteca de documentos donde se publicó la plantilla de formulario.
2. En el menú Configuración , haga clic en Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de la biblioteca de formularios.
3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.
4. En la sección Plantilla de documento , haga clic en Editar plantilla.
   La plantilla de formulario se abrirá en Microsoft Office InfoPath.
5. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath , haga clic en Sí.
6. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
7. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath , haga clic en Aceptar.
8. En el cuadro de diálogo Guardar como , vaya a la ubicación donde desea guardar una copia de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.

Guardar una copia de la plantilla de formulario de la carpeta de red compartida en el equipo

1. En el menú Archivo , haga clic en Diseñar una plantilla de formulario.
2. En Abrir una plantilla de formulario, haga clic en En mi PC.
3. Vaya a la carpeta de red compartida de la plantilla de formulario publicada, haga clic en la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Abrir.
4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como.
5. En el cuadro de diálogo Microsoft Office InfoPath , haga clic en Aceptar.
6. En el cuadro de diálogo Guardar como , seleccione una ubicación distinta de la ubicación de publicación original donde quiera guardar una copia de trabajo de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una biblioteca de documentos

Si trabaja con una plantilla de formulario que se publicó originalmente en una biblioteca de documentos, después de realizar los cambios necesarios en la copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede volver a publicarla en la biblioteca de documentos.

1. En el menú Archivo , haga clic en Publicar.

2. En el Asistente para publicación, haga clic en Para un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. En la siguiente página del asistente, escriba la ubicación del sitio de SharePoint donde originalmente publicó la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

5. En la siguiente página del asistente, haga clic en Actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos existente, haga clic en la biblioteca de documentos donde originalmente publicó la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. Elija los campos de la plantilla de formulario que desea que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.
   ¿Cómo?

   1. Haga clic en Agregar.

   2. Seleccione el campo que desea agregar como columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba un nombre para la columna en el cuadro Nombre de columna .

      • Seleccione la columna de sitio en la lista Grupo de columnas de sitio , seleccione un nombre en la lista Nombre de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota

        Si seleccionó un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor de la lista Función . Puede elegir si desea mostrar el primer valor del campo, el último valor del campo o un recuento de todas las apariciones del campo, o si desea combinar todos los valores.

   3. Haga clic en Aceptar.

   En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre cómo mostrar datos en columnas de una biblioteca de documentos.

7. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.
   Si se publica la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

8. Siga uno de estos procedimientos:

   1. Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso para rellenar un formulario basado en esta plantilla, active la casilla Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar. La biblioteca de documentos se abrirá en un explorador web. Al hacer clic en Nuevo en la barra de herramientas Lista, se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en InfoPath.

      Recomendación

      Si quiere informar a los usuarios de que la plantilla de formulario está disponible para rellenarla, envíeles un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

   2. Para enviar un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario a los usuarios, active la casilla Enviar el formulario a destinatarios de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cerrar.
      Se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario en el cuerpo del mensaje para que lo rellene y envíe a los usuarios. Si los usuarios tienen Microsoft Office Outlook 2007, pueden rellenar el formulario cuando abran el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario adjuntas. Los usuarios pueden abrir los datos adjuntos de la plantilla de formulario para instalarla en su equipo. A continuación, los usuarios pueden abrir los datos adjuntos del formulario y rellenarlo en InfoPath.

      Recomendación

      En el cuadro Introducción del mensaje de correo electrónico, escriba un aviso para que los usuarios abran solo los datos adjuntos a los mensajes de correo electrónico de un remitente de confianza.

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Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una carpeta de red compartida

Si trabaja con una plantilla de formulario que se publicó originalmente en una carpeta de red compartida, después de realizar los cambios necesarios en la copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede volver a publicarla en la carpeta de red compartida.

1. En el menú Archivo , haga clic en Publicar.

2. En el Asistente para publicación, haga clic en A una ubicación de red y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. En la siguiente página del asistente, haga clic en Examinar.

4. Vaya a la carpeta de red compartida donde publicó la plantilla de formulario original, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En la siguiente página del asistente, compruebe que la ruta de acceso y el nombre de la plantilla de formulario del cuadro Nombre de plantilla de formulario son correctos y, a continuación, haga clic en Siguiente.

6. En la siguiente página del asistente, si tiene una ruta alternativa a esta carpeta de red compartida, como un localizador uniforme de recursos (URL) público, escriba la ruta de acceso en el cuadro.

7. Haga clic en Siguiente.

8. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.
   Si se publica la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

9. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso para rellenar un formulario basado en esta plantilla, active la casilla Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar. La biblioteca de documentos se abrirá en un explorador web. Al hacer clic en Nuevo en el menú Configuración , se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en InfoPath.

     Recomendación

     Si quiere informar a los usuarios de que la plantilla de formulario está disponible para rellenarla, envíeles un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

   • Para enviar un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario a los usuarios, active la casilla Enviar el formulario a destinatarios de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cerrar.
     Se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario en el cuerpo del mensaje para que lo rellene y envíe a los usuarios. Si los usuarios tienen Microsoft Office Outlook 2007, pueden rellenar el formulario cuando abran el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario adjuntas. Los usuarios pueden abrir los datos adjuntos de la plantilla de formulario para instalarla en su equipo. A continuación, los usuarios pueden abrir los datos adjuntos del formulario y rellenarlo en InfoPath.

     Recomendación

     En el cuadro Introducción del mensaje de correo electrónico, escriba un aviso para que los usuarios abran solo los datos adjuntos a los mensajes de correo electrónico de un remitente de confianza.

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