Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services
Se aplica a
En este artículo se describen los escenarios en los que las organizaciones pueden usar Microsoft Office InfoPath y InfoPath Forms Services para mejorar los procesos empresariales, como el reembolso de gastos o la presentación de informes de reclamaciones de seguros.
Los escenarios y las empresas que se explican en este artículo son ficticios y se proporcionan solo con fines ilustrativos. Para obtener información sobre cómo infoPath y InfoPath Forms Services se han utilizado en entornos empresariales reales, puede consultar casos prácticos reales. Encontrará vínculos para obtener más información sobre casos prácticos en la sección Vea también .
En este artículo
- Escenario 1: Informes de gastos
- Escenario 2: Reclamaciones de seguros
- Escenario 3: Permitir aplicaciones
- Escenario 4: Administración del inventario
- Escenario 5: Investigación de mercado
Escenario 1: Informes de gastos
A. Datum Corporation, un proveedor nacional de equipos informáticos y servicios de TI, vende contratos de equipos, hardware de red y servicios de TI.
Muchos grupos dentro de A. Datum Corporation, incluidos los consultores de marketing, ventas y soporte, incurren e informan de los gastos relacionados con el trabajo.
Los profesionales de TI de A. Datum Corporation quieren usar InfoPath y InfoPath Forms Services para simplificar el proceso de informes de gastos dentro de la empresa. En particular, quieren evitar errores de entrada de datos y eliminar la necesidad de que el personal administrativo vuelva a introducir datos de los informes de gastos en otra base de datos independiente. A. Datum Corporation también quiere proporcionar a los empleados una forma de ver los estados de sus informes de gastos en línea.
Antes de InfoPath
Aunque A. Datum Corporation usaba un libro de Microsoft Office Excel para generar informes de gastos, los empleados seguían usando un proceso manual para enviar informes de gastos. Por ejemplo, un empleado escribió sus gastos en un libro de Excel y luego imprimió el libro. Adjuntó una hoja de ruta de papel al informe impreso y, a continuación, envió el informe por correo interoffice a su jefe.
Después de aprobar el informe, la administradora comprobó su nombre en la hoja de ruta y, a continuación, envió el informe al departamento de contabilidad a través del correo de la oficina. Si el gestor contable aprobó el informe, se emitieron cheques de reembolso. En el caso de las oficinas regionales, podían pasar semanas entre el momento en que se presentó el informe inicial y el momento en que el empleado recibió su cheque de reembolso.
Después de InfoPath
Como resultado de cambiar de un proceso basado en papel a un proceso automatizado que usa InfoPath y InfoPath Forms Services, A. Datum Corporation ha reducido el tiempo y el dinero que gastó en procesar informes de gastos de los empleados. Los empleados ahora pueden rellenar sus formularios en línea y enviarlos electrónicamente a sus directores. Después de que los administradores aprueben los informes, pueden redirigirlos electrónicamente al departamento contable para su aprobación final y reembolso.
Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:
- Comodidad en línea Los empleados que tengan InfoPath instalado en sus equipos pueden usar InfoPath para rellenar y enviar un formulario de informe de gastos. Los empleados que no tengan InfoPath instalado en sus equipos pueden rellenar y enviar sus informes de gastos mediante un explorador web.
- Soporte técnico sin conexión Si los empleados rellenan un formulario de informe de gastos en InfoPath, pueden guardar los formularios parcialmente completados en su equipo, trabajar en el formulario sin conexión y, a continuación, enviar el formulario completado a la red corporativa cuando vuelvan a conectarse. Esto es especialmente útil para los empleados que tienen acceso intermitente o limitado a los recursos de red o a Internet, como los empleados que viajan con frecuencia.
- Mayor precisión Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los empleados usan un cuadro de lista desplegable para elegir entre una lista estandarizada de categorías de gastos, en lugar de tener que recordar y escribir manualmente una categoría de gastos en el formulario.
- Eficiencia Los empleados pueden ver el estado del proceso de aprobación viendo una página en el sitio Microsoft Windows SharePoint Services.
Escenario 2: Reclamaciones de seguros
Humongous Insurance es una gran compañía multinacional que vende productos de seguros a los propietarios de barcos, automóviles y hogares. Estos productos se venden tanto a consumidores como a clientes corporativos.
Humongous Insurance tiene una gran fuerza de trabajo móvil de más de 10,000 personas, que incluye vendedores, ajustadores de reclamaciones, abogados, personal de TI, personal de recursos humanos y personal financiero.
Humongous Insurance quiere usar InfoPath y InfoPath Forms Services para permitir que los clientes, agentes de seguros y empresas relacionadas usen formularios en línea para procesar sus reclamaciones de seguros.
Antes de InfoPath
Antes de usar InfoPath y InfoPath Forms Services, los empleados de Humongous Insurance utilizaron un proceso de reclamación manual basado en papel. Después de entrevistar a un cliente, un agente rellenaría un formulario de reclamación a mano y, a continuación, enviaría el formulario de reclamación por fax a un ajustador. Cuando el ajustador revisaba la información, a menudo tenía que llamar al agente para aclararlo, dependiendo de la calidad de impresión del fax.
Después de InfoPath
El cambio de un proceso de reclamación basado en papel a InfoPath y InfoPath Forms Services ha permitido a Humongous Insurance conectar clientes, agentes y ajustadores en línea.
Por ejemplo, ahora es posible que un cliente de Humongous Insurance pueda presentar una reclamación a través de Internet rellenando un formulario habilitado para el explorador. El cliente puede ir al sitio web de Humongous Insurance, establecer su cuenta, iniciar sesión y presentar una reclamación. Una vez que el cliente envía el formulario, se envía al ajustador en un mensaje de correo electrónico y se envía al agente una copia del mensaje de correo electrónico. El ajustador devuelve el formulario al agente si se necesita información adicional. El sistema automatizado ha reducido los costos de procesamiento, reducido el tiempo necesario para procesar reclamaciones y ha aumentado la satisfacción general del cliente.
Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:
- Comodidad Además de enviar reclamaciones por teléfono, los clientes pueden enviar reclamaciones rellenando un formulario en la Web. Esto permite a los clientes enviar formularios según su conveniencia, no solo durante el horario comercial estándar.
- Mayor precisión Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los clientes o agentes usan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de tipos de reclamación, en lugar de tener que buscar y escribir manualmente un tipo de reclamación en el formulario.
- Eficiencia Además, el uso de un flujo de trabajo de aprobación integrado permite al agente o ajustador ver rápidamente el estado de las otras partes que trabajan en la reclamación. Aunque el personal de Humongous Insurance previamente usaba un flujo de trabajo claramente definido, sus procesos estaban basados en papel. Por lo tanto, los agentes y ajustadores no pudieron determinar rápidamente el estado de la reclamación sin realizar una llamada telefónica. Ahora, un agente, por ejemplo, puede comprobar la página de estado del flujo de trabajo en el sitio de SharePoint donde se almacena el formulario para ver si el ajustador ha completado el proceso de aprobación.
Escenario 3: Permitir aplicaciones
El Departamento de Inspecciones de Edificios es una agencia de 100 personas del gobierno de la ciudad para la ciudad de Springfield.
Esta agencia es responsable de revisar las solicitudes de permisos que han sido enviadas por contratistas de electricidad, y luego de aprobar o denegar dichas solicitudes.
El Departamento de Inspecciones de Edificios quiere que los contratistas puedan rellenar las solicitudes de permisos en un navegador web, para que el proceso de permisos sea más fácil y conveniente.
Antes de InfoPath
Antes de usar InfoPath y InfoPath Forms Services, el Departamento de inspecciones de edificios utilizó un proceso de aplicación manual basado en papel que resultó en una entrada de datos redundante. Los contratistas rellenaron formularios de papel en la oficina del gobierno. Después, los empleados enviaron los formularios manuscritos a un recepcionista que introdujo los datos en un sistema de base de datos. Después de introducir los datos, las entradas resultantes se compararon con el formulario en papel para garantizar la precisión. Si se encontraron datos no válidos o ininteligibles, el formulario se devolvió por correo al contratista, junto con un segundo formulario que contenía instrucciones para corregir las entradas no válidas.
Después de que el contratista presentó un formulario revisado, las actualizaciones fueron introducidas en la base de datos, y las nuevas entradas se comprobaron para obtener precisión con respecto a los formularios original y segundo. Una vez que se consideró que los datos eran válidos, comenzó el proceso de aprobación. Durante la fase de aprobación, un inspector aprobó o deniega la solicitud de permiso basándose en varios criterios. Una vez completado el flujo de trabajo de aprobación, el contratista fue notificado de la decisión por correo electrónico.
Después de InfoPath
Al pasar de un proceso de permisos basado en papel a un proceso automatizado que usa InfoPath y InfoPath Forms Services, el Departamento de Inspecciones de Edificios puede conectar contratistas, empleados e inspectores en línea.
Por ejemplo, cuando un contratista envía una solicitud de permiso en el sitio web del Departamento de inspecciones de edificios, los datos del formulario se envían a una base de datos ubicada en la red del Departamento de inspecciones de edificios. Una vez enviada la solicitud, aparece automáticamente una nueva solicitud de permiso en un sitio de SharePoint, donde el agente receptor comprueba si la información está completa y firma digitalmente el formulario de solicitud para confirmar la recepción.
Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:
- Comodidad en línea Los contratistas ya no tienen que viajar a la oficina del gobierno para solicitar un permiso. Los contratistas ahora pueden enviar su solicitud de permiso a través de la Web, rellenando un formulario habilitado para el explorador en un explorador, como Firefox, Safari o Internet Explorer.
- Mayor precisión Dado que la plantilla de formulario de permiso está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los contratistas utilizan un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de categorías cuando seleccionan el tipo de permiso buscado, en lugar de tener que buscar y escribir manualmente el tipo de permiso en el formulario.
- Mejor experiencia de usuario Una vez enviados los datos, aparece automáticamente un nuevo formulario de solicitud de permiso en el sitio de intranet del Departamento de inspecciones de edificios. Cuando un secretario abre un formulario, ve los datos de la empresa del contratista y permite los datos de solicitud en el formulario.
Escenario 4: Administración del inventario
Wide World Importers es una empresa internacional con sede en Baltimore, MD. La empresa importa textiles, artesanías y consumibles con un énfasis particular en las mercancías del norte de África.
Los importadores wide world compran a más de 70 proveedores ubicados en 12 países o regiones. Dado que el inventario de estos proveedores es bastante dinámico y estacional, los importadores de Wide World desean diseñar plantillas de formulario de InfoPath que les permitirán consultar a sus proveedores de forma fácil y eficaz sobre el inventario.
Antes de InfoPath
Antes de usar InfoPath y InfoPath Forms Services, los importadores de Wide World usaban un proceso de encuesta manual basado en papel que daba como resultado una entrada de datos redundante. Los compradores enviaron encuestas por correo garantizado de Global Express a proveedores extranjeros. Los proveedores podrían enviar por correo electrónico formularios de encuesta completados o enviarlos por fax. En ocasiones, llamarían por teléfono a los importadores de todo el mundo con sus respuestas. En raras ocasiones, el personal de ventas recogió los resultados de la encuesta de los proveedores en persona. En general, podrían pasar meses antes de que los importadores de Todo el Mundo recibieran los resultados finales de la encuesta.
Casi todas las encuestas dieron como resultado una entrada de datos redundante. Las encuestas en papel fueron introducidas en una base de datos por un secretario de importadores de Todo el Mundo. Los registros resultantes de la base de datos se compararon con el formulario en papel para garantizar la precisión. En caso de información no válida o ininteligible, se realizó una entrevista de seguimiento con el proveedor por teléfono. En caso de no ser posible, se envió una solicitud de aclaración por correo o fax. Después de que los importadores de Wide World recibieron información corregida, los datos se terminaron.
Después de InfoPath
En lugar de enviar encuestas por correo electrónico a los importadores mundiales, los proveedores ahora envían las encuestas rellenando formularios habilitados para el explorador en la Web. Los datos que los proveedores escriben en los formularios se rellenan inmediatamente en una base de datos de inventario. Como resultado de cambiar a InfoPath y InfoPath Forms Services, los importadores de Wide World ahora disfrutan de las siguientes ventajas:
- Comodidad en línea Con el sistema basado en InfoPath, los proveedores pueden completar encuestas mediante un explorador. Los proveedores ya no tienen que enviar por correo ni enviar por fax las encuestas a los importadores de Todo el Mundo.
- Línea de tiempo En el sistema anterior, basado en papel, a menudo había un retraso importante desde el momento en que los proveedores rellenaron la encuesta hasta el momento en que sus respuestas se especificaron en la base de datos de importadores de Word ancho. Como resultado, las estimaciones del inventario a menudo no estaban actualizadas. Con una plantilla de formulario habilitada para el explorador de InfoPath, los datos que los proveedores escriben en los formularios se rellenan inmediatamente en la base de datos de inventario.
- Mayor precisión Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de los datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los proveedores usan un cuadro de lista desplegable para elegir entre una lista estándar de categorías cuando seleccionan un tipo de producto, en lugar de tener que buscarlo e introducir manualmente un tipo de producto en el formulario.
Escenario 5: Investigación de mercado
Proseware, Inc. es una empresa de software con sede en Canadá que desarrolla productos para la industria de la publicación de impresión.
Proseware, Inc. está iniciando el ciclo de desarrollo para el próximo lanzamiento de su producto insignia. El equipo de desarrollo decide usar InfoPath y InfoPath Forms Services para ayudar con las actividades de investigación de mercado. Durante las reuniones con los clientes, el equipo de desarrollo planea usar una plantilla de formulario para recopilar y registrar comentarios de los clientes. El propósito del formulario es mantener un registro de todas las interacciones con los clientes para comprender mejor las necesidades de los clientes y garantizar que los datos recopilados sean fácilmente reconocibles y reutilizables.
La plantilla de formulario enviará los datos directamente a una base de datos, lo que permitirá a los empleados recuperar y analizar los datos recopilados de muchas reuniones diferentes. Proseware, Inc. quiere almacenar formularios completados en una biblioteca de un sitio de SharePoint.
Antes de InfoPath
Aunque los miembros del equipo de desarrollo solían usar Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel para tomar notas cuando recopilaban comentarios de clientes y asociados, analizar y difundir esos datos a menudo provocaba entradas de datos redundantes. Los miembros del equipo escribían notas en forma libre y la información relacionada tendía a ser dispersa dentro de los documentos y entre ellos. Cuando los miembros del equipo querían incorporar la información que habían recopilado en especificaciones técnicas, pasaron mucho tiempo buscando en documentos no estándar para encontrar lo que necesitaban.
Después de InfoPath
El cambio a un proceso de recopilación de datos estándar que usa InfoPath y InfoPath Forms Services permite al equipo de desarrollo de Proseware, Inc. reducir el tiempo y el dinero gastado en recopilar, analizar y difundir datos internamente.
Al reunirse con clientes potenciales y existentes, los miembros del equipo de desarrollo ahora usan un formulario de InfoPath para recopilar datos sobre las necesidades e ideas de los clientes. El equipo usa una biblioteca en un sitio de SharePoint para almacenar y compartir formularios. Desde esta biblioteca, los miembros del equipo pueden rellenar nuevos formularios de datos de clientes, revisar los datos de formularios existentes, exportar datos de formularios completados a Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007, o combinar los datos de varios formularios en un formulario.
Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:
- Información coherente La plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar una organización coherente y la formalización de la información. Los datos que aparecen en las listas del formulario proceden de listas de SharePoint normalizadas y archivos de .xml. Por ejemplo, las entradas en la lista Tipo de negocio proceden directamente de un esquema XML predefinido que se usa en Proseware, Inc. para estandarizar el intercambio de datos empresariales entre varios sistemas.
- Integración con sistemas existentes Cuando se envía un formulario, se almacena automáticamente en una biblioteca de un sitio de SharePoint. Los datos de cada formulario aparecen fuera del formulario, en las columnas de la biblioteca. Esto facilita que los miembros del equipo busquen y ordene los datos del formulario en la biblioteca, sin tener que abrir cada formulario de forma individual.
- Varias vistas El formulario de datos del cliente incluye vistas que abordan diferentes necesidades, incluidas vistas independientes para registrar la información de los clientes, los resultados del equipo, la metodología de investigación y recursos adicionales. El formulario también incluye una vista de impresión dedicada que resume los datos de las otras vistas en un formato práctico e fácil de imprimir.