Puede agregar una conexión de datos de envío secundaria a la plantilla de formulario que permita a los usuarios enviar los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico. Puede usar valores estáticos, valores basados en los datos del formulario o una fórmula para especificar las direcciones de correo electrónico a las que se envía el formulario, la línea de asunto del mensaje de correo electrónico y el nombre del formulario. También puede especificar si desea que el formulario aparezca en el cuerpo del mensaje de correo electrónico o como datos adjuntos del mensaje.
Si configura la plantilla de formulario para que incluya el formulario como datos adjuntos en el mensaje de correo electrónico, también puede adjuntar la plantilla de formulario al mensaje de correo electrónico. Al incluir el formulario y la plantilla de formulario como datos adjuntos en el mensaje de correo electrónico, puede ayudar a garantizar que los destinatarios de correo electrónico puedan abrir el formulario en Microsoft Office InfoPath, incluso si no tienen la plantilla de formulario almacenada en caché en sus equipos. Para que los destinatarios abran los datos adjuntos, deben tener InfoPath instalado en sus equipos.
Cuando los usuarios envían los datos del formulario en un mensaje de correo electrónico, InfoPath crea un mensaje de correo electrónico con los datos del formulario y envía el mensaje a los destinatarios de correo que especificó al crear la conexión de datos. Si las personas que reciben los formularios completados usan Microsoft Office Outlook 2007, pueden agregar una carpeta a su Bandeja de entrada para contener todos los formularios de InfoPath que reciben y configurar esa carpeta para mostrar los datos de los formularios en columnas en Outlook.
Después de agregar la conexión de datos de envío, configura la plantilla de formulario para permitir que los usuarios envíen sus datos de formulario. Como resultado, cuando los usuarios abren el formulario, InfoPath agrega automáticamente un botón Enviar a la barra de herramientas Standard y un comando Enviar al menú Archivo. También puede personalizar las opciones de envío de la plantilla de formulario de las siguientes maneras:
- Cambie el texto que aparece en el botón Enviar de la barra de herramientas Standard y el comando Enviar del menú Archivo.
- Cambie el método abreviado de teclado para el botón Enviar de la barra de herramientas Standard y el comando Enviar del menú Archivo.
- Cree mensajes personalizados para mostrar a los usuarios cuando envíen sus formularios.
- Especifique si desea dejar el formulario abierto, cerrarlo o abrir otro formulario en blanco después de que el usuario lo envíe.
Agregar una conexión de datos de envío
En el menú Herramientas , haga clic en Opciones de envío.
En el cuadro de diálogo Opciones de envío , active la casilla Permitir que los usuarios envíen este formulario .
Haga clic en Enviar datos de formulario a un único destino y, a continuación, en la lista, haga clic en Correo electrónico.
Haga clic en Agregar.
En el Asistente para la conexión de datos, en los cuadros correspondientes, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, el asunto que desea que aparezca en el mensaje de correo electrónico y cualquier texto introductorio que desee y, a continuación, haga clic en Siguiente.
Recomendación
También puede especificar un campo o usar una fórmula para crear el valor de cada cuadro excepto el cuadro Introducción .
¿Cómo?
Haga clic en Insertar fórmula
.En el cuadro de diálogo Insertar fórmula , siga uno de estos procedimientos:
Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desee usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Recomendación
Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función , haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro Fórmula del cuadro de diálogo Insertar fórmula , haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre las funciones.
Para insertar un valor o un operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro Fórmula .
Operación Símbolo Agregar + Restar - Multiplicar * Dividir / -
Nota
Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después, InfoPath puede interpretar "/" como separador para los pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.
Para comprobar la sintaxis correcta de la fórmula, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula , haga clic en Comprobar fórmula.
En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre las fórmulas.
En la siguiente página del asistente, siga uno de estos procedimientos:
Para mostrar el formulario en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar solo la vista activa del formulario y sin datos adjuntos.
Para enviar los datos del formulario como datos adjuntos al mensaje de correo electrónico, haga clic en Enviar los datos del formulario como datos adjuntos, seleccione la casilla Adjuntar la plantilla de formulario para asegurarse de que los usuarios pueden abrir el formulario y, a continuación, escriba un nombre para el formulario en el cuadro Nombre de datos adjuntos . También puede especificar un campo o usar una fórmula para asegurarse de que cada nombre de formulario sea único.
¿Cómo?Haga clic en Insertar fórmula
.En el cuadro de diálogo Insertar fórmula , siga uno de estos procedimientos:
Para usar un campo en la fórmula, haga clic en Insertar campo o grupo, haga clic en el campo que desee usar en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Para usar una función en la fórmula, haga clic en Insertar función, seleccione la función que desee usar en el cuadro de diálogo Insertar función y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Recomendación
Si la función requiere parámetros, seleccione la función en el cuadro de diálogo Insertar función , haga clic en Aceptar y, a continuación, en el cuadro Fórmula del cuadro de diálogo Insertar fórmula , haga doble clic en la función que agregó y haga clic en un campo o grupo. En la sección Vea también encontrará vínculos con más información sobre las funciones.
Para insertar un valor o un operador matemático en la fórmula, escriba el valor o el símbolo de la operación matemática en el cuadro Fórmula .
Operación Símbolo Agregar + Restar - Multiplicar * Dividir / -
Nota
Si la fórmula usa el operador de división (/), asegúrese de que hay un espacio antes y después del operador de división. Si el operador de división no tiene un espacio antes y después, InfoPath puede interpretar "/" como separador para los pasos de ubicación de XPath en lugar de como un operador de división.
Para comprobar la sintaxis correcta de la fórmula, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula , haga clic en Comprobar fórmula.
En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre las fórmulas.
Nota
Las personas que reciben los datos del formulario como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico necesitan instalar InfoPath en sus equipos para abrir los datos adjuntos.
Haga clic en Siguiente.
En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos , escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.
Compruebe que la información es correcta en la sección Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.
Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas Standard y el comando Enviar que aparece en el menú Archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro Título del cuadro Opciones de envío.
Recomendación
Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y comando, escriba una Y comercial (&) antes del carácter que desea usar como método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+B como método abreviado de teclado para el botón y el comando Enviar , escriba Su&bmit.
Si no quiere que los usuarios usen un comando Enviar o el botón Enviar de la barra de herramientas Standard al rellenar el formulario, desactive la casilla Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón De la barra de herramientas Enviar.
De forma predeterminada, después de que los usuarios envíen un formulario, InfoPath lo mantiene abierto y muestra un mensaje para indicar si el formulario se ha enviado correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Avanzadas y siga uno de estos procedimientos:
Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco después de que el usuario envíe un formulario completo, haga clic en la opción que desee en la lista Después de enviar .
Para crear un mensaje personalizado que indique si el formulario se ha enviado correctamente, active la casilla Usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros Correcto y En error .
Recomendación
Use un mensaje en el cuadro En error para indicar a los usuarios qué hacer si no pueden enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que los usuarios guarden su formulario y se pongan en contacto con alguien para obtener más instrucciones.
Si no desea mostrar un mensaje después de que el usuario envíe un formulario, desactive la casilla Mostrar mensajes de error y éxito .