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¿Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? ¿O una cartera con una entrega? Puede que no, pero la terminología de administración de proyectos puede resultar confusa y este artículo puede ayudarle a solucionarlo.

En este artículo

Cómo dar sus primeros pasos: fases, procesos, carteras y productos

Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se producen de acuerdo con una programación y que producen algún tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, sin relación con otros trabajos que se están realizando en una organización. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de esfuerzos mayores, como fases, procesos, programas y carteras.

Fases

Los proyectos pueden programarse en fases, de modo que varios proyectos relacionados con el mismo objetivo se puedan administrar conjuntamente. Por ejemplo, una organización benéfica tiene una recaudación de fondos cada año. Para administrar todos los proyectos asociados a la función, agrupan los proyectos en tres fases: Planificación, Día de eventos y Seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos.

Fase

Proyectos

Salida de fase

Planeación

  • Reservar instalaciones

  • Identificar y organizar para los oradores invitados

  • Invitar a los asistentes

Documento del plan de eventos completado

Día del evento

  • Configurar las instalaciones

  • Ayudar al orador invitado

  • Proporcionar servicios a los asistentes

El evento se ejecuta según lo planeado

Follow-Up

  • Asistentes a la encuesta

  • Compilar notas de seguimiento

Documento posterior a la mortem completado

Procesos

Las actividades en dos proyectos diferentes pueden estar interrelacionadas para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales de centro de llamadas y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte técnico para un centro de llamadas.

Proyecto 1

Project 2

Actividades:

  • Desarrollar sistema de venta de vales

  • Sistema de vales de prueba

  • Sistema de emisión de vales

Actividades:

  • Entrevista al personal de soporte técnico

  • Contratar personal de soporte técnico

  • Capacitar al personal de soporte técnico

Salida:
Sistema de vales del centro de llamadas

Salida:
Personal de soporte técnico del centro de llamadas

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forma un proceso para configurar un centro de llamadas. El proceso tiene la salida de un centro de llamadas completamente funcional.

Proceso

Actividades de Project 1:

  • Desarrollar sistema de venta de vales

  • Sistema de vales de prueba

  • Sistema de emisión de vales

Actividades de Project 2:

  • Entrevista al personal de soporte técnico

  • Contratar personal de soporte técnico

  • Capacitar al personal de soporte técnico

Salida del proceso:
Centro de llamadas completamente funcional

Programas

Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al máximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una empresa de construcción que trabaja en una subdivisión nueva administra cada casa de la subdivisión como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisión, la empresa puede ver fácilmente el progreso de la subdivisión en su conjunto, y planear la incorporación de recursos de terceros, como camiones de hormigón o paisajistas.

Programa

Proyectos

Contoso Estates

  • 530 Contoso Drive

  • 531 Contoso Drive

  • 532 Contoso Drive

  • 533 Contoso Drive

Carteras

Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus correspondientes objetivos empresariales estratégicos. Por ejemplo, una empresa de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratégicos: "Innovar en el sector", "Desarrollar software seguro" y "Proporcionar soporte técnico al cliente de primera categoría". La organización configura carteras para cada uno de estos objetivos (Innovación, Seguridad y Soporte) y alinea los proyectos y programas actuales dentro de estas carteras.

Cartera

Proyectos y programas

Innovación

  • Proyecto: Análisis competitivo

  • Programa:
    Aprendizaje del sector(Incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Formar a los administradores de productos" y "Asistir a conferencias".

Seguridad

  • Proyecto: Pruebas de seguridad

  • Programa: Implementar un sistema
    de registro basado en servidor (incluye dos proyectos: "Generar granja de servidores" y "Desarrollar código de registro").

Soporte técnico

  • Proyecto: Implementar el sistema de vales del centro de llamadas

  • Proyecto: Contratar y entrenar al personal del centro de llamadas

  • Programa: Recursos
    para clientes en línea (incluye dos proyectos: "Crear interfaz de cliente para el sistema de venta de vales" y "Desarrollar y liberar recursos de aprendizaje electrónico").

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El resultado: las entregas del proyecto

Todos los proyectos, fases y procesos producen algún tipo de resultado, denominado entregable. Normalmente, una entrega es algún tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero también pueden ser resultados o servicios. En la tabla siguiente se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega.

Tipo de entrega

Descripción

Ejemplos

Producto

Un elemento tangible que es el resultado de un proyecto, fase o proceso. Los productos pueden ser entregas independientes o pueden ser un componente de una entrega más grande.

Documento, programa de software, casa

Resultado

El resultado de un proyecto, fase o proceso completado.

Proceso de evaluación de errores revisado, nueva estructura organizativa, directrices para la construcción verde

Servicio

Resultado de un proyecto, fase o proceso que permite a una organización realizar una función empresarial.

Centro de llamadas completamente funcional, mesa con personal en una conferencia, servicio de radioespación

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¿Cómo encaja Microsoft Project en su sistema de administración de proyectos?

Incluso más atrás, un "sistema" de administración de proyectos se refiere al conjunto integrado de procesos, técnicas, metodologías y herramientas que se utilizan para programar y realizar el seguimiento de proyectos. Microsoft Project es una herramienta del sistema de administración de proyectos más grande. Los proyectos, también denominados planes de proyecto, se guardan como archivos independientes dentro de Project 2010 y se pueden agrupar en mayores esfuerzos, como fases, procesos, programas y carteras.

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