Agregar un asistente en su perfil en Microsoft 365

El campo Asistente de Microsoft 365 permite a un propietario del perfil especificar la persona que los apoya en la coordinación cotidiana. Por ejemplo, los ejecutivos pueden indicar quién es su asistente. La designación del Asistente es sólo informativa. No anula el rol existente de la persona ni asigna nuevas responsabilidades organizativas.

La información del asistente aparece en la sección Contacto de las tarjetas de perfil. Para agregar o actualizar la información del Asistente en su perfil, siga los pasos de Editar su perfil en Microsoft 365.

Una vez agregada, la información del Asistente aparece en el perfil del ejecutivo, lo que ayuda a sus compañeros a identificar rápidamente el punto de contacto adecuado para las necesidades de programación o coordinación, lo que reduce las interrupciones y las interrupciones innecesarias. 

¿Qué significa aparecer como asistente?

La designación del Asistente es puramente un atributo de perfil visible. 
No depende de la jerarquía jerárquica de la organización, ni concede permisos, acceso o capacidades especiales. Agregar a alguien como asistente no desencadena notificaciones, no cambia los niveles de acceso ni asigna responsabilidades a esa persona. Simplemente ayuda a que otros usuarios comprendan a quién el propietario del perfil delega como Asistente. 

¿A quién se puede agregar como asistente? 

El campo Asistente permite agregar un usuario de inquilino interno o un usuario invitado con un perfil de AZURE AD. No requiere que la persona mantenga un rol de trabajo específico ni formen parte de la jerarquía jerárquica del propietario del perfil. 

Comportamiento del asistente en el escenario entre espacios empresariales: 

Un usuario de un inquilino externo se puede asignar como asistente; sin embargo, el Asistente asignado no verá esta relación en el perfil de la persona a la que apoya.  

Ejemplo:
John es asignado como Asistente de Dave. Pertenecen a diferentes inquilinos. 

• Los usuarios del inquilino de Dave pueden ver a John en la lista como Asistente de Dave.

• Juan no puede ver este valor del Asistente en el perfil de Dave, a pesar de ser el Asistente asignado.

Este comportamiento se debe al diseño, ya que la información del Asistente no se muestra en todos los inquilinos. 

¿Recibirá el Asistente designado alguna notificación? 

Configurar o actualizar el campo Asistente no envía ninguna notificación a la persona que aparece como asistente. Esto es intencionado, porque: 

• La designación del asistente es solo informativa, no una acción de flujo de trabajo.

• La designación es informativa y no modifica roles, tareas ni acceso, por lo que no se requiere ninguna alerta del sistema.

• Los usuarios pueden actualizar este campo para concienciar a la organización sin desencadenar notificaciones.

El campo Asistente: 

• Representa un usuario de inquilino activo que tiene un perfil de Azure AD.

• Es propiedad del propietario del perfil y lo administra.

• Se muestra de forma coherente a los usuarios del espacio empresarial en todas las experiencias de Microsoft 365, como la tarjeta de perfil, la sección Organización de la tarjeta de perfil y Copilot (si está disponible). Cuando un Asistente sale de la organización, el valor almacenado Asistente se borra del perfil y el campo ya no se muestra en el perfil.

• En cualquier momento, solo puede tener un Asistente a la vez.

¿Dónde aparece la información del Asistente? 

Cuando se agrega, el Asistente está visible en la tarjeta de perfil (sección Contacto) ayudando a sus compañeros a identificar el punto de contacto correcto al ver el perfil de una persona. 

Administrar la privacidad y la visibilidad por parte de los usuarios 

Al hacer clic en el icono "i", el editor de perfiles le dirige a la página de configuración adecuada para administrar la visibilidad. 

De forma predeterminada, el Asistente está visible para todos los usuarios de su organización. Según las directivas de inquilino, es posible que pueda: 

• Cambiar la visibilidad a Solo yo

• Invalidar la configuración de privacidad predeterminada establecida por su organización

Cómo se usa la información del Asistente 

Una vez guardado, esta información del Asistente aparece en la tarjeta de perfil de la persona a la que se agregó el Asistente. 

Configuración de Administración para el Asistente en el Centro de Administración de SharePoint 

En el Centro de administración de SP, los administradores de inquilinos pueden –  

1. Deshabilite la característica asistente marcando como "deshabilitada" o establecida como "opcional" o como una propiedad "obligatoria". El valor predeterminado es "opcional".

2. Establezca la privacidad predeterminada de la propiedad Asistente (en "Todos" o "Solo yo" y especifique si el usuario puede invalidar este valor. El valor predeterminado es "Todos".

3. Se establece si el usuario puede invalidar o cambiar la configuración de privacidad predeterminada. El valor predeterminado es no proporcionar la capacidad de invalidación.

Preguntas frecuentes 

1. ¿Puedo agregar más de un asistente?
   No. Solo se puede agregar y mostrar un asistente en un perfil a la vez.

2. ¿Puede alguien administrar mi asistente por mí? 
   No. Solo el propietario del perfil puede administrar el Asistente.

3. ¿Por qué no veo el campo Asistente en el Editor de perfiles? 

   El administrador de inquilinos puede tener: 

   1. Se deshabilitó el campo Asistente 

   2. Editabilidad restringida del usuario 

   3. Ocultar el campo del Editor
      
      de perfiles Póngase en contacto con su administrador si cree que debe tener acceso. 

4. ¿Puedo quitar temporalmente mi asistente?
   Sí. Si se permite la edición, puede eliminar el valor Asistente. Esto lo quita de tu perfil hasta que lo vuelvas a agregar.

5. ¿Cuánto tardan en aparecer los cambios?
   Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en surtir efecto automáticamente y no requieren la intervención de TI ni de RR. HH.