Puede aplicar etiquetas de retención a los archivos de SharePoint y OneDrive, ya sea de forma individual o colectiva.
Su organización ha personalizado las etiquetas que ve. Si tiene preguntas sobre la etiqueta que debe aplicar, póngase en contacto con el servicio de asistencia o el departamento de TI.
Aplicar una etiqueta de retención a un elemento
En OneDrive o una biblioteca de SharePoint, puede aplicar una etiqueta de retención a un archivo, por ejemplo, un documentoMicrosoft 365 creado en Word, PowerPoint, Excel o un bloc de notas deOneNote. También puede etiquetar archivos que no son de Office, por ejemplo, un documento PDF o un archivo de imagen. SharePointelementos de listatambién se pueden etiquetar.
También puede aplicar una etiqueta a una biblioteca o carpeta. Al etiquetar una biblioteca o carpeta, esa etiqueta de retención se aplica de forma predeterminada a los archivos sin etiqueta de esa carpeta. Obtenga más información sobre las etiquetas predeterminadas para SharePoint.
Aplicar una etiqueta en OneDrive o SharePoint
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Seleccione el elemento.
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En la esquina superior derecha, seleccione Abrir el panel de detalles
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En Aplicar etiqueta, seleccione Elegir una etiqueta para abrir la lista de opciones.
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Seleccione la etiqueta de retención adecuada para el documento. (Para obtener información sobre las diferencias entre las etiquetas, puede apuntar a cada una de ellas para ver una descripción de ellas y su período de retención).
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Si aparece la opción Guardar , selecciónela.
Establecer una etiqueta de retención predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint
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Abra la biblioteca de documentos.
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Cerca de la parte superior derecha de la ventana, selecciona el icono Configuración:
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Selecciona Configuración de biblioteca.
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En la página Configuración , en Permisos y administración, seleccione Aplicar etiqueta a los elementos de esta lista o biblioteca.
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En la página Aplicar etiqueta , seleccione el cuadro desplegable y, después, seleccione la etiqueta que desea aplicar.
La etiqueta que seleccione se aplicará automáticamente a todos los archivos nuevos agregados a la biblioteca de documentos a partir de ahora.
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Opcional: Para aplicar automáticamente la etiqueta a todos los archivos actualmente en la biblioteca de documentos, seleccione Aplicar etiqueta a elementos existentes en la biblioteca.
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Selecciona Guardar.
Nota: Las etiquetas de retención se pueden sobrescribir en el nivel de archivo. En otras palabras, después de establecer una etiqueta predeterminada para una biblioteca, puede asignar una etiqueta alternativa a un elemento o elementos individuales de la biblioteca, si es necesario.
Crear una vista que contenga etiquetas de retención
En SharePoint (y Teams, pero no OneDrive ), puede crear una vista de la biblioteca que contiene la columna Etiquetas o Elemento es una columna Registro. Esta vista le permite ver de un vistazo las etiquetas de retención asignadas a todos los elementos y qué elementos son registros. Tenga en cuenta, sin embargo, que no puede filtrar la vista por el elemento es una columna registro. Aquí le mostramos cómo crear una vista de este tipo.
Empiece por hacer visible la columna Etiqueta de retención:
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En la parte superior de cualquier columna, seleccione la flecha hacia abajo
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En el panel Editar columnas de vista , seleccione el cuadro de Etiqueta de retención.
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Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.
Si lo desea, puede guardar la vista para obtener acceso rápido en un momento posterior:
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En el extremo derecho de la barra de comandos, seleccione Opciones de vista > Guardar vista como:
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Asigne un nombre a la vista.
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Seleccione si quiere que la vista sea pública para que otras personas la vean.
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Selecciona Guardar.
Algunas acciones no están permitidas para los elementos etiquetados
Cuando un elemento tiene una etiqueta de retención, algunas acciones no están permitidas, según la configuración que haya elegido el administrador.
Si ve un mensaje en SharePoint que indica que no se puede editar un elemento etiquetado, es porque se ha etiquetado como un registro. Es posible que puedas editar este elemento si primero lo desbloqueas. Consulte la siguiente sección para obtener instrucciones.
Bloquear o desbloquear un registro
Algunas etiquetas de retención pueden "bloquear" un elemento porque es un registro que debe conservarse. Esto impide que el elemento se elimine, por ejemplo. Para cosas como los contratos, esta es una importante medida de control de registros. Sin embargo, es posible que pueda desbloquear elementos para que se puedan revisar o actualizar con una nueva versión.
Nota: Si puede bloquear o desbloquear un elemento viene determinado por la configuración bajo el control de los administradores, incluida la configuración de etiquetas, la configuración del sitio y si tiene permisos de "Contribuir".
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En la biblioteca o lista, seleccione el elemento que desea bloquear o desbloquear.
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Cerca de la esquina superior derecha de la ventana, seleccione Abrir el panel de detalles:
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En el panel Detalles , en Estado del registro, seleccione Bloqueado.
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Aparece un control de alternancia junto al nombre de la configuración. Haga clic en el botón de alternancia para cambiar de Bloqueado a Desbloqueado, o viceversa.
Una vez desbloqueado el elemento, puedes editarlo. Cuando haya terminado la edición, también puede volver a bloquear el elemento siguiendo los pasos anteriores y alternando el estado de registro de nuevo a Bloqueado.
Importante: Si el administrador ha desactivado el control de versiones y el registro comienza como desbloqueado, podrá bloquear el elemento, pero no podrá desbloquearlo de nuevo. En otras palabras, para este escenario, es una acción unidireccional en lugar de una alternancia.
Vea también
Para administradores: Comparar las restricciones de las acciones que se permiten o bloquean
