Aplicar etiquetas de retención a archivos en SharePoint o OneDrive

Puede aplicar etiquetas de retención a los archivos SharePoint y OneDrive, ya sea individual o colectivamente. 

Las etiquetas que ve han sido personalizadas por su organización. Si tiene alguna pregunta sobre qué etiqueta aplicar, póngase en contacto con su departamento de soporte técnico o de TI.  

Aplicar una etiqueta de retención a un elemento

En OneDrive o en una biblioteca de SharePoint, puede etiquetar la mayoría de los archivos (un documento Office creado en Word, PowerPoint, Excel, y así sucesivamente, o incluso un archivoOneNote ). también puede etiquetar archivos que no son de Office, como un PDF).

En una biblioteca, también puede etiquetar una carpeta. Al etiquetar la carpeta, esa etiqueta de retención se aplica a todos los archivos de esa carpeta.

En una SharePoint, puede etiquetar algunos tipos de elementos.

Aplicar una etiqueta en OneDrive o SharePoint

  1. Seleccione el elemento. 

  2. En la esquina superior derecha, seleccione Abrir el panel de detalles Botón Información o Abrir el panel de detalles

    Botón Abrir el panel de detalles resaltado

  3. En Aplicar etiqueta,seleccione Elegir una etiqueta para abrir la lista de opciones.

    En la sección Propiedades, en Aplicar etiqueta, haga clic para abrir la lista de opciones.

  4.  Seleccione la etiqueta de retención adecuada para el documento. (Para obtener información sobre las diferencias entre las etiquetas, puede apuntar a cada una para ver una descripción de ella y su período de retención).

  5. Si aparece la opción Guardar, selecciónelo.

Establecer una etiqueta de retención predeterminada para una biblioteca de documentos de SharePoint

  1. Abra la biblioteca de documentos.

  2. Cerca de la parte superior derecha de la ventana, seleccione el icono Configuración Icono Configuración de una lista o biblioteca de SharePoint.  

  3. Seleccione Configuración de biblioteca.

  4. En la página Configuración, en Permisos y administración,seleccione Aplicar etiqueta a los elementos de esta lista o biblioteca.

  5. En la página Aplicar etiqueta, seleccione el cuadro desplegable y, a continuación, seleccione la etiqueta que desea aplicar.

    La etiqueta que seleccione se aplicará a todos los archivos nuevos agregados a la biblioteca de documentos a partir de ahora.

  6. Opcional: Para aplicar también la etiqueta a todos los archivos que se encuentran actualmente en la biblioteca de documentos, seleccione Aplicar etiqueta a elementos existentes en la biblioteca.

  7. Seleccione Guardar.

Nota: Las etiquetas de retención se pueden sobrescribir en el nivel de archivo. En otras palabras, después de establecer una etiqueta predeterminada para una biblioteca, puede asignar una etiqueta alternativa a un elemento o elementos individuales de la biblioteca, si es necesario.

Crear una vista que contenga etiquetas de retención

En SharePoint (y Teams), pero no OneDrive ), puede crear una vista de la biblioteca que contiene la columna Etiquetas o Elemento es una columna Registro. Esta vista le permite ver de un vistazo las etiquetas de retención asignadas a todos los elementos y los elementos que son registros. Tenga en cuenta, sin embargo, que no puede filtrar la vista por el elemento es una columna Registro. Esta es la manera de crear una vista de este tipo.

Empiece por hacer visible la columna Etiqueta de retención: 

  1. En la parte superior de cualquier columna, seleccione la flecha abajo Icono de comillas angulares para expandir los detalles. y, a continuación, seleccione Configuración de columna > Mostrar u ocultar columnas.

    La configuración de columna > mostrar u ocultar columnas cuando se selecciona un encabezado de columna en una lista o biblioteca moderna de SharePoint
  2. En el panel Editar columnas de la vista, seleccione el cuadro etiqueta Retención.

    Seleccione "Etiqueta de retención" para que esa columna sea visible en la biblioteca o lista.
  3. Cuando haya terminado, seleccione Aplicar.

Si lo desea, puede guardar la vista para obtener acceso rápido más adelante:

  1. En el extremo derecho de la barra de comandos, seleccione Ver opciones > vista Guardar como:

    En "Cambiar opciones de vista", seleccione "Guardar vista como".
  2. Asigne un nombre a la vista.

  3. Seleccione si desea que la vista sea pública para que otras personas puedan verla.

  4. Seleccione Guardar.

Algunas acciones no están permitidas para elementos etiquetados

Cuando un elemento tiene una etiqueta de retención, algunas acciones no están permitidas, según la configuración y la ubicación de la etiqueta. Por ejemplo, no puede eliminar un elemento etiquetado en SharePoint, pero puede hacerlo en OneDrive.

Si ve un mensaje en SharePoint en el que se indica que no se puede editar un elemento etiquetado, es porque se ha etiquetado como un registro. Es posible que pueda editar este elemento si lo desbloquea por primera vez. Vea la sección siguiente para obtener instrucciones.

Desbloquear un registro 

Algunas etiquetas de retención tienen la capacidad de "bloquear" un elemento porque es un registro que debeconservarse. Esto impide que el elemento se elimine, por ejemplo. Para cosas como los contratos, esta es una medida importante de conservación de registros. Sin embargo, es posible que pueda desbloquear elementos para que se puedan revisar o actualizar con una nueva versión. 

Nota: Si puede desbloquear un elemento está determinado por la configuración bajo el control de los administradores, incluida la configuración de etiquetas, la configuración del sitio y si tiene permisos de "Contribuir".

  1. En la biblioteca o lista, seleccione el elemento que desea desbloquear.

  2. Cerca de la esquina superior derecha de la ventana, seleccione Abrir el panel de detalles Botón Información o Abrir el panel de detalles

    Botón Abrir el panel de detalles resaltado

  3. En el panel Detalles, en Estado de registro,seleccione Bloqueado.

  4. Aparece un control de alternancia junto al nombre de la configuración. Haga clic en el botón de alternancia para cambiar de Bloqueado a Desbloqueado.

    Seleccione el control de alternancia para cambiar de Bloqueado a Desbloqueado o viceversa.

Una vez desbloqueado el elemento, puede editarlo. Cuando haya terminado de editar, también puede bloquear el elemento de nuevo siguiendo los pasos anteriores y regateando el estado Registro de nuevo a Bloqueado.  

Vea también

Para administradores: Comparar las restricciones de las acciones permitidas o bloqueadas

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