Aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access

El filtrado es una forma útil de ver solo los datos que desea que se muestren en las bases de datos de Access. Puede usar filtros para mostrar registros específicos en un formulario, informe, consulta u hoja de datos, o para imprimir solo determinados registros de un informe, tabla o consulta. Al aplicar un filtro, puede limitar los datos de una vista sin alterar el diseño del objeto subyacente.

En este artículo

• Utilidad de los filtros
• Selecciona y aplica un tipo de filtro
• Quitar o volver a aplicar un filtro
• Borrar un filtro
• Guardar un filtro

Utilidad de los filtros

Como la vista que se obtiene después de aplicar un filtro contiene solo los registros con los valores que se han seleccionado, el resto de los datos permanecen ocultos hasta que se borra el filtro.

Existen varios tipos de filtros y algunos de ellos son fáciles de aplicar y quitar. Access contiene algunos filtros comunes que están integrados en cada vista. La disponibilidad de los comandos de filtro depende del tipo y los valores del campo.

Por ejemplo, para ver los registros de personas que cumplen años durante un mes específico, haga clic en la columna Fecha de nacimiento , en la pestaña Inicio del grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Filtrar y, a continuación, haga clic en Filtros de fecha en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione el período de fechas deseado.

1. Los filtros que tiene disponibles dependen del tipo de datos de la columna seleccionada.

2. El filtro Todas las fechas del período omite la parte Día y Año de los valores de fecha.

En esta vista filtrada, solo verá los registros en los que la parte del mes del campo FechaDeNacimiento está establecida en abril.

1. El icono de filtro en el encabezado de columna y la barra del navegador de registro indica que la vista actual está filtrada en la columna FechaNacimiento.

2. En la vista de hoja de datos, cuando mantenga el puntero sobre el encabezado de columna, verá el criterio de filtro actual.

Por ejemplo, para ver los nombres de los contactos que viven en el Reino Unido y que cumplen años en abril, puede filtrar la tabla Contactos en el campo PaísRegión y también en el campo FechaNacimiento. Al filtrar varios campos en una sola vista, los filtros se combinan mediante el operador Y, como sigue:

PaísRegión = Reino Unido Y mes de FechaNacimiento = abril

Para revertir a la vista sin filtros: Quita los filtros. Al quitar temporalmente un filtro, se quita de la vista, por lo que puede volver a la vista original sin filtrar.

Para cambiar entre las vistas filtradas y no filtradas: en el grupo Ordenar & filtrar de la pestaña Inicio , haz clic en Alternar filtro.

Para quitar permanentemente un filtro de una vista: Desactive el filtro. Para obtener información sobre cómo borrar filtros, consulta la sección Borrar un filtro.

La configuración del filtro permanecerá en vigor hasta que cierre el objeto, incluso si cambia a otra vista del objeto. En otras palabras, si filtra un formulario en la vista Hoja de datos, la configuración de filtro seguirá vigente incluso si cambia a la vista Formulario o a la vista Presentación, y permanecerá vigente hasta que cierre el formulario. Si guarda el objeto mientras se aplica el filtro, estará disponible la próxima vez que abra el objeto. Para obtener información sobre cómo guardar un filtro, consulta la sección Guardar un filtro en este artículo.

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Selecciona y aplica un tipo de filtro

Puede seleccionar entre varios filtros listos para usar para un tipo de datos. Estos filtros están disponibles como comandos de menú en las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe y Diseño. Además de estos filtros, también puede filtrar un formulario o una hoja de datos completando un formulario (denominado Filtrar por formulario).

Si desea más flexibilidad y si se siente cómodo escribiendo expresiones, puede crear sus propios filtros mediante las opciones de la pestaña Filtrar documento.

Selecciona entre los siguientes tipos de filtros:

Filtros comunes: para filtrar valores específicos o un intervalo de valores.

Filtrar por selección: Para filtrar todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con un valor seleccionado en una fila, filtre la vista de hoja de datos.

Filtrar por formulario: Para filtrar por varios campos de un formulario o una hoja de datos, o si está intentando buscar un registro específico.

Filtro avanzado: Para filtrar el tipo en el que defines criterios de filtro personalizados.

Filtros comunes

Excepto los campos de objeto OLE y los campos que muestran valores calculados, todos los tipos de campo ofrecen filtros comunes. La lista de filtros disponibles depende del tipo de datos y los valores del campo seleccionado.

Haga clic con el botón derecho en el campo que quiera filtrar. Para filtrar por varias columnas o controles, debe seleccionar y filtrar cada columna o control por separado, o bien usar una opción de filtro avanzado. Para obtener más información, vea las secciones Filtrar por formulario y Filtros avanzados de este artículo.

Por ejemplo, para ver los filtros disponibles para el campo FechaDeNacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Filtro.

1. Para filtrar por valores específicos, use la lista de casillas. La lista muestra todos los valores que se muestran actualmente en el campo.

2. Para filtrar por un rango de valores, haz clic en uno de estos filtros y especifica los valores necesarios. Por ejemplo, para ver los cumpleaños que se encuentran entre la fecha actual y el final del año, haga clic en Entre y, a continuación, especifique las fechas de inicio y finalización adecuadas en el cuadro de diálogo Entre Para ver todos los cumpleaños correspondientes a una fecha específica, haga clic en la fecha y se mostrarán todos los cumpleaños correspondientes a esa fecha específica.

Es importante tener en cuenta que los valores de un campo de fecha tienen un impacto en la lista de filtros específicos del tipo. Si el valor de fecha más reciente de un campo de fecha corresponde a los últimos dos años, verá una lista de filtros más larga y detallada. Si ninguna de las fechas de un campo tiene menos de dos años de antigüedad, verá la lista de filtros más corta.

Aplicar un filtro común

1. Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.

2. Asegúrese de que la vista no esté ya filtrada. En la barra selectora de grabación, compruebe que esté presente el icono Sin filtro o sin filtrar atenuado.

   Recomendación

   Para quitar todos los filtros de un objeto determinado, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzado y luego en Borrar todos los filtros.

3. Haga clic en cualquier lugar de la columna o control que corresponda al primer campo que quiera filtrar y, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Filtrar.

Para aplicar un filtro común: Seleccione Filtros de texto (o de número o fecha) y, a continuación, haga clic en el filtro que desee. Los filtros como Igual a y Entre le piden que introduzca los valores necesarios.

Para aplicar un filtro basado en valores de campo: Desactive las casillas junto a los valores que no desea filtrar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para filtrar por uno o solo unos pocos valores de una lista larga, primero desactive la casilla (Seleccionar todo) y luego seleccione los valores que desee.

Para filtrar valores nulos (un valor nulo indica la ausencia de datos) en campos de texto, número y fecha: En la lista de casillas, desactive la casilla (Seleccionar todo) y active la casilla situada junto a (Espacios en blanco).

Filtrar por selección

Para ver todas las filas de una tabla que contienen un valor que coincide con el valor de una fila, puede filtrar rápidamente la vista de hoja de datos seleccionando un valor específico y haciendo clic en el comando Selección . La lista desplegable muestra las opciones de filtrado disponibles. Estas opciones variarán en función del tipo de datos del valor seleccionado. Otra forma de acceder a las opciones del filtro de selección es hacer clic con el botón derecho en la celda específica.

Por ejemplo, si el valor 21/02/1967 está seleccionado actualmente en el campo FechaNacimiento, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Selección para mostrar el filtro por comandos de selección y, después, seleccione la opción de filtrado.

La lista de comandos también depende de la cantidad del valor seleccionada. Por ejemplo, si selecciona solo algunos de los caracteres del valor, verá una lista de comandos diferente, según qué parte del campo haya seleccionado.

1. Filtrar usando el principio de un valor de campo...

2. ... La mitad de un valor de campo...

3. ... o el final de un valor de campo.

Para quitar un filtro, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Alternar filtro o haga clic en Avanzado y haga clic en Borrar todos los filtros.

Aplicar un filtro basado en una selección

1. Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.
2. Asegúrese de que la vista no esté ya filtrada. En la barra selectora de grabación, compruebe que esté presente el icono Sin filtro o sin filtrar atenuado.
3. Vaya al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y, a continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de datos) o control (en la vista Formulario, Informe o Presentación).

Para filtrar en función de una selección parcial; seleccione los caracteres que desee, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Selección y, a continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.

Filtrar por formulario

Este filtro es útil cuando quiere filtrar por varios campos de un formulario u hoja de datos, o si está intentando buscar un registro específico. Access crea un formulario en blanco o una hoja de datos que es similar al formulario original y, a continuación, le permite completar tantos campos como desee. Cuando termine, Access buscará los registros que contengan los valores especificados.

Por ejemplo, si desea buscar todos los registros de clientes en los que el título de la persona de contacto sea Propietario y esa persona se encuentre en Portland o en Eugene, abra la hoja de datos o el formulario Clientes y, en la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtrar por formulario.

Escriba el primer conjunto de valores, haga clic en la pestaña O en la parte inferior de la hoja de datos o formulario y, a continuación, escriba el siguiente conjunto de valores. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como un filtro independientemente de otros valores de campo, debe escribir ese valor en la pestaña Buscar y en cada pestaña O . Cada pestaña O representa un conjunto alternativo de valores de filtro.

Para ver solo los registros que coinciden con su entrada: En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Alternar filtro.

Aplicar un filtro rellenando un formulario

1. Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario en la vista Formulario.

2. Asegúrese de que la vista no esté ya filtrada. En la barra selectora de grabación, compruebe que esté presente el icono Sin filtro o sin filtrar atenuado.

3. En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Avanzadas y, después, haga clic en Filtrar por formulario en el menú contextual.

4. En función de si está trabajando en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario, siga uno de estos procedimientos:
   Vista Hoja de datos: Haga clic en la primera fila de la columna que desea filtrar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, seleccione un valor. Para agregar valores adicionales, simplemente haga clic en la pestaña O en la parte inferior de la hoja de datos y seleccione otro valor.
   Vista Formulario: haga clic en la flecha que aparece en el control y seleccione el valor que quiera filtrar. Para agregar valores adicionales, haga clic en la pestaña O en la parte inferior del formulario y seleccione otro valor.

   Recomendación

   No puede especificar valores de campo para campos multivalor mediante el filtro por formulario, pero puede especificar valores para un campo no multivalor en el conjunto de registros.

   • Para especificar una lista de valores posibles para un campo, use el operador o . Por ejemplo, especifique "Portland" u "Oregón" en el campo Ciudad para filtrar los registros que contengan cualquiera de los valores.
   • Para filtrar según el estado de un control, como una casilla o un botón, haga clic en el control para que se encuentre en el estado que desee. Para devolver el control a una posición neutral, de modo que no se utilice como criterio para filtrar registros, asegúrese de que no esté disponible (aparece atenuado).
   • Para filtrar por los registros que tienen valores nulos (faltantes), no nulos, en blanco (vacíos o "") o no en blanco, escriba Es nulo, No es nulo, ""o No "" en el campo.

5. Si desea especificar dos conjuntos alternativos de criterios, por ejemplo, para ver solo los nombres de los contactos cuyo valor PaísRegión sea EE. UU. y cuya fecha de cumpleaños caiga en abril, puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

   • Para recuperar todos los registros que cumplen cualquiera de los conjuntos de criterios, especifique los criterios, escriba el primer conjunto de criterios, haga clic en la pestaña O y, a continuación, especifique el siguiente conjunto de criterios. Tenga en cuenta que si desea que un valor de campo funcione como un filtro independientemente de otros valores de campo, debe escribir ese valor en la pestaña Buscar y en cada pestaña O . En otras palabras, la pestaña Buscar y cada pestaña O representan un conjunto alternativo de valores de filtro.
   • Tenga en cuenta también que cada vez que agregue un criterio de campo a la pestaña O , Access creará otra pestaña O . Esto permite especificar varios criterios "o". El filtro devuelve cualquier registro que contenga todos los valores especificados en la pestaña Buscar , todos los valores especificados en la primera pestaña O , o todos los valores especificados en la segunda pestaña O , y así sucesivamente.

Para quitar un filtro y mostrar todos los registros, vuelva a hacer clic en Alternar filtro .

Para modificar un filtro por formulario, haga clic en Avanzado y, a continuación, vuelva a hacer clic en Filtrar por formulario . Se muestra el conjunto de criterios de filtro actual.

Filtro avanzado

En ocasiones, es posible que quieras aplicar un filtro que sea un tipo de filtro avanzado y que tengas que escribir tú mismo el criterio de filtro. Por ejemplo, para buscar registros que contengan fechas que se produzcan durante los últimos siete días o los últimos seis meses.

El uso de los filtros avanzados requiere expresiones de escritura. Las expresiones son similares a las fórmulas de Excel y a los criterios que se especifican al diseñar una consulta.

Un ejemplo de dónde podría usar un filtro avanzado es buscar los nombres de aquellos contactos cuyos cumpleaños ocurrieron durante los últimos siete días. Después de aplicar un filtro avanzado, puede limitar aún más los resultados a aquellos cuyo país o región sea EE. UU.

Aplicar un filtro avanzado

1. Abra una tabla, consulta, formulario o informe en cualquiera de las siguientes vistas: Hoja de datos, Formulario, Informe o Diseño.

2. Asegúrese de que la vista no esté ya filtrada. En la barra del navegador de grabación, compruebe que ningún filtro aparece atenuado (no está disponible). Si la barra del navegador de grabación no está visible, haga clic en Avanzado en el grupo Ordenar & filtro de la pestaña Inicio y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros (si Borrar todos los filtros aparece atenuado, no hay filtros en vigor).

3. En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtrar , haga clic en Opciones avanzadas y después en Filtrado/Ordenar avanzado en el menú contextual.

4. Agregue los campos que desea filtrar a la cuadrícula.

5. En la fila Criterios de cada campo, especifique un criterio. Los criterios se aplican como un conjunto y solo se muestran los registros que coinciden con todos los criterios de la fila Criterios . Para especificar criterios alternativos para un solo campo, escriba el primer criterio en la fila Criterios y el segundo criterio en la fila O , y así sucesivamente.

   Recomendación

   • Todo el conjunto de criterios de la fila O se aplica como alternativa al conjunto de criterios de la fila Criterios . Cualquier criterio que desee que se aplique para ambos conjuntos de criterios debe escribirse tanto en la fila Criterios como en la fila O . Haga clic en Alternar filtro para ver las filas filtradas.
   • Una buena manera de aprender a escribir criterios es aplicar un filtro común o un filtro basado en la selección que produzca un resultado cercano a lo que se busca. Después, con el filtro aplicado a la vista, se muestra la pestaña Objeto de filtro

Comandos especiales en la pestaña Filtrar documento

Tiene a su disposición dos comandos especiales en la pestaña Filtrar documentos. Al hacer clic con el botón secundario en cualquier lugar sobre la cuadrícula de diseño en la pestaña, los comandos Cargar desde consulta y Guardar como consulta están disponibles en el menú contextual.

El comando Cargar desde consulta carga el diseño de una consulta seleccionada en la cuadrícula. Esto le permite usar los criterios de consulta como criterios de filtro.

El comando Guardar como consulta permite guardar la configuración de filtro como una nueva consulta.

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Quitar o volver a aplicar un filtro

Para cambiar a la vista no filtrada de datos, elimine los filtros haciendo clic en Filtrado en la barra del navegador de registro para volver a la vista completa.

Al quitar los filtros actuales, estos se quitan temporalmente de todos los campos de la vista. Por ejemplo, si primero aplica filtros en los campos PaísRegión y FechaDeNacimiento y, a continuación, quita los filtros, verá todos los registros de nuevo.

Para volver a aplicar los filtros más recientes, haga clic en Sin filtrar en la barra del navegador de registros.

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Borrar un filtro

Borre un filtro cuando ya no lo necesite. Al borrar un filtro, se elimina de la vista y ya no puedes volver a aplicarlo haciendo clic en Sin filtrar en la barra de estado. Puede borrar un solo filtro de un solo campo o borrar todos los filtros de todos los campos de la vista.

• Para borrar un solo filtro de un solo campo: Haga clic con el botón secundario en la columna o control filtrado y, a continuación, haga clic en Borrar filtro del nombre de campo.
• Para borrar todos los filtros de todos los campos: En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzado y, a continuación, haga clic en Borrar todos los filtros en el menú contextual.

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Guardar un filtro

Podría ser útil guardar un filtro si lo vas a usar de nuevo. La configuración de filtro que está vigente en el momento de cerrar una tabla, consulta, formulario o informe se guarda automáticamente junto con el objeto y está disponible para volver a aplicarla. Sin embargo, de forma predeterminada, la configuración del filtro no se aplica automáticamente la próxima vez que abra el objeto.

Para asegurarse de que los filtros actuales se aplican automáticamente la próxima vez que abra una tabla, consulta, formulario o informe, desde la hoja de propiedades del objeto, establezca la propiedad FilterOnLoad del objeto en Sí. La propiedad FilterOnLoad se aplicará la próxima vez que abra el objeto. Siempre que cambie esta configuración, debe cerrar el objeto y volver a abrirlo para aplicar la nueva configuración.

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