Hay varias maneras de buscar contenido en Microsoft SharePoint Server 2010. Puede usar el cuadro de búsqueda que se encuentra en cada página de un sitio de SharePoint, el sitio del Centro de búsqueda o crear una consulta detallada mediante la página Búsqueda avanzada. Puede buscar contenido si busca palabras clave, una frase específica entre comillas o valores asignados a propiedades.
¿Qué desea hacer?
Buscar texto o archivos en un sitio
Cuando esté buscando contenido, pero no esté seguro de dónde se encuentra, inicie la búsqueda en el sitio más alto donde crea que puede estar la información. A continuación, puede refinar los resultados para encontrar la información. Puede buscar contenido escribiendo palabras clave o una frase específica entre comillas. Para obtener más información sobre cómo crear consultas, vea la sección Escribir consultas eficaces.
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Vaya al sitio en el que desea buscar. Los resultados de búsqueda de sitios no incluyen contenido en un sitio primario ni en sitios adyacentes. Asegúrese de que está en el sitio superior para obtener los resultados de búsqueda que desee.
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En el cuadro de búsqueda, escriba la palabra o frase que desea buscar y, a continuación, haga clic en el botón Buscar .
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De forma predeterminada, los resultados de búsqueda se muestran por relevancia. Para ordenar los resultados de forma diferente, haga clic en una opción en Restringir resultados. También puede introducir una nueva búsqueda de palabras clave para cambiar el ámbito a Esta lista. Si lo hace, se restringirán las consultas futuras al primer conjunto de resultados. Si escribe una nueva búsqueda con el ámbito establecido en Este sitio, se realizará una nueva búsqueda desde el mismo sitio o sitios que la consulta original. Para obtener más información sobre cómo trabajar con resultados de búsqueda, vea la sección Trabajar con resultados de búsqueda.
Notas:
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Los datos adjuntos a elementos de lista no aparecen en los resultados de la búsqueda.
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El cuadro de búsqueda está limitado a un máximo de 255 caracteres.
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Buscar texto o archivos en una lista o biblioteca
Cuando esté seguro de que el contenido que está buscando reside en una lista o biblioteca, inicie la búsqueda en la página donde reside la lista o biblioteca. Los resultados de búsqueda le permiten refinar la búsqueda por metadatos, como el autor del documento o la fecha en que se escribió. Puede buscar contenido escribiendo palabras clave o una frase específica entre comillas. Para obtener más información sobre cómo crear consultas, vea la sección Escribir consultas eficaces. Si no encuentra el contenido que desea, intente buscar desde un sitio o usar diferentes palabras clave.
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Vaya a la lista o biblioteca en la que desea buscar.
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En el cuadro de búsqueda, escriba la palabra o frase que desea buscar y, a continuación, haga clic en el botón Buscar .
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De forma predeterminada, los resultados de búsqueda se muestran por relevancia. Para ordenar los resultados de forma diferente, haga clic en una opción en Restringir resultados. Para obtener más información sobre cómo trabajar con resultados de búsqueda, vea la sección Trabajar con resultados de búsqueda.
Notas:
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Los datos adjuntos a elementos de lista no aparecen en los resultados de la búsqueda.
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El cuadro de búsqueda está limitado a un máximo de 255 caracteres.
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Buscar contenido de un sitio del Centro de búsqueda
Su organización puede usar un sitio del Centro de búsqueda. El sitio del Centro de búsqueda es el lugar idóneo para buscar resultados de toda la empresa. El sitio predeterminado del Centro de búsqueda muestra un cuadro de búsqueda donde puede escribir la consulta.
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Para mostrar el sitio del Centro de búsqueda, haga clic en Centro de búsqueda o Centro de búsqueda empresarial en los vínculos de navegación cerca de la parte superior de la mayoría de las páginas.
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Si el sitio del Centro de búsqueda incluye vínculos, haga clic en un vínculo para buscar en determinadas ubicaciones o para buscar Personas. Por ejemplo, haga clic en Todos los sitios para buscar contenido en todos los sitios disponibles.
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Escriba una consulta en el cuadro de búsqueda .
Nota: Para obtener más información sobre cómo escribir consultas, vea la sección Escribir consultas eficaces.
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Haga clic en Ir a la búsqueda para mostrar los resultados de la búsqueda.
Escribir consultas eficaces
Tanto si realiza una búsqueda desde un sitio como si el Centro de búsqueda crea una consulta eficaz, puede resultar en encontrar rápidamente la información que desea. Puede usar una combinación de texto libre, frases, operadores lógicos y restricciones basadas en propiedades para buscar información o personas.
Tenga en cuenta lo siguiente al escribir una consulta:
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Separar los términos de búsqueda con espacios Los resultados de la búsqueda mostrarán todo el contenido que contenga todas las palabras en cualquier orden.
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La búsqueda pasa por alto las mayúsculas y minúsculas Una búsqueda de Autor:Juan tiene los mismos resultados que una búsqueda de author:john.
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Usar comillas para resultados exactos Cuando esté seguro de que el documento que desea contiene las palabras exactas en el orden exacto de la consulta, póngalo entre comillas. En caso contrario, es mejor dejar la frase sin comillas. Por ejemplo, una consulta para este artículo, Buscar contenido solo encontrará aquellos artículos en los que "buscar" Y "contenido" estén juntos.
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Número de caracteres Una consulta no debe tener más de 255 caracteres.
Agregar lógica booleana a una consulta
Ahora que ya conoce los conceptos básicos de la búsqueda, es posible que desee agregar algunos parámetros para que los resultados de búsqueda sean más específicos. SharePoint le permite usar lógica booleana para palabras clave y propiedades, lo que significa conectarlas con los operadores AND, OR, NOT, + (PLUS) y - (MINUS) para crear una consulta significativa. Use los ejemplos siguientes para crear consultas correctas.
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Operador lógico |
Descripción y ejemplo |
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Y |
Se usa para buscar todos los documentos de palabras, independientemente de su relación. Por ejemplo, manzanas Y naranjas encuentra todos los documentos que contengan manzanas y naranjas, pero es posible que los dos términos no sean simultáneos en los documentos. |
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O |
Use O para buscar todos los documentos que contengan palabras o palabras. Por ejemplo, una búsqueda de C++ OR C# busca todos los documentos que contengan cualquiera de esos lenguajes de programación. |
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NO |
Use NO para excluir determinados resultados. Por ejemplo, marketing Y previsión NO presupuesto devolverá documentos que contengan las palabras clave marketing y previsión, pero no presupuesto. |
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+ (SIGNO MÁS) |
La consulta SharePoint+Excel devolverá todos los documentos que contengan ambas palabras clave. |
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- (MENOS) |
La consulta SharePoint+Excel -Excel 2007-Excel 2003 devolverá todos los documentos que contengan palabras clave de Excel 2003 y Excel 2007. |
Además de los operadores lógicos, SharePoint permite el uso de operadores relacionales. Puede construir una consulta con los siguientes valores:
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Operador relacional |
Descripción y ejemplo |
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:Colon |
Devuelve los resultados en los que el valor especificado en la restricción de propiedad es igual al valor de propiedad almacenado en la base de datos del almacén de propiedades o coincide con términos individuales en el valor de propiedad almacenado en el índice de texto completo. |
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= Igual a |
Devuelve los resultados de búsqueda en los que el valor de la propiedad es igual al valor especificado en la restricción de propiedad. Nota: No se recomienda combinar el operador = con el asterisco ( \*) cuando se hace la coincidencia exacta. |
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< menor que |
Se usa con fechas y enteros para especificar menor que. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modificadas<08/07/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda modificadas antes del 8 de julio de 2009. |
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> mayor que |
Se usa con fechas y enteros para especificar mayor que. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modificadas>08/07/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda modificadas después del 8 de julio de 2009. |
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<= Menor o igual que |
Se usa con fechas y enteros para especificar menor o igual que. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modificadas<=08/07/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda modificadas antes del 8 de julio de 2009, inclusive. |
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>= Mayor o igual que |
Se usa con fechas y enteros para especificar mayor o igual que. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modificadas>=08/07/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda que se modificaron después del 8 de julio de 2009( inclusive). |
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.. dos puntos |
Por ejemplo, propiedad: valor 1..valor 2 indica que la propiedad es mayor o igual que el valor 1 y menor o igual que el valor 2. |
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<> (no es igual a) |
Se usa con fechas y enteros para excluir. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modificadas<>08/07/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda que no se modificaron el 8 de julio de 2009. |
Consulta con propiedades
Puede construir consultas con propiedades, que son los metadatos de los documentos guardados en SharePoint. El autor de un documento o la fecha en que se guardó es un ejemplo de una propiedad. Las propiedades de contenido y sus valores se almacenan cuando se indexa un sitio. Cuando tenga información específica sobre las propiedades de un elemento, puede usarlo para ayudar a construir una consulta para encontrar el elemento.
Al crear una búsqueda con propiedades, no use espacios entre la propiedad y el valor.
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Buscar valores de propiedad |
Use la sintaxis property:value. Por ejemplo, author:smith busca todos los documentos creados por una persona cuyo nombre es Smith. |
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Buscar por nombre de archivo |
Escriba nombredearchivo:"Presupuesto" (con comillas) para buscar un archivo denominado "Budget.xlsx" o escriba nombredearchivo:presupuesto (sin comillas) para buscar "Budget_Current.xlsx" y "Budget_Next.xlsx". |
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Buscar por tipo de archivo |
Supongamos que está buscando hojas de cálculo de presupuesto que se prepararon en Excel 2007. Anexe filetype:xlsx a la consulta para mostrar solo los resultados de búsqueda que están Excel 2007 libros. |
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Comodines |
Use un asterisco "*" para que un prefijo coincida con una palabra clave o una propiedad para buscar documentos. Por ejemplo, una búsqueda de Autor:Smi devolverá todos los documentos escritos por un autor cuyo nombre comienza con las letras Smi. |
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Buscar en diferentes propiedades |
El servicio de búsqueda interpreta el espacio entre términos que usan diferentes propiedades como Y. Por ejemplo, si busca en title:budget filetype:xlsx, la búsqueda devolverá solo Excel 2007 libros con títulos que comiencen con la palabra "Presupuesto". |
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Excluir determinados resultados de búsqueda |
Para excluir resultados de búsqueda que contengan determinados términos, use un signo menos (-) antes del término que desea excluir. Por ejemplo, si desea buscar elementos que incluyan la palabra "gastos" pero no incluyan la palabra "impuestos", escriba gastos -impuestos en el cuadro de búsqueda . |
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Propiedades del archivo anexado |
Use propiedades para especificar el nombre o el tipo de archivo que se va a devolver. Por ejemplo, si desea buscar archivos de Microsoft Office Word 2007 que incluyan la palabra "programación", escriba schedule filetype:docx en el cuadro de búsqueda . |
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Buscar valores alternativos para la misma propiedad |
El servicio de búsqueda interpreta el espacio entre términos que usan la misma propiedad que un O. Por ejemplo, si busca en autor:"Juan Martín" autor:"David Jones", la búsqueda devolverá los elementos creados por cualquiera de las personas. |
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Excluir valores de propiedad |
Para excluir contenido marcado con un determinado valor de propiedad, use un signo menos (-) antes del nombre de la propiedad. |
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Centrarse en un servidor determinado |
Si la propiedad del sitio está disponible para las búsquedas, puede anexar site:servername a la consulta para centrarse en el contenido almacenado en un servidor determinado. Nota: Los caracteres de barra diagonal inversa (\) no funcionan en las consultas. Por lo tanto, no use barras diagonales inversas para una ruta de acceso del servidor al escribir el sitio:\\nombre_servidor. |
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Fecha y hora |
Cualquier propiedad de fecha y hora en cualquier formato se puede usar con operadores relacionales o lógicos para formar una consulta. Por ejemplo, las especificaciones de búsqueda modified=7/8/09 devolverán todas las especificaciones de búsqueda modificadas el 8 de julio de 2009. |
Notas:
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Una consulta debe incluir al menos un término para buscar. Las consultas que constan solo de términos para excluir producirán un mensaje de error.
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Si el administrador ha asignado propiedades como writer o correo electrónico al autor de la propiedad administrada, los resultados también pueden incluir contenido que contenga estas propiedades.
Si no encuentra documentos que sabe que están en su organización, es posible que deba trabajar con el administrador de los servicios de búsqueda para que los documentos se agreguen al índice de búsqueda, habilitar permisos en los documentos o agregar o cambiar palabras clave o propiedades para los documentos.
Trabajar con resultados de búsqueda
De forma predeterminada, los resultados de búsqueda principales se ordenan por su relevancia para la consulta. Las definiciones de palabras clave y los vínculos más probables (si los hay) aparecen al principio de los resultados de búsqueda. Puede refinar los resultados haciendo clic en cualquiera de los vínculos del panel de refinamiento.
El administrador puede cambiar las opciones que aparecen en el panel de refinamiento, pero un ejemplo de cómo puede elegir refinar los resultados de la búsqueda es el sitio en el que cree que reside el documento, el autor o los autores que está interesado en ver, o por la fecha o el intervalo de fechas en que se escribió el documento o los documentos. Un clic en cualquiera de los elementos del panel de refinamiento presenta inmediatamente los resultados establecidos por el método de refinamiento que elija.
Otro método para refinar la búsqueda es usar ámbitos. Si ha llegado a la página de resultados de la búsqueda mediante el Centro de búsqueda o buscando desde un sitio, verá la opción de refinar los resultados mediante Este sitio o Esta lista. Elegir esta lista le permite refinar aún más los resultados con un nuevo conjunto de palabras clave o una frase. También puede tener el ámbito de Personas o Todos los sitios entre los que elegir.
Búsqueda también sugiere una lista de búsquedas relacionadas. Al hacer clic en uno de estos vínculos, se ejecuta inmediatamente la consulta de texto o una frase similar o relacionada con la búsqueda original.
Si su organización permite la búsqueda de personas y Mis sitios, se le ofrece una lista de personas de su organización que han enumerado la palabra o frase de búsqueda en su perfil. Haga clic en el nombre de la persona para ir a Mi sitio de esa persona. Para obtener más información sobre cómo buscar personas, vea el artículo Buscar personas.
La página de resultados de la búsqueda también muestra sugerencias de ¿Te refieres? encima de los resultados de búsqueda. Esta característica sugiere consultas alternativas que puede probar. Cada sugerencia tiene formato de vínculo. Para volver a buscar en una consulta alternativa, haga clic en ella.
Buscar contenido mediante la Búsqueda avanzada
Si necesita crear una consulta más específica, es posible que desee usar la página Búsqueda avanzada , que está disponible en la página de resultados de búsqueda. Mediante la Búsqueda avanzada puede elegir mostrar o excluir resultados que incluyan determinadas palabras, filtrar los resultados de búsqueda por idioma o tipo y buscar en propiedades de contenido. Una desventaja de usar la búsqueda avanzada es que, al usar demasiados parámetros o restricciones, la consulta puede ralentizar el rendimiento. Al igual que con cualquier consulta de búsqueda, use el menor número de palabras o restricciones posibles para ampliar los resultados y, a continuación, restringirlos.
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Para mostrar la página Búsqueda avanzada , haga clic en el vínculo Avanzadas junto al cuadro de búsqueda de la página de resultados de búsqueda.
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En Buscar documentos con, escriba palabras o frases en los campos que se muestran en la siguiente ilustración. Puede elegir hacer coincidir cada palabra, cada palabra, una frase exacta o excluir resultados que incluyan determinadas palabras.
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Para restringir los resultados de la búsqueda por idioma, seleccione una o varias casillas de verificación junto a Solo los idiomas.
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Para restringir los resultados de la búsqueda por formato de documento, haga clic en una opción de la lista Tipo de resultado .
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Para buscar contenido marcado con determinados valores, use los campos junto al encabezado Donde la propiedad. Haga clic en una propiedad de la lista Propiedad de tipo Pick , elija un operador lógico y escriba el valor que desea buscar. Haga clic en Agregar propiedad para buscar más de una propiedad o en otro valor para la misma propiedad. En el ejemplo siguiente, los resultados de la búsqueda mostrarán los elementos creados por Miguel Smith que contienen el término "Presupuesto" en el nombre.
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Haga clic en Buscar para mostrar los resultados de la búsqueda.
