A ver si le resulta familiar: supongamos que envía a sus compañeros de trabajo un archivo por correo electrónico. Ellos incluyen sus comentarios y luego usted tiene que integrar los comentarios y los cambios de 3 o 4 copias del original.

Hay otra manera. Si tiene una cuenta en SharePoint o en Microsoft OneDrive, puede guardar archivos, como, por ejemplo, documentos de Word, en uno de estos lugares y luego usar el comando Compartir para permitir que otros usuarios lean o editen la copia del archivo. Se terminaron las pilas de archivos, solo una copia con los comentarios de todos. (Qué puedan hacer los otros exactamente con su archivo dependerá de los permisos que les conceda).

Aquí explicamos el proceso de principio a fin. Salte a la sección que necesite.

Empezar agregando SharePoint o OneDrive a su lista de sitios en Word

  1. En Word, haga clic en Archivo > Guardar como > Agregar un sitio.

  2. En Agregar un sitio, haga clic en el servicio que quiera usar, como Office 365 SharePoint o OneDrive.

  3. Complete la pantalla de Iniciar sesión que aparece para el servicio correspondiente. Es posible que deba ponerse en contacto con su departamento de TI para obtener un nombre de usuario y una contraseña.

    Una vez que haya terminado, la nueva ubicación aparecerá en el panel Guardar como de Word.

Guardar a un nuevo sitio y compartir

Después de agregar una ubicación de almacenamiento en la nube a la lista de sitios, puede compartir el documento. Solo necesita hacerlo una vez por archivo.

  1. Abra el documento que quiera compartir.

  2. Haga clic en Archivo > Guardar como.

  3. En la página Guardar como, haga doble clic en la ubicación que quiera usar: la biblioteca de documentos de SharePoint, una ubicación en su equipo, en Mi sitio o en OneDrive.

  4. Escriba un nombre para el archivo y haga clic en Guardar. Si regresa a la pestaña Información, vuelva a hacer clic en Compartir.

  5. En Compartir con otras personas (o, en Word 2013, Invitar a personas), escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir el archivo.

  6. Si lo desea, seleccione Puede editar o Puede ver. La primera opción permite que sus colaboradores cambien el archivo. La segunda protege más el archivo.

  7. Si quiere, escriba un mensaje en el cuadro que hay debajo de la línea de dirección y, después, haga clic en Compartir.

Compartir un documento que ya se ha guardado

Si ya guardó un archivo a SharePoint o a OneDrive, siga los pasos que se presentan a continuación.

  1. Abra el documento que quiera compartir.

  2. Haga clic en Archivo > Compartir > Compartir con otras personas (o, en Word 2013, Invitar a personas).

  3. Escriba los nombres o los correos electrónicos de los usuarios con los que está compartiendo algo.

  4. Si lo desea, haga clic en Puede modificar o Puede ver. La primera opción permite que sus colaboradores cambien el archivo. La segunda mantiene una mayor seguridad en el archivo.

  5. Si quiere, escriba un mensaje en el cuadro que hay debajo de la línea de dirección y, después, haga clic en Compartir.

Detener el uso compartido con alguien

Aquí le indicamos cómo se deja de compartir un documento con alguien.

  1. Abra el documento que no quiere compartir.

  2. Haga clic en Archivo > Compartir.

  3. En Compartir con otras personas (o, en Word 2013, Invitar a personas), haga clic con el botón derecho en la persona a la que desea quitar y haga clic en Quitar usuario.

Más información sobre OneDrive y Microsoft 365

  • Para abrir una cuenta de OneDrive, consulte Registrarse para obtener una cuenta de Microsoft.

  • Para suscribirse a una cuenta de Microsoft 365 SharePoint, consulte página principal de Microsoft 365.

  • Si su compañía tiene SharePoint y usted tiene preguntas sobre su uso, póngase en contacto con el administrador del sistema.

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