En este artículo se realiza una breve introducción a las bases de datos : qué son, por qué podría querer usar una y cuáles son las funciones de las distintas partes de la base de datos. La terminología está orientada a MicrosoftAccess bases de datos, pero los conceptos se aplican a todos los productos de bases de datos.
En este artículo
¿Qué es una base de datos?
Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas empiezan a aparecer, es una buena idea transferir los datos a una base de datos creada por un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.
Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas. A menos que se haya diseñado específicamente para usar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un único archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas en el formato Access 2007-2016 (que también usa Access para Microsoft 365, Access 2024, Access 2021 y Access 2019 ) tienen la extensión de archivo .accdb, y las bases de datos creadas en formatos de Access anteriores tienen la extensión de archivo .mdb.
Usando Access, puedes:
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Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.
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Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo.
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Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.
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Organizar y ver los datos de diferentes formas.
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Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, intranet o Internet.
Partes de una base de datos de Access
Las secciones siguientes son descripciones breves de las partes de una base de datos de Access típica.
Tablas
Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.
Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.
Otra forma de describir los registros y los campos es imaginar un catálogo de tarjetas antiguo de una biblioteca. Cada tarjeta del archivador corresponde a un registro de la base de datos. Cada dato de una tarjeta individual (autor, título, etc.) equivale a un campo de la base de datos.
Para obtener más información sobre las tablas, vea el artículo Introducción a la tabla.
Formularios
Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.
Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.
Para obtener más información sobre los formularios, vea el artículo Introducción a los formularios.
Informes
Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.
Para obtener más información sobre los informes, vea el artículo Introducción a los informes en Access.
Consultas
Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.
Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.
Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.
Para obtener más información sobre las consultas, vea el artículo Introducción a las consultas.
Macros
Para obtener más información sobre las macros, vea el artículo Introducción a las macros.
Módulos
Para obtener más información sobre los módulos, vea el artículo Introducción a la programación de Access.