Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Algunas organizaciones usan libros de Microsoft Office Excel como formularios para recopilar datos. Estos libros suelen incluir celdas en blanco para que los usuarios escriban datos. Puede convertir un libro en una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath mediante el Asistente para importación en InfoPath. Al convertir un libro en una plantilla de formulario, los usuarios pueden beneficiarse de características de InfoPath como la validación de esquema, controles dinámicos como secciones de repetición y lógica de negocios como la validación de datos. Además, puede hacer que su plantilla de formulario esté disponible para un público más amplio creando una plantilla de formulario habilitada para el explorador. Para crear una plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar una plantilla de formulario compatible con el explorador en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services. Los formularios basados en plantillas de formulario habilitadas para el explorador se pueden rellenar con un explorador web.

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath mediante la configuración predeterminada del Asistente para importación, la plantilla de formulario resultante contiene el diseño del libro de Excel. Además, las celdas del libro de Excel que cumplen ciertas condiciones se convierten automáticamente en controles de cuadro de texto en los que los usuarios pueden escribir datos. Por ejemplo, si se aplica formato a una celda para mostrar un borde a todos los lados, esa celda se convierte en un control de cuadro de texto en la plantilla de formulario resultante. Si decide no usar la configuración predeterminada en el Asistente para importación, puede elegir incluir solo el diseño al importar el libro de Excel o convertir solo determinados tipos de celdas en controles.

En este artículo se explica el concepto básico y el procedimiento para convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, incluidas las características y la configuración que no son compatibles con el proceso de conversión.

En este artículo

• Acerca de convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath
• Características y opciones de configuración que no son totalmente compatibles durante la conversión
• Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Acerca de convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

Al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath, el libro se usa como un plano técnico para crear una nueva plantilla de formulario. La estructura de tabla del libro se vuelve a crear como una tabla de diseño en la plantilla de formulario. Si elige incluir celdas que se usan para recopilar datos al convertir el libro, los controles de cuadro de texto se agregan a la plantilla de formulario en las celdas de la tabla de diseño que corresponden a la ubicación de los campos del libro. El tamaño y la posición de las celdas compatibles, los bordes y el sombreado de las celdas, así como si las celdas se combinan o se dividen, se conservan en la plantilla de formulario resultante.

Si el libro contiene varias hojas de cálculo, los datos y el formato de la primera hoja de cálculo se agregan a la vista predeterminada de la nueva plantilla de formulario y las hojas de cálculo adicionales se convierten en las vistas correspondientes de la plantilla de formulario. Los títulos de cada vista adicional coinciden con los títulos de las hojas de cálculo.

Para comprender mejor la relación entre un libro que convierte con el Asistente para importación de InfoPath y la plantilla de formulario resultante, imagine que es un agente de seguros con un libro denominado Claims.xls que contiene dos hojas de cálculo. La primera hoja de cálculo se denomina Inicio y la segunda se denomina Automóviles. Entre las columnas de cada hoja de cálculo hay las que tienen los encabezados de columna Tipo, Descripción, Importe del préstamo y Precio de compra. Las columnas Importe del préstamo y Precio de compra de cada hoja de cálculo tienen formato para usar un tipo de datos de moneda. Todos los encabezados de columna tienen formato de texto azul negrita. La hoja de cálculo Inicio contiene una fórmula para calcular una programación de amortización. Se usa una sola celda, con formato de borde aplicado a todos los lados, para escribir el nombre de un cliente.

Si usa el Asistente para importación para convertir Claims.xls en una plantilla de formulario, cree una plantilla de formulario denominada Claims.xsn.

Esta nueva plantilla de formulario contiene dos vistas. La vista predeterminada, denominada Inicio (predeterminado), contiene el diseño y el formato de la hoja de cálculo Inicio. La segunda vista, denominada Automóviles, contiene el diseño y el formato de la hoja de cálculo Automóviles. Cada vista contiene una tabla con los encabezados de columna Type, Description, Loan Amount y Purchase Price, con formato de texto azul negrita, igual que en el libro original. Sin embargo, según la configuración que elija en el Asistente para importación, algunas características pueden diferir en la plantilla de formulario resultante:

• Si usa el Asistente para importación para convertir Claims.xls en una plantilla de formulario conservando solo el diseño La plantilla de formulario resultante contiene una tabla de diseño que corresponde a la tabla del libro de Excel. La plantilla de formulario no contiene ningún control de cuadro de texto.

• Si usa el Asistente para importación para importar Claims.xls conservando el diseño y convirtiendo celdas en controles La plantilla de formulario resultante contiene una tabla extensible. Las celdas que cumplen ciertas condiciones, como la celda con formato de borde aplicado a todos los lados y las celdas que contienen o hacen referencia a una fórmula para calcular una programación de amortización, se convierten en controles de cuadro de texto.

  Nota

  Aunque las celdas que contienen o hacen referencia a fórmulas se convierten en controles de cuadro de texto, las fórmulas no se conservan en la plantilla de formulario resultante. Debe volver a crear la funcionalidad que proporciona la fórmula mediante el uso de las características adecuadas en InfoPath.

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Características y opciones de configuración que no son totalmente compatibles durante la conversión

InfoPath no admite algunas opciones de configuración y formato en libros de Excel. Al convertir un libro que contiene esta configuración, la plantilla de formulario resultante de InfoPath no contendrá esas características o configuraciones. Por ejemplo, si el libro tiene un encabezado que contiene una imagen, la imagen no se conservará en la plantilla de formulario resultante de InfoPath porque InfoPath no admite imágenes en encabezados y pies de página.

A continuación se muestra una lista de características y opciones de configuración que no se conservan al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

• Celdas con formato "reducir para ajustar"
• Imágenes de fondo de celda
• Patrones de fondo de celda
• Degradados de celdas
• Formato condicional
• Validación de datos
• Fórmulas
• Macros
• Configuración de impresión (incluido el cambio de tamaño del papel A4, blanco y negro, centro en la página, número de primera página, orden de página, imágenes, líneas de cuadrícula de impresión, calidad de impresión, encabezados de fila y columna, filas y columnas en cada página, escalado y establecer área de impresión)
• Alineación de texto vertical
• Filas más estrechas que el alto de fuente predeterminado de 10 puntos
• WordArt

La siguiente lista explica las características y la configuración que son parcialmente compatibles al convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath:

Celdas con formato de datos Los estilos o colores aplicados a las celdas con formato de datos no se convierten. Por ejemplo, si se aplica formato de texto rojo a una celda para mostrar los números negativos, el valor de número se convierte, pero el formato de texto rojo no.

Hipervínculos que hacen referencia a protocolos no compatibles Se convierten todos los hipervínculos, pero si el hipervínculo usa un protocolo distinto de http:, https:, ftp:, o mailto:, el hipervínculo no funcionará cuando un usuario haga clic en el vínculo.

Alineación y formato del encabezado y pie de página Un encabezado o pie de página de un libro de Excel puede contener una sección izquierda, central y derecha. Estos se concatenan tras la importación a InfoPath. Por ejemplo, un libro con un encabezado izquierdo que contiene el nombre "Paula Wheeler", un encabezado central que contiene el título "Informe de estado" y un encabezado derecho que contiene la fecha "13 de octubre de 2007" se convertiría en una plantilla de formulario de InfoPath que contiene un único encabezado con el siguiente texto: "Wendy WheelerStatus ReportOctober 13, 2007". Si solo una sección del encabezado o pie de página del libro contiene texto, el texto resultante de la plantilla de formulario se alineará en consecuencia. Por ejemplo, si solo la sección derecha del encabezado contiene texto en el libro, el texto correspondiente de la plantilla de formulario se alineará a la derecha. En caso contrario, todo el texto de encabezado o pie de página se alinea a la izquierda cuando se importa. La configuración de fuente aplicada a la primera sección de encabezado o pie de página del libro se aplica a todo el encabezado o pie de página de la plantilla de formulario resultante de InfoPath.

Conversión de fuentes Aunque InfoPath importa las fuentes de un libro al crear una nueva plantilla de formulario, si las fuentes del libro no están disponibles en el equipo donde se realiza la importación, las fuentes alternativas se seleccionarán automáticamente para la plantilla de formulario.

Celdas combinadas implícitamente En Excel, si escribe más texto del que cabe en la celda actual, el texto aparecerá encima de las celdas siguientes como si las celdas se hubieran combinado. InfoPath no admite esta característica. Si una celda convertida contiene más texto del que puede acomodar el ancho de celda, el texto se ajustará a la siguiente línea de InfoPath. Para evitar esto, antes de importar el libro, seleccione la celda y tantas celdas posteriores como sea necesario para contener el texto y combine las celdas para que el texto se ajuste a la celda combinada.

Informes de tabla dinámica Los informes de tabla dinámica se convierten como tablas de diseño.

Tablas muy grandes InfoPath admite tablas de hasta 63 columnas de ancho y 999 filas de longitud. Si un libro de Excel supera estos límites, solo se convertirán las primeras 63 columnas y 999 filas.

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Convertir un libro de Excel en una plantilla de formulario de InfoPath

1. En el menú Archivo , haga clic en Importar formulario.

2. En el cuadro de diálogo Asistente para importación , haga clic en Importador de InfoPath para libros de Excel y, a continuación, haga clic en Siguiente.

3. Haga clic en Examinar.

4. Busque y haga clic en el libro de Excel que desea convertir y, a continuación, haga clic en Abrir.

5. Para cambiar el comportamiento predeterminado de la importación, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

6. Haga clic en Finalizar.

   Nota

   Según el diseño y la complejidad del libro de Excel, es posible que algunos elementos o controles de diseño no aparezcan como esperaba en la plantilla de formulario resultante de InfoPath. Como resultado, es posible que deba realizar ajustes en la nueva plantilla de formulario después de convertirla.

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