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El plan de archivos es el documento de planificación de administración de registros principal en SharePoint. Aunque los planes de archivo pueden diferir entre organizaciones, normalmente:

  • Describa los tipos de elementos que la organización reconoce que son registros.

  • Describa a qué categoría más amplia de registros pertenecen los elementos.

  • Indique dónde se almacenan los registros.

  • Describir los períodos de retención de los registros.

  • Delinear quién es el responsable de administrar los distintos tipos de registros.

En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para su organización. El artículo también le dirige a una hoja de cálculo en la que puede grabar el plan de archivos.

Identificar tipos de registros

Determinar qué documentos activos de su organización pueden ser declarables como registros requiere la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si su empresa no está en un sector altamente regulado, hay leyes generales que pueden obligar a su empresa a mantener registros. Junto con las leyes empresariales generales, debe evaluar los requisitos legales específicos de su empresa.

Está fuera del ámbito de este artículo para proporcionar información más que general sobre cómo determinar lo que es un registro en su organización. Lo más probable es que su empresa ya esté realizando algún tipo de administración de registros y haya ocupado la mayoría de los roles de administración de registros que necesita, y es posible que ya tenga una taxonomía de registros.

Por lo general, para determinar qué son los registros de su organización:

  1. Comprenda las obligaciones legales y las necesidades empresariales de su empresa.

  2. En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de su organización, analice cómo se usan los documentos activos.

  3. Desarrolle una lista de los tipos de documentos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que lo siguiente debe conservarse como registros:

    • Contratos para alquilar espacio corporativo.

    • Documentos relacionados con las ventajas de los empleados.

    • Documentos relacionados con la investigación y desarrollo de productos.

  4. Clasifice los registros. Los registros de la misma categoría a menudo tienen los mismos períodos de retención y pueden requerir tratamiento similar de otras maneras.

Registre la información que ha recopilado. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.

A continuación se muestra una hoja de cálculo de ejemplo:

Tipo de registro

Categoría registro

Descripción

Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensión

Descripciones de beneficios para empleados

Descripciones de todos los planes de beneficios para empleados.

Planilla de nóminas, información complementaria de nóminas

Registros de nómina

Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados.

Facturas de proveedor

Facturas

Registros de bienes o servicios comprados a proveedores.

Encuestas de productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vídeos de aprendizaje

Materiales de aprendizaje

Proporciona aprendizaje interno o externo.

Formularios de envío, informes de envío

Registros de envío

Documenta el envío de materiales.

Publicaciones de prensa, artículos de periódicos

Comunicados de prensa

Información de relaciones públicas sobre productos y servicios.

Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripción del plan médico, currículos, informes de estado de beneficios

Registros de personal

Registros de historiales de empleo de personas y acciones relacionadas con el personal.

Completar el plan de archivos

Después de determinar qué documentos deben conservarse como registros y después de crear un conjunto de categorías de registros, complete su plan de archivos proporcionando información adicional sobre cada tipo de registro. Indique lo siguiente:

  • Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.

  • Cómo deben eliminarse los registros cuando expire el período de retención.

  • Quién es el administrador de registros principal para registros de este tipo.

  • Qué tipo de medios son registros de este tipo almacenados en.

A continuación se muestra un plan de archivo de ejemplo completado:

Registros

Descripción

Multimedia

Categoría registro

Retención

Disposición

Contacto

Planes 401k

Descripción del plan de beneficios para empleados.

Páginas web

Planes de beneficios para empleados

X años

Ninguno

Inundación de Kathi

Planes de seguros

Descripción del plan de seguros de empleados.

Imprimir

Planes de beneficios para empleados

X años

Ninguno

Reshma Patel

Planes de pensión

Descripción del plan de pensión de empleados.

Imprimir

Planes de beneficios para empleados

X años

Ninguna

Reshma Patel

Planilla de horas de nómina

Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados.

Documentos electrónicos

Registros de nómina

X años

Destruir

Reshma Patel

Información complementaria de nóminas

Resúmenes de tiempo por enfermedad, tiempo de vacaciones y otros elementos de nómina sin salario.

Documentos electrónicos

Registros de nómina

X años

Destruir

Reshma Patel

Facturas de proveedor

Registros de bienes o servicios comprados a proveedores.

Imprimir

Facturas

X años

Destruir

Eric Lang

Encuestas de productos

Encuesta de satisfacción del cliente.

Páginas web

Materiales de encuesta

X años

Archivar

Molly Dempsey

Cuestionarios

Cuestionario para determinar la demografía de los clientes.

Imprimir

Materiales de encuesta

X años

Archivar

Molly Dempsey

Manuales de aprendizaje

Copiar contenido de aprendizaje de forma impresa.

Imprimir

Materiales de aprendizaje

X años

Destruir

Molly Dempsey

Vídeos de aprendizaje

Contenido de aprendizaje en vídeo.

Vídeo

Materiales de aprendizaje

X años

Destruir

Molly Dempsey

Envío de formularios

Configuración de envíos de materiales

Imprimir

Materiales de envío

X años

Destruir

Eric Lang

Informes de envío

Documentación del envío de materiales.

Hojas de cálculo electrónicas

Materiales de envío

X años

Destruir

Eric Lang

Comunicados de prensa

Versiones sobre productos y servicios.

Documentos electrónicos

Información de relaciones públicas

X años

Archivar

Molly Dempsey

Artículos de periódicos

Noticias sobre productos y servicios.

Imprimir

Información de relaciones públicas

X años

Archivar

Molly Dempsey

Hojas de contacto de emergencia

Información de empleados.

Documentos electrónicos

Registros de personal

X años

Destruir

Reshma Patel

Formularios de inscripción de plan médico

Formularios de registro de empleados para planes de salud.

Documentos electrónicos

Registros de personal

X años

Destruir

Reshma Patel

Currículos

Currículos recibidos.

Mixtas

Registros de personal

X años

Destruir

Reshma Patel

Nota: El ejemplo anterior de esta sección es una muestra. No es una recomendación de ninguna configuración de plan de archivo en particular. Para reforzar que este es un ejemplo y no una recomendación de ninguna directiva de administración de registros, no se proporcionan períodos de retención.

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