El plan de archivos es el documento de planificación de administración de registros principal en SharePoint. Aunque los planes de archivo pueden diferir entre organizaciones, normalmente:
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Describa los tipos de elementos que la organización reconoce que son registros.
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Describa a qué categoría más amplia de registros pertenecen los elementos.
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Indique dónde se almacenan los registros.
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Describir los períodos de retención de los registros.
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Delinear quién es el responsable de administrar los distintos tipos de registros.
En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para su organización. El artículo también le dirige a una hoja de cálculo en la que puede grabar el plan de archivos.
Identificar tipos de registros
Determinar qué documentos activos de su organización pueden ser declarables como registros requiere la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si su empresa no está en un sector altamente regulado, hay leyes generales que pueden obligar a su empresa a mantener registros. Junto con las leyes empresariales generales, debe evaluar los requisitos legales específicos de su empresa.
Está fuera del ámbito de este artículo para proporcionar información más que general sobre cómo determinar lo que es un registro en su organización. Lo más probable es que su empresa ya esté realizando algún tipo de administración de registros y haya ocupado la mayoría de los roles de administración de registros que necesita, y es posible que ya tenga una taxonomía de registros.
Por lo general, para determinar qué son los registros de su organización:
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Comprenda las obligaciones legales y las necesidades empresariales de su empresa.
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En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de su organización, analice cómo se usan los documentos activos.
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Desarrolle una lista de los tipos de documentos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que lo siguiente debe conservarse como registros:
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Contratos para alquilar espacio corporativo.
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Documentos relacionados con las ventajas de los empleados.
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Documentos relacionados con la investigación y desarrollo de productos.
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Clasifice los registros. Los registros de la misma categoría a menudo tienen los mismos períodos de retención y pueden requerir tratamiento similar de otras maneras.
Registre la información que ha recopilado. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.
A continuación se muestra una hoja de cálculo de ejemplo:
|
Tipo de registro |
Categoría registro |
Descripción |
|---|---|---|
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Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensión |
Descripciones de beneficios para empleados |
Descripciones de todos los planes de beneficios para empleados. |
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Planilla de nóminas, información complementaria de nóminas |
Registros de nómina |
Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados. |
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Facturas de proveedor |
Facturas |
Registros de bienes o servicios comprados a proveedores. |
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Encuestas de productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vídeos de aprendizaje |
Materiales de aprendizaje |
Proporciona aprendizaje interno o externo. |
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Formularios de envío, informes de envío |
Registros de envío |
Documenta el envío de materiales. |
|
Publicaciones de prensa, artículos de periódicos |
Comunicados de prensa |
Información de relaciones públicas sobre productos y servicios. |
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Hojas de contacto de emergencia, formularios de inscripción del plan médico, currículos, informes de estado de beneficios |
Registros de personal |
Registros de historiales de empleo de personas y acciones relacionadas con el personal. |
Completar el plan de archivos
Después de determinar qué documentos deben conservarse como registros y después de crear un conjunto de categorías de registros, complete su plan de archivos proporcionando información adicional sobre cada tipo de registro. Indique lo siguiente:
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Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.
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Cómo deben eliminarse los registros cuando expire el período de retención.
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Quién es el administrador de registros principal para registros de este tipo.
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Qué tipo de medios son registros de este tipo almacenados en.
A continuación se muestra un plan de archivo de ejemplo completado:
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Registros |
Descripción |
Multimedia |
Categoría registro |
Retención |
Disposición |
Contacto |
|---|---|---|---|---|---|---|
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Planes 401k |
Descripción del plan de beneficios para empleados. |
Páginas web |
Planes de beneficios para empleados |
X años |
Ninguno |
Inundación de Kathi |
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Planes de seguros |
Descripción del plan de seguros de empleados. |
Imprimir |
Planes de beneficios para empleados |
X años |
Ninguno |
Reshma Patel |
|
Planes de pensión |
Descripción del plan de pensión de empleados. |
Imprimir |
Planes de beneficios para empleados |
X años |
Ninguna |
Reshma Patel |
|
Planilla de horas de nómina |
Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y salarios pagados. |
Documentos electrónicos |
Registros de nómina |
X años |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Información complementaria de nóminas |
Resúmenes de tiempo por enfermedad, tiempo de vacaciones y otros elementos de nómina sin salario. |
Documentos electrónicos |
Registros de nómina |
X años |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Facturas de proveedor |
Registros de bienes o servicios comprados a proveedores. |
Imprimir |
Facturas |
X años |
Destruir |
Eric Lang |
|
Encuestas de productos |
Encuesta de satisfacción del cliente. |
Páginas web |
Materiales de encuesta |
X años |
Archivar |
Molly Dempsey |
|
Cuestionarios |
Cuestionario para determinar la demografía de los clientes. |
Imprimir |
Materiales de encuesta |
X años |
Archivar |
Molly Dempsey |
|
Manuales de aprendizaje |
Copiar contenido de aprendizaje de forma impresa. |
Imprimir |
Materiales de aprendizaje |
X años |
Destruir |
Molly Dempsey |
|
Vídeos de aprendizaje |
Contenido de aprendizaje en vídeo. |
Vídeo |
Materiales de aprendizaje |
X años |
Destruir |
Molly Dempsey |
|
Envío de formularios |
Configuración de envíos de materiales |
Imprimir |
Materiales de envío |
X años |
Destruir |
Eric Lang |
|
Informes de envío |
Documentación del envío de materiales. |
Hojas de cálculo electrónicas |
Materiales de envío |
X años |
Destruir |
Eric Lang |
|
Comunicados de prensa |
Versiones sobre productos y servicios. |
Documentos electrónicos |
Información de relaciones públicas |
X años |
Archivar |
Molly Dempsey |
|
Artículos de periódicos |
Noticias sobre productos y servicios. |
Imprimir |
Información de relaciones públicas |
X años |
Archivar |
Molly Dempsey |
|
Hojas de contacto de emergencia |
Información de empleados. |
Documentos electrónicos |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Formularios de inscripción de plan médico |
Formularios de registro de empleados para planes de salud. |
Documentos electrónicos |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Reshma Patel |
|
Currículos |
Currículos recibidos. |
Mixtas |
Registros de personal |
X años |
Destruir |
Reshma Patel |
Nota: El ejemplo anterior de esta sección es una muestra. No es una recomendación de ninguna configuración de plan de archivo en particular. Para reforzar que este es un ejemplo y no una recomendación de ninguna directiva de administración de registros, no se proporcionan períodos de retención.
