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Muchos equipos utilizan Microsoft Windows SharePoint Services para recopilar información y compartir archivos. Si este es el caso de su organización, puede usar un sitio de SharePoint como una manera de los usuarios para compartir, realizar un seguimiento y combinar formularios de Microsoft Office InfoPath que rellenen. Por ejemplo, un equipo de ventas puede usar un sitio de SharePoint como lugar para rellenar, guardar y ver datos de ventas formularios de informes.
En este artículo
Antes de empezar
Cuando se publica una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, todos los formularios que se crean en esa biblioteca de documentos se se basa en esa plantilla de formulario. Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos le permite implementar rápidamente un formulario de uso único, como una encuesta informal para las preferencias de restaurantes para una comida del equipo.
Si publica una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0, también puede hacer lo siguiente:
Publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio Al publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, permitir a los usuarios asignar varias plantillas de formulario a una biblioteca o asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en una colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios Web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido de sitio cuando desee reutilizar ampliamente información o para habilitar la recopilación de datos de varios formularios en un único lugar.
Permitir que los usuarios editen campos con una vista de hoja de datos Para permitir a los usuarios agregar o modificar datos de un campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos. Esto permite a los usuarios agregar o actualizar los datos de uno o varios formularios sin necesidad de abrir los formularios.
Nota: Vistas de hoja de datos están habilitadas en el explorador Web solo para los usuarios que tienen Microsoft Office Access 2007 instalado.
Introducción a la creación de bibliotecas o sitios tipos de contenido
Para crear una biblioteca o un tipo de contenido de sitio, debe tener acceso a un sitio de SharePoint. También debe tener los permisos para crear un tipo de contenido de sitio o biblioteca en ese sitio.
Compatibilidad con bibliotecas y tipos de contenido de sitio varía en función de si el servidor está ejecutando Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0. Por lo tanto, debe pedir al administrador del servidor si no está seguro de qué versión de Windows SharePoint Services se ejecuta en el servidor.
La información siguiente describe algunas de las diferencias entre la creación de una biblioteca de documentos o un tipo de contenido de sitio en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0.
Windows SharePoint Services 2.0
Al publicar una plantilla de formulario en un sitio basado en Windows SharePoint Services 2.0, se crea una biblioteca de formularios. Una biblioteca de formularios es una carpeta en la que se almacena y se comparte una colección de formularios basados en la misma plantilla de formulario. Cada formulario en una biblioteca de formularios está asociado con información definida por el usuario que se muestra en el listado de esa biblioteca de contenido.
Para publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de formularios en un sitio basado en Microsoft Windows SharePoint Services 2.0, debe pertenecer al grupo de sitio Diseñador Web en ese sitio.
Windows SharePoint Services 3.0
Cuando se publica una plantilla de formulario en un sitio que se basa en Windows SharePoint Services 3.0, puede crear una biblioteca de documentos, que funciona igual que una biblioteca de formularios en Windows SharePoint Services 2.0., o puede crear un tipo de contenido de sitio para la plantilla de formulario. Debe tener al menos permiso de diseño en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0 para publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de documentos o para crear un tipo de contenido de sitio.
Nota: Para crear un plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre InfoPath Forms Services.
Crear una biblioteca al publicar una plantilla de formulario
El procedimiento siguiente describe cómo crear una biblioteca al publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 2.0 o Windows SharePoint Services 3.0.
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Guardar la plantilla de formulario.
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En el menú archivo, haga clic en Publicar.
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En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
Nota: Si está publicando un plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla de verificación Habilitar este formulario rellenarlo utilizando un explorador no está disponible. Para crear un plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre InfoPath Forms Services.
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Haga clic en crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro nombre, escriba un nombre para la biblioteca de documentos.
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Si lo desea, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
El nombre y la descripción de la plantilla de formulario aparecerá en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
Agregar una columna
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Haga clic en Agregar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Para agregar una nueva columna a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos que desee que aparezca en la columna, seleccione (ninguna: crear nueva columna en esta biblioteca) en la lista grupo de columnas de sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Para usar una columna existente de la biblioteca de documentos o una columna de sitio, seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Quitar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Escriba un nuevo nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Cuando haya terminado de elegir las columnas de la biblioteca, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
Crear un tipo de contenido de sitio al publicar una plantilla de formulario
El procedimiento siguiente describe cómo crear un tipo de contenido de sitio al publicar una plantilla de formulario en un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services 3.0.
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Guardar la plantilla de formulario.
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En el menú archivo, haga clic en Publicar.
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En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, haga clic en Tipo de contenido del sitio (avanzado) y, a continuación, haga clic en siguiente.
Nota: Si está publicando un plantilla de formulario compatible con el explorador en un sitio de SharePoint, la casilla de verificación Habilitar este formulario rellenarlo utilizando un explorador no está disponible. Para crear un plantilla de formulario habilitada para el explorador, debe publicar la plantilla de formulario en un servidor que ejecuta InfoPath Forms Services. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre InfoPath Forms Services.
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Haga clic en crear un nuevo tipo de contenido y, a continuación, haga clic en siguiente.
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En el cuadro nombre, escriba un nombre para el tipo de contenido.
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Si lo desea, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
El nombre y la descripción del tipo de contenido aparecerá en la lista de tipos de contenido de sitio que están disponibles para el sitio de SharePoint.
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En la siguiente página del asistente, elija una ubicación para la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
Agregar una columna de sitio
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Haga clic en Agregar.
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Realice uno de los siguientes procedimientos:
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Para agregar una nueva columna a la biblioteca de documentos, seleccione el campo cuyos datos que desee que aparezca en la columna, seleccione (ninguna: crear nueva columna de sitio) en la lista grupo de columnas de sitio y, a continuación, escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Para usar una columna de sitio existente, seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione el nombre en la lista nombre de columna.
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Quitar una columna de sitio
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Modificar una columna de sitio
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En Nombre de columna, haga clic en el nombre del campo cuya columna correspondiente desee modificar y, a continuación, haga clic en Modificar.
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Seleccione el campo y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
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Escriba un nuevo nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.
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Seleccione la categoría en la lista del grupo de columnas de sitio y, a continuación, seleccione un nombre en la lista nombre de columna.
Si selecciona un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o combinar todos los valores.
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Para habilitar los usuarios agregar o modificar los datos de este campo mediante la vista Hoja de datos o editar las propiedades de un formulario en la biblioteca de documentos, active la casilla de verificación Permitir a los usuarios editar datos en este campo utilizando una hoja de datos o propiedades de página.
Nota: Para usar la vista Hoja de datos, los usuarios deben tener Microsoft Office Access 2007 instalado en sus equipos.
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Cuando termine de elegir las columnas para el tipo de contenido de sitio, haga clic en siguiente.
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En la siguiente página del asistente, compruebe que la información es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.
