Crear y compartir un panel con Excel y Microsoft Groups

Un panel es una representación visual de métricas clave que le permiten ver y analizar rápidamente los datos en un solo lugar. Los paneles no solo proporcionan vistas de datos consolidados, sino que son una oportunidad de inteligencia empresarial de autoservicio, en la que los usuarios pueden filtrar los datos para que muestren lo importante. En el pasado, los informes de Excel solían crear varios informes para personas o departamentos diferentes según sus necesidades.

Ejemplo de un panel de Excel con segmentaciones y una Timline

Información general

En este tema, veremos cómo usar varias tablas dinámicas, gráficos dinámicos y herramientas de tabla dinámica para crear un panel dinámico. A continuación, ofreceremos a los usuarios la capacidad de filtrar rápidamente los datos de la forma que deseen con las segmentaciones de datos y una escala de tiempo, lo que permite que las tablas dinámicas y los gráficos se expandan y se conviertan en un contrato para mostrar únicamente la información que los usuarios desean ver. Además, puede actualizar rápidamente el panel al agregar o actualizar datos. Esto lo hace muy útil porque solo necesita crear el informe de panel una vez.

Para este ejemplo, vamos a crear cuatro tablas dinámicas y gráficos a partir de un único origen de datos.

Una vez que se crea el panel, le mostraremos cómo compartirlo con otras personas creando un grupo de Microsoft. También tenemos un libro interactivo de Excel que puede descargar y seguir estos pasos por su cuenta.

Descargue el libro tutorial de panel de Excel.

Obtener los datos

  1. Puede copiar y pegar datos directamente en Excel, o bien puede configurar una consulta a partir de un origen de datos. Para este tema, usamos la consulta análisis de ventas de la plantilla Northwind Traders para Microsoft Access. Si desea usarlo, puede abrir Access y ir al archivo > nuevo > buscar "Neptuno" y crear la base de datos de la plantilla. Una vez que lo haya hecho, podrá acceder a cualquiera de las consultas incluidas en la plantilla. Ya hemos colocado estos datos en el libro de Excel para usted, por lo que no tiene que preocuparse si no tiene acceso.

  2. Comprobar que los datos están estructurados correctamente, sin ninguna fila o columna ausente. Cada fila debe representar un registro o elemento individual. Para obtener ayuda con la configuración de una consulta o si es necesario manipular los datos, vea obtener & transformación en Excel.

    Datos de ejemplo en una tabla de Excel para usarlos como origen de datos de tabla dinámica
  3. Si aún no lo ha hecho, aplique formato a los datos como una tabla de Excel. Al importar desde Access, los datos se importan automáticamente a una tabla.

Crea Tablas dinámicas

  1. Seleccione cualquier celda del rango de datos y vaya a insertar > tabla dinámica > nueva hoja de cálculo. Consulte crear una tabla dinámica para analizar los datos de la hoja de cálculo para obtener más detalles.

  2. Agregue los campos de tabla dinámica que desee y, a continuación, aplique el formato que desee. Esta tabla dinámica será la base para otros usuarios, por lo que debe dedicar algún tiempo a realizar los ajustes necesarios en el estilo, el diseño del informe y el formato general ahora para que no tenga que hacerlo varias veces. Para obtener más información, vea: diseñar el diseño y el formato de una tabla dinámica.

    En este caso, hemos creado un resumen de nivel superior de ventas por categoría de producto y ordenado por el campo ventas en orden descendente.

    Tabla dinámica de ejemplo por categoría, ventas &% del total

    Para obtener más información, vea ordenar datos en una tabla dinámica o en un gráfico dinámico .

  3. Una vez que haya creado la tabla dinámica maestra, selecciónela y, después, cópiela y péguela tantas veces como sea necesario para vaciar las áreas de la hoja de cálculo. En nuestro ejemplo, estas tablas dinámicas pueden cambiar las filas, pero no las columnas, de modo que se colocan en la misma fila con una columna en blanco entre cada una de ellas. Sin embargo, es posible que tenga que colocar las tablas dinámicas unas debajo de otras si pueden expandir columnas.

    Importante: Las tablas dinámicas no se pueden superponer entre sí, por lo que debe asegurarse de que su diseño permita un espacio suficiente entre ellas para permitirles su expansión y contrato, ya que los valores se filtran, agregan o quitan.

    En este momento, es posible que desee dar a las tablas dinámicas nombres descriptivos, para que usted sepa qué hacen. De lo contrario, Excel denominará PivotTable1, PivotTable2, etc. Puede seleccionar cada una y, a continuación, ir a herramientas de tabla dinámica > analizar > escribir un nombre nuevo en el cuadro nombre de tabla dinámica . Esto será importante cuando llegue el momento de conectar las tablas dinámicas a los segmentadores de la escala de tiempo y los controles de escala de tiempo.

    Cambiar el nombre de una tabla dinámica de herramientas de tabla dinámica > analizar > cuadro Nombre de tabla dinámica

Gráficos de tablas dinámicas

  1. Haga clic en cualquier lugar de la primera tabla dinámica y vaya a herramientas de tabla dinámica > analizar > gráfico dinámico > Seleccione un tipo de gráfico. Elegimos un gráfico combinado con ventas como un gráfico de columnas agrupadas y el total de% como gráfico de líneas trazado en el eje secundario.

    Cuadro de diálogo de seelction gráfico para un gráfico combinado con una columna agrupada y un gráfico de líneas
  2. Seleccione el gráfico y, a continuación, cambie el tamaño y el formato según desee en la pestaña herramientas de gráfico dinámico . Para obtener más información, consulta nuestra serie sobre el formato de gráficos.

  3. Repita el procedimiento para cada una de las tablas dinámicas restantes.

  4. Ahora es un buen momento para cambiar el nombre de los gráficos dinámicos. Vaya a herramientas de gráfico dinámico > analizar > escriba un nuevo nombre en el cuadro nombre del gráfico .

Agregar segmentaciones de los segmentos y una escala de tiempo

Las segmentaciones de datos y las escalas de tiempo le permiten filtrar rápidamente las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos para que pueda ver solo la información que le resulte útil.

Vista explotada de las segmentaciones y controles de escala de tiempo en un panel
  1. Seleccione cualquier tabla dinámica y vaya a herramientas de tabla dinámica > analizar > filtro > Insertar segmentaciónde los elementos que desee usar para una segmentación de la imagen. Para este panel, hemos seleccionado la categoría, el nombre de producto, el empleado y el nombre del cliente. Al hacer clic en aceptar, las segmentaciones de los segmentos se agregarán al centro de la pantalla, se apilarán unas encima de otras, por lo que tendrá que organizar y cambiar el tamaño según sea necesario.

    Opción insertar segmentación de herramientas de tabla dinámica > analizar > filtro
  2. Opciones de segmentación de información: Si hace clic en una segmentación de información, puede ir a herramientas de segmentación > Opciones y seleccionar varias opciones, como estilo y cuántas columnas se muestran. Para alinear varias segmentaciones, selecciónelas con Ctrl + clic izquierdoy, a continuación, use las herramientas de alineación en la pestaña Herramientas de segmentación.

  3. Las conexiones de segmentación de la segmentación de la segmentación de los usuarios solo se conectarán a la tabla dinámica que usó para crearlos, por lo que tendrá que seleccionar cada segmentación de las herramientas de segmentación > Opciones > notificar conexiones y comprobar qué tablas dinámicas desea conectar a cada una. Las segmentaciones y escalas de tiempo pueden controlar las tablas dinámicas en cualquier hoja de cálculo, incluso si la hoja de cálculo está oculta.

    La segmentación de las conexiones informa de las herramientas de segmentación > opciones
  4. Agregar una escala de tiempo : Seleccione cualquier tabla dinámica y vaya a herramientas de tabla dinámica > analizar > filtro > Insertar escala de tiempoy, a continuación, compruebe cada elemento que quiera usar. Para este panel, hemos seleccionado la fecha del pedido.

  5. Opciones de escala de tiempo : haga clic en la escala de tiempo y vaya a herramientas de escala de tiempo > Opciones y seleccione Opciones como estilo, encabezado y título. Seleccione la opción conexiones de informe para vincular la escala de tiempo a las tablas dinámicas que elija.

Más información sobre las segmentaciones y los controles de escala de tiempo .

Pasos siguientes

Ahora su panel está completo funcionalmente, pero es probable que aún necesite organizarlo como desee y realizar los ajustes finales. Por ejemplo, es posible que desee agregar un título de informe o un fondo. Para nuestro panel, agregamos formas en las tablas dinámicas y desactivamos los títulos y las líneas de cuadrícula de la pestaña vista.

Asegúrese de probar cada una de las segmentaciones de los segmentos y las escalas de tiempo para asegurarse de que sus tablas dinámicas y gráficos dinámicos se comportan de forma adecuada. Es posible que encuentre situaciones en las que determinadas selecciones causan problemas si una tabla dinámica quiere ajustar y superponer otra, lo que no puede hacer y mostrará un mensaje de error. Estos problemas deben corregirse antes de distribuir el panel.

Una vez que haya terminado de configurar el panel, puede hacer clic en la pestaña "compartir un panel" en la parte superior de este tema para obtener información sobre cómo distribuirlo.

¡ Felicidades por crear tu panel! En este paso, le mostraremos cómo configurar un grupo de Microsoft para compartir su panel. Lo que vamos a hacer es anclar su panel a la parte superior de la biblioteca de documentos de su grupo en SharePoint para que los usuarios puedan acceder a él fácilmente en cualquier momento.

Nota: Si aún no tiene una configuración de grupo, consulte crear un grupo en Outlook .

Almacenar el panel en el grupo

Si aún no ha guardado el libro de panel en el grupo, tendrá que moverlo allí. Si ya está en la biblioteca de archivos del grupo, puede omitir este paso.

  1. Vaya a su grupo en Outlook 2016 o Outlook en la Web.

  2. Haga clic en archivos en la cinta para acceder a la biblioteca de documentos del grupo.

  3. Haga clic en el botón cargar de la cinta de opciones y cargue el libro de panel en la biblioteca de documentos.

Agregarlo al sitio de grupo de SharePoint Online de su grupo

  1. Si ha tenido acceso a la biblioteca de documentos desde Outlook 2016, haga clic en Inicio en el panel de navegación de la izquierda. Si ha tenido acceso a la biblioteca de documentos desde Outlook en la Web, haga clic en más > sitio en el extremo derecho de la cinta de opciones.

  2. Haga clic en documentos en el panel de navegación de la izquierda.

  3. Busque el libro de panel y haga clic en el círculo de selección justo a la izquierda de su nombre.

  4. Cuando tenga el libro de panel seleccionado, elija anclar al principio en la cinta de opciones.

Seleccione el archivo y haga clic en anclar a la parte superior para que pueda acessible fácilmente en la biblioteca de documentos

Ahora, siempre que los usuarios vayan a la página documentos de su sitio de grupo de SharePoint Online, la hoja de cálculo del panel estará en la parte superior. Pueden hacer clic en él y acceder fácilmente a la versión actual del panel.

Sugerencia: Los usuarios también pueden acceder a la biblioteca de documentos del grupo, incluido el libro de su panel, a través de la aplicación móvil Outlook groups.

Vea también

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Este artículo fue revisado por última vez por Ben y Chris el 16 de marzo de 2017 como resultado de sus comentarios. Si le resultó útil, y especialmente si no lo ha hecho, use los controles de comentarios que aparecen a continuación y déjenos comentarios constructivas, para que podamos seguir utilizándolo mejor. ¡Gracias!

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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