Crear y compartir un panel con Excel y Microsoft Groups

Obtener tus datos

1. Puede copiar y pegar datos directamente en Excel, o bien puede configurar una consulta desde un origen de datos. Para este tema, usamos la consulta Análisis de ventas de la plantilla Northwind Traders para Microsoft Access. Si desea usarlo, puede abrir Access y ir a Archivo > Nuevo > Buscar "Northwind" y crear la base de datos de plantillas. Cuando lo haya hecho, podrá acceder a cualquiera de las consultas incluidas en la plantilla. Ya hemos guardado estos datos en el libro de Excel por usted, por lo que no tiene que preocuparse si no tiene Access.

2. Compruebe que los datos están estructurados correctamente, sin que falten filas ni columnas. Cada fila debe representar un elemento o registro individual. Para obtener ayuda con la configuración de una consulta o si es necesario manipular los datos, vea Obtener & transformar en Excel.

   

3. Si aún no lo está, aplique formato a los datos como una tabla de Excel. Al importar desde Access, los datos se importarán automáticamente a una tabla.

Crea Tablas dinámicas

1. Seleccione cualquier celda del rango de datos y vaya a Insertar > tabla dinámica > Nueva hoja de cálculo. Vea Crear una tabla dinámica para analizar los datos de la hoja de cálculo para obtener más información.

2. Agregue los campos de tabla dinámica que desee y, después, aplique el formato que desee. Esta tabla dinámica será la base para otros, por lo que debería dedicar algún tiempo a realizar los ajustes necesarios en el estilo, el diseño del informe y el formato general ahora para que no tenga que hacerlo varias veces. Para obtener más información, vea: Diseñar el diseño y el formato de una tabla dinámica.

   En este caso, hemos creado un resumen de nivel superior de las ventas por categoría de producto y se ordena por el campo Ventas en orden descendente.

   

   Vea Ordenar datos en una tabla dinámica o un gráfico dinámico para obtener más información.

3. Una vez que haya creado la tabla dinámica maestra, selecciónela y, después, cópiela y péguela tantas veces como sea necesario para vaciar áreas de la hoja de cálculo. En nuestro ejemplo, estas tablas dinámicas pueden cambiar las filas, pero no las columnas, por lo que las colocamos en la misma fila con una columna en blanco entre cada una. Sin embargo, es posible que descubra que necesita colocar las tablas dinámicas debajo si pueden expandir columnas.

   Importante: Las tablas dinámicas no se pueden superponer entre sí, por lo que debe asegurarse de que el diseño permita suficiente espacio entre ellas para que puedan expandirse y contraerse a medida que se filtran, agregan o quitan valores.

   En este punto, es posible que desee asignar nombres significativos a las tablas dinámicas para que sepa lo que hacen. En caso contrario, Excel los nombrará Tabla dinámica1, Tabla dinámica2, etc. Puede seleccionar cada una de ellas y, después, ir a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > escribir un nombre nuevo en el cuadro Nombre de tabla dinámica . Esto será importante cuando llegue el momento de conectar las tablas dinámicas a las segmentaciones de datos y los controles de escala de tiempo.

   

Gráficos de tablas dinámicas

1. Haga clic en cualquier lugar de la primera tabla dinámica y vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > gráfico dinámico > seleccione un tipo de gráfico. Elegimos un gráfico combinado con Ventas como gráfico de columnas agrupadas y % del total como un gráfico de líneas trazado en el eje secundario.

   

2. Seleccione el gráfico y, a continuación, el tamaño y el formato que desee en la pestaña Herramientas de gráfico dinámico. Para obtener más información, consulte nuestra serie sobre formato de gráficos.

3. Repita este procedimiento para cada una de las tablas dinámicas restantes.

4. Ahora también es un buen momento para cambiar el nombre de los gráficos dinámicos. Vaya a Herramientas de gráfico dinámico > Analizar > escriba un nombre nuevo en el cuadro Nombre del gráfico .

Agregar segmentaciones de datos y una escala de tiempo

Las segmentaciones de datos y las escalas de tiempo le permiten filtrar rápidamente las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos para que pueda ver solo la información que es significativa para usted.

1. Seleccione cualquier tabla dinámica y vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > filtro > Insertar segmentación de datos y, a continuación, compruebe cada elemento que desee usar para una segmentación de datos. Para este panel, hemos seleccionado Categoría, Nombre de producto, Empleado y Nombre del cliente. Al hacer clic en Aceptar, la segmentación de datos se agregará a la mitad de la pantalla, apiladas una encima de la otra, por lo que tendrá que organizarlas y cambiar su tamaño según sea necesario.

   

2. Opciones de segmentación de datos: si hace clic en cualquier segmentación de datos, puede ir a Herramientas de segmentación de datos > Opciones y seleccionar varias opciones, como Estilo y cuántas columnas se muestran. Puede alinear varias segmentaciones seleccionándolas con Ctrl+clic con el botón izquierdo y, a continuación, use las herramientas Alinear de la pestaña Herramientas de segmentación de datos.

3. Conexiones de segmentación de datos: las segmentaciones de datos solo se conectarán a la tabla dinámica que usó para crearlas, por lo que deberá seleccionar cada segmentación de datos y, a continuación, ir a Herramientas de segmentación de datos > Opciones > Conexiones de informes y comprobar a qué tablas dinámicas desea conectarlas. Las segmentaciones de datos y escalas de tiempo pueden controlar las tablas dinámicas de cualquier hoja de cálculo, incluso si la hoja de cálculo está oculta.

   

4. Agregar una escala de tiempo : seleccione cualquier tabla dinámica y vaya a Herramientas de tabla dinámica > Analizar > filtro > Insertar escala de tiempo y, a continuación, compruebe cada elemento que desee usar. Para este panel, seleccionamos Fecha del pedido.

5. Opciones de escala de tiempo : haga clic en la escala de tiempo y vaya a Herramientas de escala de tiempo > Opciones y seleccione opciones como Estilo, Encabezado y Título. Seleccione la opción Conexiones de informe para vincular la escala de tiempo a las tablas dinámicas de su elección.

Más información sobre segmentaciones de datos y controles de escala de tiempo .

Pasos siguientes

El panel está ahora funcionalmente completo, pero es probable que todavía tenga que organizarlo de la manera que desee y realizar los ajustes finales. Por ejemplo, es posible que desee agregar un título de informe o un fondo. En nuestro panel, agregamos formas alrededor de las tablas dinámicas y desactivamos Encabezados y Líneas de cuadrícula desde la pestaña Vista.

Asegúrese de probar cada una de las segmentaciones de datos y escalas de tiempo para asegurarse de que las tablas dinámicas y los gráficos dinámicos se comporten correctamente. Puede encontrar situaciones en las que determinadas selecciones causan problemas si una tabla dinámica quiere ajustar y superponer otra, lo que no puede hacer y mostrará un mensaje de error. Estos problemas deben corregirse antes de distribuir el panel.

Cuando haya terminado de configurar el panel, puede hacer clic en la pestaña "Compartir un panel" en la parte superior de este tema para obtener información sobre cómo distribuirlo.