Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services

Antes de InfoPath

Aunque A. referencia Corporation utiliza un libro de Microsoft Office Excel para generar informes de gastos, empleados seguirá usan un proceso manual para enviar informes de gastos. Por ejemplo, un empleado había escrito los gastos en un libro de Excel y, a continuación, imprima el libro. Adjunta una lista de distribución de papel para el informe impreso y envía el informe mediante el correo a su jefe.

Después de aprobar el informe, el Administrador de comprobar su nombre en la lista de distribución y, a continuación, envía el informe al departamento de contabilidad mediante el correo. Si el jefe de contabilidad aprueba el informe, han recibido cheques de reembolso. Para las oficinas regionales, podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el informe inicial y cuando el empleado recibido su cheque de reembolso.

Después de InfoPath

Como resultado de cambiar de un proceso basado en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services, respuestas referencia Corporation ha reducido el tiempo y dinero que gastar gastos de empleado de procesamiento de informes. Empleados ahora pueden rellenar los formularios en línea y enviarlas electrónicamente a sus administradores. Después de que los administradores de aprobación los informes, que se pueda enrutar electrónicamente al departamento de contabilidad de aprobación final y reembolso.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

• Comodidad en línea    Empleados que tengan InfoPath instalado en sus equipos pueden utilizar InfoPath para rellenar y enviar un informe de gastos. Empleados que no tengan instalado InfoPath en sus equipos pueden rellenar y enviar sus informes de gastos mediante un explorador Web.

• Soporte técnico sin conexión    Si los empleados a rellenar un formulario de informe de gastos en InfoPath, pueden guardar sus formularios parcialmente completados en su equipo, trabajar en el formulario sin conexión y, a continuación, enviar el formulario completado a la red corporativa cuando se vuelven a conectar. Esto es especialmente útil para los empleados que tienen acceso intermitente o limitado a recursos de red o a Internet, como los empleados que viajan con frecuencia.

• Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, empleados use un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista de categorías de gastos, estándar en lugar de tener recordar y escribir manualmente una categoría de gastos en el formulario.

• Eficiencia     Los empleados, pueden ver el estado del proceso de aprobación viendo una página en el sitio de Microsoft Windows SharePoint Services.

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Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, los empleados de seguros Humongous utilizan un proceso de reclamaciones manual basado en papel. Tras entrevistar a un cliente, un agente ' d rellenar un formulario de reclamación a mano y, a continuación, el formulario de reclamación a un asesor de fax. Cuando el dispositivo de ajuste revisado la información, a menudo necesarias para llamar al agente aclaraciones, dependiendo de la calidad de impresión de fax.

Después de InfoPath

Cambiar de un proceso de reclamaciones basadas en papel para InfoPath y InfoPath Forms Services ha permitido Humongous seguros conectar clientes, agentes y asesores en línea.

Por ejemplo, ahora es posible para un cliente seguros Humongous presentar una reclamación por Internet al rellenar un formulario habilitadas para el explorador. El cliente puede ir al sitio Web de seguros Humongous, establecer su cuenta, inicie sesión y presentar una solicitud. Después de que el cliente envía el formulario, se envía a la asesor en un mensaje de correo electrónico y se envía una copia del mensaje de correo electrónico al agente. El dispositivo de ajuste devuelve el formulario al agente si se necesita más información. El sistema automatizado procesamiento costos reducidos, acorta el tiempo que se tarda en procesar reclamaciones y mayor satisfacción general del cliente.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

• Comodidad    Además de enviar notificaciones por teléfono, los clientes pueden enviar notificaciones por rellenar un formulario en la Web. Esto permite a los clientes enviar formularios en su comodidad, no solo durante el horario estándar.

• Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, clientes o agentes de usar un cuadro de lista desplegable para elegir de una lista estándar de los tipos de notificación, en lugar de tener que buscar y especificar manualmente un tipo de notificación en el formulario.

• Eficiencia    Además, el uso de un flujo de trabajo de aprobación integrada permite el agente o asesor ver rápidamente el estado de las otras partes trabajando en la notificación. Aunque el personal de seguros Humongous previamente utiliza un flujo de trabajo claramente definida, sus procesos estaban basados en papel. Por lo tanto, agentes y asesores podrían no determinar rápidamente el estado de la reclamación sin realizar una llamada de teléfono. Ahora, un agente, por ejemplo, puede comprobar la página de estado del flujo de trabajo en el sitio de SharePoint donde está almacenado el formulario para ver si el dispositivo de ajuste ha finalizado el proceso de aprobación.

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Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, el departamento de creación inspecciones utiliza un proceso de aplicación manual basado en papel que ha generado la entrada de datos redundantes. Los contratista rellenan formularios en papel en la oficina de administración pública. Empleados envían los formularios manuscritos a una recepción que introdujo los datos en un sistema de base de datos. Se introducen los datos, se comparan los movimientos resultantes al formulario de papel para garantizar su precisión. Si se encontraron datos no válidos o ininteligibles, el formulario se devolvió al contratista por correo, junto con un segundo formulario que contiene las instrucciones para corregir las entradas no válidas.

Después de que el contratista había enviado un formulario revisado, las actualizaciones, a continuación, se escribieron en la base de datos y las nuevas entradas se han revisado precisión frente a los formularios originales y la segunda. Después de que los datos se consideran válidos, comenzó el proceso de aprobación. Durante la fase de aprobación, un inspector apruebe o rechace la solicitud de permiso basándose en diversos criterios. Después de que se completó el flujo de trabajo de aprobación, se le notifiquen contratista la decisión por correo.

Después de InfoPath

Moviendo de un proceso de permiso basados en papel a un proceso automatizado que utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services, es posible conectar los contratista, empleados e inspectores en línea los controles del departamento de creación.

Por ejemplo, cuando un contratista envía una solicitud de permiso en el sitio Web del departamento de creación inspecciones, los datos del formulario se envían a una base de datos que se encuentra en el departamento de creación inspecciones de red. Después de la solicitud, una nueva solicitud de permiso aparece automáticamente en un sitio de SharePoint, donde el agente receptor comprueba la información de integridad y firma digitalmente el formulario de solicitud para confirmar la recepción.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

• Comodidad en línea    Los contratista no tengan que ir a la oficina del gobierno para solicitar un permiso. Los contratista ahora pueden enviar su solicitud de permiso a través de la Web, por rellenar un formulario habilitadas para el explorador en un explorador, como Firefox, Safari o Internet Explorer.

• Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario de autorización está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, los contratista use un cuadro de lista desplegable para elegir en una lista de categorías estándar cuando seleccione el tipo de permiso que solicite, en lugar de tener buscar e introducir manualmente el tipo de permiso en el formulario.

• Mejor experiencia de usuario    Después de enviaron los datos, un nuevo formulario de solicitud de permiso aparece automáticamente en el sitio de la intranet de inspecciones de departamento de creación. Cuando un empleado abre un formulario, ve los datos de la compañía del contratista y permitir que los datos de aplicación en el formulario.

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Antes de InfoPath

Antes de utilizar InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers utiliza un proceso de encuesta manual, basado en papel que ha generado la entrada de datos redundantes. Los compradores envían encuestas por correo Express Global garantiza a proveedores extranjeros. Proveedores ¿correo atrás encuesta completa de formularios o fax de ellos. En ocasiones, podrían teléfono Wide World Importers con sus respuestas. En algunas ocasiones, el personal de ventas recopilado resultados de la encuesta los proveedores en persona. En general, podrían pasar meses antes de Importadores mundiales recibir resultados de la encuesta final.

Casi cada encuesta ha generado la entrada de datos redundantes. Encuestas de papel se escribieron en una base de datos un Secretario en Wide World Importers. Los registros de base de datos resultante se comparan con la forma de papel para garantizar su precisión. En caso de cualquier información ininteligible o no es válido, se realizó una entrevista de seguimiento con el proveedor por teléfono. Si no era posible, una solicitud de aclaraciones fue enviada por correo o fax. Después de Importadores mundiales recibido corregir información, los datos ha finalizado.

Después de InfoPath

En lugar de enviar encuestas a World Wide Importers por correo, los proveedores ahora enviar las encuestas rellenando formularios habilitados para explorador en la Web. Los datos que escriben proveedores en los formularios se rellenan inmediatamente en una base de datos de inventario. Como resultado de cambiar a InfoPath y InfoPath Forms Services, Wide World Importers ahora cuenta con las siguientes ventajas:

• Comodidad en línea    Con el sistema de InfoPath, proveedores pueden completar encuestas mediante un explorador. Ya no tienen proveedores por correo o fax las encuestas a Wide World Importers.

• Oportunidad    En el sistema anterior, basado en papel, a menudo había un retraso significativo de la hora de proveedores de rellenan la encuesta a la vez que sus respuestas se especificaron en la base de datos de gran importador de Word. Como resultado, a menudo estaban caducadas estimaciones del inventario. Con una plantilla de formulario habilitadas para el Explorador de InfoPath, los datos que escriben proveedores en los formularios se rellenan inmediatamente a la base de datos de inventario.

• Mayor precisión    Dado que la plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar la integridad de datos, se producen menos entradas no válidas. Por ejemplo, proveedores use un cuadro de lista desplegable para elegir en una lista de categorías estándar cuando selecciona un tipo de producto, en lugar de tener que buscar y especificar manualmente un tipo de producto en el formulario.

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Antes de InfoPath

Aunque los miembros del equipo de desarrollo usan para usar Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel para tomar notas cuando reunió comentarios de clientes y socios, analizar y difundir esos datos a menudo ha generado la entrada de datos redundantes. Los miembros del equipo escribiría notas de forma libre y relacionada tendida a obtener distribuidos entre documentos y dentro de la información. Cuando los miembros del equipo deseaban incorporar la información que había guardado en especificaciones técnicas, dedica mucho tiempo buscando entre los documentos no estándares para encontrar lo que necesitan.

Después de InfoPath

Cambiar a un proceso de recopilación de datos estándar que utiliza InfoPath y InfoPath Forms Services permite que el equipo de desarrollo de Proseware, Inc. reducir el tiempo y el dinero invertido recopilar, analizar y divulgar datos internamente.

Reunirse con los clientes existentes y potenciales, los miembros del equipo de desarrollo de usar un formulario de InfoPath para recopilar datos sobre las necesidades de los clientes e ideas. El equipo usa una biblioteca en un sitio de SharePoint para almacenar y compartir formularios. Desde esta biblioteca, los miembros del equipo pueden rellenar formularios de datos de cliente nuevo, revisar los datos en los formularios existentes, exportar datos de formularios completados a Microsoft Office Excel 2003 o Microsoft Office Excel 2007 o combinar los datos de varios formularios en un formulario.

Las ventajas de cambiar a un sistema basado en InfoPath incluyen:

• Información coherente    La plantilla de formulario está diseñada para ayudar a garantizar una organización coherente y formalización de la información. Los datos que aparecen en las listas en el formulario proceden de listas de SharePoint estándares y archivos .xml. Por ejemplo, las entradas en la lista tipo de empresa proceden directamente desde un esquema XML predefinido que se utiliza en Proseware, Inc. normalizar el intercambio de datos profesionales entre los distintos sistemas.

• Integración con sistemas existentes    Cuando envía un formulario, se almacena automáticamente en una biblioteca en un sitio de SharePoint. Datos desde dentro de cada formulario aparecen fuera del formulario en columnas en la biblioteca. Esto facilita a los miembros del equipo buscar y ordenar los datos del formulario en la biblioteca, sin tener que abrir cada formulario individualmente.

• Múltiples vistas    En el formulario de datos del cliente incluye vistas que diferentes necesidades, incluidas las vistas independientes para el registro de información del cliente, resultados de grupo, metodología de investigación y recursos adicionales. El formulario también incluye una vista de impresión dedicada que resume los datos de las otras vistas en un formato adecuado para impresión.

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