Importar datos de una carpeta con varios archivos (Power Query)

Use Power Query para combinar varios archivos con el mismo esquema almacenado en una sola carpeta en una tabla. Por ejemplo, desea combinar libros de presupuesto de varios departamentos, donde las columnas son las mismas, pero el número de filas y valores difiere en cada libro. Una vez configurado, puede actualizar los datos para ver los resultados de cada mes.  

Información general conceptual sobre la combinación de archivos de carpetas

Nota    En este tema se muestra cómo combinar archivos de una carpeta. También puede combinar archivos almacenados en SharePoint, Azure Blob Storage y Azure Data Lake Storage. El proceso es similar.

Mantenlo sencillo:

  • Asegúrese de que todos los archivos que desea combinar están contenidos en una carpeta dedicada sin archivos extraneosos.

  • Cada archivo debe tener el mismo esquema con encabezados de columna coherentes, tipos de datos y número de columnas. Las columnas no tienen que estar en el mismo orden que los nombres de columna que hacen la coincidencia.

  • Si es posible, evite objetos de datos no relacionados para orígenes de datos que pueden tener más de un objeto de datos, como un archivo JSON, un libro de Excel o una base de datos de Access.

Cada uno de estos archivos sigue un patrón simple, solo una tabla de datos en cada archivo.

  1. Seleccione Datos > Obtener datos > del archivo > de la carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.

  2. Busque la carpeta que contiene los archivos que desea combinar.

    Nota     El mensaje "No hay elementos que coincidan con la búsqueda" significa que Power Query ha encontrado una carpeta y se muestra en el cuadro Nombre de carpeta. Los archivos que desea combinar siguen estando en la carpeta, pero simplemente no están visibles.

  3. Aparecerá una lista de los archivos de la carpeta en el cuadro de diálogo <ruta de> carpeta. Compruebe que se muestran todos los archivos que desea.

    Cuadro de diálogo Importación de texto de ejemplo

  4. Seleccione uno de los comandos de la parte inferior del cuadro de diálogo, por ejemplo Combinar> combinar & cargar. Hay comandos adicionales que se debate en la sección Acerca de todos esos comandos.

  5. Si selecciona cualquier comando Combinar, aparecerá el cuadro de diálogo Combinar archivos. Para cambiar la configuración del archivo, seleccione cada archivo en el cuadro Archivo de ejemplo, establezca el Origen delarchivo,delimitador y Detección de tipos de datos como desee. También puede seleccionar o borrar la casilla Omitir archivos con errores en la parte inferior del cuadro de diálogo.

  6. Seleccione Aceptar.

Resultado

Power Query crea automáticamente una consulta para consolidar los datos de cada archivo en una hoja de cálculo. Los pasos y columnas de la consulta creados dependen del comando que elija. Para obtener más información, vea la sección Acerca de todas esas consultas.

  1. Seleccione Datos > Obtener datos > del archivo > de la carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.

  2. Busque la carpeta que contiene los archivos que desea combinar.

    Nota     El mensaje "No hay elementos que coincidan con la búsqueda" significa que Power Query ha encontrado una carpeta y se muestra en el cuadro Nombre de carpeta. Los archivos que desea combinar siguen estando en la carpeta, pero simplemente no están visibles.

  3. Aparecerá una lista de los archivos de la carpeta en el cuadro de diálogo <ruta de> carpeta. Compruebe que se muestran todos los archivos que desea.

  4. Seleccione uno de los comandos de la parte inferior del cuadro de diálogo, por ejemplo Combinar> combinar & transformar. Hay comandos adicionales que se debate en la sección Acerca de todos esos comandos.

    Aparecerá el Editor de Power Query.

  5. La columna Valor es una columna lista estructurada. Seleccione el icono Expandir Icono de expandir columna y, a continuación, seleccione Expandir a nuevas filas. 

    Expandir una lista JSON

  6. La columna Valor ahora es una columna Registro estructurada. Seleccione el icono Expandir Icono de expandir columna archivo. Aparecerá un cuadro de diálogo desplegable.

    Expandir un registro JSON

  7. Mantenga todas las columnas seleccionadas. Es posible que desee borrar la casilla Usar el nombre de columna original como prefijo. Seleccione Aceptar.

  8. Seleccione todas las columnas que contienen valores de datos. Seleccione Inicio, la flecha situada junto a Quitar columnasy, a continuación, seleccione Quitar otras columnas.

  9. Seleccione Inicio > Cerrar & Cargar.

Resultado

Power Query crea automáticamente una consulta para consolidar los datos de cada archivo en una hoja de cálculo. Los pasos y columnas de la consulta creados dependen del comando que elija. Para obtener más información, vea la sección Acerca de todas esas consultas.

Cada uno de estos orígenes de datos puede tener más de un objeto para importar. Un libro de Excel puede tener varias hojas de cálculo, tablas de Excel o rangos con nombre. Una base de datos de Access puede tener varias tablas y consultas. 

  1. Seleccione Datos > Obtener datos > del archivo > de la carpeta. Aparecerá el cuadro de diálogo Examinar.

  2. Busque la carpeta que contiene los archivos que desea combinar.

    Nota     El mensaje "No hay elementos que coincidan con la búsqueda" significa que Power Query ha encontrado una carpeta y se muestra en el cuadro Nombre de carpeta. Los archivos que desea combinar siguen estando en la carpeta, pero simplemente no están visibles.

  3. Aparecerá una lista de los archivos de la carpeta en el cuadro de diálogo <ruta de> carpeta. Compruebe que se muestran todos los archivos que desea.

  4. Seleccione uno de los comandos de la parte inferior del cuadro de diálogo, por ejemplo Combinar> combinar & cargar. Hay comandos adicionales que se debate en la sección Acerca de todos esos comandos.

  5. En el cuadro de diálogo Combinar archivos:

    • En el cuadro Archivo de ejemplo, seleccione un archivo para usarlo como datos de ejemplo usados para crear las consultas. No puede seleccionar un objeto o seleccionar solo un objeto. Pero no puede seleccionar más de uno.

    • Si tiene muchos objetos, use el cuadro Buscar para buscar un objeto o las Opciones de visualización junto con el botón Actualizar para filtrar la lista.

    • Active o desactive la casilla Omitir archivos con errores en la parte inferior del cuadro de diálogo.

  6. Seleccione Aceptar.

Resultado

Power Query crea automáticamente una consulta para consolidar los datos de cada archivo en una hoja de cálculo. Los pasos y columnas de la consulta creados dependen del comando que elija. Para obtener más información, vea la sección Acerca de todas esas consultas.

Hay varios comandos que puede seleccionar y cada uno tiene un propósito diferente.

  • Combinar y transformar datos    Para combinar todos los archivos con una consulta y, a continuación, iniciar el Editor de Power Query, seleccione Combinar > combinar y transformar datos.

  • Combinar y cargar   Para mostrar el cuadro de diálogo Archivo de ejemplo, cree una consulta y, después, cargue en la hoja de cálculo, seleccione Combinar> Combinar y cargar.

  • Combinar y cargar en   Para mostrar el cuadro de diálogo Archivo de ejemplo, cree una consulta y, después, muestre el cuadro de diálogo Importar, seleccione Combinar > Combinar y Cargar en.

  • Cargar    Para crear una consulta con un paso y, después, cargarla en una hoja de cálculo, seleccione Cargar > Cargar.

  • Cargar en   Para crear una consulta con un paso y, a continuación, mostrar el cuadro de diálogo Importar, seleccione Cargar > Cargar en.

  • Transformar datosPara crear una consulta con un paso y, a continuación, iniciar el Editor de Power Query, seleccione Transformar datos.

Una vez completada la operación de importación, Power Query ha creado varias consultas. La consulta transformar archivo de ejemplo tiene una consulta de función que llama a una consulta de parámetros para introducir cada archivo. Esta consulta también crea una columna Binarios que contiene el contenido del archivo y expande la columna Registro estructurado para agregar los datos de columna a los resultados.

Para una investigación más exhaustiva, abra el panel Consultas (Seleccionar consultas de > & Pestaña Conexiones > Consultas) para ver las consultas que están organizadas en dos grupos. Después, haga clic con el botón derecho en cada consulta y seleccione Editar para examinar cada paso de consulta y ver cómo funcionan las consultas de forma concertada.

Para iniciar el proceso de combinar varios archivos, primero asegúrese de que todos los archivos que desea combinar están contenidos en una única carpeta de archivos.

Nota: Se admiten archivos de Excel, Texto, CSV, JSON, XML y Access.

  1. Haga clic en la pestaña Power Query y, a continuación, en Desde >desde la carpeta.

    Opciones de power query > Desde > desde carpeta
  2. Haga clic en el botón Examinar para buscar la carpeta.

    Aparecerá una lista de los archivos de la carpeta. Seleccione la opción Editar para abrir el Editor de consultas. En este caso, hemos cargado 4 libros de Excel.

    Cuadro de diálogo Combinar archivo binario con archivos que se combinarán
  3. Una vez que haya comprobado que se muestran todos los archivos que desea, haga clic en el botón Combinar binarios de la columna Contenido.

    Presione el botón Combinar binarios desde la columna Contenido de la consulta o desde la sección Combinar de la cinta de Power Query
  4. Se analiza cada archivo y se determina el formato de archivo correcto, como texto,Excel o JSON. En este caso, se muestra una lista de hojas de cálculo del primer libro de Excel. Seleccione la hoja de cálculo que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Cuadro de diálogo Combinar binarios que muestra hojas de cálculo de Excel disponibles para seleccionar el destino de consolidación principal
  5. El proceso de transformación de archivos binarios combinados creará automáticamente una consulta para consolidar los datos de cada archivo y mostrar una vista previa. Si está satisfecho con el resultado, haga clic en Cerrar & Cargar.

    Cuadro de diálogo Combinar vista previa de binarios. Presione Cerrar & Cargar para aceptar los resultados e importarlos a Excel.

    A continuación, el proceso de combinar archivos binarios consolidará las hojas de cálculo enumeradas en una sola hoja de cálculo.

  6. Si cambian los archivos de datos originales, siempre puede actualizar los datos importados. Haga clic en cualquier lugar dentro del rango de datos y, a continuación, vaya a Herramientas de consulta > Actualizar. Además, puede aplicar fácilmente pasos adicionales de transformación o extracción modificando la consulta ejemplar creada automáticamente, sin tener que preocuparse por modificar o crear pasos de consulta de funciones adicionales; los cambios realizados en la consulta ejemplar se generan automáticamente en la consulta de funciones vinculadas.

Problemas conocidos

Al cargar el procedimiento de combinación de binarios en Excel, es posible que vea el siguiente mensaje de error:

Mensaje de error Combinar binarios. Este es un error conocido que se está tratando.

Si descarta los errores haciendo clic en Aceptar,el proceso de combinar archivos binarios se completará y cargará correctamente los datos a pesar del error. Estamos trabajando para corregir el error.

Vea también

Ayuda de Power Query para Excel

Anexar consultas

Combinar información general sobre archivos (docs.com)https://docs.microsoft.com/en-us/power-query/combine-files-overview

Combinar archivos CSV en Power Query (docs.com)https://docs.microsoft.com/en-us/power-query/combine-files-csv

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