Insertar un código de barras en un documento de Office

Al cargar un archivo en una biblioteca de documentos que tiene una directiva de código de barras, se agrega un código de barras a las propiedades del elemento (metadatos), pero no se inserta en el archivo en sí. Solo si elige editar el documento y, a continuación, guarda o imprime, es el código de barras insertado en el archivo como una imagen. Cuando trabaja con documentos impresos que contienen estos códigos de barras, puede usar la información de código de barras que se muestra en el documento para buscar y localizar la copia original del documento en un sitio Office SharePoint Server 2007. Esto significa que puede ver fácilmente todo el flujo de trabajo asociado, los metadatos, el historial de auditoría y otra información.

No puede insertar un código de barras en un documento hasta que el administrador del sitio o el administrador de listas configure la directiva adecuada para la biblioteca.  Si existe una directiva de este tipo, el comando Código de barras aparece en la pestaña Insertar para que pueda insertar códigos de barras.

Cualquier documento que ya existe en la lista o biblioteca cuando se establece la directiva no tiene asignado un código de barras (que, por tanto, no se puede insertar) hasta que el documento se desprotegió y se vuelve a proteger. Los documentos cargados en una lista o biblioteca con una directiva de código de barras ya en vigor se asignan automáticamente códigos de barras que se pueden insertar inmediatamente.

Cuando el administrador de un sitio o el propietario de una lista configura una directiva de código de barras para una lista o biblioteca, los códigos de barras se generan automáticamente en el servidor para los elementos o documentos de esa lista o biblioteca cuando los elementos o documentos se cargan o editan.

Según cómo esté configurada una directiva de código de barras, es posible que también se le requiera insertar imágenes de código de barras en documentos que residen en bibliotecas de un sitio de SharePoint.

1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en el Inicio rápido.

   Si el nombre de la biblioteca no aparece en el Inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

2. Seleccione el documento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en la opción de edición del nombre del programa de Office (por ejemplo, Editar en Microsoft Office Word.

3. Coloque el cursor en la ubicación del documento donde quiera insertar el código de barras.

4. En la pestaña Insertar , en el grupo Código de barras , haga clic en Código de barras.

   

   Nota: El comando Código de barras aparece en la pestaña Insertar solo si hay una directiva de código de barras en vigor para un documento de servidor.

5. Guarde los cambios.

Una biblioteca de un sitio de SharePoint puede tener una directiva de código de barras que requiera insertar un código de barras al guardar o imprimir un documento.

Si el documento aún no contiene un código de barras al guardar o imprimir, se le pedirá que lo inserte. Si hace clic en Sí cuando se le solicita, el código de barras se inserta en una ubicación predeterminada.

• Si el archivo es de solo lectura, el código de barras se inserta en la ubicación actual del cursor.

• Si el archivo está en modo edición, el código de barras se inserta en una ubicación predeterminada.

  • En Word    El código de barras se inserta en el encabezado de la primera página del documento.

  • En Excel    El código de barras se inserta en la primera celda de la primera hoja de cálculo del libro.

  • En PowerPoint    El código de barras se inserta en el centro de la primera diapositiva de la presentación.