Microsoft Office Excel tiene varias características que facilitan la administración y el análisis de datos. Para aprovechar al máximo estas características, es importante que organice y dé formato a los datos en una hoja de cálculo de acuerdo con las siguientes directrices.
En este artículo
Directrices de la organización de datos
Colocar elementos similares en la misma columna Diseñe los datos para que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna.
Separar un rango de datos Deje al menos una columna en blanco y una fila en blanco entre un rango de datos relacionado y otros datos de la hoja de cálculo. Excel puede detectar y seleccionar el rango más fácilmente al ordenar, filtrar o insertar subtotales automáticos.
Colocar datos críticos por encima o por debajo del rango Evite colocar datos críticos a la izquierda o a la derecha del rango porque los datos podrían estar ocultos al filtrar el rango.
Evitar filas y columnas en blanco en un rango Evite colocar filas y columnas en blanco dentro de un rango de datos. Haga esto para asegurarse de que Excel pueda detectar y seleccionar más fácilmente el rango de datos relacionado.
Mostrar todas las filas y columnas de un rango Asegúrese de que se muestran las filas o columnas ocultas antes de realizar cambios en un rango de datos. Cuando no se muestran las filas y columnas de un rango, los datos se pueden eliminar sin darse cuenta. Para obtener más información, vea Ocultar o mostrar filas y columnas.
Instrucciones de formato de datos
Usar etiquetas de columna para identificar datos Cree etiquetas de columna en la primera fila del rango de datos aplicando un formato diferente a los datos. Excel puede usar estas etiquetas para crear informes y buscar y organizar datos. Use una fuente, alineación, formato, patrón, borde o estilo de uso de mayúsculas y minúsculas para las etiquetas de columna que sea diferente del formato que asigna a los datos del rango. Aplique formato de texto a las celdas antes de escribir las etiquetas de columna. Para obtener más información, vea Formas de dar formato a una hoja de cálculo.
Usar bordes de celda para distinguir datos Para separar las etiquetas de los datos, use bordes de celda (no filas en blanco ni líneas discontinuas) para insertar líneas debajo de las etiquetas. Para obtener más información, vea Aplicar o quitar bordes de celda en una hoja de cálculo.
Evite espacios iniciales o finales para evitar errores Evite insertar espacios al principio o al final de una celda para aplicar sangría a los datos. Estos espacios adicionales pueden afectar a la ordenación, la búsqueda y el formato que se aplica a una celda. En lugar de escribir espacios para aplicar sangría a los datos, puede usar el comando Aumentar sangría dentro de la celda. Para obtener más información, vea Cambiar la posición de los datos en una celda.
Extender fórmulas y formatos de datos Cuando agrega nuevas filas de datos al final de un rango de datos, Excel extiende el formato coherente y las fórmulas. Tres de las cinco celdas anteriores deben usar el mismo formato para que se amplíe. Todas las fórmulas anteriores deben ser coherentes para que se amplíe una fórmula. Para obtener más información, vea Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo.
Usar un formato de tabla de Excel para trabajar con datos relacionados Puede convertir un rango de celdas contiguo de la hoja de cálculo en una tabla de Excel. Los datos definidos por la tabla se pueden manipular independientemente de los datos fuera de la tabla y puede usar características de tabla específicas para ordenar, filtrar, total o calcular rápidamente los datos de la tabla. También puede usar la característica de tabla para compartimentar conjuntos de datos relacionados organizando esos datos en varias tablas en una sola hoja de cálculo. Para obtener más información, vea Información general sobre tablas de Excel.
