Introducción a la conversión de formularios de papel en formularios de InfoPath

En este artículo

• Ventajas de usar formularios electrónicos

• Prácticas recomendadas para convertir los formularios de papel

Ventajas de usar formularios electrónicos

Hay muchas ventajas de usar formularios electrónicos en vez de formularios basados en papel. Estas ventajas incluyen las siguientes:

Preciso, datos coherentes    Con formularios de papel, personas que a menudo información de escritura en el lugar incorrecto o interpretar erróneamente las instrucciones para rellenar el formulario. También se pueden producir errores cuando un empleado vuelve a escribir los datos del formulario en una base de datos u otro programa. Buscar y corregir estos tipos de errores de entrada de datos pueden ser costosas y lentas. InfoPath incluye un número de formas automatizadas para ayudar a los usuarios a evitar errores de entrada de datos. Por ejemplo, puede usar fórmulas para calcular automáticamente valores matemáticos para los usuarios. También puede usar formato condicional para dirigir la atención del usuario a los datos o habilitar el corrector ortográfico para que los usuarios puedan comprobar si hay errores ortográficos antes de enviar sus formularios. También es posible rellenar automáticamente campos para los usuarios con los datos existentes de una base de datos o de otro sistema de almacenamiento de datos. Por ejemplo, puede diseñar un formulario de venta que rellena automáticamente los campos de información de empleados cuando el usuario escriba su número de identificación en el cuadro ID.

Actualizaciones fáciles    Si necesita actualizar una plantilla de formulario existente, puede cambiarlo, publicarlo y redistribuir a los usuarios. La actualización se realiza automáticamente la próxima vez que los usuarios abren un formulario que se basa en la plantilla de formulario. Si están trabajando sin conexión a los usuarios al publicar una plantilla de formulario actualizada, la actualización se produce la próxima vez que se conecta a la red. Los usuarios normalmente no Observe que se produce una actualización, aunque puede diseñar la plantilla de formulario alertar a los usuarios.

Opciones de flujo de trabajo    Al aprovechar las características de flujo de trabajo en InfoPath, puede aumentar la eficiencia general de los procesos empresariales comunes que los datos se enrutan de una persona a otra. Flujos de trabajo pueden reducir el coste y tiempo necesarios para coordinar procesos empresariales, como la revisión de aprobación o documento de proyecto, administración y seguimiento de las tareas humanas implicadas con estos procesos. Por ejemplo, suponga un proceso en el que un empleado rellena un formulario de informe de gastos impresa adjunta una lista de distribución de papel al formulario y, a continuación, se envía a través del correo entre oficinas a su administrador de informes de gastos en papel. Después de aprobar el informe, el administrador comprueba la casilla situada junto a su nombre en la lista de distribución y, a continuación, envía el informe al departamento de contabilidad mediante el correo. Si el jefe de contabilidad apruebe el informe, se emiten cheques de reembolso. Podrían pasar semanas entre el momento en que se envió el informe inicial y cuando el empleado recibido su cheque de reembolso. Si utiliza InfoPath junto con Microsoft Office SharePoint Server 2007, puede automatizar este tipo de flujo de trabajo, que puede guardar mucho tiempo y gastos.

Integración con otros sistemas    Puede integrar datos del formulario de InfoPath con otros productos o tecnologías. Por ejemplo, puede almacenar los datos del formulario en una base de datos de Microsoft SQL Server o decidir basar el diseño de la plantilla de formulario en un servicio Web para que puedan enviar datos a una base de datos que no es compatible directamente con InfoPath. InfoPath funciona con muchos otros programas y servidores de Microsoft Office system, incluidos Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel y Microsoft Office Access. Entre otras cosas, puede diseñar y rellenar formularios de InfoPath en mensajes de correo electrónico de Outlook, exportar datos de InfoPath para libros de Excel, enviar los datos de InfoPath a una base de datos o consultar datos desde una lista de SharePoint. Además, los desarrolladores pueden incorporar controles de InfoPath en las aplicaciones empresariales personalizados que se usan en su empresa.

Seguridad de agregado    Formularios en papel no son necesariamente seguros. Puede obtener perdieron o perdidos, que presenta un potencial para la revelación de información confidencial. El modelo de seguridad de InfoPath está relacionado con la zona de seguridad y la configuración de nivel en Windows Internet Explorer. Estas características de seguridad están diseñadas para ayudar a proteger los formularios y equipos de los usuarios de operaciones no seguras, como obtener acceso o enviar datos a un origen que no es de confianza. InfoPath ofrece medidas de seguridad adicionales, incluidos proteger el diseño de una plantilla de formulario, usar las firmas digitales, administración de determinadas operaciones de formularios como la combinación y envío y confiar en los formularios que están instalados en los equipos de los usuarios.

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Prácticas recomendadas para convertir los formularios de papel

La siguiente lista describe algunas consideraciones a tener en cuenta al convertir formularios impresos a las plantillas de formulario de InfoPath.

• Usar tablas de diseño para organizar secciones del formulario    Al igual que con un formulario en papel, debe organizar forma electrónica para que los usuarios lo rellenen puedan desplazarse a través del formulario de forma lógica. En InfoPath, puede usar las tablas de diseño para organizar controles para separar secciones de otra e incluir logotipos y otros gráficos. Además, utilizando tablas de diseño le ofrece la ventaja de poder alinear fácilmente los cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos para que la plantilla de formulario tiene un aspecto profesional y elegante. En el ejemplo siguiente, se utiliza una tabla de diseño para organizar los cuadros de texto dentro de una sección una plantilla de formulario.

  

  1. esta tabla de diseño tiene dos filas.

  2. hay tres columnas en la segunda fila. La columna central se usa solo con fines de espaciado.

• Considere la posibilidad de soluciones para la información opcional    Formularios de papel a menudo contienen secciones reservados para categorías específicas de usuarios. Por ejemplo, en un hospitales, un formulario de información de pacientes puede contener una sección "para su uso administrativo" que está pensada para rellenarlo enfermeras u otro personal médico y no la paciencia. En InfoPath, hay varias maneras para adaptarse a este tipo de información opcional. Una de las mejores formas de es utilizar una sección opcional, que es un control que contiene otros controles pero no aparece en el formulario a menos que el usuario elige agregarlo. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de estado, puede incluir una sección opcional de notas. Los usuarios que desea agregar notas adicionales pueden insertar y rellenar esta sección opcional. A lo demás puede dejar la sección ocultada.

  

  También puede usar formato condicional para ocultar determinados campos a menos que se cumpla una condición específica en el formulario, por ejemplo, en una plantilla de formulario de la aplicación, puede ocultar un determinado conjunto de campos hasta que el usuario selecciona una casilla de verificación 18 o versiones anteriores.

• Usar tablas en lugar de tablas normales de repetición    Puede usar las tablas de repetición para ahorrar espacio y ofrecer a los usuarios mayor flexibilidad al rellenar el formulario. Cuando usa las tablas de repetición, no necesita la plantilla de formulario mostrar varias filas en blanco cuando el usuario lo abra por primera vez. En su lugar, los usuarios normalmente aparece solamente una fila y agregar solo más cuando y si necesitan.

  

• Necesita determinar datos    Antes de convertir un formulario de papel, debe decidir en última instancia lo que debe ocurrir a los datos que los usuarios pueden escribir en el formulario electrónico. Al pensar en sus necesidades de datos por adelantado, antes de convertir un formulario de papel, puede determinar si posee la infraestructura necesaria para crear la plantilla de formulario. Por ejemplo, si los usuarios necesitan poder rápidamente y volver a enviar datos del formulario y no necesita volver a utilizar los datos, que puede desea publicar la plantilla de formulario como mensaje de correo electrónico. A continuación, puede almacenar formularios de usuario en un carpeta de InfoPath Forms en la Bandeja de entrada. Si otras personas necesitan tener acceso y compartir los datos del formulario, es podrán que desee almacenar colecciones de formularios de InfoPath relacionados en bibliotecas en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services. Si los usuarios necesitan tener acceso a los datos del formulario en otras aplicaciones o sistemas empresariales, como informes de gastos o aplicaciones de contabilidad, desea almacenar los datos en bases de datos corporativas. A menudo, esto se logra mediante una conexión de la plantilla de formulario a un servicio Web, que sirve como intermediario entre la plantilla de formulario y el sistema de base de datos o empresa.

• Determinar cuántas vistas que necesita    En InfoPath, puede crear diferentes vistas de la misma plantilla de formulario. Una vista es una forma alternativa para presentar datos en una plantilla de formulario. Por ejemplo, si está diseñando una plantilla de formulario de solicitud de permiso, puede usar una vista para el contratista para rellenar, otra vista para el agente receptor y una tercera vista para la investigación quién aprueba o rechaza la solicitud. Mediante el uso de vistas, elimine la necesidad de diseñar y mantener varios formularios para el mismo proceso empresarial.

• Determinar el tipo de controles que necesita    Si ha creado un formulario en papel en un programa, como Word, que realmente no está destinado al diseño de formularios, probablemente ha utilizado cuadros de texto, casillas de verificación, botones y tal vez algunos otros controles. InfoPath ofrece más de 30 controles diferentes que puede agregar a la plantilla de formulario. Además de los controles estándar, como cuadros de texto y cuadros de lista, InfoPath incluye una serie de nuevos controles, como tablas de repetición, los grupos de opciones y secciones opcionales. Estos tipos de controles permiten diseñar una plantilla de formulario flexible que se adapte a los usuarios. Por ejemplo, en una plantilla de formulario de informe de gastos, puede usar una tabla extensible para permitir que los usuarios especifiquen sólo los elementos de gastos como necesiten.

• Considere la posibilidad de usar elementos de plantilla para conjuntos comunes de los controles    Si tiene un gran número de formularios en papel para convertir, puede buscar comunes secciones y conjuntos de campos que se pueden activar en partes de la plantilla de InfoPath. Un elemento de plantilla es una parte de una plantilla de formulario que se puede guardar para volver a usarlo en varias plantillas de formulario. Un elemento de plantilla típico está formado por controles y un origen de datos y también puede incluir características como conexiones de datos, validación de datos y reglas. Mediante la creación y uso de los elementos de plantilla, puede ayudar a garantizar que las plantillas de formulario de la organización son coherentes en tono, estructura y comportamiento. Por ejemplo, un departamento de recursos humanos puede usar un único elemento de plantilla de información de contacto en todas las plantillas de formulario.

  

• Habilitar las firmas digitales    En InfoPath, puede configurar la plantilla de formulario para que los usuarios puedan iniciar determinadas partes de un formulario o todo el formulario. Firma de un formulario ayuda a autenticar a un usuario como la persona que rellena el formulario y también ayuda a garantiza que no se ha modificado el contenido del formulario.

• Características de uso que ayudan a los usuarios rellenar formularios    En InfoPath, puede asignar valores predeterminados para los controles con el fin de ayudar a los usuarios a rellenar los formularios más rápida. Por ejemplo, en un informe de gastos, puede asignar la fecha de hoy como valor predeterminado para un control de selector de fecha. Puede asignar las fórmulas para campos de subtotales y totales para que los gastos se calculan automáticamente mientras el usuario escribe elementos de gastos. También puede habilitar la revisión ortográfica para que los usuarios puedan comprobar el texto escriba problemas de ortografía, igual que lo harían en cualquier otro documento de Microsoft Office. Y si desea proporcionar comandos específicos del formulario o el contenido, puede crear un panel de tareas personalizado que se muestra junto a la forma.

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