Introducción al diseño y la personalización de flujos de trabajo

Flujos de trabajo de lista

Un flujo de trabajo de lista es el tipo de flujo de trabajo que estaba disponible en SharePoint 2007. Dado que tiene el contexto de la lista para la que se creó, los flujos de trabajo de lista tienen acceso automáticamente a los valores de los campos personalizados para el elemento de lista en el que se ejecutarán, como el campo de notas personalizado para una biblioteca de documentos. Los flujos de trabajo de lista no pueden estar disponibles para otras listas o bibliotecas de este u otros sitios. Para tener la misma funcionalidad de flujo de trabajo para varias listas, debe volver a crear manualmente los flujos de trabajo en todas las ubicaciones.

Si sabe que solo necesitará los flujos de trabajo que está diseñando para una lista específica, el flujo de trabajo de lista tiene la ventaja de poner a disposición automáticamente los campos personalizados de las listas.

Flujos de trabajo de lista reutilizables

Puede crear un flujo de trabajo de lista reutilizable en el sitio de nivel superior de la colección de sitios y ese flujo de trabajo se puede hacer globalmente reutilizable, lo que significa que el flujo de trabajo se puede asociar a cualquier lista, biblioteca o tipo de contenido de la colección de sitios. También puede crear un flujo de trabajo reutilizable en cualquier subsitio de la colección de sitios; este flujo de trabajo está disponible para volver a usarlo en ese subsitio concreto.

También puede exportar un flujo de trabajo reutilizable desde un sitio y, a continuación, cargarlo y activarlo en otro sitio. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo reutilizable en un entorno de prueba, probarlo y exportarlo a un entorno de producción. SharePoint Designer 2010 permite exportar un flujo de trabajo como plantilla.

De forma predeterminada, los flujos de trabajo reutilizables no tienen el contexto de una lista o biblioteca específica. Por lo tanto, de forma predeterminada, proporcionan solo las columnas que son comunes en las listas y bibliotecas, como Creado y Creado por.

Si el flujo de trabajo reutilizable requiere que ciertas columnas estén presentes en la lista o biblioteca a la que lo asoció, puede agregar esas columnas como columnas de asociación. Las columnas de asociación se agregan automáticamente a una lista o biblioteca cuando se asocia un flujo de trabajo reutilizable a esa lista o biblioteca.

Al crear un flujo de trabajo reutilizable, también puede optar por filtrarlo por un tipo de contenido específico. Esto le permite trabajar con los campos del tipo de contenido en SharePoint Designer 2010. Por ejemplo, si un flujo de trabajo de lista reutilizable está asociado con el tipo de contenido Documento, verá y usará en los campos de flujo de trabajo específicos del tipo de contenido, como Id. de documento. Después, en el explorador, puede asociar el flujo de trabajo reutilizable a un tipo de contenido específico o a cualquier tipo de contenido que herede de ese tipo de contenido. Si asocia un flujo de trabajo a un tipo de contenido de sitio, ese flujo estará disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas del sitio al que se ha agregado dicho tipo de contenido. Incluso puede hacer que esté disponible para los sitios de una colección si el flujo de trabajo está configurado para ser un flujo de trabajo reutilizable global.

Si desea que los usuarios puedan usar los flujos de trabajo que diseña en varios sitios, listas, bibliotecas y tipos de contenido, probablemente un flujo de trabajo reutilizable se ajuste mejor a sus necesidades. Esperamos que la mayoría de los flujos de trabajo de SharePoint 2010 usen flujos de trabajo reutilizables.

Flujos de trabajo de sitio

Un flujo de trabajo de sitio está asociado a un sitio, no a una lista, biblioteca o tipo de contenido. Por lo tanto, a diferencia de la mayoría de los flujos de trabajo, un flujo de trabajo de sitio no se está ejecutando en un elemento de lista específico. Por este motivo, muchas de las acciones que están disponibles para los elementos no disponibles para los flujos de trabajo del sitio.

En el explorador, inicie un flujo de trabajo de sitio o vea el estado de los flujos de trabajo de sitio en ejecución haciendo clic en el menú Acciones del sitio, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en Flujos de trabajo del sitio.

Si desea crear un flujo de trabajo, pero no necesita una lista, biblioteca o tipo de contenido para los flujos de trabajo, es probable que un flujo de trabajo de sitio se ajuste mejor a sus necesidades. Por ejemplo, puede crear un flujo de trabajo de sitio para que los usuarios puedan proporcionar comentarios sobre el sitio.

¿Qué son los eventos?

Un evento es lo que inicia o inicia un flujo de trabajo. Los eventos también se pueden usar para administrar los intervalos de acciones dentro de un flujo de trabajo, como esperar a que cambie el estado de un elemento. Hay tres eventos que pueden iniciar un flujo de trabajo:

• Se crea un elemento.

• Se cambia un elemento.

• Un participante del flujo de trabajo hace clic en un botón de inicio en el sitio de SharePoint.

Puede crear un flujo de trabajo que un participante inicia manualmente o un flujo de trabajo que se inicia automáticamente cuando se crea o cambia un elemento de lista. Por ejemplo, desea configurar el flujo de trabajo personalizado de aprobación de solicitudes de cambio de diseño para que se pueda iniciar manualmente y cuando un elemento cambie, pero no cuando se cree inicialmente un elemento. En la página de configuración del flujo de trabajo, en Opciones de inicio, seleccione Deshabilitar inicio automático al crear elementos.

Cuando un participante inicia un flujo de trabajo manualmente, esa persona busca primero la lista o biblioteca a la que está asociado el flujo. Cualquier persona con al menos el nivel de permisos Contribuir puede iniciar un flujo de trabajo que está diseñado para iniciarse manualmente. Para iniciar los flujos de trabajo manualmente, el participante hace clic en un elemento, hace clic en Flujos de trabajo en el menú y, a continuación, elige un flujo de trabajo de una página que muestra todos los flujos de trabajo disponibles para ese elemento. Si es necesario, el participante rellena un formulario de inicio del flujo de trabajo y, a continuación, inicia el flujo de trabajo haciendo clic en el botón Inicio del formulario. Al iniciar un flujo de trabajo se crea una nueva instancia de ese flujo de trabajo para ese elemento específico.

Para un flujo de trabajo que se inicia manualmente, el formulario de inicio puede ser tan sencillo como la imagen de la izquierda o más complejo, como la imagen de la derecha.

Formulario simple

Formulario más complejo

También puede agregar campos personalizados a un formulario de inicio al diseñar el flujo de trabajo. A continuación, los participantes pueden proporcionar información al flujo rellenando este formulario y dicha configuración se pasa al flujo de trabajo. Se inicia una nueva instancia de flujo de trabajo y, a continuación, ese flujo de trabajo puede buscar y usar la información proporcionada a través del formulario en cualquier punto del flujo de trabajo. También puede especificar los campos que se usarán en un formulario de asociación para flujos de trabajo reutilizables.

¿Qué son las acciones?

Una acción es la unidad de trabajo más básica de un flujo de trabajo. SharePoint Designer 2010 proporciona un conjunto de acciones predefinidas y reutilizables para que las incorpore al flujo de trabajo. Por ejemplo, el flujo de trabajo puede:

• Crear, copiar, cambiar o eliminar elementos de lista (incluidos documentos).

• Proteger o desateger elementos.

• Enviar un mensaje de correo electrónico.

• Cree una tarea para alguien en la lista Tareas de su sitio de grupo.

• Recopile datos de un participante al que se pueda hacer referencia más adelante en el flujo de trabajo.

• Pause o detenga el flujo de trabajo.

• Registre la información del flujo de trabajo en una lista historial para usarla con rechazo o depuración de flujo de trabajo.

• Establezca variables de flujo de trabajo o realice cálculos.

SharePoint Server 2010 incluye tres nuevas acciones de tareas: Iniciar proceso de aprobación, Iniciar proceso de comentarios e Iniciar proceso de tareas personalizado. Los "tres grandes" flujos de trabajo incluidos en SharePoint Server 2010 (los flujos de trabajo de Aprobación, Recopilar comentarios y Recopilar firmas) se crean con estas acciones. Las acciones de aprobación exponen todos los eventos importantes de un proceso de aprobación, lo que facilita el diseño de un proceso de flujo de trabajo humano donde muchas personas interactúan o colaboran en un documento específico.

Un flujo de trabajo puede contener cualquier número de acciones. Las acciones que se muestran son realizadas por el flujo de trabajo, pero los participantes pueden realizar otras acciones. Por ejemplo, en un flujo de trabajo de aprobación, el acto de revisar y aprobar realmente el documento lo realiza un participante del flujo de trabajo. Las acciones realizadas por un participante del flujo de trabajo se representan mediante tareas asignadas a esa persona en la lista de tareas designada. Las cinco acciones de Diagrama1: Flujo de trabajo de diagrama de ejemplo, cerca del principio de este artículo, son:

• Enviar un mensaje de correo electrónico para notificar al revisor

• Revisar el documento (una tarea asignada a un participante del flujo de trabajo)

• Mover el documento a la biblioteca de documentos aprobada

• Enviar un mensaje de correo electrónico para notificar al equipo

• Enviar un mensaje de correo electrónico para notificar al autor del documento

En el sentido más básico, cuando se diseña un flujo de trabajo, se identifica la secuencia de acciones necesaria y, a continuación, se ensambla esa secuencia de acciones mediante el editor de flujo de trabajo. Por ejemplo, en diagrama 1: flujo de trabajo de aprobación de ejemplo, la primera acción que desea es enviar un mensaje de correo electrónico para notificar al revisor.

Por lo tanto, en el editor de flujo de trabajo, haga clic en el primer paso, escriba parte o todo el correo electrónico y elija Enviar una Email.

¿Qué son las condiciones?

Al diseñar un flujo de trabajo, puede usar el editor de flujo de trabajo para crear reglas que apliquen lógica condicional a sitios, listas, elementos y tipos de contenido de SharePoint. Una regla establece una condición en la que el flujo de trabajo realiza la acción asociada solo si esa condición es verdadera. Por ejemplo, puede crear una regla en la que el flujo de trabajo envíe un mensaje de correo electrónico a un revisor solo si un elemento lo crea una persona determinada. También puedes agregar varias condiciones por rama. Por ejemplo, puede crear una regla en la que se envíe un mensaje de correo electrónico a un revisor solo si un elemento es (1) creado por una persona específica y (2) el título del documento contiene palabras clave específicas. Por último, puede asociar varias acciones con una condición. Por ejemplo, puede crear una regla en la que, si un elemento lo crea una persona determinada, se envía al revisor un correo electrónico y (2) la información del flujo de trabajo se registra en la lista Historial.

En resumen, una regla es una o más condiciones asociadas a una o más acciones: Si todas las cláusulas de la condición son verdaderas, realice todas las acciones asociadas.

En el ejemplo anterior, el usuario especificó un conjunto de dos condiciones y un conjunto de dos acciones para el flujo de trabajo. Sin embargo, puede crear varias ramas en el flujo de trabajo: si la condición A es verdadera, realice una acción; si la condición B es verdadera, realice una acción diferente. Para agregar una rama a un paso, haga clic en Insertar Else-If rama. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación, si el revisor aprueba un documento, el flujo realiza una serie de acciones; si el revisor rechaza un documento, el mismo flujo de trabajo realiza una acción diferente. Esta es una rama condicional.

En el editor de flujo de trabajo, este paso tiene dos ramas y tiene un aspecto similar al siguiente.

También puede crear una rama que no tenga una condición. De esta forma, el flujo de trabajo realiza una acción si se cumple una condición o un conjunto de condiciones y otra diferente si son falsas. Por ejemplo, el siguiente paso de un flujo de trabajo envía un mensaje a los aprobadores solo si la condición es verdadera; De lo contrario, el flujo de trabajo envía un mensaje solo al iniciador del flujo de trabajo. Al agregar una rama sin una condición, el flujo de trabajo realiza la acción en esa rama en cualquier caso en que la condición de la primera rama sea falsa.

SharePoint Designer 2010 proporciona varias condiciones reutilizables listas para su incorporación al flujo de trabajo. Por ejemplo, puede especificar que el flujo de trabajo realice las acciones asociadas solo si un elemento:

• Se crea o modifica en un intervalo de tiempo específico.

• Lo crea o modifica una persona específica.

• Tiene un campo de título que contiene palabras clave especificadas.

• Es un archivo de un tipo específico o tiene un tamaño de archivo en un rango específico. (Esta condición solo está disponible cuando el flujo de trabajo está adjunto a una biblioteca de documentos).

Además, puede crear condiciones personalizadas y condiciones avanzadas en SharePoint Designer 2010 donde puede especificar una amplia gama de parámetros. Con condiciones personalizadas, puede comparar un campo de la lista actual con un valor. Por ejemplo, puede crear una condición personalizada en la que, si el campo Estado de aprobación es igual a Aprobado, realice la acción asociada. Con condiciones avanzadas, puede comparar un valor con otro. Esto le permite crear una comparación entre un campo de cualquier lista y un valor de otra lista. Por ejemplo, puede crear una condición avanzada para la biblioteca Documentos compartidos en la que si el valor del campo Estado de la lista Tareas es igual a Pendiente, realice la acción asociada.

Acciones en serie paralelas frente a acciones en serie

Cuando tiene más de una acción asociada a una condición, las acciones se pueden configurar para ejecutarse al mismo tiempo (paralelo) o una después de otra (serie), el valor predeterminado.

Acciones en serie    Por ejemplo, en el siguiente flujo de trabajo, puede configurar dos acciones para que, cuando se apruebe un documento, el documento se copie en la biblioteca de documentos Archivo y, después, se envíe un mensaje. En el editor de flujo de trabajo, indica que la segunda acción se produce después de la primera.

Acciones paralelas Por ejemplo, en el flujo de trabajo siguiente, puede configurar dos acciones para que, cuando se aprueba un documento, se envíe un mensaje y, al mismo tiempo, el documento se copie en la biblioteca de documentos Aprobados. En el editor de flujo de trabajo e indica que la segunda acción se produce al mismo tiempo que la primera. Esto es especialmente útil con las tareas y acciones que tardan mucho tiempo. Por ejemplo, en el caso de las tareas, se puede usar para controlar cuándo se asignan las tareas.

¿Qué son los pasos?

Un flujo de trabajo se compone de uno o más pasos. Cada paso puede contener numerosas acciones y condiciones asociadas. Incluso puede anidar pasos dentro de otros pasos. Puede hacerlo para ayudarle a organizar el flujo de trabajo. Puede considerar los pasos como bloques de funcionalidad en el editor de flujo de trabajo. Por ejemplo, el siguiente flujo de trabajo tiene dos pasos, como se muestra en el editor del flujo de trabajo.

Los pasos le permiten agrupar condiciones y acciones para que un conjunto de reglas (condiciones y acciones) se pueda evaluar y realizar antes de un segundo conjunto.

Configure acciones en un flujo de trabajo para que se ejecuten con los permisos del autor del flujo de trabajo. En SharePoint Designer 2010 puede usar pasos de suplantación para que el flujo de trabajo realice acciones suplantando al autor del flujo de trabajo en lugar del iniciador de flujo de trabajo. Los pasos de suplantación son especialmente útiles en escenarios de aprobación y publicación, donde los usuarios que envían contenido para su aprobación y los que aprueban contenido tienen permisos diferentes.

El autor del flujo de trabajo es la última persona que publicó el flujo de trabajo. Cuando un usuario diferente vuelve a publicar un flujo de trabajo, el autor no cambia para las instancias en curso del flujo de trabajo. Las instancias de los flujos de trabajo que se inician después de volver a publicar el flujo de trabajo usarán el autor del flujo de trabajo actualizado.

En el siguiente escenario, la persona que inicia los flujos de trabajo no tiene permisos para agregar un archivo a la biblioteca Archivo, pero sí el autor del flujo de trabajo. Cuando la persona inicia el flujo de trabajo, si la condición se evalúa como verdadera en el paso de suplantación, el documento se copia en la biblioteca Archivo con los permisos del autor del flujo de trabajo. El paso 2 no es un paso de suplantación, por lo tanto se ejecuta como iniciador de flujo de trabajo. Se recomienda usar solo pasos de suplantación para un conjunto mínimo de acciones que requieran que los permisos del autor del flujo de trabajo se completen correctamente.

¿Un paso o varios? Algunos flujos de trabajo se pueden diseñar como una secuencia de acciones en un solo paso o como una secuencia de pasos. Por ejemplo, las acciones del paso siguiente se podrían dividir en pasos independientes o anidar con el bloque condicional como pasos independientes

A continuación se muestra un ejemplo del proceso con pasos anidados en un bloque condicional.

Los pasos son una forma de organizar el flujo de trabajo. La manera exacta en que usa los pasos en sus flujos de trabajo depende, en gran medida, de las preferencias personales. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede tener muchas acciones en un paso que no usa condiciones. En este caso, es posible que desee separar las acciones en pasos para organizarlas mejor. Las reglas en un paso se procesan para concluir antes de pasar al siguiente paso, por lo que desea agrupar en el mismo paso las reglas necesarias para realizar la acción específica o acciones que desea.

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Funcionalidad mejorada con formularios de InfoPath 2010 en SharePoint Server 2010

Si el servidor ejecuta SharePoint Server 2010 (no solo SharePoint Foundation 2010 ), los formularios de flujo de trabajo (la asociación, el inicio y la tarea) se InfoPath 2010 formularios. Es fácil cambiar la apariencia y el diseño de los formularios de InfoPath, y puede agregar reglas de validación a un formulario de InfoPath. Para editar un formulario de flujo de trabajo en InfoPath 2010, haga clic en el formulario y InfoPath lo abrirá directamente desde SharePoint Designer 2010.Los formularios de InfoPath están disponibles para listas, bibliotecas y flujos de trabajo.

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Visualización de flujo de trabajo

También verá una visualización del flujo de trabajo para el estado del flujo de trabajo si:

• La opción Mostrar visualización del flujo de trabajo en la página de estado se seleccionó en SharePoint Designer 2010 cuando se publicó el flujo de trabajo

• El equipo desde el que se publicaron los flujos de trabajo tenía Visio Premium 2010 instalado

• El flujo de trabajo se está ejecutando en SharePoint Server 2010

• Servicios de gráficos de Visio se ejecuta en el servidor

Con la visualización del flujo de trabajo, se crea automáticamente un diagrama de Visio del flujo de trabajo y se muestra en un elemento web de Visio en la página Estado del flujo de trabajo. La visualización del flujo de trabajo muestra una vista "activa" de dónde se encuentra un flujo de trabajo específico.

Para ver la página Flujos de trabajo de un elemento, también puede hacer clic en el elemento de la lista y, a continuación, hacer clic en Flujos de trabajo en el menú.

Cuando un usuario inicia un flujo de trabajo en un elemento SharePoint Foundation 2010 o SharePoint Server 2010 agrega una nueva columna a esa lista o biblioteca en la que se encuentra el elemento. De forma predeterminada, el nombre de la columna coincide con el nombre del flujo de trabajo. Esta columna de solo lectura muestra el estado actual del elemento dentro de ese flujo de trabajo. Esta columna de estado se agrega automáticamente para cada flujo de trabajo la primera vez que se ejecuta.

En cada columna, el estado del flujo de trabajo es un vínculo. Por ejemplo, al hacer clic en En curso, verá la página Estado del flujo de trabajo para esa instancia del flujo de trabajo.

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