Microsoft 365 ofrece varios tipos de grupos que pueden ayudar a los equipos a colaborar de forma más eficaz. Cada tipo de grupo tiene un propósito único, como administrar conversaciones de correo electrónico, compartir archivos u organizar eventos. En este artículo, exploraremos los diferentes tipos de grupos en Microsoft 365 y para qué se pueden usar, para que pueda seleccionar el que mejor se adapte a las necesidades de colaboración de su equipo.
Tipos de grupo en Microsoft 365
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Grupos de Microsoft 365 están diseñados para la colaboración dentro de su organización. Incluyen una dirección de correo electrónico de grupo y un sitio de SharePoint donde puede compartir documentos, notas y agendas de reuniones. Puede usar Grupos de Microsoft 365 para la administración de proyectos, la comunicación del equipo y el uso compartido de documentos.
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Los grupos de distribución se usan para difundir información y actualizaciones a personas tanto dentro como fuera de la organización. Se pueden usar para compartir actualizaciones de trabajo, cambios en la organización o eventos con un conjunto específico de clientes o empleados.
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Los grupos de seguridad están diseñados para conceder acceso a recursos de Microsoft 365 y facilitar la administración. Se pueden usar para conceder acceso a recursos importantes de la empresa, como herramientas, portales, informes y dispositivos, como impresoras.
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Los grupos de seguridad habilitados para correo electrónico son como grupos de seguridad, pero tienen la capacidad añadida de enviar correos electrónicos a todos los miembros. Se pueden usar para enviar noticias, promociones y actualizaciones de la empresa a su equipo de ventas.
Los grupos se pueden crear en las aplicaciones de Centro de administración de Microsoft 365 o Microsoft 365, como Outlook, Teams y mucho más. Puede crear grupos en línea o local en función de la configuración de su organización. Una vez creado, puede agregar miembros, establecer permisos y empezar a usarlo para colaborar, comunicar y compartir recursos.
Roles de propietarios, miembros e invitados en grupos
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Propietario: el propietario de un grupo es la persona que crea el grupo y tiene control total sobre él. Los propietarios pueden agregar o quitar miembros, cambiar la configuración del grupo y administrar recursos del grupo, como archivos y calendarios.
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Miembro : los miembros son las personas que el propietario agrega al grupo. Los miembros pueden acceder a los recursos del grupo y participar en conversaciones de grupo.
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Invitado: los invitados son personas que no son miembros de su organización, pero el propietario le concede acceso a los recursos del grupo. Se puede invitar a invitados a unirse a un grupo para colaborar en proyectos específicos o para proporcionar comentarios. Obtenga más información sobre cómo agregar usuarios invitados a grupos de Microsoft 365.
Administrar grupos en Microsoft 365
Puede crear, administrar y, finalmente, retirar un grupo en Microsoft 365. Al crear un grupo, el propietario puede elegir el tipo de grupo, agregar miembros y establecer permisos. Una vez creado un grupo, el propietario puede administrarlo agregando o quitando miembros, cambiando la configuración del grupo y administrando recursos como archivos y calendarios. En algún momento, puede que ya no sea necesario un grupo y el propietario pueda retirar el grupo, lo que lo quitará del sistema e impedirá que cualquiera acceda a sus recursos.
Es esencial tener en cuenta que los grupos requieren que un propietario funcione correctamente. Si un grupo no tiene propietario o el propietario se elimina, un sistema automatizado asigna un nuevo propietario al grupo. Este proceso ayuda a mantener los grupos funcionales y garantiza que siempre haya un propietario responsable de administrar el grupo. Obtenga más información sobre cómo administrar grupos de Microsoft 365 sin propietario.
