Pensar de forma creativa e iterar sobre los objetivos y la ejecución del proyecto es fundamental para que los proyectos tengan éxito. 

Whiteboard ofrece un espacio para pensar juntos y probar diferentes ideas, de manera que se pueda construir el mejor plan. También actúa como una especie de sala en la que cualquier persona del equipo puede entrar para ver lo que ocurre, aunque no esté directamente en las reuniones. Una vez que haya bloqueado un plan, puede formalizarlo. 

Características clave:  

  • Plantillas para una variedad de tareas de planificación de proyectos, como las reuniones diarias, las listas de espera de los productos, los inicios de los proyectos y la alineación del equipo

  • Notas rápidas de colores para organizar mejor los detalles del proyecto

  • Tintas y formas inteligentes para ayudar a visualizar las soluciones

  • Reacciones para permitir la votación y fomentar la participación y la alineación del equipo

  • Un lienzo en blanco para expresar ideas con tinta fresca

Plantilla de planificación de proyectos en la Pizarra

Cómo llevar a cabo una sesión de planificación de proyectos con Whiteboard 

Debes hacer lo siguiente:

Preparar el tablero

  1. Reflexione sobre sus principales interlocutores y sobre el resultado que quiere conseguir.

  2. Programe una reunión en Teams.

  3. En Teams, navegue hasta la reunión y seleccione la pestaña Whiteboard en la parte superior de la reunión. También puede hacerlo creando una pizarra y compartiendo el vínculo en la aplicación Whiteboard o desde su navegador enwhiteboard.office.com.

  4. En el panel Crear, seleccione Plantillas > Planificación de proyectos y elija una plantilla.

  5. Personalice la plantilla para que se ajuste a sus objetivos para la sesión. Es posible que desee utilizar colores específicos o reacciones como leyenda, por ejemplo.

  6. Comparta el tablero si otros usuarios le ayudan a prepararse.

Durante la sesión

  1. Una vez iniciada la reunión, comparta la pizarra desde la bandeja Compartir de la reunión, o envíe un vínculo a la pizarra preparada desde la aplicación de Windows o desde whiteboard.office.com.

  2. Presente el objetivo de la sesión y dé a todos unos minutos para que exploren el tablero con usted.

  3. Establezca reglas básicas con el equipo sobre lo que significan los diferentes colores y reacciones para esta sesión en particular.

  4. Inicie su sesión de planificación, fomentando la participación tanto a través de Teams como directamente en la pizarra.

  5. Use la característica "Levantar la mano" de Teams para organizar el orden en que hablarán los participantes.

  6. Vigile el tiempo para asegurarse de que podrá abarcarlo todo.

Después de la sesión

  1. Envíe un mensaje a los asistentes con el resultado y cualquier seguimiento. También puede incluir un vínculo a la pizarra, pero cualquiera que haya estado en la reunión también podrá encontrarla en su selector de pizarras.

  2. Si desea enviar una instantánea de la pizarra terminada a cualquiera que se haya perdido la reunión, exporta y luego comparte una imagen PNG desde el menú Configuración.

  3. ¡Ponga su plan en acción!

Realice sesiones de planificación periódicas con Whiteboard 

Debes hacer lo siguiente:

Crear un canal de "Planificación" en Teams y agregar una pizarra 

  1. Navegue hasta su equipo en Teams, seleccione el . . . menú, y agregar un canal. El nombre debe ser el período para el que está planificando (por ejemplo, "Primer trimestre"). 

  2. En el mismo canal, seleccione el botón + en la parte superior, busque Whiteboard, y luego seleccione Guardar.

  3. Su pizarra está conectada al canal y puede empezar a planificar.

  4. Asegúrese de que su equipo conozca el canal y el tablero mencionándolos en Teams.

Completar el proceso de planificación 

  1. Diseñe la estructura del tablero con una plantilla de planificación de proyectos, o cree una propia.

  2. Escriba las instrucciones en un lugar claro de la pizarra para que los miembros del equipo sepan cómo utilizarlo.

  3. Algunas instrucciones podrían incluir la especificación de ciertos colores para indicar a qué áreas pertenecen ciertas características, o qué reacciones representan la aceptación de características, etc.

  4. Indique a los miembros del equipo que introduzcan los elementos pendientes en la pizarra en notas rápidas codificadas por colores. 

  5. Durante las reuniones relacionadas con la planificación, utilice el panel para desplazar los elementos por la lista de pendientes y facilitar las conversaciones relacionadas.

  6. Una vez que se haya establecido un plan, muévalo a su sistema de administración de proyectos.

Consultar también

Eche un vistazo a nuestras otras guías de Whiteboard para obtener más información. 

    

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