Programar una reunión en Microsoft Teams

Programar una reunión

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

• Seleccione Programar una reunión en un chat individual o grupal (debajo del cuadro en el que escribe un mensaje nuevo) para reservar una reunión con las personas del chat. No puede programar una reunión desde un chat de reunión.

• Vaya a Calendario en la parte izquierda de la aplicación y seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.

• Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se abrirá un formulario de programación.

En el formulario Programación se proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los detalles de la reunión. Use el Asistente para programación para encontrar una hora adecuada para todos.

En el Asistente para programación, puede ver las zonas horarias, las programaciones y la disponibilidad de los asistentes durante los distintos intervalos horarios. La cuadrícula del Asistente para programación mostrará la programación de cada asistente. Las áreas sombreadas se muestran cuando los asistentes están ocupados o tienen reuniones provisionales. Las áreas sin guardar se muestran cuando los asistentes están libres. 

Cuando haya terminado de rellenar los detalles, seleccione Guardar para cerrar el formulario de programación e invitar a los asistentes a la reunión.

Agregar un número de acceso telefónico local  

Incluya un número de acceso telefónico y un id. de conferencia para que los participantes puedan llamar a la reunión de Teams. Si programa la reunión desde Outlook, el número de acceso telefónico local y el id. de conferencia aparecen automáticamente en la invitación a la reunión programada. Para obtener información sobre cómo agregar estos detalles al programar en Teams, vea Agregar un número de acceso telefónico local para una reunión en Teams.

Asignar categorías a una reunión

Cree un código de color en el calendario con categorías. Al igual que en Outlook, puede asignar una o más categorías a cada reunión del calendario. Hay varias maneras de asignar categorías:

1. Haga clic con el botón derecho en un evento del calendario, seleccione Categorizar y elija un color.

2. Al programar una reunión, seleccione Categoría en la parte superior del formulario de programación.

Invitar a personas ajenas a la organización 

Teams le permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.

1. Vaya donde aparece Agregue los asistentes necesarios. Si alguien es un asistente opcional, seleccione Opcional en su lugar.

2. Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona (ej.: Sergio@example.com).

3. Seleccione Invitar. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.

Invitar a personas con un vínculo 

Teams le permite invitar a personas a una reunión a través de un vínculo de reunión. Para compartir este vínculo:

1. Cree la reunión en Teams.

2. Vaya a Calendario en la parte izquierda de Teams y seleccione la reunión programada.

3. El vínculo de la reunión aparecerá como una dirección URL. Cópialo seleccionando .

Agregar un co-organizador

Después de invitar a personas a la reunión, puede agregar hasta 10 co-organizadores para ayudar a administrar la reunión. Antes de agregar co-organizadores, asegúrese de que las personas que desea agregar ya se han agregado como asistentes necesarios y, a continuación, siga los pasos siguientes:

1. Seleccione la reunión y, a continuación, editar.

2. Seleccione Más opciones > Opciones de reunión.

3. En la página de opciones de la reunión, junto a Elegir organizadores colaboradores, seleccione la flecha hacia abajo y elija el nombre del co-organizador.

   

4. Selecciona Guardar en la parte inferior de la pantalla.

Convertirla en una reunión de canal

1. Seleccione Nueva reunión.

2. Escriba el nombre de un canal donde se indica Agregar un canal (en los campos de fecha y hora).

Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con el canal actualizado.

Una vez que haya agregado a las personas que quiera, seleccione Asistente para programación para encontrar la mejor hora.

Si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a No se repite (justo debajo de la fecha). Elija la frecuencia con la que quiere que se produzca en las opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear su propia frecuencia.

Programar reuniones en un calendario de canal 

Si no conoce cómo agregar un calendario a un canal, los pasos se describen en Ver todas las reuniones en Teams. Una vez hecho esto, tiene varias maneras de agregar eventos al calendario compartido.

• Seleccione Agregar nuevo evento en la parte superior del calendario.

• Haga clic y arrastre el cursor en el calendario para seleccionar un bloque de tiempo.

• O bien, seleccione la flecha situada junto a Reunirse ahora en la parte superior de la aplicación para abrir el menú y seleccione Programar reunión.

Cada una de estas acciones abrirá el formulario de programación con el nombre del canal rellenado, no dude en agregar un grupo o individuos de Outlook escribiendo manualmente sus nombres. Los invitados y asociados externos a la organización no tendrán acceso al calendario del canal y también requerirán que se agreguen a la invitación a la reunión.

Haga clic derecho para ver más opciones

Haga clic con el botón derecho en un evento de su calendario para RSVP, quitarlo si está cancelado o abrir la invitación para ver los detalles de la reunión. Si el evento es una reunión de Teams, también verá opciones para Unirse en línea y Chatear con participantes.

En las reuniones de Teams se mostrará un botón en un evento en el calendario para unirse cinco minutos antes de que comience la reunión. Cuando alguien se una a la reunión, el evento cambiará de color para hacerle saber que está conectada.

Seleccione Unirse para abrir la ventana de configuración de la reunión y confirmar la opciones de cámara y micrófono que prefiera usar antes de unirse a la reunión en línea.

Volver a programar una reunión

En el calendario de Teams, puede reprogramar las reuniones y los eventos que ha organizado. Para actualizar rápidamente una hora de reunión, seleccione en el calendario de Teams, arrástrela a un nuevo intervalo de tiempo y colóquela.

Se le notificará la disponibilidad de los invitados antes de actualizar la hora de la reunión.

También puede cambiar la hora de la reunión seleccionando la reunión en el calendario de Teams, seleccionando Editar, eligiendo una nueva hora y seleccionando Enviar actualización. Los asistentes recibirán automáticamente una notificación con la hora actualizada. 

Establecer el estado Mostrar como en una reunión de Teams

Como organizador, puede establecer el estado Mostrar como de la reunión en la barra de acciones. Cuando los participantes RSVP, su estado reflejará automáticamente el estado que estableció el organizador. 

Como participante, puede elegir establecer su estado individual para la reunión a través de Mostrar como independiente del estado establecido por el organizador. El estado actualizado se reflejará en el calendario. El valor predeterminado Mostrar como para todas las reuniones programadas por el organizador es Ocupado.

Puede establecer el estado Mostrar como de varias maneras: