Cuando está dando una presentación preparada a un grupo, lo más probable es que desee controlar el contenido, el ritmo y lo que se muestra en todo momento. Dar una presentación de Microsoft PowerPoint es una forma profesional de realizar una presentación en línea. Nadie puede editar el contenido que está presentando, pero si lo elige, otras personas pueden marcar en él para enfatizar un punto.

¿Qué desea hacer?

Upload un archivo de PowerPoint antes de una reunión programada

Si ha programado una reunión, es posible que desee cargar la presentación en la reunión antes de que comience.

  1. Abra la reunión desde Microsoft Outlook haciendo clic en el vínculo Unirse en línea o Unirse a la reunión en línea de la invitación.

  2. En la ventana de la reunión, haga clic en Compartir y, a continuación, haga clic en PowerPoint presentación.

  3. Haga doble clic en el archivo de PowerPoint que desea agregar y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando el archivo se ha cargado y convertido para la presentación, las diapositivas se muestran en el área de la región de reunión, que se encuentra a la derecha de la ventana de la reunión.

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Controlar quién puede descargar la presentación

Para centrarse en lo que está presentando y evitar las distracciones, puede restringir quién puede descargar la presentación o los documentos.

  • Después de cargar la presentación, en la fase de reunión, haga clic en Lista de contenido, haga clic en la flecha situada junto al archivo, seleccione Disponible para y, a continuación, haga clic en una de las siguientes opciones:

    • Organizador     Permite que solo la persona que programa la reunión descargue el archivo. Es posible que desee elegir esta opción si está realizando una presentación y no desea que los participantes de la reunión tengan el contenido antes de presentarla.

    • Presentadores      Permite que solo los moderadores descarguen el archivo en sus equipos.

    • Todos     Permite que el organizador, los moderadores y los asistentes descarguen el archivo en sus equipos.

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Realizar una presentación de PowerPoint

Puede realizar una presentación de PowerPoint que ya se haya cargado en una reunión o buscar un archivo PowerPoint y empezar a presentarla.

Presentar un archivo de PowerPoint que ya ha cargado en una reunión

  1. En la ventana de la reunión, haga clic en Compartir, haga clic en Contenido reciente y, a continuación, haga clic en el nombre de archivo.

Presentar un archivo de PowerPoint que aún no se ha cargado

  1. En la ventana de la reunión, haga clic en Compartir y, a continuación, haga clic en PowerPoint presentación.

  2. En el cuadro de diálogo Compartir PowerPoint, busque el archivo de PowerPoint que desea presentar y haga doble clic en él. Es posible que deba permitir más tiempo para cargar y convertir el archivo para la presentación.

Nota:  Siempre que esté realizando una presentación activa, se resaltará el icono de audio situado a la derecha del nombre y el texto flotante leerá "(Su nombre) está hablando".

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Dejar de mostrar la presentación

Para dejar de mostrar una presentación, haga lo siguiente:

  • En la esquina superior de la región de reunión, haga clic en Dejar de compartir.

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Controlar lo que otros usuarios pueden ver durante la presentación

Si no desea que los asistentes se adelanten a la presentación, puede bloquearlos en su vista. Sin embargo, otros moderadores aún pueden mirar hacia delante en la presentación.

1. En la ventana de la reunión, debajo del nombre de la reunión en la parte superior, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión y, a continuación, haga clic en Opciones de reunión.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea , en Privilegios, en la lista desplegable Ver en privado , haga clic en Solo moderadores.

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Convertir a todos en moderadores

Para convertir a todos los participantes de la reunión en moderadores, haga lo siguiente:

  1. En la ventana de la reunión, debajo del nombre de la reunión en la parte superior, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión y, a continuación, haga clic en Opciones de reunión.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea, en Moderadores, haga clic en Todos, incluidas las personas de fuera de mi empresa (no hay restricciones).

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Cambiar los moderadores durante una presentación

Los moderadores pueden turnarse para mostrar PowerPoint diapositivas en una reunión. Mientras una persona está presentando, otra puede ir directamente a un lugar específico de la presentación o incluso abrir un archivo independiente y, a continuación, iniciar la presentación.

Prepararse para varios moderadores

1. En la ventana de la reunión, debajo del nombre de la reunión en la parte superior, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión y, a continuación, haga clic en Opciones de reunión.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea , en Privilegios, en la lista desplegable Ver en privado , asegúrese de que Solo moderador o Todos estén seleccionados.

Cambiar moderadores

  • En la ventana de la reunión, haga clic en Compartir, haga clic en PowerPoint presentación y, a continuación, en el cuadro de diálogo Compartir PowerPoint, busque el archivo de PowerPoint que desea presentar y haga doble clic en él.

  • Un moderador diferente que esté listo para empezar a presentar puede hacer clic en Tomar el control como moderador en la región de reunión en el momento adecuado de la presentación. Esta opción está disponible para todos los moderadores que no estén presentando. Sin embargo, solo el moderador actual tiene la opción Dejar de compartir para finalizar la presentación.

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Anotar en una presentación

Anotación de marcas de presentación solo en la capa superior o la versión compartida de una presentación sin alterar el archivo real.

  • Para empezar a escribir o dibujar en la PowerPoint presentación, use las herramientas de la parte inferior de la región de reunión.

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Permitir que otros usuarios realicen anotaciones

Para permitir que los participantes de la reunión escriban o dibujen en las diapositivas de PowerPoint, haga lo siguiente:

1. En la ventana de la reunión, debajo del nombre de la reunión en la parte superior, haga clic en el vínculo Información de unión y opciones de reunión y, a continuación, haga clic en Opciones de reunión.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de reunión en línea , en Privilegios, en la lista Presentaciones de anotación , haga clic en Todos o Solo moderadores.

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Insertar una imagen en la presentación de PowerPoint

Durante la presentación, puede insertar una imagen en el archivo de PowerPoint haciendo lo siguiente:

  • En la ventana de la reunión, en las herramientas de anotación de la parte inferior de la región de reunión, haga clic en el icono Insertar imagen y, a continuación, busque la imagen que desea insertar y haga doble clic en ella.

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Guardar una copia del archivo anotado

  • En la ventana de la reunión, en las herramientas de anotación de la parte inferior de la región de reunión, haga clic en el icono Guardar con anotaciones , busque la ubicación elegida y haga clic en Guardar.

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