Recalcular fórmulas en PowerPivot

Cuando trabaje con datos en Power Pivot de vez en cuando, es posible que necesite actualizar los datos del origen, volver a calcular las fórmulas que ha creado en las columnas calculadas o asegurarse de que los datos presentados en una tabla dinámica estén actualizados.

En este tema se explica la diferencia entre actualizar datos y volver a calcular datos, se ofrece información general sobre cómo se desencadena el recálculo y se describen las opciones para controlar el recálculo.

Descripción de la actualización de datos frente al nuevo cálculo

Power Pivot usa tanto la actualización como el recálculo de datos:

La actualización de datos significa obtener datos actualizados de orígenes de datos externos. Power Pivot no detecta automáticamente los cambios en los orígenes de datos externos, pero los datos se pueden actualizar manualmente desde la ventana de Power Pivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint.

Recalcular significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Como el recálculo de una fórmula provoca un costo de rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas a cada cálculo.

Importante:  No debería guardar o publicar el libro hasta que las fórmulas que contiene se hayan recalculado.

Recálculo manual y automático

De forma predeterminada, Power Pivot se actualiza automáticamente según sea necesario al optimizar el tiempo necesario para el procesamiento. Aunque el recálculo puede tardar algún tiempo, es una tarea importante, porque durante el recálculo, se marcan las dependencias de columna y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que se usó para trabajar. Sin embargo, puede elegir antes de la validación y únicamente actualizar los cálculos de forma manual, especialmente si trabaja con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar los intervalos de actualizaciones.

Los modos manual y automático tienen ventajas; sin embargo, le recomendamos encarecidamente que use el modo de actualización automática. Este modo mantiene los metadatos Power Pivot sincronizados y evita problemas causados por la eliminación de datos, cambios en nombres o tipos de datos o faltan dependencias. 

Usar el recálculo automático

Cuando se usa el modo de actualización automática, cualquier cambio en los datos que hiciera que el resultado de una fórmula cambie hará que se vuelvan a calcular todas las columnas que contengan una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren que se vuelvan a calcular las fórmulas:

  • Se han actualizado los valores de un origen de datos externo.

  • La definición de la fórmula ha cambiado.

  • Se han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.

  • Se han agregado, modificado o eliminado relaciones entre tablas.

  • Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

  • Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro, por lo que deben actualizarse las columnas o los cálculos que dependen de ese cálculo.

  • Se han insertado o eliminado filas.

  • Aplicó un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. Puede que el filtro se haya aplicado en una fórmula o como parte de una tabla dinámica o un gráfico dinámico.

Usar el nuevo cálculo manual

Puede usar el cálculo manual para no incurrir en el costo de la informática de los resultados de la fórmula hasta que esté listo. El modo manual es particularmente útil en estas situaciones:

  • Está diseñando una fórmula usando una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas usadas en la fórmula antes de validarla.

  • Sabe que algunos datos del libro han cambiado pero trabaja con una columna diferente que no ha cambiado, por lo que desea posponer un nuevo cálculo.

  • Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea aplazar el recálculo hasta que esté seguro de que se han realizado todos los cambios necesarios.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro esté establecido en el modo de cálculo manual, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 no realiza ninguna validación ni comprobación de fórmulas, con los siguientes resultados:

  • Todas las fórmulas nuevas que agregue al libro se marcarán como que contienen un error.

  • No se mostrará ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.

Para configurar el libro para el nuevo cálculo manual

  1. En Power Pivot, haga clic en diseño> cálculos> Opciones de cálculo> modo de cálculo manual.

  2. Para volver a calcular todas las tablas, haga clic en Opciones de cálculo> calcular ahora.

    Se comprueba si hay errores en las fórmulas del libro y se actualizan las tablas con resultados, si los hay. En función de la cantidad de datos y del número de cálculos, es posible que el libro deje de responder durante algún tiempo.

Importante:  Antes de publicar el libro, siempre debe volver a cambiar el modo de cálculo a automático. Esto ayudará a evitar problemas al diseñar fórmulas.

Solución de problemas de recálculo

Dependencias

Cuando una columna depende de otra columna y el contenido de la otra columna se modifica de alguna forma, es posible que sea necesario recalcular todas las columnas relacionadas. Cada vez que se realizan cambios en el libro de Power Pivot, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 realiza un análisis de los datos de Power Pivot existentes para determinar si es necesario rehacer el recálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla, sales, que se relaciona con las tablas, Product y ProductCategory; y las fórmulas de la tabla de ventas dependen de las dos tablas. Cualquier cambio en las tablas Product o ProductCategory hará que se vuelvan a calcular todas las columnas calculadas de la tabla sales . Esto tiene sentido si considera que es posible que tenga fórmulas que resumirán las ventas por categoría o por producto. Por lo tanto, para asegurarte de que los resultados sean correctos; las fórmulas basadas en los datos deben recalcularse.

Power Pivot siempre realiza un recálculo completo de una tabla, ya que un recálculo completo es más eficaz que comprobar si hay valores cambiados. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden incluir tales cambios importantes al eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numéricos de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, los cambios aparentemente triviales, como el de cambiar el nombre de una columna, también podrían desencadenar la actualización. Esto se debe a que los nombres de las columnas se usan como identificadores en las fórmulas.

En algunos casos, Power Pivot puede determinar que las columnas se pueden excluir de la actualización. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [color de producto] de la tabla productos y la columna que se modifica es [cantidad] en la tabla ventas , no es necesario volver a calcular la fórmula aunque las tablas ventas y productos estén relacionados. Sin embargo, si tiene alguna fórmula que dependa de las ventas [cantidad], será necesario realizar un nuevo cálculo.

Secuencia de recálculo de las columnas dependientes

Las dependencias se calculan antes de cualquier recálculo. Si hay varias columnas que dependen entre sí, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Esto garantiza que las columnas se procesan en el orden correcto a la velocidad máxima.

Operaciones

Las operaciones que recalculan o actualizan los datos se llevan a cabo como una transacción. Esto significa que si se produce un error en cualquier parte de la operación de actualización, el resto de las operaciones se deshacen. Esto garantiza que los datos no queden en un estado parcialmente procesado. No puede administrar las transacciones como lo hace en una base de datos relacional o crear puntos de control.

Recálculo de funciones volátiles

Algunas funciones, como ahora, RAND o hoy, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o filtrado normalmente no provocará que estas funciones se vuelvan a evaluar si se usan en una columna calculada. Los resultados de estas funciones solo se vuelven a calcular cuando se vuelve a calcular toda la columna. Entre estas situaciones se incluye una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles, como NOW, RAND o TODAy, siempre se volverán a calcular si se usa la función en la definición de un campo calculado.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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