Cuando trabaja con datos en Power Pivot, de vez en cuando es posible que tenga que actualizar los datos del origen, volver a calcular las fórmulas que ha creado en columnas calculadas o asegurarse de que los datos presentados en una tabla dinámica estén actualizados.

En este tema se explica la diferencia entre actualizar datos y volver a calcular datos, se proporciona información general sobre cómo se desencadena el nuevo cálculo y se describen las opciones para controlar el recálculo.

Descripción de la actualización de datos frente al nuevo cálculo

Power Pivot actualización de datos y recálculo:

Actualizar datos significa obtener datos actualizados de orígenes de datos externos. Power Pivot detecta automáticamente cambios en orígenes de datos externos, pero los datos se pueden actualizar manualmente desde la ventana Power Pivot o automáticamente si el libro se comparte en SharePoint.

Recalcular significa actualizar todas las columnas, tablas, gráficos y tablas dinámicas del libro que contienen fórmulas. Dado que el recálculo de una fórmula incurre en un costo de rendimiento, es importante comprender las dependencias asociadas con cada cálculo.

Importante:  No debe guardar ni publicar el libro hasta que se hayan recalculado las fórmulas que contiene.

Actualización manual frente a automática

De forma predeterminada, Power Pivot actualiza automáticamente según sea necesario mientras optimiza el tiempo necesario para el procesamiento. Aunque el recálculo puede llevar tiempo, es una tarea importante, ya que durante el recálculo, se comprueban las dependencias de columna y se le notificará si una columna ha cambiado, si los datos no son válidos o si ha aparecido un error en una fórmula que solía funcionar. Sin embargo, puede optar por renunciar a la validación y actualizar solo los cálculos manualmente, especialmente si está trabajando con fórmulas complejas o conjuntos de datos muy grandes y desea controlar el intervalo de actualizaciones.

Ambos modos manuales y automáticos tienen ventajas; sin embargo, le recomendamos encarecidamente que use el modo de recálculo automático. Este modo mantiene sincronizados los Power Pivot de datos y evita problemas causados por la eliminación de datos, cambios en nombres o tipos de datos o dependencias que faltan. 

Uso del recálculo automático

Al usar el modo de recálculo automático, cualquier cambio en los datos que provocaría que el resultado de cualquier fórmula cambiara desencadenará el recálculo de toda la columna que contiene una fórmula. Los siguientes cambios siempre requieren un nuevo cálculo de las fórmulas:

  • Se han actualizado los valores de un origen de datos externo.

  • La definición de la fórmula ha cambiado.

  • Se han cambiado los nombres de las tablas o columnas a las que se hace referencia en una fórmula.

  • Las relaciones entre tablas se han agregado, modificado o eliminado.

  • Se han agregado nuevas medidas o columnas calculadas.

  • Se han realizado cambios en otras fórmulas dentro del libro, por lo que las columnas o cálculos que dependen de ese cálculo deben actualizarse.

  • Las filas se han insertado o eliminado.

  • Aplicó un filtro que requiere la ejecución de una consulta para actualizar el conjunto de datos. El filtro se podría haber aplicado en una fórmula o como parte de una tabla dinámica o Gráfico dinámico.

Uso del recálculo manual

Puede usar el recálculo manual para evitar incurrir en el costo de calcular los resultados de la fórmula hasta que esté listo. El modo manual es especialmente útil en estas situaciones:

  • Está diseñando una fórmula con una plantilla y desea cambiar los nombres de las columnas y tablas usadas en la fórmula antes de validarla.

  • Sabe que algunos datos del libro han cambiado, pero está trabajando con otra columna que no ha cambiado, por lo que desea posponer un nuevo cálculo.

  • Está trabajando en un libro que tiene muchas dependencias y desea aplazar el recálculo hasta asegurarse de que se han realizado todos los cambios necesarios.

Tenga en cuenta que, siempre que el libro se establezca en modo de cálculo manual, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 no realiza ninguna validación o comprobación de fórmulas, con los siguientes resultados:

  • Las nuevas fórmulas que agregue al libro se marcarán como que contengan un error.

  • No aparecerá ningún resultado en las nuevas columnas calculadas.

Para configurar el libro para el recálculo manual

  1. En Power Pivot, haga clic en> cálculos> opciones de cálculo> modo de cálculo manual.

  2. Para volver a calcular todas las tablas, haga clic en Opciones de cálculo> Calcular ahora.

    Las fórmulas del libro se comprueban si hay errores y las tablas se actualizan con resultados, si los hay. Según la cantidad de datos y el número de cálculos, es posible que el libro deje de responder durante algún tiempo.

Importante:  Antes de publicar el libro, siempre debe volver a cambiar el modo de cálculo a automático. Esto ayudará a evitar problemas al diseñar fórmulas.

Solución de problemas de recálculo

Dependencias

Cuando una columna depende de otra columna y el contenido de esa otra columna cambia de alguna forma, es posible que deba volver a calcularse todas las columnas relacionadas. Siempre que se realicen cambios en el libro de Power Pivot, PowerPivot en Microsoft Excel 2013 realiza un análisis de los datos de Power Pivot existentes para determinar si se requiere un nuevo cálculo y realiza la actualización de la manera más eficaz posible.

Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla, Ventas, que está relacionada con las tablas, Product y ProductCategory; y las fórmulas de la tabla Ventas dependen de las otras tablas. Cualquier cambio en las tablas Product o ProductCategory hará que se recalcularán todas las columnas calculadas de la tabla Ventas. Esto tiene sentido cuando considera que puede tener fórmulas que revierte las ventas por categoría o por producto. Por lo tanto, para asegurarse de que los resultados son correctos; las fórmulas basadas en los datos deben volverse a calcular.

Power Pivot siempre realiza un nuevo cálculo completo para una tabla, ya que un nuevo cálculo completo es más eficaz que comprobar si hay valores modificados. Los cambios que desencadenan el recálculo pueden incluir cambios importantes como eliminar una columna, cambiar el tipo de datos numérico de una columna o agregar una nueva columna. Sin embargo, los cambios aparentemente banales, como cambiar el nombre de una columna, también pueden desencadenar el recálculo. Esto se debe a que los nombres de las columnas se usan como identificadores en las fórmulas.

En algunos casos, Power Pivot determinar que las columnas se pueden excluir del recálculo. Por ejemplo, si tiene una fórmula que busca un valor como [Color de producto] de la tabla Productos y la columna que se modifica es [Cantidad] en la tabla Ventas, no es necesario volver a calcular la fórmula aunque las tablas Ventas y Productos estén relacionadas. Sin embargo, si tiene alguna fórmula que dependa de Ventas[Cantidad],se requiere un nuevo cálculo.

Secuencia de recálculo de columnas dependientes

Las dependencias se calculan antes de cualquier recálculo. Si hay varias columnas que dependen entre sí, Power Pivot sigue la secuencia de dependencias. Esto garantiza que las columnas se procese en el orden correcto a la velocidad máxima.

Transacciones

Las operaciones que recalculan o actualizan datos se llevan a cabo como una transacción. Esto significa que, si se produce un error en alguna parte de la operación de actualización, las operaciones restantes se revertirán. Esto es para asegurarse de que los datos no se quedan en un estado parcialmente procesado. No puede administrar las transacciones como lo hace en una base de datos relacional ni crear puntos de comprobación.

Recalculación de funciones volátiles

Algunas funciones, como AHORA, RAND o HOY, no tienen valores fijos. Para evitar problemas de rendimiento, la ejecución de una consulta o filtrado normalmente no hará que dichas funciones se vuelvan a evaluar si se usan en una columna calculada. Los resultados de estas funciones solo se recalculan cuando se vuelve a calcular toda la columna. Entre estas situaciones se incluye una actualización de un origen de datos externo o la edición manual de los datos que hacen que se recalculen las fórmulas que contienen estas funciones. Sin embargo, las funciones volátiles como AHORA, RAND o HOY siempre se recalcularán si la función se usa en la definición de un campo calculado.

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