Restringir el acceso a documentos con Information Rights Management en Word

Con IRM en Microsoft 365, puede administrar los archivos XML Paper Specification (.xps) y los siguientes Word tipos de archivo:

• .doc    y .docx documentos

• Documento habilitado para macros    .docm

• Plantilla    .dot, .dotx

• Plantilla habilitada para macros    .dotm

Configurar el equipo para poder usar IRM

Para usar IRM en Microsoft 365, el software mínimo necesario es cliente de Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). El administrador de RMS puede configurar directivas IRM específicas para la empresa que definan quién puede acceder a la información y qué nivel de edición se permite para un mensaje de correo electrónico.

Por ejemplo, un administrador de la empresa puede definir una plantilla de derechos denominada "Confidencial de la empresa" que especifique que solo los usuarios dentro del dominio de la empresa pueden abrir un mensaje de correo electrónico que usa esa directiva.

Descargar permisos

La primera vez que intente abrir un documento con permisos restringidos, debe conectarse a un servidor de licencias para comprobar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tiene en un archivo. Este proceso es necesario para cada archivo que tiene permisos restringidos.

Descargar permisos requiere que Microsoft 365 envíe las credenciales, lo que incluye la dirección de correo electrónico y la información sobre sus derechos de permiso, al servidor de licencias. La información contenida en el documento no se envía al servidor de licencias.

Restringir permisos al contenido de un archivo

IRM le permite aplicar restricciones por usuario, archivo o grupo (los permisos basados en grupos requieren Active Directory).

Por ejemplo, en un documento que Ranjit crea, podría dar a Adele permiso para leerlo, pero no para cambiarlo. y concede permiso a Alex para editar el documento. Ranjit también puede decidir aplicar un límite de cinco días a Adele y al acceso de Alex al documento. 

1. Guardar el documento.

2. Seleccione la pestaña Archivo.

3. Seleccione Información, elija Proteger documento, seleccione Restringir permisos por Personas y, a continuación, seleccione Acceso restringido.

4. En el cuadro de diálogo Permisos , seleccione Restringir permisos para este documento y, a continuación, asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

   Nota: Las opciones pueden estar limitadas si un administrador ha establecido directivas de permisos personalizadas que los usuarios no pueden cambiar.

Niveles de permisos

• Lectura     Los usuarios con permiso de lectura pueden leer un documento, pero no tienen permiso para editarlo, imprimirlo o copiarlo.

• Cambiar     Los usuarios con permisos de cambio pueden leer, editar y guardar los cambios en un documento, pero no tienen permiso para imprimirlo.

• Control total     Los usuarios con permisos de Control total tienen permisos de creación completos y pueden hacer cualquier cosa con el documento que un autor puede hacer, incluyendo establecer fechas de expiración para el contenido, evitar la impresión y conceder permisos a los usuarios.

Una vez que ha expirado el permiso de un documento para los usuarios autorizados, el documento solo lo puede abrir el autor o los usuarios con permiso de Control total en el documento. Los autores siempre tienen permiso de control total.

1. Para conceder a alguien permiso de Control total, en el cuadro de diálogo Permisos , seleccione Más opciones y, a continuación, en la columna Nivel de acceso , seleccione la flecha y, después, control total en la lista Nivel de acceso .

   

2. Después de asignar niveles de permisos, seleccione Aceptar.

   Aparece la barra de mensajes, que indica que el documento tiene derechos administrados. Si debe realizar cambios en los permisos de acceso en el documento, seleccione Cambiar permiso.

   

   Si se reenvía un documento con permisos restringidos a una persona no autorizada, aparece un mensaje con la dirección de correo electrónico o la dirección del sitio web del autor para que la persona no autorizada pueda solicitar permiso para el documento.

   

   Si el autor decide no incluir una dirección de correo electrónico, los usuarios no autorizados simplemente recibirán un mensaje para informarles de que no pueden acceder al archivo.

Establezca una fecha de expiración para un archivo

1. Abra el archivo.

2. Vaya a Archivo.

3. En la pestaña Información, seleccione Proteger documento, seleccione Restringir permisos Personas y, a continuación, seleccione Acceso restringido.

4. En el cuadro de diálogo Permisos , active la casilla Restringir permisos para este documento y, a continuación, seleccione Más opciones.

5. En Permisos adicionales para usuarios, seleccione la casilla Este documento expira el y, a continuación, escriba una fecha.

6. Seleccione Aceptar dos veces.

Usar una cuenta de usuario de Windows diferente para tener derechos administrados

1. Abra el documento, libro o presentación.

2. Seleccione la pestaña Archivo.

3. En la pestaña Información, seleccione Proteger documento, seleccione Restringir permisos por Personas y, a continuación, seleccione Administrar credenciales.

4. Siga uno de estos procedimientos:

   • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario , seleccione la dirección de correo electrónico de la cuenta que desea usar y, a continuación, seleccione Aceptar.

   • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario , seleccione Agregar, escriba sus credenciales para la nueva cuenta y, después, haga clic en Aceptar dos veces.

     

Ver el contenido con permisos restringidos

Para ver el contenido con derechos administrados para el que tiene permisos mediante Microsoft 365, abra el documento.

Si desea ver los permisos que tiene, seleccione Ver permisos en la barra de mensajes o elija Este documento contiene una directiva de permisos .

IRM en Office para Mac proporciona tres niveles de permisos.

• Leer   Leer

• Cambiar   Leer, editar, copiar, guardar los cambios

• Control total   Leer, editar, copiar, guardar los cambios, imprimir, establecer fechas de vencimiento para contenido, conceder permisos a los usuarios, acceder al contenido mediante programación

Realice una de las siguientes acciones:

Establecer niveles de permisos manualmente

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. Si esta es la primera vez que tiene acceso el servidor de licencias, escriba su nombre de usuario y contraseña para el servidor de licencias y, a continuación, marque la casilla Guardar contraseña en llaves Mac OS.

   Nota: Si no selecciona Guardar contraseña en llaves de Mac OS, es posible que deba escribir su nombre de usuario y contraseña varias veces.

3. En los cuadros Leer, Cambiar o Control total, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona o grupo de personas a quienes desea asignar el nivel de acceso.

4. Si quieres buscar la dirección de correo electrónico o el nombre en la libreta de direcciones, selecciona .

5. Si desea asignar un nivel de acceso a todas las personas de su libreta de direcciones, seleccione Agregar todos los usuarios .

6. Después de asignar niveles de permisos, seleccione Aceptar.

   Aparece la barra de mensajes y muestra un mensaje que indica que el documento tiene los derechos administrados.

Uso de una plantilla para restringir permisos

Un administrador puede configurar directivas IRM específicas de la empresa que definan quién puede acceder a los niveles de permisos de los usuarios. Estos aspectos de la administración de derecho se definen mediante plantillas de servidor de Active Directory Rights Management Services (AD RMS). Por ejemplo, el administrador de una empresa puede definir una plantilla denominada "Información confidencial de la empresa", que especifica que sólo los usuarios dentro del dominio de la compañía pueden consultar los documentos que utilizan dicha directiva.

• En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, seleccione la plantilla de derechos que desee.

  

Cambiar o quitar niveles de permisos que haya establecido

Si aplica una plantilla para restringir los permisos, no puede cambiar o quitar niveles de permisos; estos pasos sólo funcionan si ha establecido niveles de permisos manualmente.

1. En la barra de mensajes, seleccione Cambiar permisos.

2. En los cuadros Leer, Cambiar o Control total, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona o grupo de personas a quienes desea asignar un nivel de acceso.

3. Para quitar a una persona o grupo de personas de un nivel de acceso, seleccione la dirección de correo electrónico y, a continuación, presione SUPRIMIR.

4. Para quitar Todos los usuarios de un nivel de permisos, seleccione Agregar todos los .

Establezca una fecha de caducidad para un archivo restringido

Los autores pueden utilizar el cuadro de diálogo Establecer permisos para establecer fechas de caducidad para el contenido.

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. Seleccione Más opciones, seleccione Este documento expira el y, a continuación, escriba la fecha.

   Una vez ha caducado el permiso para aquellos autorizados, sólo el autor y quienes tengan permiso de control total pueden abrir el archivo.

Permitir a las personas con permisos Cambiar o Leer que impriman contenido

De forma predeterminada, los usuarios con permisos Cambiar y Leer no pueden imprimir.

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. Seleccione Más opciones y, a continuación, seleccione Permitir que los usuarios con permisos de cambio o lectura impriman contenido.

Permitir que los usuarios con permiso de lectura copien contenido

De forma predeterminada, los usuarios con permiso de lectura no pueden copiar el contenido.

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. Seleccione Más opciones y, a continuación, seleccione Permitir que los usuarios con permiso de lectura copien contenido.

Permitir que se ejecuten scripts en un archivo restringido

Los autores pueden cambiar los ajustes para permitir la ejecución de macros de Visual Basic cuando se abre un documento y permitir a los scripts de AppleScript acceder a la información del mismo.

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. Seleccione Más opciones y, a continuación, seleccione Acceder al contenido mediante programación.

Necesita de una conexión para comprobar permisos

De forma predeterminada, los usuarios tienen que autenticarse mediante la conexión al servidor AD RMS la primera vez que abren un documento de carácter reservado. Sin embargo, puede cambiar esta opción y exigirles que se autentiquen cada vez que abran un documento de carácter reservado.

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, después, acceso restringido.

   

2. selecciona Más opciones y, a continuación, selecciona Requerir una conexión para comprobar los permisos .

Eliminar las restricciones

1. En la pestaña Revisar , en Protección, seleccione Permisos y, a continuación, seleccione Sin restricciones.

   

2. En el cuadro de diálogo, seleccione Quitar restricciones.

Temas relacionados

Restringir permiso al contenido de un archivo

Agregar credenciales para abrir un mensaje
o archivo con derechos administradosFormatos de archivo que funcionan con IRM

En las versiones de iOS de Microsoft 365, los archivos protegidos con IRM que reciba se abrirán si inició sesión con una cuenta que tenga permisos para obtener acceso al archivo. Al abrir un archivo protegido con IRM, verá una barra de información en la parte superior que le ofrece una vista de los permisos asignados a este archivo.

Si es un suscriptor de Microsoft 365 con Azure Rights Management y su departamento de TI ha definido algunas plantillas IRM para que las use, puede asignarlas a archivos de Office en iOS.

Para proteger un archivo, pulse el botón Editar en la aplicación, vaya a la pestaña Revisar y pulse el botón Restringir permisos . Verá una lista de las directivas IRM disponibles; seleccione la que quiera y pulse Hecho para aplicarla.

En las versiones de Android de Microsoft 365, todos los archivos protegidos con IRM que reciba se abrirán si ha iniciado sesión con una cuenta que tenga permisos para el archivo. Al abrir un archivo protegido con IRM verá una barra de información en la parte superior que le ofrece una vista de los permisos asignados a este archivo.

Information Rights Management (IRM) ayuda a hacer lo siguiente:

• Evitar que un destinatario autorizado de un contenido restringido reenvíe, copie, cambie, imprime, envíe por fax o pegue el contenido de uso no autorizado

• Restringir el contenido cada vez que este se envíe

• Ofrecer fechas de expiración del archivo de tal forma que el contenido de los documentos no se pueda seguir viendo tras un período especificado

• Aplicar directivas corporativas que rijan el uso y la difusión del contenido dentro de la compañía

IRM no puede evitar que el contenido restringido se:

• Borre, robe o capture y que programas malintencionados, como los caballos de Troya, los registradores de teclas y determinados tipos de spyware lo transmita

• Pierda o dañe debido a los virus informáticos

• Copie manualmente o se vuelva a escribir desde la pantalla de un destinatario

• Fotografíe digitalmente (cuando se muestra en una pantalla)

• Copie por programas de captura de terceros