Sugerencias para producir grandes reuniones y eventos en Microsoft Teams

Las grandes reuniones virtuales y eventos no solo se producen, requieren una planificación y preparación previas para ofrecer la mejor experiencia posible. Desde comprobar los equipos hasta practicar transiciones, un poco de preparación puede evitar problemas técnicos y mantener el evento funcionando sin problemas.

Estos son algunos de nuestros mejores consejos para planear y producir reuniones, ayuntamientos y seminarios web de alta calidad en Microsoft Teams.

Introducción

Descargue Microsoft Teams para escritorio para obtener las experiencias de reuniones y eventos más confiables. Disfrute de un acceso completo a las funciones y un rendimiento superior. Actualice Teams para obtener las últimas características de seguridad y correcciones de errores.

Planear la producción de eventos

Antes de que se inicie un evento, establezca roles y responsabilidades, ensaye presentaciones y configure las comunicaciones necesarias para su uso durante el evento. Para una configuración sin problemas, siga los procedimientos que se indican a continuación.

Tenga siempre más de una persona en el grupo de eventos. Asignar roles y responsabilidades: hable con los responsables de cada paso de la operación, desde productores y moderadores hasta moderadores de Q&A
Planee la comunicación del grupo de eventos. La comunicación en tiempo real es fundamental para grandes reuniones y eventos. El chat de grupo de eventos (disponible para el organizador, los productores y los moderadores) es una excelente manera de mantenerse en contacto.
Practica. Realice el evento para comprobar las presentaciones, practicar las transiciones y probar la configuración de audioy vídeo. Vea la experiencia de los asistentes en directo para garantizar una gran experiencia para el público.

Sugerencias: Para eventos híbridos:

Realice una encuesta del sitio con anticipación. Valide la infraestructura av, la integración de Teams y el diseño físico de la sala.
Prueba y comprueba que todos los equipos de la habitación funcionan (consola MTR, micrófonos, cámaras, altavoces, pantallas, paneles de control).
Documente el flujo de señal de la sala (audio, vídeo, red) e identifique las limitaciones o las peculiaridades.
Actualice el firmware y el software en todo el hardware certificado por Teams y garantice la compatibilidad con la última versión de Teams.
Asegúrese de que hay una conexión Ethernet cableada disponible para todos los dispositivos que se usan en producción (PC de Teams, máquina vMix, etc.).

Configurar audio, vídeo y contenido compartido

El uso de equipos de audio y vídeo de alta calidad es crucial durante grandes reuniones y eventos. Configure micrófonos y cámaras web de alta calidad o reúnase desde una sala de Teams para experiencias híbridas. Estas sugerencias le ayudarán a comunicarse claramente con el público y los moderadores durante el evento.

Audio

No pase por alto la calidad de audio, es la parte más importante de un gran evento. Es posible que algunas personas simplemente escuchen con el explorador en segundo plano.
Use micrófonos de alta calidad. Los micrófonos ponibles son ideales para moderadores menos experimentados; los micrófonos de mano requieren práctica y técnica para evitar el ruido de manipulación.
Para los moderadores que usan un equipo u otro dispositivo, use auriculares certificados para Teams.
Para las presentaciones en la sala, pruebe el audio del salón por adelantado para evitar que se transmitan ruidos o comentarios en línea.
Agregue audio al evento con cualquier dispositivo de captura de audio compatible con audio equilibrado (conectores XLR) o conectores de 1/8" estilo auricular y le permita conectarse al equipo que ejecuta Teams a través de USB.
Como alternativa, use un sistema AV de gama alta y conecte la salida HDMI o SDI de ese sistema a Teams mediante un dispositivo de captura de vídeo básico como una caja HDMI-USB.

Sugerencias: Para eventos híbridos:

Pruebe las configuraciones de audio en la sala y en línea por separado antes de empezar.
Use micrófonos independientes para audiencias virtuales y en persona, pero asegúrese de que solo una fuente de audio dominante esté conectada a la plataforma de reuniones.
Si varias personas usan dispositivos dentro de la sala, pídales que desconecten el audio de su equipo para evitar el eco o los comentarios.
Trae micrófonos adicionales (p. ej., portátiles, lavaliers) para panelistas o Q&A en itinerancia.

Vídeo

Ilumina bien el sujeto: no puedes tener demasiada luz para la mayoría de las cámaras. La iluminación puede ser la diferencia entre una producción que se percibe como profesional o amateur.
Usa tres luces para iluminar el sujeto: una luz clave, una luz de relleno y una luz trasera para proporcionar una buena profundidad.
Los dispositivos de captura HDMI también se pueden usar para transmitir la salida de un equipo (PC o Mac) a Teams, ideal para mostrar vídeos, demostraciones de software o gráficos de movimiento de alta calidad como si fueran una fuente de cámara.
No conecte una entrada HDMI directamente a una reunión de Teams, ya que Teams no es compatible de forma nativa con orígenes HDMI. En su lugar, use un dispositivo de captura HDMI para llevar el vídeo HDMI a su equipo, donde puede aparecer como una cámara virtual en Teams. Por ejemplo, esta configuración le permite conectar una cámara profesional con óptica superior y zoom a través de HDMI, lo que mejora la calidad del vídeo de su reunión.

Compartir contenido desde la pantalla

El uso compartido de pantallas durante un evento es una excelente manera de demostrar productos y flujos de trabajo o guiar a la audiencia a través de recursos importantes.

Estas sugerencias le ayudarán a presentar contenido de forma eficaz mientras se produce el evento.

Si eres el único productor de eventos, te recomendamos que uses dos monitores. Esto le permite compartir contenido desde el segundo monitor mientras se produce el evento desde el primer monitor.

Compartir audio desde el dispositivo durante una presentación multimedia.

Para obtener más información sobre cómo presentar en reuniones grandes, vea Sugerencias para presentar en reuniones y eventos grandes en Microsoft Teams.

Flujo de producción y día del evento

El día del evento, se recomienda que el grupo de eventos se una al menos 15 minutos antes de que se inicie el evento.
Use la sala verde para prepararse con otros organizadores y moderadores antes de que comience el evento. Comprueba todos los micrófonos, cámaras y fuentes.
Deje todo el audio silenciado hasta que esté listo para empezar a presentar en directo al comienzo del evento.
Asigne a alguien que vea las fuentes virtuales y en la sala para solucionar problemas.

Plan de problemas técnicos

Pueden producirse problemas técnicos, incluso con la mejor preparación. Un plan de copia de seguridad sólido garantiza que el evento siga funcionando sin problemas si algo va mal.

Tener siempre un segundo productor que pueda hacerse cargo si el productor principal abandona o se enfrenta a problemas técnicos.
Mantén un portátil de repuesto con todas las diapositivas y medios precargados y probados. Ten preparados los micrófonos, cámaras web y cables adicionales en caso de error de hardware.
Usa una conexión a Internet secundaria, como una zona con cobertura inalámbrica móvil, si la conexión principal se reduce. Pruebe la conexión de copia de seguridad antes de que se inicie el evento.
Grabe previamente presentaciones críticas para que pueda cambiar rápidamente al vídeo grabado si un moderador pierde la conectividad.
Microsoft Teams enviará un vínculo para unirse cuando se cree el evento. En lugar de compartir el vínculo del calendario directo, cree una dirección URL personalizada como Bit.ly compartir con los asistentes.
- Si un problema técnico o error del productor requiere crear una nueva difusión, actualice rápidamente la dirección URL personalizada para que apunte al nuevo evento sin tener que volver a ponerse en contacto con los asistentes.

¿Necesitas más ayuda?

Los servicios de eventos de Microsoft Teams pueden ofrecer más soporte para planear o ejecutar reuniones y eventos de gran tamaño. Para obtener más información, consulta Adopción de Microsoft.

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